Reforma kas zapomogowo-pożyczkowych nie w pełni wdrożona. Wielu popełnia trzy kluczowe błędy

KZP do 11 kwietnia 2023 r. musiały się dostosować do nowych przepisów. Analiza nowych statutów kas pokazuje, że wiele z nich odwołuje się jeszcze do starych, nieprawidłowych rozwiązań. Konsekwencje tych zaniedbań mogą ponieść nie tylko zarządy, lecz także wszyscy członkowie.

Znaczna część kas tylko pozornie przeprowadziła reformę, wykonując dwie wymagane czynności, tj. uzyskując numer REGON i dostosowując statut do nowych zasad. Z analizy wielu teoretycznie zreformowanych statutów wynika, że kasy w dość znaczącej liczbie nie dochowały staranności i pozostawiły sprzeczne lub niedopuszczalne rozwiązania organizacyjne, prawne lub finansowe, które nadal wymagają korekty. Nikt tego nie weryfikuje, dlatego w wielu kasach panuje przekonanie, że nawet jeśli przygotowane zapisy są skrajnie niepoprawne, niekorzystne dla członków lub wręcz niebezpieczne, to walne zgromadzenie i tak je przyjmie. Ta bezkarność będzie jednak miała swój finał, gdy w przypadku losowej kontroli lub ujawnionych innych nieprawidłowości i wejścia w spór sądowy zostaną przeprowadzone realna analiza istniejących zapisów i porównanie ich ze standardami wymaganymi ustawą. Za ujawnione nieprawidłowości konsekwencje poniosą twórcy takich zapisów, a ucierpią wszyscy członkowie kasy. Przyjrzyjmy się kilku najbardziej jaskrawym przykładom takich nieprawidłowych zapisów.

Różnicowanie pracowników ze względu na formę zatrudnienia

Wielu kadrowym wciąż nie mieści się w głowie, że członkiem KZP mogłaby zostać osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia. W wyniku takiego przekonania w licznych statutach katalog członków ograniczono jedynie do osób pracujących na umowę o pracę na czas nieokreślony. Tymczasem zmiana przepisów zrównała pod względem praw wszystkie „osoby fizyczne wykonujące pracę za wynagrodzeniem” bez względu na formę ich zatrudnienia. Wynika to wprost z art. 2 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych (dalej: ustawa o KZP). Trzeba zwrócić przy tym uwagę na trzy kwestie.

Osoby, które twierdzą, że można ograniczać KZP tylko do etatowców, posługują się argumentem, że co w prawie nie jest zabronione, jest dopuszczone. Zasada ta jednak nie ma w tym przypadku zastosowania. Zgodnie z art. 9 kodeksu pracy pojęcie prawa pracy obejmuje wszystkie przepisy regulujące stosunki prawne osób zatrudnianych i podmiotów (czy osób) zatrudniających, a więc obejmuje także statuty KZP, dając fundamentalne prawo zrzeszania się każdemu z zatrudnionych bez względu na formę, wymiar i czas trwania zatrudnienia, wysokość wynagrodzenia itd. Zatem takie bezpodstawne ograniczenie zawarte w statutach nie ma uzasadnienia ani w ustawach, ani w konstytucji, ani w umowach międzynarodowych (konwencjach), a wręcz przeciwnie ‒ jest mniej korzystne od przepisów, co powoduje, że jest sprzeczne z zasadami kodeksu pracy. Jeśli nawet można byłoby zastosować taki wybieg i umieścić (lub pozostawić) opisywany zapis w statucie, bo statutów żaden urząd lub sąd nie czyta ani nie rejestruje, ani nie zatwierdza, to będzie on bezprawny, nieskuteczny i traktowany jako niebyły. Dla poprawności należy go więc usunąć lub dostosować, stosując właściwe brzmienie z art. 2 ustawy o KZP.

