Po wejściu w życie nowelizacji kodeksu pracy w zakresie work-life balance oraz przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy pracodawcy muszą zmierzyć się z rozszerzonym katalogiem informacji o zatrudnieniu, nowymi zasadami rządzącymi zawieraniem umów o pracę na okres próbny, a także wnioskami pracowników o bardziej przewidywalne warunki pracy. Zmiany weszły w życie w dosyć szybkim tempie, z czego może wynikać niewielka liczba praktycznych wskazówek na temat ich stosowania w codziennych relacjach z pracownikami. Organizowane w ostatnim czasie szkolenia i webinary dla pracodawców pokazują, że pytań w tym zakresie nie brakuje. Odpowiadają na nie Anna Kencel, aplikantka adwokacka, prawniczka w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler i Piotr Kuźniak, radca prawny, starszy prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler.

O co pytają na szkoleniach

Obowiązki informacyjne

PROBLEM Jakie dodatkowe informacje o warunkach zatrudnienia pracodawca musi przekazać pracownikowi po wejściu w życie nowelizacji?

ODPOWIEDŹ Nowelizacja istotnie poszerzyła zakres informacji przekazywanej nowo zatrudnionym pracownikom. Obowiązek informacyjny został poszerzony o przekazywanie informacji dotyczących:

  • obowiązującego pracownika dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy;
  • przysługujących pracownikowi przerw w pracy;
  • przysługującego pracownikowi dobowego i tygodniowego odpoczynku;
  • zasad pracy w godzinach nadliczbowych i sposobach rekompensaty za taką pracę,
  • w przypadku pracy zmianowej – zasad przechodzenia ze zmiany na zmianę;
  • w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasad przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
  • innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składników wynagrodzenia oraz świadczeń pieniężnych lub rzeczowych;
  • obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia;
  • prawa pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy.

Dodatkowo, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca będzie zobowiązany do przekazania informacji o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacji na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę.

PROBLEM Jak należy rozumieć obowiązek poinformowania pracownika o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego?

ODPOWIEDŹ Pracodawca będzie miał obowiązek wskazać Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub odpowiednią zagraniczną instytucję, jeśli praca będzie wykonywana za granicą. W przypadku zapewnienia przez pracodawcę pracownikom np. dodatkowego ubezpieczenia emerytalnego pracodawca również powinien przekazać informację pracownikom w tym zakresie. Wyjątek, kiedy pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku, dotyczy przypadku, w którym to pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

PROBLEM Czy obowiązek informowania o warunkach zatrudnienia dotyczy wyłącznie nowych pracowników?

ODPOWIEDŹ Co do zasady tak. W przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia w życie nowych przepisów pracodawca będzie miał obowiązek uzupełnić przekazaną dotychczas informację o zatrudnieniu o nowe informacje (co do których obowiązek przekazania został wprowadzony przez nowelizację) – ale tylko na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca będzie miał obowiązek przekazać stosowne informacje w terminie trzech miesięcy od dnia złożenia wniosku.

PROBLEM Czy za brak przekazania informacji o warunkach zatrudnienia pracodawcę mogą spotkać negatywne konsekwencje?

ODPOWIEDŹ Owszem. Wraz z rozszerzeniem katalogu informacji przekazywanych pracownikom ustawodawca rozszerzył zakres odpowiedzialności wykroczeniowej pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie poinformuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący art. 29 par. 3, 32 i 33 oraz art. 291 par. 2 i 4 k.p., podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

PROBLEM Gdzie należy przechowywać dowód otrzymania informacji przez pracownika?

