Zarząd spółki Serwis i Obsługa sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie po dokonaniu analizy wydatków ponoszonych na zatrudnienie pracowników wyłonił wiele świadczeń, których dalsze utrzymywanie nie niosło, w ocenie zarządu, wymiernych korzyści w postaci wzrostu ich wydajności. Jednym z podstawowych wydatków był odpis podstawowy corocznie odprowadzany na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych utworzony dla pracowników i członków ich rodzin. Serwis i Obsługa sp. z o.o. zatrudnia blisko 2000 osób.
Wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych została ustalona w obowiązującym u pracodawcy zakładowym układzie zbiorowym pracy w wysokości dwukrotnie przewyższającej wysokość odpisu podstawowego, przewidzianego w ustawie z 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. nr 43, poz. 163 ze zm.). Obecnie obowiązująca wysokość odpisu podstawowego na ten fundusz zgodnie z art. 5 ustawy wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, a za przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku 2015 zgodnie z art. 5d ustawy należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r., ogłoszone przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Tak skonstruowane przepisy wewnątrzzakładowe powodują konieczność wydatkowania na ZFŚS corocznie kwoty 2188 zł na każdego pracownika, co daje ponad 400 000 zł dodatkowych kosztów rocznie. Zarząd spółki postanowił rozważyć możliwość likwidacji tego funduszu. W tym celu zarząd zorganizował spotkanie z przedstawicielami kancelarii prawa pracy. W spotkaniu uczestniczył także dyrektor personalny spółki. ©?
● Etap I Analiza stanu faktycznego
– Dziękuję państwu za przybycie, mam nadzieję, że spotkanie pozwoli na podjęcie korzystnych dla spółki decyzji – przywitał obecnych prezes.
– Panie prezesie, niestety wydatki ponoszone przez spółkę na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych są efektem negocjacji uprzedniego zarządu z organizacjami związkowymi nad zakładowym układem zbiorowym pracy. Obecnie w spółce działa pięć zakładowych organizacji związkowych, które praktycznie nigdy nie mogą podjąć wspólnej decyzji – wskazał dyrektor personalny.
– Czy to oznacza, że obecny zarząd nie ma wpływu na wydatkowanie blisko 400 000 zł? Panie mecenasie, czy pracodawca jest zobligowany do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? – zapytał prezes.
● Etap II Sprawdzenie, kto może podejmować wiążące decyzje
– Przede wszystkim chcę podkreślić, że zarząd spółki, mimo obowiązywania zakładowego układu zbiorowego pracy zobowiązującego do utworzenia ZFŚS, w dalszym ciągu posiada kompetencje do podejmowania strategicznych decyzji związanych z wydatkowaniem środków na ten cel – powiedział radca prawny.
– Odpowiadając na pana drugie pytanie, muszę przypomnieć, że pracodawca, który zatrudnia na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników, może nie tworzyć zakładowego funduszu świadczeń socjalnych po przeprowadzeniu konsultacji ze związkiem zawodowym i po zawarciu takiego postanowienia w układzie zbiorowym. W przypadku gdy pracownicy nie są objęci układem zbiorowym, postanowienia takie należy zawrzeć w regulaminie wynagradzania. – To państwa firmy nie dotyczy, ponieważ w spółce obowiązuje zakładowy układ zbiorowy pracy. I zgodnie z nim ustalono, że fundusz będzie tworzony, jak i wysokość odpisu podstawowego na ten fundusz. W konsekwencji tego w obecnym stanie prawno-faktycznym spółka jest zobowiązana do dalszego utrzymywania funduszu – kontynuował prawnik.
RADA 1
– Jednak chciałbym przypomnieć, że strony zakładowego układu zbiorowego pracy mogą dokonywać zmian w postanowieniach układu. Można to zrobić za pomocą protokołów dodatkowych. Jednak zmiana treści układu wymaga zgody wszystkich stron, czyli również wszystkich działających u pracodawcy zakładowych organizacji związkowych – wyjaśnił prawnik. – Ustawodawca nie dopuścił możliwości zmiany treści układu wyłącznie za zgodą części zakładowych organizacji związkowych. Artykuł 2419 k.p. nie przewiduje możliwości zawarcia protokołu dodatkowego w trybie art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych, zgodnie z którym w sytuacji gdy organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a k.p. nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Powyższe oznacza, iż zmiany w układzie, a co za tym idzie zmiany w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie zgodnego porozumienia stron układu.
