Mają wyeliminować nadużycia i usprawnić proces kontroli, zmniejszyć zatrudnienie osób obsługujących papierowe druki oraz przynieść oszczędność przy ich produkcji. Od 1 stycznia 2016 r. płatników czeka rewolucja porównywalna z wprowadzeniem programu Płatnik
Marta Nowakowicz-Jankowiak / Dziennik Gazeta Prawna
Pozytywne skutki nowelizacji mają odczuć także ubezpieczeni, którzy nie będą musieli, niejednokrotnie łamiąc zalecenia lekarza, wychodzić z domu, aby dostarczyć zwolnienie do płatnika składek w ustawowym terminie.
Również dla lekarzy wystawiających zaświadczenia ustawodawca obiecuje uproszczenie. Zakłada się, że system ma wspierać wystawiającego w wypełnianiu zwolnień lekarskich poprzez ograniczenie do minimum informacji wprowadzanych do systemu ręcznie. Znaczna część danych ma być uzupełniana automatycznie i weryfikowana online. Dotyczy to danych ubezpieczonego z numerem PESEL, okresu choroby (weryfikacja dat) oraz danych płatnika składek, czyli pracodawcy.
PROCEDURA BEZ UDZIAŁU UBEZPIECZONEGO
Dotychczas proces wystawienia i dostarczenia zwolnienia wymagał zaangażowania nie tylko płatnika i ZUS, ale też samego chorego (ubezpieczonego). Po wejściu w życie nowelizacji całe postępowanie będzie się odbywało bez jego udziału.
Wystawiający będą mieli na swoim profilu informacyjnym nie tylko dostęp do danych ubezpieczonego, lecz również do danych członków rodziny, jeżeli zwolnienie lekarskie będzie związane z koniecznością sprawowania osobistej opieki. Za każdym razem aktualność danych będzie musiała być potwierdzona przez ubezpieczonego.
Tak wystawione zaświadczenie będzie doręczane przez lekarza bezzwłocznie, w formie elektronicznej, na skrzynkę podawczą w ZUS. Następnie ZUS będzie miał jeden dzień, aby przekazać zwolnienie lekarskie na profil płatnika składek.
Profil płatnika
Aby płatnik mógł otrzymywać zwolnienia lekarskie, musi założyć profil informacyjny płatnika składek. Tworzy się go za pomocą systemu informatycznego, jaki nieodpłatnie udostępnia ZUS. Obowiązek założenia profilu mają płatnicy zgłaszający powyżej pięciu ubezpieczonych, czyli ci, którzy są jednocześnie zobowiązani do przekazywania dokumentów rozliczeniowych w formie elektronicznej. Nasuwa się pytanie – dlaczego trzeba tworzyć profil, skoro ta grupa płatników korzysta z programu Płatnik, a funkcja związana z e-zwolnieniami lekarskimi mogłaby być dostępna właśnie w nim.
Jednak działania ZUS poszły w stronę połączenia Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS z Platformą Usług Elektronicznych ZUS (pue.zus.pl), wobec czego płatnikom udostępniono Nowy Portal Informacyjny ZUS (NPI). Chcąc korzystać z pełnej funkcjonalności tego portalu, użytkownik musi być posiadaczem profilu zaufanego. [ramka 3]
Termin na założenie profilu wyznaczono płatnikom do 31 grudnia 2015 r. Będą musieli go utrzymywać nawet wtedy, gdy nie będą mieli obowiązku wysyłania dokumentów elektronicznych (np. z uwagi na zmniejszenie zatrudnienia). Informacja o tym, że płatnik ma założony profil, będzie widoczna dla lekarza wystawiającego zwolnienie, zatem ta grupa płatników nie ma obowiązku informowania o tym ubezpieczonych.
Ważne
Płatnik musi założyć profil do 31 grudnia 2015 r.
Natomiast płatnicy, którzy nie mają obowiązku założenia profilu, muszą już w pierwszym dniu ubezpieczenia chorobowego poinformować zgłoszonych przez nich ubezpieczonych o konieczności dostarczania zwolnień lekarskich w formie wydruku. W związku z nowelizacją przepisów warto w takiej sytuacji poinformować wszystkich ubezpieczonych przed 31 grudnia 2015 r. o braku profilu i obowiązku dostarczania papierowych zwolnień od 1 stycznia 2016 r. Gdy jednak taki płatnik założy profil, to będzie miał obowiązek poinformowania w ciągu siedmiu dni o ustaniu obowiązku dostarczania przez ubezpieczonych wydruków zaświadczeń lekarskich.
