Kodeksowe usankcjonowanie pracy zdalnej

Potrzeba wprowadzenia zmian w zakresie pracy zdalnej uzasadniona została w projekcie do ustawy – jako konieczność wyjścia naprzeciw uzasadnionym potrzebom pracowników i pracodawców, co wiąże się z wprowadzeniem pracy zdalnej jako rozwiązania stałego.

„Praca zdalna” – o której mowa w obecnie obowiązującym art. 67 18 kp. i następnych, stanowi połączenie dotychczas funkcjonujących trzech sposobów świadczenia pracy w sposób zdalny - tj:
- najbardziej popularnej, funkcjonującej na podstawie art. 3 ustawy z 2.03.2020r. „ o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem , przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID – 19 i innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych „ ( Dz.U. 2020, p. 374) - pracy zdalnej, którą mógł wprowadzić pracodawca w trybie polecenia na czas oznaczony w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemiologicznego lub stanu epidemii , ogłoszonego z powodu COVID – 19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
- funkcjonującej na podstawie art. 67 5 – 67 17 kp. instytucji telepracy ;
- nieuregulowanej formalnie, ale funkcjonującej w praktyce - home office, mającej postać okazjonalnej pracy świadczonej w domu.

Zgodnie z nową regulacją - praca zdalna została zdefiniowana – jako praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodniona z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W świetle powyższej definicji legalnej „ pracy zdalnej” - może ona być wykonywana również w modelu hybrydowym ( na część wymiaru etatu). Ponadto praca zdalna może być wykonywana nie tylko w z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jak tele - lub wideokonferencja , ale również z użyciem innych środków komunikacji jak np. telefon, komunikatory internetowe itp.

Katalog prac zakazanych do wykonywania w trybie zdalnym

Oczywistym dla wszystkich winno być , iż praca może być wykonywana w trybie zdalnym tylko wówczas gdy ze swej istoty – nadaje się ona do wykonywania z wykorzystaniem takiego rozwiązania. W art. 67 31 kp, ustawodawca wprowadził katalog prac, co do których przewidział zakaz wykonywania ich w trybie zdalnym.

Do tych prac należą: prace szczególnie niebezpieczne, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określanych dla pomieszczeń mieszkalnych , prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy, prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, oraz prace powodujące intensywne brudzenie.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Wprowadzona definicja pracy zdalnej, wskazuje, iż miejscem jej może być ( ale nie wyłącznie) miejsce zamieszkania pracownika. Pod pojęciem „ miejsce zamieszkania” należy ( przynajmniej na razie, gdy brak orzecznictwa w tym zakresie) rozumieć miejscowość, w której pracownik przebywa z zamiarem stałego pobytu ( art. 25kc).

Omawiając regulację „ pracy zdalnej” należy jednocześnie podkreślić, że pracownikami zdalnymi nie są pracownicy tzw. mobilni , których miejsce pracy jest ze swej istoty ruchome, podobnie rzecz się będzie miała do pracowników, którzy wykonują prace w związku z poleceniem odbycia podróży służbowej.

Sposoby wykonywania pracy zdalnej

Zgodnie z wprowadzoną regulacją ustawową – praca zdalna może być wykonywana
- w modelu podstawowym – tj. w ramach uzgodnień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem ( art. 67 19 §1-2 kp.)
- modelu nadzwyczajnym – w drodze polecenia pracodawcy (art. 67 19 §3-5 kp.)
- na wniosek niektórych szczególnych grup pracowników (art. 67 19 § 6-7 kp.)
- okazjonalnie w wymiarze do 24 dni w ciągu roku na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej (art. 67 33 kp.)

Uzgodnienie świadczenia pracy w formie zdalnej może mieć miejsce przy zawieraniu umowy o prace, a także już w jej trakcie.

Zasady w ramach których będzie wykonywana praca zdalne są ustalane w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową ( lub kilkoma – jeśli jest ich więcej) a w przypadku jej braku lub też w przypadku niedojścia do porozumienia – reguły związane z pracą zdalną zostają wprowadzone w drodze regulaminu pracy zdalnej. Jeśli w danej firmie nie dojdzie do powstania regulaminu pracy zdalnej – pracodawca określi reguły jej wykonywania w poleceniu pracy zdalnej ( art. 6719 §3 kp.) albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem ( art. 6720 §5 kp.)

Obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną

Ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie – narzędzi, materiałów oraz pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną.

Ustawodawca dopuścił, aby pracownik mógł wykorzystywać własne narzędzia i materiały do pracy ( pod warunkiem, że spełniają one wymogi bhp). W takiej sytuacji pracodawca jest obowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracownikiem.
Obowiązek pracodawcy polegający na zapewnieniu pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji, pokrycia kosztów eksploatacji, kosztów energii elektrycznej, oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, narzędzi prac i wypłaty ekwiwalentu – może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość winna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Kontrola pracownika świadczącego pracę zdalnie

Przepisy regulujące pracę zdalną przewidują trzy rodzaje kontroli pracownika świadczącego pracę w formie zdalnej, tj:
- kontrolę wykonywania pracy zdalnej ,
- kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy ,
- kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Szczególne grupy pracowników uprawnionych do pracy zdalnej

Regułą jest, że do wykonywania pracy w trybie zdalnym dochodzi na skutek porozumienia pracodawcy i pracownika.

W itp. 6719 §6 kp. przewidziano jednak, iż pewnym grupom pracowników przysługuje prawo do uwzględnienia przez pracodawcę ich wniosku o pracę zdalną. Oczywiście , z wyjątkiem tych sytuacji – gdy nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Do kręgu osób, którym przysługuje roszczenie o pracę zdalną należą:
- pracownik – który jest rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu ( również po ukończeniu przez nie 18 lat)
- pracownik – który jest rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności
- pracownik – który jest rodzicem dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania ruchu, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno – wychowawczych ( również po ukończeniu przez nie 18 roku życia)
- pracownica w ciąży,
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
- pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym. Posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znaczącym stopniu niepełnosprawności.

W powyższych przypadkach – pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku pracownika jedynie jeśli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj.

Okazjonalna praca zdalna

Zgodnie z itp. 6733 §1 kp. praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika w wymiarze nie przekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym - można uznać, że jest to odpowiednik dotychczasowej home office.

Do okazjonalnej pracy zdalnej nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu, ani obowiązek pracodawcy zapewnienia materiałów, narzędzi itp.