Druga ważna kwestia jest związana z odwróceniem obowiązków samych członków i ze sposobem pozyskiwania środków przez KZP. Niegdyś podstawowym kanałem transferowania środków były ich wpłaty lub przelewy wykonywane przez pracodawcę z potrąconych wcześniej wynagrodzeń członków KZP, członkowie zaś nie mieli możliwości nie zgodzić się na potrącenia. Było to wygodne dla pracodawcy i czasem również dla kasy. Jedynie w sytuacji emerytów i rencistów lub w przypadku braku środków spowodowanego zajęciami lub zdarzeniami losowymi czy podczas przebywania na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym albo w innych bardzo różnych indywidualnych, pojedynczych przypadkach to członek samodzielnie był obowiązany wpłacić zadeklarowaną kwotę składki. Prowadziło to w niektórych przypadkach do absurdów. Pracownik nie mógł odzyskać własnych pieniędzy, dopóki nie odszedł z kasy lub od danego pracodawcy, nawet jeśli miał przejściowe kłopoty finansowe, którym mógł zaradzić, wypłacając środki przez siebie zgromadzone bez konieczności opuszczania kasy. Trzeba podkreślić, że takie zasady oznaczały całkowite niezrozumienie idei organizacji służącej pomocy finansowej i wspieraniu oszczędności. Członek KZP oszczędza poprzez deponowanie swoich środków w kasie w sposób usystematyzowany (miesięcznie), ale pozostaje ich właścicielem i decydentem. Obecny art. 12 ust. 1‒2 ustanawia zasadę, że to członek kasy ma obowiązek uiścić wpłatę, w wybranej przez siebie formie. Może on zdecydować, czy chce dokonywać wpłat samodzielnych w kasie gotówkowej prowadzonej przez pracodawcę (ściślej w punkcie kasowym, w którym mogą być obsługiwane transakcje KZP), czy poprzez przelew, z wykorzystaniem któregoś instrumentu bankowego typu polecenie zapłaty, zlecenie stałego, BLIK, przekaz pieniężny. Pozostawiono również możliwość potrącania składki przez pracodawcę. To bardzo istotna i potrzebna zmiana, która podkreśla, że za KZP odpowiadają członkowie, a nie, jak wyobrażają sobie niektórzy, pracodawca.

Jeśli KZP miałaby zostać trustem, czyli funduszem celowym zakładanym przez pracodawcę, to kapitał początkowy musiałby pochodzić właśnie od niego, a wpłaty członków mogłyby w ogóle nie być pobierane. Kasa nie jest jednak trustem, a niezależnym, opartym na ustawie zrzeszeniem osób fizycznych pierwotnie spełniających wspólny warunek – bycia osobą zatrudnioną przez wspólnego pracodawcę, a wtórnie dokonujących deponowania swoich środków finansowych. Inicjatywa zarówno fundacyjna, jak i likwidacyjna należy jedynie do nich, nie zaś do pracodawcy. Należy zatem przestać porównywać KZP chociażby do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Ważnym zagadnieniem w tym kontekście jest także dyskryminacja. Konwencja (nr 111) dotycząca dyskryminacji w zakresie zatrudnienia i wykonywania zawodu przyjęta w Genewie 25 czerwca 1958 r., ratyfikowana wtedy jeszcze przez PRL, w art. 1 ust. 1 definiuje, czym jest ta dyskryminacja i w jakich okolicznościach może występować. Gdyby zgodnie z zasadą wolności działalności organizacji u danego pracodawcy mogło funkcjonować wiele zrzeszeń typu KZP, wtedy można byłoby ograniczyć uprawnionych jedynie do pracowników etatowych, bo pozostali nadal posiadaliby prawo do stworzenia własnego zrzeszenia i innej organizacji, jak ma to miejsce w przypadku związków zawodowych (organizacji związkowych). Jednak prawodawca wyraźnie zastrzegł, że u jednego pracodawcy może funkcjonować tylko jedna KZP (art. 7 ust. 3 ustawy o KZP). Zatem to właśnie organizacje związkowe nie powinny dopuszczać do zapisów, które wyłączałyby zleceniobiorców z możliwości członkostwa w KZP. Takie ograniczenia są bowiem szkodliwe dla członków kasy. Celem operacyjnym każdej kasy jest bowiem stowarzyszenie jak największej liczby członków, co skutkuje obniżeniem ryzyka indywidualnego przez rozłożenie go na większą liczbę uczestników oraz zebranie jak najwięcej środków, co pozwala z kolei zarówno na podniesienie wysokości udzielanych pożyczek (lub wydłużenie czasu ich spłaty), jak i na wtórne lokowanie nadwyżek w celu wypracowania zysku, który pozwoli systematycznie finansować również zapomogi. Najczęściej to brak zrozumienia dla tych podstawowych cech KZP skutkuje wprowadzeniem bezprawnych ograniczeń w dostępie do członkostwa w kasie.