ZWOLNIENIA ELEKTRONICZNE, ALE CZASEM PAPIEROWE
Docelowo wszystkie zwolnienia mają być wystawiane w formie elektronicznej, jednak ustawodawca przewiduje wyjątki. W okresie przejściowym, czyli do 31 grudnia 2017 r., będzie można otrzymać zwolnienie na tradycyjnym druku ZUS ZLA.
W myśl nowelizacji, obok zaświadczenia lekarskiego w postaci elektronicznej, ma jednak funkcjonować wydruk zaświadczenia z systemu, zawierający pieczęć lekarza i podpis.
Ważne
Ubezpieczony otrzyma wersję papierową zwolnienia, gdy: – płatnik nie ma profilu, czyli ubezpieczony ma obowiązek dostarczyć zwolnienie w formie wydruku, – lekarz wystawiający nie ma dostępu do internetu i nie może wysłać zwolnienia do ZUS.
Taki sposób postępowania przewidziano, gdy zabraknie dostępu do sieci w miejscu pracy lekarza, ale również dla wizyt domowych – lekarz będzie mógł wypisać gotowy blankiet zaświadczenia lekarskiego, uprzednio wydrukowany z programu. Aby go wypełnić, lekarz będzie musiał uzyskać dane od ubezpieczonego. Takie zwolnienie lekarz ma obowiązek wprowadzić do systemu teleinformatycznego ZUS w ciągu trzech dni od daty wystawienia lub ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia lekarskiego.
Korekta także po nowemu
W obecnym brzmieniu przepisów korekty dokonuje lekarz lub kierownik zakładu opieki zdrowotnej przez skreślenie błędnych danych, wpisanie danych prawidłowych oraz opatrzenie ich pieczęcią i podpisem. Nowelizacja zakłada, że błędy będą korygowane inaczej niż dotychczas. Przewidziano, że jeśli błąd w zaświadczeniu stwierdzi wystawiający zaświadczenie, płatnik składek lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych, to w terminie trzech dni roboczych od uzyskania takiej informacji ma on obowiązek dokonać korekty i przesłać ją na skrzynkę podawczą ZUS.
Ważne
Korekta polega na unieważnieniu błędnego dokumentu i na wystawieniu nowego. Nie trzeba niczego parafować, pieczętować i odsyłać, tylko wystawić nowy dokument i przekazać go dalej.
Analogicznie, dla ubezpieczonych, których płatnicy nie mają profilu informacyjnego – wydrukowaną informację o unieważnieniu oraz nowe zaświadczenie o niezdolności wydrukowane z systemu należy przekazać ubezpieczonemu.
Jeżeli natomiast błąd zostanie stwierdzony w dniu badania w obecności ubezpieczonego, wystawiający zaświadczenie lekarskie informuje o unieważnieniu błędnego zaświadczenia, ale nie wydaje go ubezpieczonemu wraz z informacją o unieważnieniu. Ubezpieczony otrzyma wyłącznie prawidłowo wystawione zaświadczenie lekarskie. Wystawiający natomiast wyśle do ZUS informację o unieważnieniu oraz poprawnie wystawione zaświadczenie.
Zmiany w treści E-ZLA i...