– Czy to oznacza, że zgodnie ze stanowiskiem dyrektora personalnego nie możemy skutecznie zlikwidować zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? – zaniepokoił się prezes zarządu.
● Etap III Rozważenie możliwości likwidacji ZFŚS
Po wypowiedzeniu układu pracodawca będzie zobowiązany do podjęcia rokowań nad zawarciem nowego układu w sytuacji, gdy takie żądanie zostanie zgłoszone przez zakładowe organizacje związkowe, co wynika z art. 2412 par. 3 pkt 3 k.p. Pracodawca w takim wypadku będzie miał silniejszą pozycję negocjacyjną w stosunku do związków zawodowych, gdyż jego celem będzie wyłącznie zawarcie układu o analogicznych postanowieniach jak dotychczasowe z wyłączeniem postanowień o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w które to zostaną zastąpione postanowieniem, zgodnie z którym funduszu się nie tworzy.
– Niestety organizacje związkowe obecnie nie mogą się ze sobą porozumieć nawet w najbanalniejszych kwestiach. Jeżeli podejmiemy ryzyko wypowiedzenia układu, może się okazać, że nie dojdzie do zawarcia nowego – przedstawił wątpliwość dyrektor personalny.
– Z pana wypowiedzi wnioskuję, że faktycznie między obecnymi stronami układu, w szczególności między organizacjami związkowymi, nie będzie mogło dojść do porozumienia co do treści nowego układu – powiedział prawnik. – Jest to jednak sytuacja korzystna dla pracodawcy. Gdyby rzeczywiście nie doszło do zawarcia porozumienia, pracodawca po wyczerpaniu wszystkich możliwości opisanych w kodeksie pracy będzie zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania.
Możliwe jest, że między obecnymi stronami układu w takim wypadku będzie mogło dojść do zawarcia zakładowego układu zbiorowego pracy w trybie art. 24125 k.p. Ustawodawca w przeciwieństwie do zawierania protokołów dodatkowych do układów nie zobligował pracodawcy do zawarcia układu w porozumieniu ze wszystkimi działającymi czy też wszystkimi, które przystąpiły do rokowań nad układem, zakładowymi organizacjami związkowymi. W przypadku braku wspólnego stanowiska zakładowych organizacji związkowych biorących udział w rokowaniach nad zakładowym układem zbiorowym pracy dopuszczalne jest zawarcie tego układu wyłącznie z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi uczestniczącymi w rokowaniach. W tym wypadku przez reprezentatywne organizacje związkowe rozumie się organizację związkową:
wbędącą jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną na podstawie art. 24117 par. 1 pkt 1, pod warunkiem że zrzesza ona co najmniej 7 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy, lub
wzrzeszającą co najmniej 10 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
W przypadku jednak niespełniania powyższych wymagań przez żadną z organizacji związkowych reprezentatywną organizacją jest organizacja związkowa zrzeszająca największą liczbę pracowników w zakładzie pracy.
Nie jest wykluczone, że mimo ograniczenia stron układu pozostałe w procesie organizacje związkowe nie będą mogły dojść w dalszym ciągu do porozumienia bądź też pracodawca nie będzie mógł uzyskać konsensusu z pozostałymi partnerami społecznymi.
W takim wypadku w związku z brakiem możliwości zawarcia zakładowego układu zbiorowego pracy pracodawca zgodnie z art. 772 par. 1 k.p. będzie zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania, co będzie spowodowane brakiem objęcia pracowników postanowieniami zakładowego układu zbiorowego pracy.
– Jaką korzyść niesie ze sobą taka możliwość działania? Przecież regulamin wynagradzania pracodawca musi uzgodnić z działającymi u niego organizacjami związkowymi. Czy to nie będzie w sposób analogiczny obligowało nas do ustępstw w zakresie zgody na prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? – zainteresował się prezes.