Dyskryminacja emerytów i rencistów

Stare przepisy kładły nacisk na wskazanie, czy dana osoba jest pracownikiem, czy emerytem lub rencistą, i ze względu na to różnicowały uprawnienia członka kasy. Jednak dla samej kasy to niebezpieczna, nieprzemyślana i nieadekwatna praktyka, która co do zasady słusznie została zrewidowana przez ustawodawcę. Choć ustawodawca ograniczył możliwość bycia poręczycielem przez emerytów i rencistów, sugerując, że nie posiadają oni stałego dochodu wypłacanego przez pracodawcę, co utrudnia odzyskania niespłaconej kwoty, to we wszystkich innych kwestiach nierówne traktowanie nie może mieć miejsca. Każdy członek KZP jest równy.

Oczywiście działanie ograniczające emerytów i rencistów jako poręczycieli ma na celu ich ochronę oraz wyraża także interes całej KZP. W ten sposób emeryt i rencista jest bowiem chroniony przed nieautoryzowanym zadłużeniem przez nierzetelnych pracowników obsługi KZP lub zarządy, lub innych oszustów, którzy, dysponując danymi, mogliby wskazywać emerytów i rencistów jako fikcyjnych poręczycieli. Chroniona jest także sama kasa przed osobami, które, będąc świadome tego, że wyegzekwowanie długu będzie od nich w praktyce niemożliwe, mogłyby doprowadzać do fikcyjnego, nieściągalnego w realnej perspektywie poręczenia pożyczek i w ten sposób wyłudzać z kasy pieniądze. Zatem to ograniczenie, może dyskusyjne, to raczej słuszna decyzja ustawodawcy. Można jednak przypuszczać, że w przyszłości zostanie zliberalizowana. Warto sobie też uświadomić, że zdolność poręczeniowa np. dwóch emerytów, którzy posiadają zebrany kilkudziesięcioletni wkład przekraczający zobowiązanie zaciągane przez pracownika, któremu poręczają, nie stanowi ryzyka dla żadnej ze stron. Na marginesie warto dodać, że prawdopodobnie w przyszłości w kasach pojawią się obecne w innych sektorach rynku usług finansowych narzędzia, takie jak gwarancje, zapisy, lokaty zabezpieczające, ubezpieczenia, weksle itd. – dziś jednak nie może być o nich mowy.

Obecnie, co trzeba podkreślić, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o KZP emeryt i rencista pozostaje członkiem, zachowując wszystkie prawa i obowiązki określone w ustawie lub statucie. Co oczywiste, nie może już być potrącane jego wynagrodzenie, nie można też wskazać jego wartości, ale pod względem praw (w tym samego prawa do pożyczki), jak i obowiązków (w tym dalszego obowiązku deponowania miesięcznych wkładów) sytuacja tej grupy członków pozostaje niezmieniona. Praktyki niedostosowanych statutów KZP pozwalających emerytom i rencistom, jak niegdyś, na nieopłacanie składek lub zastosowanie składki specjalnej (najczęściej niższej), ale także stosowanie innych kryteriów udzielania pożyczek, są bezprawne i dyskryminujące. Także pozbawianie emerytów i rencistów członkostwa w kasie jest nie tylko niedopuszczalne, lecz także sprzeczne z celami KZP. To wraz ze wzrostem liczby członków ryzyko w kasie spada, a możliwości operacyjne rosną. Każde działanie, które zmniejsza liczbę członków, jest szkodliwe, szczególnie w kasach, w których liczebność emerytów i rencistów przybiera procentowo dwucyfrowy wymiar, bo może to doprowadzić do niewypłacalności i upadłości całej kasy.

