Czy członek korpusu służby cywilnej ma prawo do zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych? Jeśli tak, to jak udokumentować takie zwolnienie, aby jego odpracowanie nie stanowiło pracy w godzinach nadliczbowych?
Ewa Łukasik prawnik, legislator, pracownik administracji rządowej / Dziennik Gazeta Prawna
Pracodawca nie ma obowiązku udzielania pracownikom zwolnień od pracy w innych przypadkach niż wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy (chodzi np. o zwolnienia okolicznościowe). Może jednak zamieścić regulacje dotyczące takich zwolnień w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy. W takiej sytuacji przepisy te powinny określać nie tylko możliwość i tryb udzielania pracownikom zwolnień na załatwienie spraw osobistych, lecz także zasady ich dokumentowania. Jeśli pracodawca wprowadzi takie regulacje w przepisach wewnątrzzakładowych, to będą one miały charakter wiążący dla stron stosunku pracy.
Zgodnie z art. 128 par. 1 kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Czas pracy powinien być w pełni wykorzystany przez każdego pracownika na wykonywanie obowiązków służbowych. Do czasu pracy nie zalicza się więc czasu, w jakim pracownik korzysta ze zwolnienia od świadczenia pracy na czas niezbędny dla załatwienia spraw osobistych lub rodzinnych. Pracownik jest zobowiązany odpracować czas takiego zwolnienia w terminie uzgodnionym z kierownikiem komórki organizacyjnej albo osobą przez niego upoważnioną.
Na podstawie art. 151 par. 21 kodeksu pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Jednak odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Zgodnie z powyższym przepisem wymogiem formalnym niezbędnym, aby odpracowanie wyjścia prywatnego nie stanowiło pracy w godzinach nadliczbowych, jest wystąpienie pracownika z pisemnym wnioskiem o udzielenie zwolnienia w celach prywatnych. Odpracowanie bez odpowiedniego wniosku mogłoby bowiem prowadzić do uznania czasu odpracowania za pracę w godzinach nadliczbowych. W tym miejscu należy zauważyć, iż kodeks pracy wskazuje jedynie, iż wniosek powinien mieć formę pisemną. Przepisy nie precyzują natomiast, co należy uważać za formę pisemną, dlatego w tym zakresie stosuje się regulacje kodeksu cywilnego. Zgodnie z tymi przepisami do zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Formie pisemnej odpowiada też oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 78 kodeksu cywilnego).
Mając na uwadze powyższe, wydaje się, że wpisanie przez pracownika wyjścia prywatnego w obowiązującej u pracodawcy (lub w danej komórce organizacyjnej) książce wyjść, potwierdzone własnoręcznym podpisem pracownika, może być uznane za złożenie pisemnego wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych.
Podstawa prawna
Art. 128 par. 1 oraz art. 151 par. 2 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Art. 78 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.).