Związek planujący referendum otrzyma dane pracowników pod pewnymi warunkami

Musi udowodnić swój uzasadniony interes w ich pozyskaniu. A to będzie możliwe tylko wtedy, gdy spór z pracodawcą jest legalny. Ma to się jednak zmienić za sprawą planowanych zmian w przepisach - piszą prof. UŁ, dr hab. Małgorzata Kurzynoga, radca prawny, partner zarządzający w BKB Baran Książek Bigaj i dr hab. Daniel Książek, radca prawny, partner w BKB Baran Książek Bigaj.

Trwają prace legislacyjne nad zmianą przepisów o rozwiązywaniu sporów zbiorowych. Jedną z planowanych zmian ma być obowiązek pracodawcy przekazania związkom zawodowym listy służbowych adresów e-mailowych osób wykonujących u niego pracę zarobkową w terminie trzech dni od otrzymania wniosku w tej sprawie od organizacji związkowej prowadzącej spór zbiorowy. [ramka] I choć nie wiadomo, czy zmiana ta zostanie wprowadzona (zastrzeżenia w tym zakresie zgłosili zarówno pracodawcy, jak i Urząd Ochrony Danych Osobowych), to warto przypomnieć, że wnioski związków zawodowych do pracodawców o podanie danych pracowników w celu przeprowadzenia referendum strajkowego składane są także w obecnym stanie prawnym. Czy pracodawca może odmówić udostępnienia takich danych?

Strajk wymaga zgody

Jak wynika z art. 20 ustawy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, strajk można przeprowadzić, jeśli opowie się za nim większość głosujących pracowników, a w głosowaniu wzięło udział co najmniej 50 proc. pracowników zakładu pracy. W praktyce przeprowadzenie takiego referendum strajkowego wymaga więc posiadania informacji o liczbie pracowników i niejednokrotnie ich danych kontaktów. Zakresu pozyskiwanych informacji od pracodawcy dotyczy art. 28 ustawy o związkach zawodowych. W myśl tego przepisu, pracodawca jest obowiązany udzielić na wniosek zakładowej organizacji związkowej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących:

• warunków pracy i zasad wynagradzania;
• działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związanych z zatrudnieniem oraz przewidywanych w tym zakresie zmian;
• stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia;
• działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia (ust. 1).

Pracodawca udziela zakładowej organizacji związkowej informacji, o których mowa w ust. 1, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku (ust. 2).

Przepisy zarówno ustawy o sporach zbiorowych jak i ustawy związkowej nie zawierają natomiast regulacji odnoszących się wprost do pozyskiwania danych pracowników na potrzeby przeprowadzenia referendum strajkowego.

Zdaniem prezesa UODO

Na podstawy takiego żądania wskazuje natomiast prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). W jednej ze swojej wypowiedzi prezes UODO stwierdził, że „w wielu sytuacjach przeprowadzenie referendum strajkowego jest – bez posiadania informacji, kto w jakim zakładzie pracuje oraz w jaki sposób można się z nim skontaktować – bardzo utrudnione, a nawet niemożliwe. Okoliczność ta powoduje, że pracodawca ma obowiązek przekazać związkowi zawodowemu imiona i nazwiska zatrudnionych oraz informację umożliwiającą nawiązanie z nimi kontaktu, bowiem tylko w ten sposób związek będzie w stanie takie referendum przeprowadzić (…), dane te mogą obejmować m.in.: adres e-mail, numer telefonu czy adres do korespondencji, o ile nie istnieje inna możliwość skontaktowania się z pracownikiem”.

Prezes UODO wskazała, że podstawą uprawniającą związek zawodowy do pozyskiwania danych osobowych w zakresie imion, nazwisk oraz danych kontaktowych jest art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia ogólnego o ochronie danych (RODO), czyli prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora, którym jest poinformowanie wszystkich pracowników o planowanym referendum strajkowym, a zatem dotarcie do wszystkich pracowników danego zakładu pracy, w tym takich osób, które swoją pracę świadczą poza siedzibą zakładu pracy bądź są nieobecne z innych przyczyn. Z kolei w piśmie z 25 sierpnia 2021 r., stanowiącym odpowiedź na pytanie dotyczące legalności udostępnienia danych osobowych organizacji związkowej w celu przeprowadzenia referendum strajkowego, prezes UODO wskazał, że administrator każdorazowo powinien dokonać analizy, na jakiej podstawie będzie się odbywać udostępnianie danych osobowych – czy z tytułu członkostwa pracownika w związku, czy też zgody w przypadku pracownika niezrzeszonego. Z kolei podmiot wnioskujący o udostępnienie danych jest zobligowany podać administratorowi danych podstawę prawną, zgodnie z którą może żądać ich udostępnienia. Administrator natomiast, by nie narazić się na zarzut przetwarzania danych osobowych niezgodnie z prawem, nie powinien ich udostępniać, jeśli w jego ocenie podstawa prawna wskazana przez wnioskodawcę będzie niewystarczająca.