KZP musi dostosować przepisy swojego statutu zarówno do ustawy, jak i własnej specyfiki. Eliminacja emerytów i rencistów z KZP nie dość, że jest niedopuszczalna, to dodatkowo może pozbawić kasę premiowych dochodów, które zgodnie z art. 32 ustawy o KZP stanowią zdeponowane i niepodjęte zwroty wkładów członkowskich. Przypomnijmy, że co do zasady KZP ma obowiązek zwrócić środki zebrane przez członka, jednak nie wchodzą one do spadku, nie stanowią więc masy spadkowej i nie podlegają przepisom mówiącym o prawie do zachowku. Jeśli zmarły członek nie dopełnił swoich obowiązków i nie wskazał osób uprawnionych, to środki staną się własnością KZP. Warto przy okazji przypomnieć, że zarząd jako przedstawiciel administratora danych osobowych (ADO), którym jest KZP, jest zobowiązany do posiadania zgody od tych uprawnionych osób (jeśli są to osoby fizyczne), że te zgadzają się na przetwarzanie swoich danych osobowych przez KZP. Zgoda musi być świadoma i celowa, nie może być domniemana lub pozyskana w sposób budzący wątpliwość. Najlepiej udokumentowana podpisem lub w systemach elektronicznych. Warto dodać, że śmierć uprawnionej osoby nie zwalnia kasy z obowiązku zwrotu wkładów, bo sam zapis jako wartość prawna, niepodzielna podlega dziedziczeniu, ale nie na rzecz rodziny zmarłego członka, ale na rzecz spadkobierców tego uprawnionego, na którego ten członek zapis lub udział w zapisie ustanowił.

Pomijanie prawa członków do bezpośredniej kontroli

Najbardziej niewygodny przepis dla zarządu kasy, komisji rewizyjnej, ale także dla osób prowadzących jej obsługę ze strony pracodawcy to zapis, którego odzwierciedlenia nie znajdziemy, o zgrozo, w większości pozornie zreformowanych statutów. Powinien nawiązywać on do art. 12 ust. 2 pkt 7 ustawy o KZP, zgodnie z którym członek KZP ma prawo zaznajamiać się z:

• uchwałami organów KZP,
• protokołami z posiedzeń organów KZP,
• protokołami z kontroli przeprowadzanych przez komisję rewizyjną,
• sprawozdaniami finansowymi, o których mowa w art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Tak silne prawo kontroli jest uzasadnione i nie może być pomijane w statutach współczesnych kas. Prawo do bezpośredniego sprawowania nadzoru nad własnym mieniem powierzonym organizacji, będącej faktycznym jej posiadaczem, prawo do kontroli procedur zapisanych w uchwałach organów, kontroli samego istnienia wymaganych dokumentów, prawidłowego ich sporządzania czy realizowania poprzez nie powierzonych zarządowi i komisji rewizyjnej zadań to podstawowy element budowania zaufania do KZP jako instytucji, ale też jedyna realna miara kontroli bezpieczeństwa własnych danych osobowych i wpłaconych pieniędzy możliwa do zastosowania przez ich deponentów.

