Uwaga na udzielanie czasu wolnego za godziny nadliczbowe w innym miesiącu

W naszym zakładzie pracy przeprowadzono kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). W wystąpieniu pokontrolnym PIP wniosła o naliczanie i wypłacanie pracownikom wynagrodzenia w ustalonym terminie wypłaty, w tym dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych w miesiącu ich wypracowania (dotyczy to dobowych przekroczeń norm czasu pracy). Do tej pory w naszym zakładzie obowiązywała zasada, że pracownik może odebrać czas wolny za nadgodziny (na swój wniosek) do końca kwartału.

PIP w przypadku jednego z pracowników stwierdziła nieprawidłowości w wypłacie wynagrodzenia za nadgodziny i dodatku 50 proc. za listopad 2022 r., mimo że pracownik sam złożył wniosek o udzielenie czasu wolnego na początku stycznia. Za listopad wypłaciliśmy mu podstawowe wynagrodzenie za pracę, tak samo jak za styczeń. Czy faktycznie nasze dotychczasowe postępowanie było nieprawidłowe? Przecież zrekompensowaliśmy nadgodziny udzielonym czasem wolnym w tym samym wymiarze?

Kodeks pracy (dalej k.p.) przewiduje dwa sposoby rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych, tj. rekompensatę pieniężną oraz czas wolny. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obejmuje dwa elementy (art. 1511 par. 1 k.p.):

• normalne wynagrodzenie za pracę,
• dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

Przez normalne wynagrodzenie należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. Obejmuje ono zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli pracownik ma prawo do takich dodatkowych składników na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych (wyrok Sądu Najwyższego z 3 czerwca 1986 r., sygn. akt I PRN 40/86). Normalne wynagrodzenie obejmuje więc dodatek funkcyjny, stażowy, za wykonywanie pracy w szkodliwych warunkach oraz premie, jeśli mają charakter stały, a nie wynikowy.

Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

• 100 proc. wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
• 50 proc. wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony powyżej.

Dodatek w wysokości 100 proc. przysługuje także za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Kolejnym sposobem rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych jest udzielenie pracownikowi czasu wolnego. Co ważne, taka rekompensata pozbawia pracownika dodatku za tę pracę. Pracownikowi przysługuje jednak prawo do normalnego wynagrodzenia za czas przepracowany (art. 1512 par. 1‒3 k.p.). Rekompensata pracy nadliczbowej czasem wolnym może nastąpić na wniosek pracownika lub bez wniosku pracownika.

Raz wyższe, raz niższe

Czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych nie musi być udzielony w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wykonano tę pracę. Co ważne, jak stwierdził SN w wyroku z 9 lutego 2010 r., sygn. akt I PK 157/09, czas wolny od pracy udzielony na pisemny wniosek pracownika w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 1512 par. 1 k.p.) nie jest zwolnieniem od pracy ani czasem niewykonywania pracy, za który przepisy przewidują zachowanie prawa do wynagrodzenia. A zatem za czas wolny za nadgodziny pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, bo nie ma przepisu (podstawy prawnej) zobowiązującego pracodawcę do wypłacenia wynagrodzenia za te oddane godziny.

Trzeba ponadto zwrócić uwagę na art. 80 k.p., zgodnie z którym wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Jeżeli zatem nadgodziny dobowe i udzielony w zamian czas wolny przypadają w tym samym miesiącu, to wymiar czasu pracy ulega zbilansowaniu i wynagrodzenie pozostaje bez zmiany.

W sytuacji natomiast, w której czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż ten, w którym pracownik pracował w nadgodzinach, to w miesiącu, w którym pracował w nadgodzinach, otrzymuje on odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę. Natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał – odpowiednio niższe (za czas wolny za nadgodziny nie przysługuje wynagrodzenie).

Należy zatem uznać, że za pracę w nadgodzinach, niezależnie od przysługującej za nią rekompensaty w postaci czasu wolnego lub dodatku, należy wypłacić normalne wynagrodzenie za pracę. Jeżeli zatem pracodawca nie przeliczy wynagrodzenia pracownika za miesiąc, w którym wystąpiły nadgodziny, ten wymóg nie zostanie spełniony. Pracownik otrzyma bowiem w takiej sytuacji wynagrodzenie zaniżone, tj. obejmujące tylko godziny wynikające z rozkładu, a nie faktycznie przepracowane. Natomiast w miesiącu wykorzystywania czasu wolnego za nadgodziny na wniosek pracownika wynagrodzenie zostanie zawyżone – pracownik przepracuje bowiem mniej godzin, niż to wynika z jego rozkładu czasu pracy. W przypadku więc gdy pracownik korzysta z czasu wolnego na swój wniosek (tj. w proporcji 1 : 1) w innym miesiącu niż ten, w którym była świadczona praca nadliczbowa, pracodawca powinien:

• w miesiącu wystąpienia nadgodzin wypłacić normalne wynagrodzenie za te godziny, łącznie z wynagrodzeniem za pracę za cały miesiąc,
• w miesiącu wykorzystywania czasu wolnego za nadgodziny wypłacić wynagrodzenie tylko za pracę wykonaną.

Takie postępowanie jest zgodne ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 2005 r. w sprawie czasu wolnego za nadgodziny (znak GNP-367-4560/05/PE) oraz ze stanowiskiem z 21 kwietnia 2009 r., znak GPP-306-4560-32/09/PE/RP.

W stanowisku z 21 kwietnia 2009 r. GIP przedstawił pogląd, odnoszący się do sytuacji złożenia przez pracownika wniosku o czas wolny za nadgodziny przed terminem wypłaty wynagrodzenia (gdzie czas wolny przypada na kolejny miesiąc/miesiące inne niż ten w którym nadgodziny powstały) i możliwości uniknięcia wówczas przez pracodawcę wypłaty dodatku za nadgodziny. Nie odnosi się do możliwości wypłaty w takiej sytuacji normalnego wynagrodzenia za nadgodziny w terminie późniejszym, czyli w terminie odbioru przez pracownika czasu wolnego (z zasady za czas wolny za nadgodziny pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie). W takiej zatem sytuacji, gdy pracownik złoży wniosek o czas wolny przed wypłatą wynagrodzenia, to zgodnie z interpretacją inspekcji pracodawca może mu nie wypłacać dodatku, ale wypłaca normalne wynagrodzenie za nadgodziny. Zatem w miesiącu, w którym pracownik odbiera czas wolny, pracodawca powinien mu zatem obniżyć wynagrodzenie za ten czas.

Najbezpieczniejsza dla pracodawcy jest zatem taka sytuacja, gdy pracownik odbiera czas wolny za nadgodziny w tym samym miesiącu, w którym one powstały. Wówczas nie ma obowiązku wypłaty zarówno dodatku (nie należy się za czas wolny), jak i wynagrodzenia (należy się za czas nadgodzin, ale bilansuje się z wynagrodzeniem, jakie nie zostanie wypłacone z uwagi na odbiór czasu wolnego). Z perspektywy pracodawcy najkorzystniej jest zatem rekompensować nadgodziny czasem wolnym w ramach jednego miesiąca, bo ograniczy to koszty płacowe firmy. Jeśli inicjatywa skorzystania z czasu wolnego wyjdzie od pracownika, to pracodawca nie poniesie w związku z tym żadnych dodatkowych wydatków.

Niejednolite orzecznictwo

Warto jednak dodać, że w niektórych orzeczeniach odmiennie ujęto zasady oddawania czasu wolnego za nadgodziny mające miejsce w różnych miesiącach, a co za tym idzie – wypłacania wynagrodzenia. SN w sprawie zakończonej wyrokiem 9 lutego 2010 r., sygn. akt I PK 157/09, stwierdził, że za czas wolny należy się wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymał za pracę w oddawanych godzinach nadliczbowych, oczywiście bez dodatków. Innymi słowy, w miesiącu wypracowania godzin nadliczbowych pracownik nie otrzymuje za nie wynagrodzenia. Wynagrodzenie to otrzyma w miesiącach, w których czas wolny będzie oddawany. Czas wolny będzie więc na swój sposób płatny, tyle że wynagrodzeniem „zawieszonym” z okresu, w którym praca była wykonana. Jest to o tyle ważne, że wynagrodzenie z miesiąca wykonywania pracy może się różnić od wynagrodzenia z miesiąca oddawania czasu wolnego. W uzasadnieniu tego wyroku SN stwierdził, że odmienna wykładnia groziłaby tym, że pracownik mógłby na skutek oddawania czasu wolnego pozostawać bez środków do życia. Trzeba jednak zaznaczyć, że pogląd ten budzi wśród ekspertów prawa pracy wątpliwości.

Biorąc jednak pod uwagę przedstawione stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy, należy stwierdzić, że dotychczasowe postępowanie zakładu pracy opisane w pytaniu nie było prawidłowe. ©℗