ODPOWIEDŹ Potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia powinno być przechowywane w aktach osobowych pracownika (w części B) co do zasady przez okres zatrudnienia pracownika i dodatkowe 10 lat po ustaniu tego zatrudnienia. Co ważne, jeśli po wejściu w życie nowelizacji (26 kwietnia 2023 r.) dobiegnie końca umowa na czas określony, a strony będą chciały kontynuować zatrudnienie, to w takiej sytuacji należy uznać, że będziemy mieli do czynienia z nową podstawą zatrudnienia. Tym samym pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi informacje o warunkach tego zatrudnienia. Umowa na czas nieokreślony będzie zawierana już po wejściu w życie nowelizacji, zatem informacja ta musi być zgodna z nowym brzmieniem art. 29 par. 3 k.p.

PROBLEM Czy za spełnienie obowiązku informacyjnego należy uznać wysłanie do pracownika e-maila zawierającego link odsyłający do intranetu, gdzie umieszczone zostaną stosowne informacje?

ODPOWIEDŹ Takie rozwiązanie będzie prawidłowe, o ile informacje umieszczone w intranecie będą możliwe do wydrukowania lub przechowywania (np. pracownik będzie mógł pobrać plik i zapisać go na komputerze służbowym), a pracodawca zachowa dowód ich przekazania pracownikowi (np. potwierdzenie przesłania wiadomości e-mail).

Zmiany w umowach na okres próbny

PROBLEM Jaki będzie maksymalny możliwy czas trwania umowy o pracę na okres próbny? Od czego będzie on zależeć?

ODPOWIEDŹ Umowa o pracę na okres próbny będzie mogła zostać zawarta na:

  • jeden miesiąc – gdy strony będą miały zamiar zawrzeć następnie umowę na czas określony krótszy niż sześć miesięcy;
  • dwa miesiące – gdy strony będą miały zamiar zawrzeć następnie umowę na czas określony dłuższy niż sześć i krótszy niż 12 miesięcy;
  • trzy miesiące – gdy strony będą miały zamiar zawrzeć następnie umowę na czas określony co najmniej 12 miesięcy albo umowę na czas nieokreślony.

Warto zwrócić uwagę, że nowe przepisy w pewnym sensie uzależniają czas trwania umowy na okres próbny od okresu, na jaki pracodawca ma zamiar zawrzeć z pracownikiem umowę na czas określony, a nie czas trwania umowy na czas określony od czasu, na jaki została już zawarta umowa na okres próbny. Nowe przepisy stosuje się do umów na okres próbny, które dopiero mają zostać zawarte po dniu ich wejścia w życie.

PROBLEM Czy w umowie o pracę na okres próbny konieczne będzie wskazywanie okresu planowanego dalszego zatrudnienia?

ODPOWIEDŹ Tak, w umowach o pracę na okres próbny zawieranych na miesiąc i dwa miesiące pracodawcy powinni wskazać okres, na który będą mieli zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony, tj. w przypadku zamiaru zawarcia takiej umowy na okres krótszy niż 12 miesięcy.

PROBLEM Czy w przypadku niewskazania w umowie na okres próbny okresu planowanego dalszego zatrudnienia pracownik będzie mógł domagać się zawarcia umowy na czas określony na okres minimum 12 miesięcy?

ODPOWIEDŹ Nie, przepisy prawa nie dają pracownikowi tego rodzaju uprawnienia.

PROBLEM Czy możliwe będzie przedłużenie okresu trwania umowy na okres próbny?

ODPOWIEDŹ Tak. Nowe przepisy przewidują dwie możliwości przedłużenia czasu trwania umowy o pracę na okres próbny:

  • o jeden miesiąc – gdy będzie to uzasadnione rodzajem pracy;
  • o czas urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy – pod warunkiem że strony uzgodnią to wcześniej w umowie na okres próbny (w treści umowy niezbędne będzie zatem dodanie klauzuli, że umowa będzie ulegała przedłużeniu o czas nieobecności pracownika spowodowanej m.in. urlopem lub zwolnieniem lekarskim).
PROBLEM Kiedy „rodzaj pracy” będzie uzasadniał przedłużenie umowy o pracę na okres próbny o miesiąc?