– To prawda, że pracodawca na podstawie kodeksu pracy jest zobowiązany także do uzgadniania treści regulaminu wynagradzania z działającymi u niego zakładowymi organizacjami związkowymi – przyznał prawnik. – W przeciwieństwie jednak do zasad uzgadniania treści zakładowego układu zbiorowego pracy ustawodawca nie ustalił jednakowo sztywnych warunków ustalania treści regulaminu wynagradzania. Mimo że sam kodeks pracy tego nie przewiduje, pracodawca zobowiązany jest do uzgodnienia treści regulaminu wynagradzania wyłącznie w sytuacji, gdy działa w zakładzie jedna organizacja związkowa. Tylko taka okoliczność bezwzględnie obliguje pracodawcę do zawarcia porozumienia. Rozwiązaniem patowej sytuacji, która może powstać u państwa, jest zastosowanie art. 30 par. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 165 ze zm.). Ponieważ w zakładzie działa aż pięć organizacji związkowych, pracodawca zobowiązany jest do próby uzgodnienia treści regulaminu wynagradzania ze wszystkimi organizacjami. Ponieważ jak wskazał dyrektor personalny, działające w zakładzie pracy organizacje związkowe są ze sobą skonfliktowane i nie potrafią dojść do porozumienia w żadnej sprawie, to pracodawca może odstąpić od konieczności uzgodnienia regulaminu pracy ze wszystkimi organizacjami związkowymi. W takim wypadku pracodawca może zawrzeć porozumienie tylko z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi. W przypadku jednak gdyby w dalszym ciągu nie było możliwe uzyskanie konsensusu między stroną społeczną a pracodawcą, pracodawca będzie uprawniony do samodzielnego podjęcia decyzji w zakresie treści regulaminu wynagradzania, jeśli nie otrzyma wspólnego stanowiska od wszystkich organizacji związkowych lub od co najmniej reprezentatywnych organizacji związkowych w terminie 30 dni od dnia, w którym pracodawca przedstawił propozycję treści regulaminu wynagradzania – zakończył długie wyjaśnienia radca prawny.
– Jak dobrze zrozumiałem, powyższe pozwoli na skuteczną likwidację zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – podsumował prezes.
– Są to ciekawe rozwiązania, lecz mogą prowadzić do długotrwałych reperkusji, w szczególności do powstania sporów ze stroną społeczną. Czy istnieją mniej inwazyjne metody dokonania oszczędności w funduszu świadczeń socjalnych? Obecnie dysponuje on oszczędnościami 3 000 000 zł – dyrektor personalny starał się uzyskać informacje o alternatywnych metodach oszczędności.
● Etap IV Inne sposoby oszczędzania
RADA 2
– Oczywiście są inne możliwości działania, np. zmniejszenie odpisu na fundusz, zawieszenie części układu zbiorowego i jego modyfikacja – wyjaśnił prawnik.
RADA 3
– Chciałbym przypomnieć, że zmniejszenie odpisu na fundusz wymaga modyfikacji obowiązującego zakładowego układu zbiorowego pracy, co, jak wcześniej wskazywaliśmy, jest możliwe wyłącznie poprzez zawarcie protokołu dodatkowego lub zawarcie nowego układu w związku z rozwiązaniem obecnie obowiązującego. Nie jest to jednak w mojej ocenie proces skazany na porażkę w stopniu równym procesowi zmierzającemu do likwidacji funduszu. Przede wszystkim ocena związkowa próby dokonania możliwie nieinwazyjnych oszczędności w zakresie kosztów ponoszonych w związku z zatrudnieniem pracowników będzie lepsza, niżby to miało miejsce przy likwidacji ZFŚS – kontynuował radca prawny. – Dodatkowym argumentem za możliwością uzyskania zgody strony społecznej, a co najmniej na zmniejszenie kosztów obsługi funduszu jest podkreślenie determinacji pracodawcy, który gotów jest nawet dokonać wypowiedzenia zakładowego układu zbiorowego pracy, byle dokonać niezbędnych oszczędności. Będzie to sytuacja niewątpliwie niekorzystna dla strony społecznej, gdyż w jej efekcie pracownicy mogą utracić prawo do innych dodatkowych świadczeń, jak np. dodatek stażowy czy nagroda jubileuszowa. Organizacje związkowe natomiast do czasu zawarcia stosownych porozumień bądź nowego układu utracą swoje dodatkowe przywileje z niego wynikające, w tym m.in. konieczność uzgadniania z organizacjami związkowymi liczebności pracowników w zakładzie pracy w danym roku – wyjaśnił radca prawny.
