Jednym z podstawowych praw pracowniczych, gwarantowanym na poziomie konstytucyjnym przez art. 66 ust. 2 Konstytucji RP, jest prawo do wypoczynku.
TEMAT TYGODNIA
Znajduje ono swoje uszczegółowienie w przepisach ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej: k.p.), a także w wydanych na ich podstawie aktach wykonawczych. Prawo do wypoczynku zostało również uznane za jedno z fundamentalnych praw Unii Europejskiej, czemu dano wyraz w art. 31 ust. 2 Karty praw podstawowych (Dz.Urz. UE z 2007 r. C 303, s. 1), mającej moc taką samą jak traktaty, na podstawie których funkcjonuje Unia.
Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie jest przy tym w pełni swobodny przy realizacji swojego prawa do urlopu, a ograniczenia mogą wynikać z takich względów jak dobro zakładu pracy czy chociażby cel urlopu, którym jest regeneracja sił pracownika. Istotnym ograniczeniem jest również wymóg, by co do zasady urlop był udzielony przez pracodawcę.
Ze sformułowania użytego przez ustawodawcę zdaje się wynikać, że to pracodawca (lub osoba bądź organ zarządzający albo inna wyznaczona osoba w przypadku pracodawcy będącego jednostką organizacyjną – zgodnie z art. 31 par. 1 k.p.) będzie decydować, mieszcząc się w ramach postanowień szeroko pojmowanego prawa pracy, o terminie wykorzystania przez pracownika urlopu wypoczynkowego, chociaż kwestia ta budziła zawsze liczne wątpliwości. Z jednej strony wskazywano, że stosunek pracy jest oparty na zasadzie równości stron, w związku z czym pracodawca nie może bez naprawdę ważnej przyczyny odmawiać udzielenia urlopu wypoczynkowego w terminie wybranym przez pracownika (zob. uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 12 sierpnia 2004 r., sygn. akt III PK 32/04, LEX nr 121149). Z drugiej natomiast podkreślano, że odmowa pracodawcy udzielenia urlopu w terminie wnioskowanym przez pracownika nie wyczerpuje znamion mobbingu w rozumieniu art. 943 par. 2 k.p. (zob. uzasadnienie wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 17 kwietnia 2013 r., sygn. akt III APa 3/13, LEX nr 1271959). Wątpliwości dodatkowo spotęgowane były szczególnymi rodzajami urlopu, takimi jak urlop na żądanie, urlop szkoleniowy czy urlop udzielany na podstawie przepisów innych niż kodeks pracy, w tym w szczególności chociażby ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 191 ze zm.) zawierającej szereg odstępstw.
Omawiane zagadnienia związane z udzielaniem urlopu są o tyle istotne, że decydują, czy nieobecność pracownika w pracy będzie usprawiedliwiona, czy też nie. A w związku z tym czy można mu zarzucić naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i pociągnąć do odpowiedzialności porządkowej, a nawet zastosować dalej idące sankcje, aż do rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę z winy pracownika.
Ponieważ sezon urlopowy niebawem w pełni się rozpocznie, poniżej przedstawiono ściągawkę z zasadami udzielania urlopów wypoczynkowych.
1. SZCZEGÓLNY CHARAKTER
Prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego ma bardzo ściśle zakreślone granice – zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika, który nie może się go z góry zrzec, zbyć, zamienić na świadczenie innego rodzaju lub przenieść na inną osobę.
Z orzecznictwa
Sąd Najwyższy wskazał, że pracodawca nie może również skutecznie polecić pracownikowi pełnienia dyżuru w czasie urlopu – nawet jeżeli pracownik sam wyrazi na taki dyżur zgodę (uzasadnienie wyroku SN z 3 lutego 2011 r., sygn. akt III PK 32/10, LEX nr 1375430).
W przypadku niewykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym pracodawca zobowiązany jest udzielić go pracownikowi w naturze najpóźniej do końca września następnego roku.
Wyjątek!
Pracodawca wypłaca ekwiwalent, gdy wykorzystanie urlopu wypoczynkowego nie jest możliwe z uwagi na ustanie stosunku pracy.
Urlop ma być również nieprzerwany – udzielenie go w częściach może nastąpić wyłącznie na wniosek pracownika. Bez wniosku pracownika podział urlopu na części nie może nastąpić, jednak z drugiej strony wniosek ten nie jest wiążący dla pracodawcy. Z art. 162 k.p. wynika jednak, że zawsze co najmniej jedna jego część powinna trwać nie mniej niż kolejnych 14 dni kalendarzowych, chociaż w doktrynie podnosi się również, że ten wymóg nie ma charakteru absolutnego i można z niego zrezygnować (tak: Maria Łajeczko, „Urlop wypoczynkowy od 1997 roku (art. 152–173)”, Prawo Pracy, 1997.4.3), na co jednak pracownik musi zawsze wyrazić zgodę.
