Od 1 czerwca 2015 r. pracownik może korzystać prywatnie z samochodu służbowego o pojemności powyżej 1600 cm sześc. Paliwo na swoje potrzeby kupuje sam.
Kiedy ustalić moment uzyskania przychodu z tego tytułu, a tym samym kiedy pobrać zaliczkę i odprowadzić ją do urzędu skarbowego, jeśli wynagrodzenia są płatne 10. dnia następnego miesiąca? Czy można cały przychód rozliczyć 10 lipca? Jak postąpić ze składkami na ZUS? Wynagrodzenie pracownika wynosi 5000 zł.
ODPOWIEDŹ
W DGP nr 44/2015 (tygodnik Kadry i Płace, s. C5) omówiony został jeden ze sposobów rozliczenia prywatnego użytku służbowego auta w przypadku, kiedy wynagrodzenie wypłacane jest w następnym miesiącu. Autorka wskazała, że możliwym rozwiązaniem jest doliczenie w dacie wypłaty wynagrodzenia (tj. 10. dnia miesiąca) pełnej kwoty potencjalnego przychodu z tytułu wykorzystywania w marcu samochodu służbowego na prywatne potrzeby zatrudnionego (250 lub 400 zł), a następnie w ostatnim dniu miesiąca dokonanie ewentualnej korekty, gdyby się okazało, że pracownik wykorzystywał samochód służbowy w celach prywatnych tylko przez część miesiąca. W praktyce jednak taki sposób rozliczeń powoduje, że nawet co miesiąc pracodawca musiałby korygować przychód. Wydaje się, że jest także prostsze rozwiązanie – zaliczkę na podatek oraz składki ZUS należne od świadczenia nieodpłatnego za czerwiec należy pobrać z dochodu pieniężnego wypłaconego 10 lipca. Daniny należy jednak wpłacić odpowiednio:
– do ZUS – 15 lipca,
– do urzędu skarbowego – 20 lipca.
Ogólne zasady
Przychody ze stosunku pracy to nie tylko wszelkie wypłaty pieniężne, ale także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika i wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W pojęciu przychodu ze stosunku pracy mieści się więc również nieodpłatne świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Od 1 stycznia 2015 r. wartość pieniężną takiego świadczenia ustala się w sposób zryczałtowany, w zależności od pojemności silnika pojazdu. Przychód wynosi 400 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm sześc.
Zakład pracy jest zobowiązany jako płatnik obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które od zakładu otrzymują dochody ze stosunku pracy, w tym od zasiłków z ubezpieczenia społecznego, które ten zakład wypłaca. Pobraną zaliczkę miesięczną pracodawca przekazuje właściwemu urzędowi skarbowemu w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją pobrał. Moment pobrania zaliczki, a tym samym termin jej zapłaty, jest ściśle związany z momentem uzyskania przez pracownika przychodu.
Proporcjonalne rachunki
Na miesięczny przychód składają się bowiem wszystkie przychody uzyskane w ciągu miesiąca. Wypłaty pieniężne stanowią przychód miesiąca, w którym pracownik je otrzymał lub miał je postawione do dyspozycji. Natomiast świadczenia w naturze i inne nieodpłatne stają się przychodem w miesiącu otrzymania. Przychód z nieodpłatnego świadczenia powstaje więc dopiero wówczas, gdy można je zidentyfikować, ustalić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę.
Jak stwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 26 maja 2015 r. (nr IBPBII/1/4511-151/15/MK) – „Momentem powstania przychodu ze stosunku pracy z tytułu uzyskania nieodpłatnych świadczeń jest dzień, w którym pracownik otrzymał od pracodawcy prawo do skorzystania z tych nieodpłatnych świadczeń. W przedmiotowej sprawie przychód powstaje w miesiącu użytkowania (wykorzystywania) przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych, czyli w chwili faktycznego wykorzystania tego środka transportu”. Jeżeli więc samochód był przez pracownika użytkowany w celach pozasłużbowych w czerwcu, to rodzi to obowiązek podatkowy (przychód) i dotyczy tego okresu rozliczeniowego, w którym to świadczenie zostało przez pracownika otrzymane, choćby nawet dotyczyło innego okresu. Jest to więc przychód czerwca, co oznacza, że zaliczka na podatek powinna być odprowadzona do urzędu skarbowego do 20 lipca. Najwcześniej w ostatnim dniu miesiąca pracodawca jest w stanie ustalić wartość przychodu z tytułu używania auta.
