Pracodawcy będą mieli problem z tym, gdzie gromadzić dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy. Ten sam dokument pasuje bowiem do dwóch rodzajów dokumentacji. Co wobec tego robić? Tłumaczy resort pracy, tyle że nie w przepisach, ale… w uzasadnieniu projektu nowelizacji
Nowelizacja rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej została opublikowana w Dzienniku Ustaw 9 maja br. (poz. 879). Wejdzie w życie po siedmiu dniach, czyli 17 maja. Zmiany dotyczą m.in. elastycznej organizacji pracy i w tym zakresie mogą być dla firm niejasne. Nowe regulacje przewidują bowiem równolegle dwa miejsca, gdzie powinien być przechowywany jeden dokument. Które z nich wybrać?
Jeden dokument, dwa miejsca
Na etapie prac nad projektem nowelizacji rozporządzenia Rządowe Centrum Legislacji zwróciło uwagę na to, że po zmianach przepisy rozporządzenia mogą się okazać dla pracodawców niejasne. A to dlatego, że według nich z jednej strony dokumenty dotyczące elastycznej organizacji pracy trzeba gromadzić w aktach osobowych, z drugiej zaś – poza aktami, w tzw. dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Nowelizacja rozporządzenia przewiduje bowiem, że do części B akt osobowych pracownika mają trafiać m.in. dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (zmiany w rozporządzeniu – patrz: ramka). Wnioskować o taką organizację pracy mogą od 26 kwietnia rodzice dzieci do lat 8. Czym jest elastyczna organizacja pracy?
Zgodnie z kodeksem pracy (art. 1881 k.p.) elastyczna organizacja pracy to m.in.:
- systemy: przerywanego czasu pracy, skróconego tygodnia pracy oraz pracy weekendowej, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 139, art. 143 i art. 144 k.p.),
- rozkłady czasu pracy: ruchomy, tj. przewidujący różne godziny rozpoczynania pracy w dniach pracy, oraz indywidualny (art. 1401 i art. 142 k.p.).
Tymczasem teraz, przed zmianą prawa, dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (dokumentacja pozaaktowa), o której mowa w nowelizowanym rozporządzeniu, obejmuje też wnioski pracownika dotyczące stosowania:
- indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.),
- systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),
- systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.),
- rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 par. 1 k.p.).
Zdaniem Rządowego Centrum Legislacji dla pracodawców może nie być jasne, w jakiej części dokumentacji pracowniczej należy umieszczać poszczególne dokumenty. RCL zgłosiło też wątpliwości dotyczące tego, że dokumentacja pracownicza będzie w omawianym zakresie niepotrzebnie powielana.
– Spodziewamy się zamieszania z dokumentami dotyczącymi elastycznej organizacji pracy. Już teraz pracodawcy zwracają nam uwagę na te przepisy. Firmy są bowiem przyzwyczajone, że wnioski dotyczące indywidualnego i ruchomego rozkładu czasu pracy, a także systemów skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowej gromadzą w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy – wskazuje Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan.
– Należy zgodzić się z RCL, że wprowadzane właśnie przepisy mogą budzić uzasadnione wątpliwości pracodawcy, następnie – spory z organami kontrolnymi Państwowej Inspekcji Pracy – stwierdza Tomasz Czerkies, radca prawny ADP Polska. Ekspert dodaje, że gdyby interpretować wprowadzone przepisy dosłownie, to np. wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy pracownika, który jest jednocześnie uprawniony do elastycznej organizacji pracy, powinien być umieszczony zarówno w części B akt osobowych, jak i w dokumentacji pozaaktowej. – I teraz pytanie, jak powinien postąpić pracodawca, który przecież otrzyma jeden egzemplarz wniosku? W której części akt ma umieścić ten wniosek, a w której części – kopię? Taka dosłowna interpretacja budzi więc wątpliwości i może prowadzić do tego, że będziemy mieli w praktyce różne rozwiązania, bo część pracodawców zapewne zacznie umieszczać taki wniosek w części B akt osobowych, a część – w dokumentacji pozaaktowej – zauważa Tomasz Czerkies.