Obecnie nie jest jeszcze dostępny wzór zaświadczenia o niezdolności do pracy. Jednak już wiadomo, czym będzie się różnił od dotychczas stosowanego druku ZUS ZLA. Przede wszystkim nie będzie już pieczątki lekarza ani pieczątki zakładu opieki zdrowotnej. Zamiast tego będzie to forma dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu (opcja płatna) lub profilu zaufanego ePUAP (opcja bezpłatna). Sam wzór udostępni ZUS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Istotną zmianą jest to, że nie będzie już druków ścisłego zarachowania z oznaczoną unikatową serią i numerem, lecz wydruk z systemu informatycznego oznaczony identyfikatorem oraz datą wystawienia. [tabela 3]
...w przepisach wykonawczych
Według dotychczasowych zasad określonych w rozporządzeniu ministra zdrowia z 22 lipca 2005 r. w sprawie orzekania o czasowej niezdolności do pracy (Dz.U. nr 145, poz. 1219) oraz w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 229) zaświadczenie wystawia się na okres od dnia, w którym przeprowadzono badanie, lub od dnia bezpośrednio następującego po dniu badania. Zaświadczenie lekarskie może być wystawione na okres rozpoczynający się po dniu badania, nie później jednak niż czwartego dnia po badaniu, jeśli wcześniej przypadały dni wolne od pracy lub badanie jest przeprowadzone w okresie wcześniej orzeczonej niezdolności do pracy. Natomiast ubezpieczonemu, który przebywa w szpitalu, należy wystawić zaświadczenie o niezdolności w dniu wypisu, a jeżeli pobyt jest dłuższy niż 14 dni, wystawiać się je powinno co 14 dni, co ma umożliwić płatnikowi zasiłku wypłatę świadczeń chorobowych. Dodatkowo zaświadczenie może być wystawione na okres nie dłuższy niż trzy dni poprzedzające dzień, w którym przeprowadzono badanie, jeżeli jego wyniki wskazują, że ubezpieczony w tym okresie niewątpliwie był niezdolny do pracy.
Według nowych zasad orzekanie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, pobycie w szpitalu lub sprawowaniu opieki nad chorym członkiem rodziny następuje po przeprowadzeniu bezpośredniego badania stanu zdrowia ubezpieczonego lub chorego członka rodziny. Co istotne, zmiana została zapisana w artykule, w którym było dotychczas odwołanie do rozporządzenia o szczegółowych zasadach orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz do rozporządzenia o sposobie dokumentowania orzeczonej niezdolności do pracy. Przepis w nowym brzmieniu nie zawiera takiego odwołania. Do nowelizacji ustawy dodano natomiast zapisy, jakie poprzednio znajdowały się w szczegółowych rozporządzeniach. Wydaje się więc, że rozporządzenia te stracą moc z dniem wejścia w życie nowelizacji, ponieważ w Rządowym Centrum Legislacji jest projekt, w którym zapisano zasady tożsame z dotychczasowymi, czyli wystawienie zwolnienia w ciągu czterech dni (trzech dni – psychiatra) i niewątpliwa niezdolność do pracy. Podobnie z pobytem w szpitalu – zachowano termin 14 dni.
Bez kar za nieterminowe dostarczenie
Zaświadczenie lekarskie utworzone i przesłane przez internet co do zasady trafi do płatnika zasiłków najpóźniej drugiego dnia od momentu, kiedy otrzyma je ZUS. W związku z tym ustawodawca w nowelizacji nie przewidział ani terminu na dostarczenie zaświadczenia lekarskiego o niezdolności, ani tym bardziej kary za niedostarczenie. W obowiązującym brzmieniu za spóźnienie z dostarczeniem zaświadczenia ubezpieczony jest karany obniżeniem zasiłku o 25 proc., począwszy od ósmego dnia od wystawienia aż do dnia dostarczenia. Nawet dla zaświadczenia, które z różnych przyczyn jest wystawione w formie wydruku z programu, nie ustalono terminu dostarczenia. Jest to zrozumiałe, gdyż w interesie ubezpieczonego jest otrzymać świadczenia w związku z niezdolnością do pracy. Przedawnienie roszczeń z tego tytułu to trzy lata, ubezpieczony ma więc czas wystąpić o wypłatę świadczenia. Podtrzymano natomiast termin na przekazanie zwolnienia lekarskiego płatnikowi, który przejmuje wypłatę zasiłku – nadal będzie to siedem dni. Przekazujący zwolnienie ma je wydrukować i wraz z wnioskiem przekazać do ZUS.
Dodatkowo wniosek
Niejasny jest ust. 1 art. 61b ustawy nowelizacyjnej, w którym zapisano, że postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku wszczyna się na wniosek złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego. Następnie w ust. 2 zapisano, że przyznanie i wypłata zasiłku chorobowego lub opiekuńczego jest wszczynana na podstawie zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego lub jego wydruku. Dalej w tym samym artykule ust. 3 mówi, jakie dane ma zawierać wniosek. Czy wobec tego wypłata każdego świadczenia wymaga złożenia wniosku przez ubezpieczonego? Nie ma o nim mowy w projekcie rozporządzenia do ustawy zasiłkowej, nie ma również wyjaśnień w uzasadnieniu do projektu zmian ustawy ani rozporządzenia. Najlepiej poczekać na wytyczne ZUS w tej sprawie.