Należy bowiem podkreślić, że kwota 400 zł to przychód miesięczny, czyli doliczany pracownikowi, który przez cały miesiąc dysponował pojazdem służbowym prywatnie. Natomiast jeśli auto było wykorzystywane tylko przez część miesiąca, to przychód ten ustala się za każdy dzień korzystania z samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 wymienionej kwoty. Zatem jeszcze ostatni dzień miesiąca może mieć wpływ na wysokość realnego, otrzymanego w tym miesiącu nieodpłatnego świadczenia. Jeśli ostatniego dnia miesiąca przypada też termin wypłat wynagrodzeń, nie ma problemu z poborem zaliczki na podatek od całego dochodu (pieniężnego i niepieniężnego). Gorzej, gdy wynagrodzenie jest płatne w miesiącu następnym, czyli np. 5. czy 10. dnia kolejnego miesiąca. Ostatniego dnia miesiąca, kiedy powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia, nie ma bowiem innego pieniężnego dochodu, z którego można pobrać zaliczkę.
U czytelnika
W odniesieniu do pracownika z pytania, 30 czerwca pracodawca nie ma możliwości fizycznego pobrania zaliczki. Jednak rozsądnym rozwiązaniem w tej sytuacji, którego organy podatkowe nie powinny kwestionować, jest pobranie tej zaliczki z najbliższego wynagrodzenia, czyli wypłaconego 10 lipca, i odprowadzenie jej do urzędu skarbowego do 20 lipca, a nie do 20 sierpnia razem z zaliczką od pensji. Pracodawca ma bowiem dopiero 10 lipca techniczną możność ujęcia podatku (robi to najszybciej, jak to jest możliwe). Nie ma podstawy prawnej do tego, by pracownik samodzielnie wpłacił pracodawcy zaliczkę 30 czerwca ani też by pracodawca ze swoich środków wykładał za pracownika daninę skarbową.
W 2012 r. Ministerstwo Finansów wydało interpretację, z której wynika, że w razie braku możliwości pobrania przez pracodawcę zaliczki od nieodpłatnego świadczenia przy jednoczesnym braku przychodu pieniężnego, pracodawca po prostu wykazuje ten przychód w rocznej informacji PIT-11 (lub dolicza w PIT-40), a podatnik samodzielnie zapłaci podatek wynikający z zeznania rocznego (interpretacja indywidualna ministra finansów z 8 czerwca 2012 r., nr DD3/033/140/IMD/10/PK-424). Jednak w opisywanej sytuacji, skoro zaliczka należna za dany miesiąc może być pobrana jeszcze przed terminem jej zapłaty do urzędu skarbowego, to płatnik powinien tak właśnie ją pobrać i w tym terminie wpłacić.
Analogicznie należy postąpić ze składkami na ZUS. Tu również przychód stanowiący podstawę ich wymiaru powstaje w tym samym momencie co dla celów podatkowych, czyli w czerwcu. A zatem składki należne za czerwiec trzeba rozliczyć w dokumentach ZUS za czerwiec.
W praktyce najlepiej 10 lipca sporządzić osobną listę na świadczenie samochodowe uzyskane w czerwcu, ustalić należne składki i zaliczkę PIT. Następnie przygotować drugą listę z wynagrodzeniem za czerwiec i od niego (od wartości netto) odliczyć składki i podatek zarówno od ryczałtu samochodowego, jak i wypłaty pieniężnej. Od świadczenia nieodpłatnego składki należy odprowadzić do 15 lipca, a zaliczkę do 20 lipca.
Lista nr 1 z 10 lipca 2015 r.
Lista nr 2 z 10 lipca 2015 r.
Podstawa prawna
Art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, ust. 2a, ust. 2b, art. 31, art. 32, art. 38 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Par. 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 78, poz. 465 ze zm.).
