W maju 2023 r. pracownik przebywa na zwolnieniu od pracy z tytułu opieki nad chorym dzieckiem. Jego wynagrodzenie składa się z pensji zasadniczej oraz zmiennej premii miesięcznej. Do końca kwietnia 2023 r. premia była pomniejszana za okresy usprawiedliwionych nieobecności w sposób proporcjonalny. Od 1 maja br. premia nadal jest zmniejszana za okresy absencji, ale inaczej niż proporcjonalnie (procentowo za każdy dzień). Po pierwsze, premia za kwiecień nie została jeszcze wypłacona i nie wiadomo, czy zostanie do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków. Po drugie, w lutym 2023 r. pracownik chorował przez pięć dni i otrzymał obniżoną premię. Jak postąpić z premią – czy obliczyć podstawę zasiłku opiekuńczego za maj bez tej premii, a potem po wypłacie przeliczyć podstawę, i jak ustalić wynagrodzenie za luty 2023 r.? Jak wyliczyć premię?

Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne wypłacone za okres od maja 2022 r. do kwietnia 2023 r. oraz premie miesięczne, wypłacone za miesiące od maja 2022 r. do lutego 2023 r. oraz premię za marzec 2023 r. – w podwójnej wysokości. Po wypłacie zaległej premii za kwiecień nie ma potrzeby wyrównywania zasiłku. Premię za luty należy wliczyć po uzupełnieniu.

Zasady ogólne

Co do zasady, podstawę wymiaru zasiłków oblicza się ze średnich zarobków pracownika uzyskanych przez niego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc – w tym przypadku sprawowania opieki nad dzieckiem. Przez wynagrodzenie rozumie się tu przychód pracownika, od którego naliczane są składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Jest to kwota odpowiadająca 13,71 proc. tej podstawy. Podstawę zasiłku oblicza się, przyjmując te składniki wynagrodzenia, które:

  • podlegają obłożeniu składkami na ubezpieczenia społeczne,
  • nie przysługują za okresy niezdolności do pracy.

Istnieją różnego rodzaju okoliczności mające wpływ na ustalanie podstawy do zasiłku, np.: zmiana warunków płacowych, niewypłacenie danego składnika do chwili sporządzenia rozliczenia lub obowiązywanie odmiennych zasad w sprawie zachowania bądź nie prawa do danego składnika za okresy pobierania różnych zasiłków. Czasami zmiany występują już po wyznaczeniu podstawy lub w trakcie pobierania zasiłku. W ślad za tym pracodawca niekiedy musi obliczyć podstawę ponownie i przeliczyć zasiłek, przy czym „przeliczenie” nie zawsze oznacza to samo. Czym innym jest bowiem ustalenie podstawy na nowo, tj. z innego okresu, a czym innym pozostawienie tego samego okresu, ale z wyłączeniem lub wliczeniem określonego składnika.

Brak wypłat za poprzedni okres

W praktyce zdarza się, że składniki wynagrodzenia, które powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku, przysługują, lecz nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych. W takiej sytuacji do podstawy wymiaru tego zasiłku przyjmuje się tylko te składniki, które zostały wypłacone, przy czym składnik za ostatni (poprzedni) okres – w podwójnej wysokości. W przypadkach, gdy w podstawie zasiłkowej zostanie uwzględniona np. premia (bądź inny składnik) w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, późniejsza wypłata tego składnika wynagrodzenia, a więc już po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku, nie powoduje ponownego obliczenia tej podstawy.

przykład 1

Składniki kwartalne

Załóżmy, że pracownik stanie się niezdolny do pracy z powodu choroby w lipcu 2023 r. Podstawę zasiłku chorobowego będzie wówczas stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od lipca 2022 r. do czerwca 2023 r. Pracownikowi temu przysługuje premia kwartalna. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku powinny zostać uwzględnione premie za III, IV, I i II kwartał. Do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków premia za II kwartał nie została jeszcze wypłacona. Do ustalenia podstawy wymiaru należy przyjąć premię za III, IV kwartał oraz premię za I kwartał w podwójnej wysokości.

Może się też zdarzyć, że kwartalne lub miesięczne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie. Wtedy podstawę wymiaru zasiłku ustala się bez tych składników, ale po ich wypłaceniu, podstawę tę należy przeliczyć – tj. włączyć do niej dokonane wypłaty – i wypłacić wyrównanie wysokości zasiłku.

Jeżeli do podstawy wymiaru zasiłku został przyjęty składnik wynagrodzenia w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, a następnie pracodawca podjął decyzję, że ten składnik pracownikowi jednak nie przysługuje, podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, wyłączając z niej ten składnik za okres zasiłku przysługującego od daty, od której podjęto decyzję o braku jego wypłaty.

Są przypadki, gdy zakład pracy co prawda podjął decyzję o zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia od określonej daty, ale zmieniając zasady wynagradzania, włączył ten składnik w całości lub w części do innego lub zamienił na inny składnik. Wtedy omówiona zasada nie ma zastosowania, a więc taki składnik podlega wliczeniu do podstawy.

Na nowych zasadach

Składniki wynagrodzenia pomniejszane na podstawie przepisów płacowych za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, ale nie w sposób proporcjonalny do okresu tej nieobecności, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Zasada ta ma zastosowanie także wtedy, gdy przepisy płacowe nie zawierają wyraźnych postanowień o sposobie zmniejszania wysokości składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku, a pracownik nie zachowuje prawa do tego składnika za okres pobierania zasiłku (pkt 311 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej).

W trakcie zatrudnienia może dojść do zmiany sposobu zmniejszania danego składnika za czas m.in. niezdolności do pracy z powodu choroby. W tym przypadku zmiana polega na przejściu ze zmniejszania proporcjonalnego na procentowe, tj. nieproporcjonalne.