RADA 4
Pamiętać też należy, że samo zawieszenie układu nie spowoduje wstrzymania obowiązku dokonywania corocznego odprowadzania odpisu podstawowego przez pracodawcę. Spowoduje to wyłącznie czasowe przywrócenie wysokości odpisu zgodnego z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W celu obniżenia, poniżej ustawowego poziomu odpisu podstawowego konieczne jest wprowadzenie zmiany w układzie.
Modyfikacja układu łącząca pośrednio oba powyższe rozwiązania jest korzystna, ponieważ organizacje związkowe przy posiadaniu środków zapasowych na funduszu będą bardziej skłonne do dokonania czasowej zmiany wysokości odpisu podstawowego. Co więcej, jeżeli w wyniku takiego działania nie dojdzie do zmniejszenia wypłacanych świadczeń z zakładkowego funduszu świadczeń socjalnych, organizacje związkowe będą bardziej skłonne także do stałego obniżenia wysokości odpisu podstawowego. Niewykluczone, że także poniżej ustawowego poziomu.
RADA 5
– W sytuacji gdy jednak się nam uda doprowadzić do likwidacji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych co dzieje się ze środkami zgromadzonymi na koncie funduszu? Czy pracodawca będzie mógł przeksięgować te środki na kapitał obrotowy? – wyraził zainteresowanie prezes.
– W celu ochrony środków zgromadzonych na koncie funduszu ustawodawca wyposażył organizacje związkowe w prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy. Jest to kolejny dowód na brak możliwości swobodnego dysponowania środkami funduszu przez pracodawcę. Funkcję ochronną spełniają także przepisy karne, zgodnie z którymi ten, kto, będąc pracodawcą, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny.
Przepisem jednoznacznie uniemożliwiającym przejęcie środków funduszu przez pracodawcę nawet po likwidacji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest art. 11 Ustawy, zgodnie z którym „środki Funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny”. Oznacza to, iż w przypadku gdy fundusz został zlikwidowany, a mimo to pozostały na koncie funduszu jakieś niewykorzystane środki, powinny być one do końca wykorzystane na działalność socjalną, a jeśli w danym roku kalendarzowym nie uda ich się wykorzystać, to przechodzą one na rok następny. W wyniku czego pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia funduszu aż do całkowitego umorzenia jego środków.
Odmienna sytuacja może mieć wyłącznie miejsce w przypadku likwidacji spółki, w ramach której prowadzony jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W takim wypadku zgodnie z art. 64 ustawy z 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 233) w przypadku braku możliwości umorzenia środków funduszu w całości na rzecz uprawnionych, środki te przechodzą na rzecz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. W żadnym jednak wypadku pracodawca nie będzie posiadał uprawnienia do przeksięgowania środków Funduszu na środki obrotowe spółki – podsumował prawnik.
1. RADA PRAWNIKA
Wypowiedzenie zakładowego układu zbiorowego pracy
Mimo że pracodawca jest związany układem, a zmiany w nim może dokonywać wyłącznie w uzgodnieniu ze wszystkimi stronami, to w sytuacji, gdy pracodawca jest zdecydowany na dokonanie zmiany polegającej na likwidacji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, może dokonać zgodnie z art. 241 7 k.p. wypowiedzenia Zakładowego układu zbiorowego pracy. W takim wypadku układ przestanie obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, który zgodnie z art. 241 7 par. 3 k.p. wynosi 3 miesiące (chyba że strony ustaliły inny okres wypowiedzenia). W wyniku takiego działania pracodawca po upływie okresu wypowiedzenia będzie uprawniony do zmiany indywidualnych warunków pracy i płacy pracowników, co jest konieczne w związku z tym, że planowana likwidacja funduszu jest wprowadzeniem regulacji mniej korzystnych dla pracowników od dotychczasowych, a w takim wypadku zgodnie art. 241 13 par. 2 k.p. konieczne jest wypowiedzenie pracownikom dotychczasowych warunków umowy o pracę lub zawarcie z nimi porozumień zmieniających w zakresie prawa do korzystania z funduszu, który zostanie zlikwidowany.