Kontrola KZP jest niezwykle ważna, bo nieprawidłowych praktyk w kasach było i jest wiele. Można tu wymienić niesporządzanie żadnej lub prowadzenie jedynie szczątkowej dokumentacji, korzystanie z przestarzałych wzorów, wykonywanie czynności i dokumentowanie ich raz na miesiąc, antydatowanie dokumentów lub sporządzanie ich dopiero na żądanie zainteresowanego, kompletna ignorancja w dziedzinie ochrony danych osobowych i finansowych przy jednoczesnym ukrywaniu kluczowych informacji służących podejmowaniu decyzji przez uprawnionych członków organów, manipulowanie środkami, dokumentami, zapisami księgowymi przez pracodawcę lub zarządy KZP oraz, co zdarza się bardzo często, jednoosobowe zarządzanie KZP przez księgową, kadrową, przewodniczącego lub sekretarza. To nie wszystko – zdarzają się nieuprawnione umorzenia lub wypłaty, niedopuszczalny obrót środkami na rzecz osób nieuprawnionych, przywłaszczanie lub czasowe bezprawne użytkowanie środków przywłaszczanych przez decydentów. W skrajnym przypadku prowadzi to do działania kasy jak piramidy finansowej, która była wypłacalna i zwracała wkłady, ale robiła to ze środków nowych ‒ wpływających na bieżąco od przystępujących i pozostających w kasie członków. Gdyby wówczas, po odzyskaniu wszystkich udzielonych pożyczek, spróbować zwrócić wkłady wszystkim właścicielom, okazałoby się, że pieniędzy jest po prostu za mało, choć zapisy pseudoksięgowe pozornie się bilansują.

Nic dziwnego, skoro często rachunkowość była realizowana w zeszycikach, w arkuszach kalkulacyjnych lub przy użyciu programów do potrąceń z płac, co generowało duże nieprawidłowości lub rozbieżności. Członkowie kasy nie kontrolowali tych praktyk i często pozostawały nieujawnione. Gdy członek kasy zmarł, osoby uprawnione do wypłaty jego środków nie miały pojęcia, ile tak naprawdę powinna ona wynosić.

Jeszcze trudniejsze do wykrycia są malwersacje, w które jest zaangażowany sam pracodawca, bo może on po prostu zwolnić pod byle pozorem osoby próbujące uporządkować finansowe kwestie KZP. Pozbawiając ich w ten sposób nie tylko wglądu, lecz także interesu prawnego w porządkowaniu bałaganu. Do nieprawidłowości należy też finansowanie zatrudnienia pracowników obsługi kasy z pieniędzy członków KZP potrącanych bezpodstawnie z ich wynagrodzeń przez pracodawcę.

Porządkując kwestię kontroli członkowskiej, należy jeszcze zestawić przepis dotyczący prawa zapoznawania się z uchwałami i protokołami z obowiązkiem zarządu kasy do ochrony przetwarzanych danych osobowych wynikającym z art. 43 ustawy o KZP, który koresponduje z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych. Aby zrzeszyć się w KZP, podobnie jak w przypadku zatrudnienia, sami członkowie dobrowolnie muszą przekazać własne dane osobowe do kasy. Nie ma mowy o posługiwaniu się pseudonimizacją, „numerami od pracodawcy” albo powoływaniem się na ochronę danych osobowych lub poufność kontraktów wynikającą z kodeksu pracy. Kandydat na członka kasy przekazuje organizacji swoje dane, czego wymaga od niego ustawa o KZP. Kasa dokonuje weryfikacji podanych danych bezpośrednio u niego, a w zakresie niezbędnym – także u pracodawcy, do czego również uprawnia ją ustawa o KZP. Co do zasady jednak dysponentem danych jako administrator danych osobowych zawsze pozostaje KZP, a nie pracodawca, jak było to dotychczas.

Trzeba w tym miejscu ponownie podkreślić, że o członkostwie danej osoby (podobnie jak przy podejmowaniu decyzji przy pożyczkach, poręczeniach, zapomogach czy kwotach potrąceń na wkłady) decyduje zarząd KZP, a nie księgowa, kadrowa lub pracodawca. Stronami umów są bowiem członek kasy i zarząd, a organy KZP przetwarzają dane i chronią pieniądze tego pierwszego. Na tym poziomie pracodawca jest stroną trzecią.

A to oznacza, że prawo do bezpośredniej kontroli członka wywodzi się z funkcji właścicielskich, a nie praw pracowniczych. Członek kasy jest jednocześnie jej współwłaścicielem, wierzycielem i deponentem wkładu. Jego uprawnienia kontrolne można zatem wywodzić również z przepisów kodeksu cywilnego o współwłasności i ochronie własności. ©℗