Jak zaznacza Robert Lisicki, jeśli inspekcja pracy stwierdzi podczas kontroli uchybienia w postaci nieprawidłowego miejsca przechowywania danego dokumentu, nie skończy się to nałożeniem grzywny. W myśl kodeksu pracy wykroczeniem jest bowiem nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany przepisami okres albo pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wprawdzie nowelizacja kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia br., wprowadziła też nowe wykroczenie w postaci naruszania przepisów o elastycznej organizacji pracy, to jednak raczej nie odnosi się ono do kwestii dokumentacji pracowniczej.
Możliwe rozwiązania
RCL proponowało, aby resort rodziny wyjaśnił w uzasadnieniu projektu nowelizacji rozporządzenia, gdzie należy przechowywać wnioski, i ewentualnie doprecyzował przepisy. Resort rodziny zdecydował się jednak tylko na to pierwsze rozwiązanie. Zasady gromadzenia dokumentów w tym zakresie są więc opisane tylko w uzasadnieniu. Czytamy w nim, że cała dokumentacja dotycząca stosowania elastycznej organizacji pracy ma być przez pracodawcę przechowywana w części B akt osobowych pracownika, również wtedy, gdy dotyczy np. ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy albo stosowania systemu skróconego tygodnia pracy.
– Uzasadnienie projektu nie było ani nie jest jednak źródłem prawa, może jedynie być argumentem do stosowania tej, a nie innej interpretacji przepisów. Dużo lepiej byłoby, gdyby przepisy jednoznacznie określały miejsce umieszczenia dokumentacji w aktach pracowniczych. Tym bardziej że przepisy te nakładają na pracodawców określone obowiązki, a obowiązki powinny być jasne, jednoznaczne i niebudzące sporów interpretacyjnych – zauważa Tomasz Czerkies.
Eksperci wskazują, że w efekcie mamy sytuację, w której konieczne będzie podzielenie dokumentów dotyczących wymienionych wyżej systemów i rozkładów czasu pracy na te, które są wnioskami o elastyczną organizację pracy, oraz te składane bez związku z elastyczną organizacją pracy. Te ostatnie powinny trafiać do dokumentacji pozaaktowej (a dokładnie – do części dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy).
– Finalnie więc ten sam dokument, w zależności od konkretnej sytuacji, będzie umieszczany bądź to w części B akt osobowych, bądź też w dokumentacji pozaaktowej – stwierdza mec. Czerkies.
Zdaniem Roberta Lisickiego bardzo ważne będzie więc teraz precyzyjne ustalenie przez pracodawcę, jaka jest podstawa prawna wniosku składanego przez pracownika. A zatem, czy jest on składany w ramach elastycznej organizacji pracy, czy nie.
– Jest to istotne z kilku powodów. W odniesieniu do elastycznej organizacji pracy mamy w kodeksie pracy określony tryb rozpatrywania wniosku i udzielania na niego odpowiedzi. Poza tym trzeba zwrócić uwagę na to, że wnioskowanie o elastyczną organizację pracy może następować także w postaci elektronicznej. Tymczasem „klasyczne” wnioski dotyczące indywidualnego i ruchomego rozkładu czasu pracy lub systemów skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowej muszą być składane na piśmie – wyjaśnia Robert Lisicki.
Niezależnie od tego ekspert podkreśla, że w wyniku dwóch ostatnich nowelizacji przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (będących następstwem dwóch ostatnich nowelizacji kodeksu pracy) bardzo rozrasta się liczba dokumentów pracowników wchodzących w skład tej dokumentacji. – W związku z tym coraz większy problem sprawia pracodawcom wywiązanie się z obowiązku przechowywania tej dokumentacji przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy – stwierdza Robert Lisicki.
Zdaniem Tomasza Czerkiesa wyjściem z sytuacji jest umieszczanie dokumentacji pracowników uprawnionych do elastycznej organizacji pracy w części B, zaś wniosków pracowników nieuprawnionych do elastycznej organizacji pracy – w dokumentacji pozaaktowej. ©℗