Wyjątek!
Pracodawca ma prawo do odwołania pracownika z urlopu. Jednak może to mieć miejsce jedynie w ściśle określonych w art. 167 k.p. warunkach. Jest to więc możliwe przy spełnieniu łącznie dwóch przesłanek:
● gdy zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (np. awaria),
● obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.
2. JAK UDZIELAMY
Zgodnie z art. 154 2 k.p. urlopu udziela się pracownikowi w pełnych dniach pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.
Uwaga!
Warto przy tym zwrócić uwagę na odmienności występujące w niektórych grupach zawodowych. Mowa tutaj w szczególności o pracownikach niepełnosprawnych, których obowiązuje niższa norma czasu pracy (7 godzin). Wówczas godzinowy wymiar takiego pracownika oblicza się przy użyciu tej normy. Zatem przy zatrudnieniu przez cały rok na pełnym etacie wynosi: 140 godzin (przy stażu niższym niż 10 lat) i 182 godziny (przy stażu co najmniej 10-letnim). Przy czym pula ta jest powiększana o kolejne 70 godzin urlopu dodatkowego, jeśli niepełnosprawny nabędzie do niego prawo.
Podobnie jest u pracowników zatrudnionych w podmiocie leczniczym, dla których w większości czas pracy nie może przekraczać 7 godz. i 35 min na dobę oraz 37 godz. i 55 min na tydzień. Przy zatrudnieniu więc przez cały rok na pełnym etacie wynosi: 151 godz. i 40 min (przy stażu niższym niż 10 lat) i 197 godz. i 10 min (przy stażu co najmniej 10-letnim).
Co do zasady jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
Wyjątek!
Udzielenie urlopu wypoczynkowego w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy (co skutkuje zmniejszeniem liczby godzin pracy w danym dniu pracy) jest dopuszczalne jedynie, gdy część urlopu pozostała pracownikowi do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy w dniu, w którym urlop ma być udzielony. Stosowane w niektórych zakładach pracy przepustki umożliwiające opuszczenie zakładu pracy na część dnia, który według obowiązującego rozkładu pracy jest dniem pracy, nie mogą więc być rozliczane poprzez udzielanie pracownikom urlopów w wymiarze niepełnych dni pracy.
Uwaga!
Powyższe uwagi stosujemy do pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy. W sytuacji gdy pracodawca zatrudnia pracowników, wobec których stosujemy równoważny czas pracy, przy którym możliwe jest wydłużenie dobowego wymiaru do 12, a przy niektórych rodzajach prac nawet do 16 lub 24 godzin, przy udzielaniu im urlopu godzinowa pula urlopowa jest pomniejszana odpowiednio o 12, 16 albo 24 godziny.
Z kolei jeśli pracodawca zatrudnia pracowników w zadaniowym czasie pracy, to przyjmuje się, że dla celów urlopowych można ustalać hipotetyczny rozkład czasu pracy. A w sytuacji gdy taki rozkład nie zostanie określony – pulę urlopową pomniejsza się o 8 godzin za każdy dzień wykorzystania urlopu.
3. UDZIELENIE URLOPU AWANSEM
Przepisy nie przewidują co do zasady możliwości wykorzystania urlopu jeszcze przed nabyciem do niego prawa przez pracownika. Udzielenie pracownikowi urlopu w tym okresie powinno zostać uznane za dodatkowe (nieobowiązkowe) świadczenie ze strony pracodawcy. Wynika z tego, że tych ponadnormatywnych dni urlopu pracodawca nie będzie mógł odebrać, zmniejszając pracownikowi wymiar urlopu w latach kolejnych. Czyniąc tak, naraziłby się bowiem na ewentualne przyszłe roszczenia ze strony pracownika o wypłatę ekwiwalentu.
Z orzecznictwa
Uzasadnienie wyroku SN z 7 czerwca 2011 r., sygn. akt II PK 314/10 (M.P.Pr. 2011/11/598-601) – „Kodeks pracy dopuszcza (...) możliwość udzielenia urlopu wypoczynkowego później niż w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, ale nie przewiduje, że można takiego urlopu udzielić wcześniej, tzn. przed nabyciem do niego prawa, co znajduje uzasadnienie w celu urlopu wypoczynkowego, jakim jest zapewnienie pracownikowi możliwości corocznej regeneracji sił fizycznych i psychicznych”.
4. PLAN URLOPOWY
Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w ar. 163 par. 1 k.p. urlopy powinny być udzielane według planu urlopów, który jest ustalany przez pracodawcę przy uwzględnieniu wniosków pracowników – niemających jednak charakteru wiążącego, gdyż pracodawca powinien również uwzględniać konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wyjątki, w których pracodawca związany będzie wnioskami pracowników, muszą wynikać z konkretnych przepisów (chociażby z art. 163 par. 3 k.p. dotyczącego skorzystania z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim).