Ważne
Należy poczekać na wytyczne ZUS, czy jest konieczne składanie wniosku o wypłatę świadczenia z ubezpieczenia chorobowego.
ZLA-K w formie elektronicznej
Analogiczne zasady wystawiania zwolnień przewidziano dla dokumentów wystawianych przez lekarza orzecznika, czyli po kontroli ubezpieczonego przez ZUS. Zatem lekarze orzecznicy będą wystawiać dokument elektroniczny podpisany z wykorzystaniem certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP z tą różnicą, że będą mieli obowiązek przekazać w wersji drukowanej zaświadczenie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Ubezpieczony natomiast będzie miał obowiązek przekazać je płatnikowi składek.
Cel nowelizacji
Z założenia nowelizacja ustawy ma poprawić efektywność procesu obsługi zwolnień lekarskich, skrócić czas konieczny do wypełnienia, znieść obowiązek przesyłania kopii do ZUS i przechowywania zaświadczeń. Ponadto znosi obowiązek dostarczenia płatnikowi zwolnienia przez automatyczne informowanie płatników o wystawionych zaświadczeniach. Ma także zapewnić większą kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich oraz kontrolę prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy, zwłaszcza zwolnień krótkoterminowych. Ma także przynieść ograniczenie możliwości popełniania nadużyć, bo zaświadczenie elektroniczne jest znacznie trudniejsze do sfałszowania niż papierowe. Zapewne pierwsze miesiące 2016 r. nie będą łatwe dla osób obsługujących zwolnienia lekarskie, jednak w dalszej perspektywie mogą faktycznie usprawnić proces.
Co z drukami papierowymi
Do 31 grudnia 2017 r. będą jeszcze funkcjonowały tradycyjne papierowe druki, do jakich jesteśmy przyzwyczajeni. Będą w obiegu równolegle z e-zwolnieniami. Ustawodawca wprowadził taką zasadę w obawie, że infrastruktura nie zostanie przygotowana na czas. Wydaje się, że w okresie przejściowym ustawa nie daje pierwszeństwa żadnej z tych form. Można się jedynie spodziewać, że część osób przyzwyczajonych przez lata do druków papierowych niechętnie będzie przechodzić na zaświadczenia elektroniczne. Problem może pojawić się w sytuacji, gdy ubezpieczony zażąda jego wystawienia tylko elektronicznie, aby uniknąć konieczności dostarczania zwolnienia do płatnika.
Ważne
Zaświadczenia na papierowym druku mogą być wydawane do 31 grudnia 2017 r.
Może też odmówić przyjęcia e-zwolnienia, żądając papierowego, bo zależy mu na jak najpóźniejszym terminie dotarcia druku do pracodawcy. Czy jednak ubezpieczony będzie miał jakiś wybór formy, czy jednak narzuci ją wystawiający oraz płatnik zasiłków? Z jednej strony ustawa przez pewien czas ustanawia okres przejściowy, podczas którego zaświadczenie będzie mogło być wystawione w obu formach. Z drugiej strony z ustawy nie wynika, aby ubezpieczony albo płatnik mogli się domagać określonej formy zwolnienia. Prowadzi to do wniosku, że ten wybór będzie w zasadzie należał do lekarza. To on bowiem nadal będzie upoważniony do wystawiania druków ZUS ZLA, ale będzie też mógł wygenerować elektroniczne zwolnienie. Raczej nie należy się spodziewać rewolucyjnych zmian już w styczniu. Najprawdopodobniej w razie choroby otrzymamy dobrze znany nam druk.
Inny system
Jako ciekawostkę można dodać, że e-zwolnienia mogą być wystawiane także w innym systemie teleinformatycznym, tj. Elektronicznej Platformie Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych, za pośrednictwem którego będą przekazywane do systemu informatycznego udostępnionego przez ZUS. Elektroniczna platforma to system informacji utworzony na podstawie ustawy z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 636 ze zm.). Docelowo w systemie mają być gromadzone wszystkie informacje związane z ochroną zdrowia obywateli – w formie elektronicznej. Dotyczy to nie tylko zaświadczeń o niezdolności do pracy, ale także recept oraz skierowań.