2. RADA PRAWNIKA
Zmniejszenie odpisu może podlegać negocjacjom
Pracodawca zgodnie z art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zobowiązany jest do odprowadzania na fundusz odpisu podstawowego w wysokości 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim. W zakładowym układzie zbiorowym pracy odpis podstawowy został określony na poziomie dwukrotności ustawowego odpisu, tj. 75 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r., co wynika z treści art. 5d ustawy.
Jest w tym zakresie znaczne pole do negocjacji. Ustawowe 37,5 proc. na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy zostało zwiększone do 75 proc., co w związku ze swobodą regulacji układowej w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest w pełni uprawnione. Strony mogą nie tylko swobodnie zwiększać odpis podstawowy, co jako korzystniejsze dla pracowników należałoby uznać za dopuszczalne, mogą je także swobodnie zmniejszać do dowolnej wysokości. Oznacza to, iż możliwym jest nie tylko przywrócenie wysokości odpisu do ustawowej wartości lecz także jego zmniejszenie lub dokonanie całkowitej niwelacji bez konieczności likwidacji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który może mieć także inne niż odpis podstawowy źródła zwiększeń.
3. RADA PRAWNIKA
Zawieszenie niektórych postanowień na okres do 3 lat
Drugą możliwością zmierzającą do zmniejszenia kosztów prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest zaproponowanie na mocy art. 241 27 k.p. zawieszenia części zakładowego układu zbiorowego pracy w zakresie postanowień dotyczących wysokości odpisów podstawowych. Dokonanie zawieszenia postanowień układu w zakresie wysokości odpisu podstawowego dopuszczalne jest ze względu na sytuację finansową pracodawcy, co przy dokonywaniu corocznej nadpłaty na fundusz powodującej ciągły wzrost środków funduszu niewątpliwie jest działaniem uzasadnionym. Zawieszenie może zostać dokonane wyłącznie na okres nie dłuższy niż 3 lata. Termin ten liczony jest na zasadach kodeksu cywilnego, w wyniku czego kończy się w dniu, z upływem którego data odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. W przypadku zawarcia porozumienia 25 czerwca 2015 r. trzyletni termin upłynie z końcem 25 czerwca 2018 r., tj. od 26 czerwca 2018 r. pracodawca ponownie będzie zobowiązany do odprowadzania odpisu podstawowego zgodnie z treścią układu, co skutkować będzie w praktyce, iż odpis zostanie naliczony dopiero za rok 2019.
4. RADA PRAWNIKA
Czasowa modyfikacja regulacji za pomocą protokołu dodatkowego
Ostatnią możliwością dokonania alternatywnych oszczędności pośrednio łączącą dwie poprzednie zmiany jest wprowadzenie w drodze protokołu dodatkowego nowego postanowienia w układzie, zgodnie z którym w okresie np. 5 lat wymiar odpisu podstawowego będzie wynosił 0 proc., a po tym okresie będzie wynosił np. 37,5 proc. bądź inną wartość, która pozwoli zachować ciągłość świadczeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Istnieją duże szanse, że organizacje związkowe, w sytuacji, gdy będą miały do wyboru wypowiedzenie zakładowego układu zbiorowego pracy a doprowadzenie do umorzenia aktualnie powstałych oszczędności na koncie funduszu, zgodzą się na zniwelowanie powstałych oszczędności.
Jest także znaczna szansa, że organizacje związkowe będą skłonne do zmniejszenia odpisu podstawowego, który pozwoli na niewypracowywanie kolejnych nadwyżek.
5. RADA PRAWNIKA
Przeksięgowanie środków nie będzie możliwe
W pierwszej kolejności należy wskazać na treść art. 12 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z którym pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia odrębnego rachunku bankowego przeznaczonego na środki funduszu. Świadczy to o odrębności tych środków od środków obrotowych spółki. Dodatkowo w art. 12 ust. 2 wyraźnie zostało zaznaczone, iż środki funduszu nie podlegają egzekucji, chyba, że jest prowadzona w związku ze zobowiązaniami funduszu. Mimo iż zgodnie z art. 10 ustawy pracodawca administruje środkami funduszu, to jednak nie ma uprawnień do swobodnego nimi dysponowania i przeksięgiowania na środki obrotowe.