W kontekście stanowiska UODO warto jeszcze odnotować decyzje, które stały się przedmiotem wyroku WSA w Warszawie z 8 lipca 2021 r. (sygn. akt II SA/WA 2489/19, niepublikowane). W decyzji z 8 sierpnia 2019 r. nakazywał pracodawcy udostępnienie organizacji związkowej danych osobowych pracowników w zakresie ich imion, nazwisk oraz informacji umożliwiającej nawiązanie z nimi kontaktu. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes związku, który wiąże się z prawidłowym przeprowadzeniem strajku oraz wypełnieniem obowiązków dotyczących poinformowania wszystkich pracowników o planowanym referendum strajkowym. Udostępnienie danych związkowi nie może naruszać praw i wolności pracowników, bo te dane będą wykorzystane w celu przeprowadzenia referendum. Na skutek zaskarżenia decyzji WSA stwierdził, że wydana została z rażącym naruszeniem prawa, co stanowi przesłankę, co stanowi przesłankę stwierdzenia jej nieważności (art. 156 par. 1 pkt 2 kodeksu postępowania administracyjnego) z powodu braku kompetencji prezesa UODO do nakazania administratorowi danych ich udostępnienia.

Kiedy można odmówić

Ze ww. stanowiska UODO wynika zatem, że mimo iż nie ma przepisów odnoszących się wprost do pozyskiwania danych pracowników na potrzeby referendum strajkowego, to nie pozbawia to związku zawodowego możliwości ich pozyskania. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes związku, który wiąże się z prawidłowym przeprowadzeniem referendum strajkowego. Jednakże pracodawca nie powinien udostępniać danych pracowników, jeśli w jego ocenie podstawa prawna wskazana przez wnioskodawcę jest niewystarczająca. Obowiązek przekazania listy pracowników oraz danych kontaktowych ciąży więc na pracodawcy wyłącznie wtedy, gdy są one żądane w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia referendum strajkowego. Jeśli zatem z żądaniem udzielenia danych osobowych potrzebnych do przeprowadzenia referendum strajkowego występują organizacje, które wszczęły nielegalny spór zbiorowy, brak jest naszym zdaniem wystarczającej podstawy do ich ujawnienia.

Problem jednak w tym, że polskie przepisy nie przewidują instytucji badania legalności sporu zbiorowego, a opinie stron sporu na temat jego legalności są zazwyczaj przeciwstawne. Związki zawodowe niemal zawsze stoją na stanowisku, że spór zbiorowy jest legalny, a pracodawca, że jest nielegalny. Na gruncie polskich przepisów niemal w każdym przypadku, na którymś z etapów sporu można stwierdzić nielegalność sporu zbiorowego (przy czym stopień nielegalności może być różny). Wobec braku instytucji badania legalności sporu zbiorowego decyzja pracodawcy odmawiająca udostępnienia listy pracowników wiąże się jednak z ryzykiem złożenia przez związki zawodowe zawiadomienia na podstawie art. 35 ust. 1 pkt 2 u.z.z., że pracodawca utrudnia prowadzenie działalności związkowej prowadzonej zgodnie z przepisami ustawy, lub na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o sporach zbiorowych, że pracodawca przeszkadza w prowadzeniu w sposób zgodny z prawem sporu zbiorowego. Takie działanie związku zawodowego może jednak w rezultacie okazać się korzystne dla pracodawcy. Ustalenie, czy pracodawca utrudnia prowadzenie działalności związkowej zgodnie z przepisami ustawy, czy też uniemożliwia prowadzenie sporu zbiorowego w sposób zgodny z prawem, obliguje właściwe organy do zbadania legalności tego sporu. ©℗