Ramka 3. Sposoby rejestracji profilu zaufanego
● rejestracja i tzw. zaufanie profilu za pomocą Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – sposób ten jest przeznaczony dla osób posiadających aktywny profil zaufany na portalu ePUAP. Rejestracja w ten sposób nie wymaga dodatkowej wizyty w urzędzie. Więcej informacji na temat uzyskania dostępu do portalu ePUAP znajduje się na stronie http://epuap.gov.pl,
● rejestracja profilu z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego – przeznaczona dla osób dysponujących podpisem elektronicznym. Założenie profilu w ten sposób odbywa się w pełni drogą elektroniczną i nie wymaga dodatkowej wizyty w urzędzie,
● rejestracja profilu niezaufanego – pozwala na złożenie wniosku i zarejestrowanie profilu niezaufanego. Założenie profilu niezaufanego wiąże się z ograniczonym dostępem do portalu i brakiem możliwości zalogowania się do swojego konta. Aby korzystać ze wszystkich funkcji, użytkownik musi być posiadaczem profilu zaufanego. W celu tzw. zaufania profilu należy się udać z dowodem tożsamości do najbliższej terenowej jednostki ZUS w ciągu siedmiu dni.
E-zwolnienia dziś i po zmianach
Obecnie
KROK 1.
Lekarz wystawia zaświadczenie o niezdolności do pracy na druku ZUS ZLA i przekazuje jeden egzemplarz ubezpieczonemu, drugi przesyła do ZUS, a trzeci archiwizuje.
KROK 2.
Ubezpieczony ma siedem dni na dostarczenie ZUS ZLA do zakładu pracy lub ZUS. Przekroczenie terminu skutkuje obniżeniem zasiłku chorobowego. Ubezpieczony, aby nie zostać sprawdzonym (kontrola prawidłowości wykorzystania zwolnienia), mógł je wysłać pocztą w siódmym dniu od wystawienia. Dodając czas dotarcia korespondencji do płatnika, kontrola była często niemożliwa.
KROK 3.
Jeśli zakład pracy albo ZUS stwierdzi błędy w zaświadczeniu, odsyła je ubezpieczonemu do poprawy. Ubezpieczony musi się udać do lekarza, który zwolnienie wystawił, w celu jego poprawienia. Lekarz skreśla błąd, wpisuje prawidłowe dane, parafuje i pieczętuje. Dodatkowo ma obowiązek dokonać korekty na kopii zwolnienia wysyłanej do ZUS.
KROK 4.
Płatnik wypłaca zasiłek na podstawie prawidłowo wystawionego zaświadczenia lekarskiego. Ma na to 30 dni od ustalenia uprawnienia (czasem wymagane są dokumenty dodatkowe, jak ZUS Z3 czy wniosek do uzyskania zasiłku opiekuńczego). Jeśli płatnikiem jest zakład pracy, to wypłata zasiłków następuje wraz z wypłatą wynagrodzeń za pracę, wobec czego w przypadku błędów i konieczności korekty zwolnienia wypłata może się przesunąć na następny miesiąc.
Od 1 stycznia 2016 r.
KROK 1.
Lekarz wystawia zaświadczenie o niezdolności do pracy w formie dokumentu elektronicznego. Dane pacjenta są udostępnione przez ZUS z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych/Centralnego Rejestru Płatników Składek oraz Centralnego Rejestru Członków Rodzin Ubezpieczonych uprawnionych do ubezpieczenia zdrowotnego.
KROK 2.
Lekarz przekazuje zaświadczenie na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS bezzwłocznie po wystawieniu.
KROK 3.
ZUS udostępnia zaświadczenie lekarskie płatnikowi składek na profilu informacyjnym płatnika najpóźniej dzień po jego otrzymaniu od lekarza. Zaświadczenie jest wysyłane bez oznaczenia numeru statystycznego choroby. Płatnik może natychmiast skontrolować poprawność wystawienia i wykorzystania zwolnienia.
KROK 4.
Płatnik ma 30 dni na wypłatę zasiłku.
Tabela 3. Jakie informacje na druku elektronicznym

Podstawa prawna
Art. 53–58 i art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).
Art. 1 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa i niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1066).