Już niedługo pracodawcy będą musieli zainwestować w podstawki, klawiatury i myszki do pracy dla pracowników korzystających z laptopów. Albo podnieść ryczałty za pracę zdalną.
Zmiana rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. poz. 973), wysłana przez resort rodziny do konsultacji społecznych, może już niedługo spowodować spore zamieszanie w firmach, w których pracownicy pracują przy laptopach. Nie ma przy tym znaczenia, czy odbywa się to w biurze, czy zdalnie.
Nowelizacja, która miała zapewnić pracującym zdalnie prawo do refundacji okularów (pisaliśmy o tym 30 marca br., „Pracujesz zdalnie? Możesz niedowidzieć”), wprowadzi też powszechny obowiązek doposażenia pracowników pracujących przy laptopach. Pracodawcy będą musieli zapewnić im monitory stacjonarne lub podstawki zapewniające ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu, oraz dodatkowe klawiatury i myszy.
– Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że prawo pracy nakłada na nich odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy bez względu na to, gdzie się ona odbywa – komentuje Piotr Wojciechowski, adwokat, ekspert prawa pracy. – W zależności od tego, gdzie będzie się odbywać ta praca, zmiany będą jednak inaczej wdrażane – mówi ekspert.
Trzeba zaktualizować informacje
W przypadku pracowników zdalnych, zdaniem mec. Wojciechowskiego, pracodawcy powinni zadbać o aktualizację informacji o warunkach pracy przy laptopach, tak by uwzględniała nowe elementy takiego stanowiska pracy. Zatrudnieni zdalnie powinni złożyć na nowo oświadczenie, że ich stanowisko spełnia zmienione wymogi. Zasadnicze pytanie brzmi: kto ponosi koszty doposażenia stanowiska pracy w domu w wymagane przez nowe przepisy monitory lub podstawki, klawiatury i myszki. Jeśli pracownik, to powinno to znaleźć odzwierciedlenie w wysokości należnego mu, np. zryczałtowanego, zwrotu dodatkowych kosztów pracy zdalnej. – W innym wypadku urząd skarbowy, który przyjdzie na kontrolę po nowelizacji rozporządzenia, może uznać, że wcześniej stawka ryczałtu czy ekwiwalentu była zawyżona – ostrzega Bartosz Tomanek, adwokat, partner zarządzający zespołem PCS | Littler w Gdańsku.
– Dla pracodawców lepszym rozwiązaniem byłoby sfinansowanie i dostarczenie takiego wyposażenia pracującym zdalnie, bo bez niego mogą odmówić pracy przy laptopie jako niezgodnej z nowymi regulacjami. Nie oznacza to jednak automatycznie powrotu do pracy stacjonarnej – dodaje mec. Wojciechowski
W przypadku pracujących w biurze nie ma wątpliwości, że zmiany oznaczają obowiązek dostosowania stanowisk pracy przy laptopach do nowych wymagań. – Paradoksalnie nowelizacja, która miała doprecyzować obowiązki w zakresie bhp w przypadku pracy zdalnej, może najmocniej odbić się na pracy w biurach – dodaje mec. Tomanek. – Może się okazać, że po zmianach pracujący zdalnie dokupią sobie podstawki pod laptopy na własny koszt i oświadczą pracodawcom, że ich stanowiska spełniają wymagania ergonomii. W przypadku stanowisk urządzonych w biurach obowiązek sfinansowania wyposażenia wymaganego w nowych przepisach mają pracodawcy. Zamiast inwestować w dostosowanie stanowisk biurowych, mogą zdecydować się na wysłanie osób pracujących przy laptopach do domu. Wystarczy wtedy podniesienie o kilka złotych ryczałtu przysługującego za pracę z domu.
Plusy i minusy
– Na pewno pozytywną zmianą, przewidzianą w projekcie nowelizacji rozporządzenia z 1998 r., jest ograniczenie nadmiernej szczegółowości i anachroniczności przepisów regulujących np. stopnie nachylenia monitora czy charakterystykę powierzchni podnóżka, który ma być zapewniony przez pracodawcę na wniosek zatrudnionego – komentuje Marek Maszewski, dyrektor działu nadzoru SEKA SA. – Do pozytywów należy też zaliczyć usunięcie wątpliwości w kwestii obowiązywania tych przepisów w odniesieniu do laptopów. W myśl nowelizacji, jeśli laptopy są stosowane „co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy”, to należy je w zakresie BHP traktować tak jak ekrany stacjonarne. Zmiana przepisów ma jednak też minusy. Zdaniem Maszewskiego sformułowanie „połowa dobowego wymiaru czasu pracy” oznacza problemy dla pracodawców zatrudniających pracowników na nieznaczną część etatu. Do nich te przepisy również będą miały zastosowanie, co będzie miało taki efekt, że pracodawcy będą musieli ponieść nieproporcjonalnie duże koszty. – Lepszym rozwiązaniem byłoby zastąpienie tego fragmentu zapisem o pracujących z wykorzystaniem monitorów ekranowych przez ponad cztery godziny dziennie – mówi Maszewski.
Marek Maszewski zwraca też uwagę na to, że rozporządzenie o bhp na stanowiskach wyposażonych w monitor i przewidziany w nim obowiązek refundacji zakupu okularów do takiej pracy nie mają pełnego odzwierciedlenia w rozporządzeniu o badaniach profilaktycznych pracowników.
– Warto, aby projektodawca ułatwił pracodawcom realizację zaleceń lekarzy medycyny pracy i np. we wzorze zaświadczenia o braku przeciwwskazań do pracy przy monitorze przewidział dodatkowe pole, w którym lekarz zaznaczałby konieczność stosowania okularów do takiej pracy – zauważa Marek Maszewski. – Obecnie to zaświadczenie jest wystawiane w sposób niesformalizowany, np. na dodatkowym dokumencie, którym dysponuje pracownik, co często powoduje komplikacje przy refundacji zakupu okularów do pracy przy monitorze.©℗