ODPOWIEDŹ Nowe przepisy tego nie wskazują. W naszej ocenie taka możliwość będzie występować w sytuacji, gdy będziemy mieć do czynienia ze złożonym charakterem stanowiska pracy, na którym zostanie zatrudniony pracownik, i będzie istniała potrzeba przeprowadzenia bardziej złożonego procesu weryfikacji, czy pracownik ten ma właściwe kwalifikacje do wykonywania pracy na tym stanowisku.

PROBLEM Czy pracodawca będzie mógł zatrudnić ponownie pracownika na okres próbny?

ODPOWIEDŹ Tak, ale nie w każdym przypadku. Pracodawca będzie mógł ponownie zawrzeć umowę o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem, jeżeli pracownik będzie miał zostać zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy. Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny nie będzie możliwe w sytuacji, gdyby pracownik podczas jej trwania miał wykonywać ten sam rodzaj pracy co poprzednio. Jest to dostrzegalna zmiana w stosunku do poprzednich przepisów, które oprócz możliwości ponownego zawarcia umowy o pracę na okres próbny, w sytuacji gdy pracownik miałby być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy, przewidywały również możliwość jednokrotnego ponownego zawarcia z pracownikiem umowy na okres próbny w celu wykonywania przez niego tego samego rodzaju pracy (po trzech latach od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę). Nowelizacją usunięto tę możliwość.

Wniosek o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy

PROBLEM O co dokładnie będzie mógł wnosić pracownik we wniosku o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy?

ODPOWIEDŹ Pracownik będzie mógł wystąpić do pracodawcy o:

  • zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony,
  • zmianę rodzaju pracy, np. o zmianę stanowiska lub zakresu obowiązków,
  • zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy.
PROBLEM Kto będzie mógł złożyć wniosek o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy?

ODPOWIEDŹ Wniosek tego typu będzie mógł złożyć pracownik, który jest zatrudniony u danego pracodawcy przez okres co najmniej sześciu miesięcy na podstawie umowy na czas określony lub umowy na czas nieokreślony. Z takim wnioskiem nie może wystąpić pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

PROBLEM Jak często pracownik będzie mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy?

ODPOWIEDŹ Nowe przepisy kodeksu pracy przewidują możliwość złożenia takiego wniosku przez pracownika tylko jeden raz w roku kalendarzowym. Co do zasady nie ma przeszkód, by pracownik kierował więcej tego rodzaju wniosków, jednak w naszej ocenie pracodawcy nie będą mieli obowiązku odpowiadać na kolejne wnioski.

PROBLEM Czy ograniczenie liczby wniosków o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy do jednego w roku kalendarzowym jest dla pracownika wiążące również w przypadku, gdy w trakcie roku kalendarzowego zmienia on miejsce pracy, a złożył już taki wniosek u poprzedniego pracodawcy?

ODPOWIEDŹ Kwestia ta nie została uregulowana w nowych przepisach. W praktyce pracodawca nie posiada narzędzi, by skontrolować, czy pracownik złożył taki wniosek u poprzedniego pracodawcy. Należy zatem uznać, że pracownik będzie mógł wystąpić z takim wnioskiem w tym samym roku kalendarzowym po raz drugi u nowego pracodawcy.

PROBLEM Czy pracodawca jest związany treścią wniosku o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, który wpłynie od pracownika?

ODPOWIEDŹ Nie. Pracodawca nie jest związany treścią takiego wniosku. Zgodnie z przepisami pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika wyłącznie „w miarę możliwości”, tj. jeżeli realnie po jego stronie będzie występowała możliwość i potrzeba np. zatrudnienia danego pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli tego rodzaju potrzeba/możliwość nie będzie występowała, to pracodawca nie będzie musiał podejmować działań zgodnych z wnioskiem pracownika. Niezależnie od odpowiedzi pracodawca musi jednak odpowiedzieć na taki wniosek w terminie miesiąca od dnia jego otrzymania. W przypadku odpowiedzi odmownej pracodawca musi dodatkowo uzasadnić swoją decyzję.