W opisywanym wyżej przypadku nie ma to jednak wpływu na ustalanie podstawy zasiłku należnego za maj. W lutym 2023 r., czyli w okresie, z którego jest ustalana podstawa zasiłku, wystąpiła usprawiedliwiona nieobecność. Przy czym pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, więc wynagrodzenie za ten miesiąc należy uzupełnić. Natomiast gdyby pracownik zachorował np. w lipcu br., to podstawę stanowiłoby wynagrodzenie za okres od lipca 2022 r. do czerwca 2023 r. i wówczas premia wypłacona za maj zostałaby wliczona już w wysokości faktycznie wypłaconej.

Wyrównanie pensji wstecz

Zdarza się, że pracodawca podnosi wynagrodzenia i podwyżką obejmuje okres wsteczny, tzn. decyduje o przyznaniu podwyżki od jakiegoś terminu w przeszłości. W takiej sytuacji za okres między tym terminem a dniem wprowadzenia zmiany pracownikom przysługuje wyrównanie – chodzi tu o taki stan faktyczny, w którym już wcześniej pracownicy mieli prawo do większej pensji. Tymczasem wzrost wynagrodzenia sięgający przeszłych miesięcy oznacza konieczność dokonania przeliczeń nie tylko samego wynagrodzenia zasadniczego celem obliczenia kwoty wyrównania, lecz także wszystkich innych dodatkowych składników, które pracownik otrzymuje i których podstawą ustalania jest właśnie stawka zasadnicza, w tym zasiłków. Po wypłacie wyrównania zasiłki podlegają ponownemu przekalkulowaniu w związku z podwyżką pensji, o ile zmiana obejmuje miesiące uwzględnione wcześniej w podstawie wymiaru świadczenia.

Wypłaty zaliczkowe i składniki terminowe

Jeżeli w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, niektóre składniki wynagrodzenia – np. premie lub prowizje – zostały wypłacone zaliczkowo, to do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej zaliczkowo, a po ich wyrównaniu podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, uwzględniając te składniki, i dopłaca zasiłek.

Bywają też składniki płacowe, które są przyznawane tylko na pewien okres, np. ze względu na powierzenie pracownikowi jakiejś funkcji lub większej liczby obowiązków. Wówczas przy kalkulowaniu podstawy zasiłkowej należy pamiętać o zasadzie wynikającej z art. 41 ust. 2 ustawy zasiłkowej, mówiącej, że składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku/wynagrodzenia chorobowego należnego za okres po tym terminie. Ta zasada ma również odpowiednie zastosowanie do składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu. Zatem składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu uwzględnia się w podstawie wymiaru chorobowego tylko za okres przypadający do tego terminu.

Kiedy trzeba przeliczyć

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych (lub krótszy), nawet jeżeli w tych okresach nastąpiła zmiana wysokości wynagrodzenia na skutek objęcia innego stanowiska pracy lub zmiany warunków wynagradzania ustalonych w umowie o pracę. Oznacza to, że w całym obranym okresie, z którego liczona jest podstawa, pracownik wcale nie musiał być jednakowo opłacany. Mogło się zdarzyć, że wskutek wypowiedzenia lub porozumienia zmieniającego doszło do podwyżki lub obniżenia pensji. Wtedy ustala się podstawę z faktycznych wynagrodzeń wypłacanych za przyjmowane miesiące.

Należy też uważać na zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wzrasta ono co roku (w 2023 r. dwukrotnie – od 1 stycznia i od 1 lipca), a wraz z nim wzrasta najniższa podstawa wymiaru zasiłków. Jeśli pracownik np. choruje na przełomie roku lub czerwca/lipca 2023 r., należy sprawdzić, czy podstawa świadczenia za lipiec w porównaniu z nową podstawą minimalną nie jest za niska. Jeśli tak, trzeba ją podnieść.

Podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków – zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju – nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy. Oznacza to, że podstawa raz obliczona dla danego rodzaju zasiłku przechodzi jako podstawa kolejnego zasiłku.

Nie ustala się podstawy na nowo, ale włącza lub wyłącza dany składnik płacowy, jeśli w firmie obowiązują niejednolite zasady jego przyznawania za okresy różnych zasiłków.

przykład 2

Dodatek stażowy

Zgodnie z regulaminem wynagradzania dodatek stażowy nie jest zmniejszany za okresy pobierania zasiłku chorobowego, natomiast nie przysługuje za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego. Pracownica po okresie przebywania na zasiłku chorobowym urodziła dziecko i nabyła prawo do zasiłku macierzyńskiego. Podstawy wymiaru tego ostatniego nie ustala się na nowo, lecz trzeba do niej wkalkulować dodatek stażowy, który teraz nie przysługuje.

W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których liczona jest podstawa. Zatem istotne jest, w którym momencie nastąpiła zmiana etatu. Jeśli już w trakcie pobierania zasiłku, a więc w późniejszym miesiącu niż miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, to ta zmiana nie ma już wpływu na wysokość ustalonej wcześniej podstawy.

przykład 3

Część etatu

Pracownik chorował w maju br. i pobrał wynagrodzenie chorobowe. Podstawa wymiaru tego wynagrodzenia ustalono z uwzględnieniem wynagrodzenia za okres od maja 2022 r. do kwietnia 2023 r. W czerwcu br. pracownik nabył prawo do zasiłku opiekuńczego. Do końca maja br. pracownik był zatrudniony na pełny etat, a od 1 czerwca – na 3/4. Ze względu na zmianę etatu podstawa zasiłku za czerwiec powinna być ustalona na podstawie wynagrodzenia za czerwiec (po uzupełnieniu). ©℗