Z orzecznictwa i doktryny
W orzecznictwie wyrażono pogląd, iż niezależnie od tego, czy w danym zakładzie pracy obowiązuje plan urlopów, pracownik nie może sam (bez oświadczenia pracodawcy wyrażającego zgodę) zdecydować o udaniu się na urlop (zob. uzasadnienie wyroku SN z 5 września 1979 r., sygn. akt I PRN 82/79, LEX nr 14505). Odmienne stanowisko zajmują niektórzy przedstawiciele doktryny (tak: K. Jaśkowski w komentarzu do art. 163 kodeksu pracy, K. Jaśkowski, E. Maniewska, „Komentarz aktualizowany do ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy”, LEX/El., 2015).
Jeśli jednak pracownik sam ustali termin urlopu, to może powołać się na to, że w firmie nie ma zwyczaju wyrażania na to zgody przez pracodawcę. W takiej sytuacji brak osobnej zgody nie będzie mógł zostać uznany za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Wyjątek !
Przesunięcie terminu urlopu:
● fakultatywnie – zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą dokonać przesunięcia terminu urlopu (art. 164 k.p.), jednak tylko wyjątkowo i w uzasadnionych przypadkach. Przy czym przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika może nastąpić tylko za zgodą pracodawcy.
● obligatoryjnie – dzieje się tak, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, w szczególności z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby; odosobnienia w związku z chorobą zakaźną; powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy albo z powodu urlopu macierzyńskiego – wówczas pracodawca musi przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165 k.p.). Trzeba pamiętać, że wskazany katalog przyczyn jest otwarty, zatem pod uwagę powinna być brana każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy (zob. par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy; Dz.U z 2014 r. poz. 1632).
Przerwanie rozpoczętego urlopu
Część urlopu niewykorzystaną z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby; odosobnienia w związku z chorobą zakaźną; powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy albo z powodu urlopu macierzyńskiego – należy udzielić w terminie późniejszym (art. 166 k.p.). W odróżnieniu od przesunięcia urlopu przyczyny wskazane w art. 166 k.p. stanowią katalog zamknięty.
Odwołanie z urlopu
– patrz wyjątek do pkt 1 opracowania. Warto przy tym podkreślić, że pracownik odwołany z urlopu ma do pracodawcy roszczenie o zwrot kosztów poniesionych bezpośrednio w związku z powrotem z urlopu.
Pracownika może nie obejmować plan urlopowy – przykładowo gdy przepisy nie przewidywały obowiązku jego ustalenia albo pracownik został zatrudniony już po jego ustaleniu. W tym przypadku udzielenie urlopu wymaga koniecznie oświadczenia pracodawcy o wyrażeniu zgody. Nieobecność w pracy przy braku takiej zgody konsekwentnie jest uznawana w orzecznictwie za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Z orzecznictwa
Z orzeczeń SN począwszy lat siedemdziesiątych – wyrok z 6 października 1976 r., sygn. akt I P 1175/76, LEX nr 121149; aż po bardziej współczesne – wyrok z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 88/08, OSNP 2010/11-12/137) wynika, że „Prawo do urlopu i wykorzystanie urlopu w danym roku kalendarzowym lub najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.) nie może być realizowane w sposób dowolny bez uzgodnienia z pracodawcą”.
Również przy braku planu urlopowego ocena niestawienia się w pracy mimo braku wyraźnego oświadczenia pracodawcy o udzieleniu urlopu uzależniona będzie od konkretnych okoliczności danej sprawy (przykładowo od tego, czy w danym zakładzie pracy przyjęto zwyczaj akceptowania terminu przez pracodawcę; zob. uzasadnienie wyroku SN z 26 czerwca 1998 r., sygn. akt I PKN 211/98, OSNP 1999/14/457, albo czy wystąpiły szczególne okoliczności uzasadniające pozostanie na stanowisku pracy, o których pracownik wiedział).
WYNAGRODZENIE ZA URLOP
Za czas urlopu przysługuje pracownikowi wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 k.p.). Przy czym szczególne zasady obowiązują przy wliczaniu zmiennych składników wynagrodzenia.
Składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.
Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy do jednego miesiąca (z wyłączeniem składników wynagrodzenia w stawkach miesięcznych w stałej wysokości) – uwzględnia się w łącznej ich wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. A w razie znacznych wahań mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Wyjątek!
Wliczeniu do wynagrodzenia urlopowego nie podlegają (par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop; Dz.U. nr 2, poz. 14):
● jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
● wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
● gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
● wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
● ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
● dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
● wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
● kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
● nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
● odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne.
Liczymy wynagrodzenie urlopowe
Krok 1. Podstawę wymiaru (ustaloną zgodnie z par. 8 rozporządzenia urlopowego) dzielimy przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego ustalona została podstawa.
Krok 2. Otrzymany wynik mnożymy przez liczbę godzin, jaką przepracowałby pracownik w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy.