? OPIS SYTUACJI: Paradox SA z siedzibą w Warszawie jest podmiotem działającym w branży motoryzacyjnej na rynku polskim od ponad 15 lat. Obecnie spółka zatrudnia niewiele ponad 1000 pracowników. W spółce SA aktywne są dwa związki zawodowe. Do 2012 roku włącznie działalność spółki przynosiła zyski pozwalające na zapewnienie pracownikom atrakcyjnych warunków zatrudnienia. Zatrudnieni korzystają m.in. z takich świadczeń jak finansowana w całości przez pracodawcę prywatna opieka medyczna oraz możliwość uczestniczenia w zajęciach rekreacyjno-sportowych. Funkcjonujący w spółce system bonusowy stanowi rzeczywistą rekompensatę zaangażowania pracowników w realizowane obowiązki. Paradox SA utworzyła także w 2009 roku dla swoich pracowników pracowniczy program emerytalny (dalej: PPE), w którym gromadzone są środki na ich przyszłą emeryturę. Kryzys w branży motoryzacyjnej w kolejnych latach miał jednak negatywny wpływ na wyniki finansowe spółki. Od 2013 roku spółka już nie generuje zysków na dotychczasowym poziomie.
ŚWIADCZENIA DLA ZAŁOGI
W 2014 roku z uwagi na trudną sytuację finansową, w której znalazła się spółka, pojawiła się także potrzeba oszczędności w kosztach zatrudnienia. Jednym z najistotniejszych kosztów świadczeń pracowniczych są koszty składki podstawowej do PPE finansowanej przez Paradox SA. Z tego względu zarząd postanowił ustalić, jakie możliwości obniżenia kosztów prowadzenia PPE ma spółka. W tym celu zostało zorganizowane spotkanie, w którym wzięli udział: prezes zarządu Marek Malinowski, dyrektor ds. personalnych Katarzyna Kowalska, odpowiedzialna również za koordynację PPE, oraz radca prawny Anna Anielska. Zaproszeni uczestnicy zostali z wyprzedzeniem poinformowani przez prezesa zarządu o temacie spotkania, aby w jego trakcie możliwe było podjęcie decyzji o dalszych działaniach.
● Etap I Identyfikacja możliwych działań
Spotkanie zostało zaplanowane na 15 grudnia 2014 r. O 9:00 w sali konferencyjnej w siedzibie spółki spotkali się wszyscy uczestnicy spotkania.
– Dziękuję, że jesteście. Jak wiecie, od dłuższego już czasu nasza sytuacja finansowa się nie poprawia. Nadal poszukujemy oszczędności, które pozwolą nam przetrwać ten trudny okres bez konieczności redukcji zatrudnienia czy istotnych cięć płacowych. Analizy, które zostały przeprowadzone, wskazują kilka istotnych kosztowo elementów, których redukcja pozwoliłaby spółce na uniknięcie konieczności na przykład zmniejszenia stanu personelu. Jak już wiecie, jednym z tych elementów są koszty prowadzenia przez spółkę PPE. Czy odrobiliście państwo pracę domową? – rozpoczął prezes Malinowski.
– Moi drodzy, wydaje mi się, że w obecnej sytuacji rzeczywiście PPE jest obszarem, nad którym musimy się pochylić. Z danych, które przygotowałam, wynika, że 98 proc. naszych pracowników jest uczestnikami PPE. Składka podstawowa finansowana przez spółkę jest odprowadzana w wysokości 7 proc. wynagrodzenia każdego uczestnika PPE. To daje nam łączny roczny koszt ok. 4 mln zł – powiedziała dyrektor Kowalska.
– Pani mecenas, czy mamy jakiekolwiek możliwości, żeby nie opłacać PPE? – zapytał prezes.
– Proszę państwa, od strony prawnej istnieją możliwości, które możemy wykorzystać w celu pozyskania oszczędności poprzez wyeliminowanie lub obniżenie kosztów składek do PPE. Jednak w pierwszej kolejności musimy ustalić jedną podstawową kwestię. Czy już teraz chcemy trwale wyeliminować obowiązek, a zarazem możliwość opłacania składek podstawowych do PPE? – zapytała radca prawny.
– Teraz mogę powiedzieć tylko, że to, czy będziemy mogli płacić w przyszłości, zależy od tego, co będzie się działo na naszym rynku. Jeśli tylko sytuacja finansowa na to pozwoli, chciałbym, abyśmy mogli wznowić opłacanie składek. Zależy mi na tym, aby nasi pracownicy mogli godnie żyć na emeryturze po wieloletniej pracy w spółce. Teraz natomiast potrzebujemy jak najszybciej obniżyć koszty prowadzenia PPE, a najlepiej w ogóle nie płacić składek przynajmniej przez kilka najbliższych miesięcy – odpowiedział prezes.
– Tak naprawdę, gdybyśmy mogli nie płacić składek przynajmniej przez połowę 2015 roku, to mielibyśmy już o ok. 2 mln mniejsze koszty – wtrąciła dyrektor Kowalska.
– Czy mam w takim razie rozumieć, że obniżenie w 2015 roku kosztów prowadzenia PPE o połowę będzie satysfakcjonujące? – zapytała radca prawny.
– Tak. To będzie wystarczające w 2015 roku. A w kolejnych latach zobaczymy, co będzie działo się na naszym rynku. Może będziemy mogli pozwolić sobie na ponoszenie kosztów PPE w takiej wysokości jak obecnie – stwierdził prezes.
● Etap II Ustalenie scenariusza działań
RADA 1
– Drodzy państwo, w takim razie musimy się zastanowić, która z dostępnych opcji obniżenia kosztów finansowania składki podstawowej PPE będzie dla spółki najodpowiedniejsza – powiedziała radca prawny Anna Anielska. – Mamy do wyboru takie możliwości, które nie będą wymagały od pracodawcy współdziałania ze związkami zawodowymi, tj. czasowe zawieszenie odprowadzania składek czy też czasowe ograniczenie ich wysokości na podstawie jednostronnej decyzji pracodawcy.
RADA 2
Możliwe jest również czasowe zawieszenie naliczania i odprowadzania składek podstawowych lub czasowe ograniczenie ich wysokości na podstawie porozumienia ze związkami zawodowymi.
RADA 3
Innym sposobem obniżenia kosztów jest trwała zmiana wysokości składki podstawowej, która wymaga akceptacji przez związki zawodowe. Jak państwo oceniają, jakiej reakcji związków zawodowych możemy się spodziewać, kiedy poinformujemy ich przedstawicieli, że musimy podjąć działania pozwalające na obniżenie kosztów prowadzenia PPE?
– Pani mecenas, dotychczasowe relacje ze związkami zawodowymi działającymi w spółce oceniam pozytywnie – powiedział prezes. – Związki zawodowe znają kondycję finansową spółki, wiedzą też, że sytuacja na rynku zmusza nas do ograniczania kosztów na różnych płaszczyznach. Z pewnością w sytuacji, kiedy otrzymają również informację, że dalsze funkcjonowanie spółki wymaga redukcji kosztów zatrudnienia, zrozumieją, że obniżenie składek podstawowych do PPE będzie dla pracowników mniej uciążliwe niż np. likwidacja systemu bonusowego czy likwidacja stanowisk pracy.
– Związki są zaniepokojone naszą sytuacja finansową. Kilkakrotnie już dopytywały mnie, czy planujemy zwolnienia lub obniżki pensji. Wiedzą, że takie działania będą konieczne, jeśli nie znajdziemy innego wyjścia – zapewniała dyrektor Kowalska.
– W takim razie proponuję rozważyć następujący scenariusz działań. Musimy, jak rozumiem, jak najszybciej zmniejszyć koszty składek do PPE. To możemy uzyskać bez zgody związków zawodowych. Pracodawca ma możliwość jednostronnie zdecydować o tym, że nie będzie odprowadzał składek podstawowych przez okres do 6 miesięcy. Pozwala nam na to zawarta w ramach PPE umowa zakładowa. Ewentualnie zamiast całkowitego zawieszenia odprowadzania składek, możemy wyłącznie ograniczyć ich wysokość – zaproponowała radca prawny.
– A na jak długo i do jakiej wysokości moglibyśmy bez uzgodnień ze związkami zawodowymi ograniczyć składkę? – zapytał prezes.
– Zgodnie z naszą umową zakładową pracodawca może jednostronnie ograniczyć składkę podstawową do wysokości nie niższej niż 1 proc. wynagrodzenia przez okres maksymalnie 12 miesięcy – odpowiedziała radca prawny. – Jednostronne zawieszenie odprowadzania składki i jednostronne ograniczenie wysokości składki to są dwie możliwe opcje, które możemy zastosować już teraz. Nie wymagają żadnych uzgodnień ze związkami, a pozwalają na natychmiastowe ograniczenie kosztów.
– To jest to, co musimy wykorzystać – powiedział prezes Malinowski, zadowolony z tego, że ma możliwość podjęcia natychmiastowych działań.
– Ze swoje strony rekomenduję skorzystanie jednak z opcji jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek na maksymalny dopuszczalny okres sześciu miesięcy. Pozwoli nam to na całkowite wyeliminowanie kosztu składek podstawowych przez najbliższe pół roku. Ten czas pozwoli nam na podjęcie decyzji, co dalej z PPE – zarekomendowała radca prawny. – Poza tym wyłącznie po okresie jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek podstawowych dopuszczalne jest zawarcie ze związkami porozumienia o zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek podstawowych lub porozumienia o ograniczeniu wysokości tych składek. Nie będzie to możliwe, jeśli tylko jednostronnie ograniczymy wysokość składek.
– Jedna kwestia mnie niepokoi. Wiem, że związki zawodowe mają poczucie tego, że są współtwórcami naszego PPE. Obawiam się więc, że jednostronne działania spółki w zakresie składek mogą zostać źle odebrane. Związki mogą uznać, że pracodawca już nie liczy się z ich zdaniem i nie współpracuje w ważnych dla nich sprawach. To może negatywnie wpłynąć na nasze relacje ze związkami i dalsze rozmowy – stwierdziła Katarzyna Kowalska.
– Dlatego już na tym etapie ważne są kontakty ze związkami zawodowymi. Proponuję, aby przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie PPE odbyło się spotkanie z przedstawicielami związków, na którym przekażemy im informacje o planach spółki dotyczących PPE i przyczynach zaplanowanych działań. Z kolei kiedy już zostanie podjęta decyzja, z której opcji skorzysta spółka, oficjalnie przekażemy informację o tym związkom zawodowym i wszystkim uczestnikom PPE – wskazała radca prawny.
– Pani mecenas, moim zdaniem w obecnej sytuacji musimy zgodnie z pani rekomendacją skorzystać z możliwości jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek podstawowych. Potrzebujemy maksymalnego ograniczenia kosztów już w pierwszej połowie 2015 roku. Dlatego, pani Katarzyno, proszę zorganizować w przyszłym tygodniu spotkanie ze związkami. Poinformuję je o tym, że sytuacja finansowa zmusiła nas do natychmiastowego ograniczenia kosztów prowadzenia PPE i jeszcze przed zbliżającymi się świętami otrzymają oficjalne pismo informujące, że pracodawca podjął decyzję o jednostronnym zawieszeniu odprowadzania składek podstawowych przez sześć miesięcy, tj. całe pierwsze półrocze 2015 roku. Liczę na ich zrozumienie – poinformował zebranych o swojej decyzji prezes.
– Proponuję, aby podczas spotkania pan prezes zwrócił związkom zawodowym uwagę również na to, że takie działanie jest niezbędne dla uniknięcia całkowitej likwidacji PPE lub innych działań, które byłyby bardziej uciążliwe dla pracowników. Ważne jest też, żeby związki wiedziały, że jeżeli sytuacja finansowa spółki się poprawi, to składki będą opłacane w dotychczasowej wysokości, w przeciwnym zaś razie pracodawca będzie oczekiwał ze strony związków zawodowych współpracy, która będzie niezbędna dla uniknięcia likwidacji PPE – powiedziała radca prawny.
● Etap III Weryfikacja możliwych dalszych działań
– Musimy się jednak zastanowić, co dalej w sytuacji, kiedy się okaże, że zawieszenie opłacania składek przez pierwsze półrocze 2015 roku będzie niewystarczające. Kiedy i jakie działania powinniśmy podjąć, żeby skorzystać z możliwości obniżenia kosztów prowadzenia PPE przez dalszy okres? – zapytał pan prezes.
– Z ostrożności powinniśmy założyć najmniej pesymistyczny scenariusz, tj. że w kolejnym półroczu 2015 roku nie będziemy mogli pozwolić sobie na opłacanie składek. W takiej sytuacji możemy skorzystać wyłącznie z opcji zawieszenia naliczania i odprowadzania składek na podstawie porozumienia ze związkami zawodowymi. Tylko takie działanie pozwoli nam na wyeliminowanie obowiązku opłacania składek przez kolejne miesiące. Ale nie będzie możliwe bez zgody związków zawodowych. – wskazała radca prawny.
– A co, jeśli związki nie zgodzą się na zawarcie porozumienia o zawieszeniu opłacania składek? – zapytała dyrektor Kowalska.
RADA 4
– Będziemy zobowiązani opłacać składki w dotychczasowej wysokości. Możliwe jest jednak też negocjowanie porozumienia, na podstawie którego zostanie obniżona wysokość składek do uzgodnionego ze związkami poziomu przez określony czas. Takie porozumienie nie będzie co prawda eliminowało całkowicie kosztów opłacania składek, jednak pozwoli na ich ograniczenie – powiedziała radca prawny.
– A jeśli związki w ogóle nie będą chciały rozmawiać o zawieszeniu czy obniżce składek do PPE? Kiedy nie będzie szans na jakiekolwiek porozumienie w tej sprawie? – zapytał prezes.
– W takiej sytuacji pozostaje tylko likwidacja PPE. Musimy jedynie pamiętać, że likwidacji nie możemy przeprowadzić w trybie natychmiastowym. Do zlikwidowania PPE niezbędne jest w pierwszej kolejności zawieszenie odprowadzania składek podstawowych lub ograniczenie ich wysokości przez co najmniej trzy miesiące, a dodatkowo wypowiedzenie umowy zakładowej z zachowaniem 12-miesięcznego okresu wypowiedzenia – poinformowała radca prawny.
– No cóż, w takim razie pozostaje nam mieć nadzieję, że związki zawodowe zrozumieją, iż jeśli będzie taka potrzeba, a nie dojdziemy do porozumienia, PPE zostanie zlikwidowany. Wierzę jednak w to, że wykażą się rozsądkiem i będzie im zależało na tym, żeby nie likwidować PPE. Myślę, że zdają sobie sprawę, iż po likwidacji PPE opłacanie składek nie zostanie już nigdy wznowione – powiedział prezes.
– Panie prezesie, uważam, że dobrze byłoby przypomnieć związkom zawodowym mechanizmy działań, które mogą zostać podjęte w celu obniżenia kosztów PPE. Myślę, że jeśli zrozumieją, iż po osiągnięciu porozumienia w zakresie PPE jest szansa na uniknięcie likwidacji PPE, będzie im również zależało na dojściu do kompromisu – powiedziała dyrektor Kowalska.
– Słusznie, w takim razie proszę panią mecenas o przygotowanie na najbliższe spotkanie ze związkami prezentacji, w której przedstawimy możliwe działania i ich konsekwencje – powiedział prezes Malinowski. – Wspólnie przekonamy związki zawodowe, że zaplanowane przez nas działania są jedynymi słusznymi w obecnej sytuacji.
RADA PRAWNIKA
Czasowe obniżenie kosztów PPE – jednostronne działania pracodawcy
W celu ograniczenia kosztów pracodawcy związanych z finansowaniem składki podstawowej w ramach PPE ustawodawca przewidział w art. 38 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz.U. z 2014 r. poz. 710: dalej: u.p.p.e.) możliwość jednostronnego zawieszenia odprowadzania składki podstawowej lub jednostronnego czasowego ograniczenia wysokości odprowadzanej składki podstawowej. Regulacja ustawowa dotycząca zawieszenia odprowadzania składek podstawowych na podstawie jednostronnej decyzji pracodawcy przewiduje ograniczenie czasowe okresu, na jaki może zostać dokonane jednostronne zawieszenie odprowadzania składek. Zgodnie z art. 38 ust. 2 i 3 u.p.p.e. w okresie obejmującym 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych łączny okres jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek podstawowych nie może przekroczyć 3 miesięcy, chyba że umowa zakładowa przewiduje dłuższy, maksymalnie 6-miesięczny, okres zawieszenia. Warunki natomiast, na jakich pracodawca może zawiesić odprowadzanie składek podstawowych, zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 15 u.p.p.e. powinny zostać określone w umowie zakładowej. Oznacza to, że w umowie zakładowej powinny zostać określone zarówno powody takiej decyzji, jak i okresy, na które może zostać dokonane jednostronne zawieszenie odprowadzania składek podstawowych. Jednocześnie ustawodawca nie ograniczył liczby możliwych jednostronnych zawieszeń. W sytuacji kiedy takie ograniczenia nie zostały zawarte w umowie zakładowej, pracodawca co do zasady ma możliwość wielokrotnego korzystania z instytucji jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek podstawowych, a jedynym w tym zakresie ograniczeniem jest brak możliwości stosowania takiego zawieszenia przez okres dłuższy niż 3 miesiące w okresie obejmującym 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych (maksymalnie 6 miesięcy w okresie obejmującym 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych, jeżeli umowa zakładowa przewiduje wydłużenie okresu jednostronnego zawieszenia). Jednostronne zawieszenie odprowadzania składek podstawowych nie stanowi przesunięcia w czasie obowiązku ich odprowadzenia. Po okresie jednostronnego zawieszenia pracodawca nie jest zobowiązany do odprowadzenia do PPE składek za okres tego zawieszenia.
Jednocześnie ustawodawca przewidział w art. 38 ust. 1 pkt 2 u.p.p.e. możliwość czasowego ograniczenia wysokości naliczanej składki podstawowej na podstawie jednostronnej decyzji pracodawcy. Wskazał przy tym jedynie poprzez odesłanie do art. 24 ust. 3 u.p.p.e., że ograniczenie składki podstawowej może zostać ustalone procentowo od wynagrodzenia albo w jednakowej kwocie dla wszystkich uczestników PPE, lub też procentowo od wynagrodzenia z określeniem maksymalnej kwotowej wysokości tej składki. Warunki, na jakich pracodawca może ograniczyć wysokość naliczanej składki podstawowej, zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 15 u.p.p.e. powinny zostać określone w umowie zakładowej. Powyższe oznacza, że w umowie zakładowej powinny zostać określone zarówno powody takiej decyzji, jak i okresy, na które może zostać dokonane jednostronne ograniczenie wysokości składek podstawowych. W przypadku braku takich regulacji w umowie zakładowej w zasadzie zastosowanie instytucji jednostronnego ograniczenia wysokości składek podstawowych jest niemożliwe. Dodatkowo u.p.p.e. nie zawiera regulacji, które limitowałyby liczbę jednostronnych decyzji pracodawcy o czasowym ograniczeniu składki podstawowej, jeżeli są spełnione warunki takiego ograniczenia określone w umowie zakładowej. Oznacza to, że w przypadku, kiedy umowa zakładowa nie ogranicza w żaden sposób liczby możliwych jednostronnych ograniczeń wysokości składki podstawowej, należy uznać, że pracodawca ma swobodę w tym zakresie i w zasadzie może korzystać z instytucji ograniczenia wysokości składki podstawowej, jeżeli tylko wystąpią powody takiego ograniczenia określone w umowie zakładowej. Ponadto wskazane powyżej sposoby ograniczenia kosztów związanych z finansowaniem składki podstawowej do PPE, tj. jednostronne czasowe ograniczenie wysokości odprowadzanych składek podstawowych lub jednostronne zawieszenie ich odprowadzania, jako jedyne nie wymagają zgody reprezentacji pracowników.
RADA PRAWNIKA
Czasowe obniżenie kosztów PPE – działanie pracodawcy w porozumieniu z reprezentacją załogi
Innymi przewidzianymi przez ustawodawcę możliwymi opcjami postępowania mającego na celu obniżenie kosztów prowadzenia PPE są działania, które mogą zostać podjęte za zgodą reprezentacji pracowników, tj. czasowe zawieszenie naliczania i odprowadzania składek podstawowych lub czasowe ograniczenie wysokości składek podstawowych. Wyłącznie jednak po okresie jednostronnego zawieszenia przez pracodawcę odprowadzania składek podstawowych możliwe jest zawarcie porozumienia z reprezentacją pracowników o czasowym zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek podstawowych (art. 42 ust. 3 pkt 1 u.p.p.e.) lub porozumienia o czasowym ograniczeniu wysokości składek podstawowych (art. 42 ust. 3 pkt 2 u.p.p.e.). Zawarcie każdego z porozumień, o których mowa powyżej, następuje w sytuacji, kiedy pracodawca i reprezentacja pracowników zgodnie uznają, iż jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy. Po zawarciu takich porozumień niezbędne jest złożenie wniosku o wpis ich postanowień do rejestru PPE prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego. Porozumienia obowiązują bowiem nie wcześniej niż od dnia wpisania ich postanowień do rejestru programów prowadzonego przez KNF. Należy również pamiętać, że zgodnie z art. 39 ust. 1 u.p.p.e. porozumienie między pracodawcą a reprezentacją pracowników o zawieszeniu naliczania i odprowadzania składek podstawowych lub czasowym ograniczeniu wysokości naliczanych składek podstawowych może zostać zawarte maksymalnie na okres łącznie 24 miesięcy w okresie obejmującym 48 kolejnych miesięcy kalendarzowych. Nie ma oczywiście przeszkód co do tego, aby zostało zawarte na okres krótszy niż 24 miesiące. Natomiast maksymalny okres 24 miesięcy, na który może zostać zawarte porozumienie, może zostać wydłużony wyłącznie wtedy, gdy dalsze naliczanie i odprowadzanie składek podstawowych spowodowałoby konieczność złożenia wniosku o upadłość pracodawcy prowadzącego PPE. W takiej sytuacji porozumienie może zostać zawarte na okres nie dłuższy niż kolejne 24 miesiące.
RADA PRAWNIKA
Trwałe obniżenie kosztów PPE – możliwe działania
Trwałe obniżenie wysokości składek podstawowych możliwe jest w drodze zmiany postanowień umowy zakładowej. Wymagane przy tym są jednak również zgoda reprezentacji pracowników jako strony umowy zakładowej, zawarcie stosownego aneksu do umowy zakładowej oraz rejestracja zmiany tej umowy przez KNF. Na podstawie takiej zmiany umowy zakładowej w zakresie wysokości składki podstawowej możliwe jest w praktyce obniżenie wysokości składki podstawowej nawet do symbolicznej wysokości, np. 10 zł. Wyłącznie do pracodawcy i reprezentacji pracowników należy decyzja w zakresie tego, w jakiej wysokości zostanie ustalona składka podstawowa. Ustalona przez strony umowy zakładowej wysokość składki podstawowej po rejestracji przez KNF zmiany tej umowy będzie obowiązywała przez dalszy okres prowadzenia PPE przez pracodawcę. Kolejna zmiana wysokości tej składki będzie możliwa również w drodze aneksowania umowy zakładowej i rejestracji tej zmiany przez KNF.
RADA PRAWNIKA
Przed podjęciem decyzji o sposobie obniżenia kosztów PPE niezbędna jest weryfikacja postanowień umowy
Umowa zakładowa powinna zawierać szczegółowe regulacje dotyczące możliwości zarówno jednostronnego zawieszenia odprowadzania składek podstawowych, jak i jednostronnego ograniczenia wysokości składek podstawowych. Przede wszystkim z postanowień umowy zakładowej powinno wynikać, na jak długi okres możliwe jest jednostronne zawieszenie odprowadzania składek podstawowych. Postanowienia umowy zakładowej mogą przewidywać możliwość takiego zawieszenia na okres maksymalnie do 6 miesięcy. Jeżeli natomiast umowa zakładowa nie zawiera postanowień wskazujących długość okresu, przez który dopuszczalne jest jednostronne zawieszenie składek podstawowych, zastosowanie znajduje art. 38 ust. 2 u.p.p.e., co oznacza, że w okresie obejmującym 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych łączny okres jednostronnego zawieszenia nie może przekroczyć 3 miesięcy. W zakresie jednostronnego ograniczenia wysokości naliczanej składki podstawowej umowa zakładowa powinna również określać warunki takiego ograniczenia wysokości składki. Postanowienia umowy powinny przewidywać, przez jak długi okres może zostać ograniczona wysokość składki podstawowej, do jakiej maksymalnie wysokości w tym okresie może zostać ograniczona składka oraz jakie są inne warunki zastosowania tego ograniczenia. Weryfikacja postanowień umowy zakładowej przed podjęciem decyzji o jednostronnym zastosowaniu przez pracodawcę działań pozwalających na obniżenie kosztów prowadzenia PPE pozwoli na uniknięcie działań, które będą niezgodne z treścią postanowień tej umowy i jako takie będą mogły zostać skutecznie podważone. Nie jest bowiem dopuszczalne np. jednostronne zawieszenie odprowadzania składek podstawowych na okres 5 miesięcy, w sytuacji kiedy umowa zakładowa milczy na temat okresu, na który możliwe jest zawieszenie odprowadzania składek. Tak samo w przypadku jednostronnego ograniczenia wysokości składek. Jeżeli umowa zakładowa nie wskazuje, na jakich zasadach takie ograniczenie jest możliwe, to brak jest możliwości zastosowania jednostronnego ograniczenia wysokości składek.
PODSUMOWANIE
! Obniżenie kosztów prowadzenia PPE sprowadza się w zasadzie do obniżenia lub wyeliminowania kosztów składek podstawowych finansowanych przez pracodawcę. Osiągnięcie tego jest możliwe na kilka sposobów. Pracodawca ma takie możliwości obniżenia lub wyeliminowania kosztów składki podstawowej, które mogą zostać wykorzystane bez zgody reprezentacji pracowników. Pozwalają one jednak wyłącznie na krótkotrwałe wyeliminowanie lub ograniczenie kosztów składek albo prowadzą do likwidacji PPE.
Inaczej jest wtedy, gdy pracodawca uzyska zgodę reprezentacji pracowników na planowane działania. Taka zgoda pozwoli na zawieszenie opłacania składek nawet na 24 miesiące lub trwałe ich obniżenie do symbolicznej kwoty. Z tego względu w interesie zarówno pracodawcy, jak i reprezentacji pracowników jest osiągnięcie porozumienia w zakresie działań dotyczących PPE. Wyłącznie bowiem współpraca tych partnerów pozwoli na przetrwanie trudnego dla pracodawcy okresu bez konieczności likwidacji PPE.