Moi pracownicy dysponują telefonami służbowymi. Często jednak ich nie odbierają i nie mam z nimi kontaktu. Jak wygląda sprawa odbierania telefonu służbowego w czasie pracy, poza godzinami pracy i podczas urlopu? Kiedy mają obowiązek odbierania połączeń? Jakie konsekwencje grożą pracownikom za brak odpowiedzi, czy mogę ukarać ich naganą?
Odpowiedzi na tak postawione pytania nie są jednoznaczne. Inaczej sytuacja się przedstawia, gdy pracownik nie odbiera telefonu w czasie pracy, poza godzinami pracy, a inaczej podczas urlopu. Czynnikiem decydującym jest pozostawanie w dyspozycji pracodawcy.
Zasadniczo pracownik ma obowiązek pozostawać w dyspozycji pracodawcy w obowiązującym go czasie pracy, czego wyrazem jest m.in. odbieranie połączeń telefonicznych. Czas pracy to zgodnie z art. 128 par. 1 kodeksu pracy (dalej k.p.) czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Oczywiście nie oznacza to, że pracownik musi być gotowy do pracy przez 24 godziny na dobę. Pozostawanie do dyspozycji jest bowiem czasem pracy, a ten podlega ograniczeniu w skali doby i tygodnia (co do zasady 8 i 40 godzin). Wskazane jest, aby sposób korzystania z telefonu służbowego został uregulowany albo w regulaminie pracy, albo w umowie o pracę. Istotne jest również to, że postanowienia umowne przewidujące, iż pracownik jest zobowiązany do całodobowej dyspozycji pod telefonem, są nieważne z mocy prawa jako mniej korzystne niż k.p.
Zgoła odmiennie przedstawia się sytuacja nieodbierania telefonu w czasie przebywania przez pracownika na urlopie. Jak wiadomo, celem urlopu wypoczynkowego jest odpoczynek oraz regeneracja sił. Zatem z istoty urlopu wypoczynkowego wynika, że pracownik nie świadczy wówczas pracy. Natomiast telefon służbowy jest środkiem służącym do wykonywania pracy. Z tego też względu nie można zobowiązać pracownika do korzystania z niego podczas trwania urlopu wypoczynkowego. Pracownik ma prawo wyłączyć telefon służbowy, a nawet nie zabrać go ze sobą. Takie zachowanie nie może być podstawą do wyciągania negatywnych konsekwencji wobec pracownika. Pewnym odstępstwem od tej reguły jest przypadek, w którym pracodawca odwołuje podwładnego z urlopu i przydziela mu obowiązki służbowe. Dzieje się tak w momencie, w którym obecność w pracy danego pracownika jest silnie związana z potrzebami pracodawcy i nie można było tego wcześniej przewidzieć. Podczas urlopu pracownik nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy, należy więc uznać, że w tym czasie pracownik nie ma obowiązku odbierania telefonu służbowego.
Najbardziej złożona sytuacja dotyczy pracownika odbierającego telefon poza godzinami pracy, ale nie podczas urlopu. Co do zasady należy uznać, że pracownik nie ma obowiązku pozostawania w dyspozycji pracodawcy poza godzinami pracy, w konsekwencji czego pracownik nie ma obowiązku odbierania telefonu służbowego poza godzinami pracy. Trzeba jednak pamiętać, że pozostawanie pod telefonem do dyspozycji pracodawcy można traktować czasem jako dyżur, za który należy się czas wolny lub zapłata, jeśli pracownik wykonywał w tym czasie pracę (art. 1515 k.p.).
Istotne może być orzeczenie Sądu Najwyższego, gdzie wskazano, że pełnienie dyżuru jest również jednym z obowiązków pracowniczych, stanowi bowiem dodatkowe zadanie robocze po godzinach pracy (wyrok SN z 31 stycznia 1978 r., sygn. akt I PRN 147/77).
W praktyce o występowaniu dyżuru może decydować to, jak często dzwoni telefon służbowy, i czy pracodawca wymaga wtedy gotowości do pracy.
Pracodawca odpowiada za organizację i proces pracy w zakładzie, może więc również polecać pracownikom pełnienie dyżurów zarówno w zakładzie pracy, jak i w innym wskazanym miejscu. Za czas takiego dyżuru, jeżeli pracownik nie wykonywał pracy, czyli nie prowadził rozmów na tematy służbowe, pracownikowi nie przysługuje rekompensata pieniężna ani czas wolny. Jeżeli jednak rozmowy służbowe były w czasie dyżuru prowadzone – to czas tych rozmów będzie stanowił pracę nadliczbową, którą należy odpowiednio zrekompensować.
Trzeba jednak pamiętać, że czas pełnienia dyżuru nie może naruszać uprawnień pracownika do odpoczynku, tj. w każdej dobie prawa do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku (art. 132 par. 1 k.p.) i w każdym tygodniu prawa do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 133 par. 1 k.p.).
Trudno wskazać także możliwe konsekwencje grożące pracownikowi w przypadku nieodbierania telefonu po godzinach pracy. Karę porządkową nagany można nałożyć na pracownika w przypadku nieprzestrzegania przez niego ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bhp, przepisów ppoż., a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 108 par. 1 pkt 1 k.p.). Trudno jednak uznać, że nieodbieranie prywatnego telefonu w czasie wolnym może być podstawą do nałożenia kary nagany. Wyjątkiem może być jedynie sytuacja ważnego zlecenia dla firmy, o którym pracownik wie, ale celowo nie odbiera telefonu, żeby uniknąć odpowiedzialności czy podjęcia decyzji. Taka interpretacja jest związana z pracowniczym obowiązkiem dbania o dobro zakładu pracy (art. 100 par. 2 pkt 4 k.p.).
Podstawa prawna
Art. 18, 100, 108, 128, 129, 132, 133, 1515 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).