Istnieje społeczne oczekiwanie, że każda sprawa pracownicza będzie załatwiana elektronicznie [WYWIAD]

Kwietniowa nowelizacja wymusi zmiany także w elektronicznych systemach kadrowych u pracodawców. O wdrożeniu zmian i oczekiwaniach społecznych wypowiadają się Mariusz Koczwara, dyrektor ds. sprzedaży ADP Polska, oraz Tomasz Czerkies, radca prawny ADP Polska.

Tomasz Czerkies (TC): Wdrożenie tej nowelizacji wymusi zmiany w systemach kadrowo-płacowych i elektronicznych teczkach pracowniczych. A to z kolei pociąga za sobą konieczność ich zaprojektowania, ustalenia zależności z innymi obowiązkami pracodawców i uprawnieniami pracowników, następnie ich testowania i wgrania na produkcji.

W systemach pracodawców trzeba uwzględnić m.in. nowe zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej czy urlop opiekuńczy. Konieczna jest też modyfikacja zawartych w tych systemach wzorów świadectwa pracy czy formularzy wniosków pracowniczych i umów, zwłaszcza na okres próbny. W związku z obowiązkiem wskazywania przyczyny wypowiedzenia umów na czas określony trzeba będzie zmienić elektroniczne szablony wypowiedzeń.

Kolejna zmiana, która musi być uwzględniona w systemach elektronicznych, to podwyższenie wysokości zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego. Ma to wpływ na listy płac. Niezbędna jest bowiem zmiana w zakresie ich naliczania – trzeba ją szczególnie dobrze przetestować, bo mówimy tu przecież o realnych pieniądzach.

Największym jednak wyzwaniem jest wymóg przygotowania nowych informacji o warunkach zatrudnienia z art. 29 par. 3 k.p. Takie informacje generują się bowiem automatycznie z systemów kadrowo-płacowych. Problemem w tym przypadku jest nie tylko ich znaczące rozszerzenie, lecz także to, że nie ma jednej standardowej informacji dla wszystkich pracodawców i pracowników. Mamy tu do czynienia z mnogością personalizowanych zmiennych. A niestety 21 dni vacatio legis, które przewidział ustawodawca, to zdecydowanie za mało czasu na ogrom zmian, które trzeba przygotować. Wszyscy się teraz spieszą, by zdążyć przed terminem.

W praktyce trzeba też pamiętać o dopiero co wprowadzonych zmianach dotyczących pracy zdalnej i zakończonej niedawno akcji sporządzania rocznych informacji na druku PIT-11. Można powiedzieć, że służby kadrowo-płacowe są nieustannie w stanie podwyższonej gotowości, a ostatnie zmiany ten stan tylko potęgują.

Mariusz Koczwara (MK): Dokładnie tak. W elektronicznych aktach osobowych trzeba było uwzględnić już m.in. miejsce na informacje o nietrzeźwości pracownika i wymierzane kary porządkowe. Dużo zmian wymusza też praca zdalna. W ostatnim czasie musieliśmy wprowadzić do systemów kadrowo-płacowych miejsce wykonywania pracy zdalnej, co jest istotne w kontekście wypadków przy pracy. Istniejące systemy trzeba było przystosować również pod względem tego, że wnioski pracownika w różnych sprawach zatrudnieniowych mogą być teraz składane również w postaci elektronicznej. Systemy do zarządzania czasem pracy trzeba było też wyposażyć w narzędzia do odnotowywania obecności i nieobecności z zaznaczeniem ich rodzaju, jak np. wyjście prywatne, czy do wnioskowania o nadgodziny. Co istotne, ta zmiana dotyczy w zasadzie każdego modelu pracy zdalnej niezależnie od systemu i rozkładu czasu pracy, w którym pracownik był zatrudniony.

TC: Jak najbardziej. Zwłaszcza ostatnie zmiany w obszarze pracy zdalnej będą w mojej ocenie katalizatorem takiego przyspieszenia. Istnieje bowiem społeczne oczekiwanie załatwiania wszystkich spraw pracowniczych elektronicznie. A przy tym musi to być zrobione tak, aby dokumenty wytworzone online były respektowane przez inne instytucje.

TC: Obserwujemy małe kroki idące w kierunku digitalizacji obiegu dokumentów firmowych także w innych regulacjach. Elementy formy dokumentowej czy – mówiąc językiem ustawy – postaci elektronicznej, która, co ważne, nie wymaga kwalifikowanego podpisu, pojawiają się również w ostatniej nowelizacji k.p. dotyczącej work-life balance. Jest ona dopuszczona np. dla wypełnienia obowiązku informacyjnego pracodawcy z art. 29 k.p., a także dla wniosku o nowy urlop opiekuńczy czy też zwolnienie z powodu siły wyższej, a także o urlopy: rodzicielski, ojcowski i wychowawczy.

Trend związany z digitalizacją widać też na przykładzie wprowadzonych w styczniu przepisów o państwowym systemie do rozliczeń kadrowo-płacowych dla mikrofirm zatrudniających do dziewięciu pracowników. Oświadczenia i wnioski PIT-2 już mogą być podpisywane indywidualnymi loginem i hasłem. A być może już niedługo ZUS będzie samodzielnie dokonywał elektronicznie naliczeń składek i zasiłków. Przynajmniej takie zapowiedzi płyną z tej instytucji. W mojej ocenie ten trend jest już nie do zatrzymania.

MK: Obserwujemy, że coraz większa liczba firm odchodzi od wersji papierowych i przechodzi na elektroniczne. To trend narastający od ponad trzech lat, czyli od zmiany prawa, która umożliwiła zmianę postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną. Nadal jednak przeszkodą w upowszechnieniu tej ostatniej są m.in. bariery mentalne odnoszące się do trwałości tej formy dokumentu czy bezpieczeństwa przechowywania. A to przecież papier jest mniej trwały – blaknie, ulega zmoczeniu itp. Okres pandemii COVID-19 udowodnił nam też, że łatwiej się pracuje tym, którzy zdążyli z digitalizacją.

TC: Obawy przedsiębiorców w kwestii elektronizacji akt dotyczą zwłaszcza ich wolumenu. Tymczasem przestawienie się na digitalizację w jednym kroku nie jest możliwe. Jak to więc zrobić? Do elektronizacji trzeba się przygotować, zaplanować ją, podzielić na etapy. Przykładowo najpierw decydujemy się na to, że digitalizujemy dokumenty aktualnych pracowników, bez zwolnionych. Albo tylko nowych pracowników. Pamiętajmy przy tym, że skany dokumentów tworzą tylko repozytorium tych dokumentów. Aby mówić o elektronizacji, trzeba je jeszcze opatrzyć zestawem metadanych. Dopiero wtedy tworzy się identyfikowalna całość. Dodatkowo trzeba wprowadzić odpowiednie zabezpieczenia systemu i dokonywać okresowych ocen ryzyka ich naruszenia.

TC: Trudnością w tym procesie jest to, że nadal mamy ograniczenia dotyczące formy zawierania umów o pracę. Kwalifikowany podpis elektroniczny kosztuje, a profil zaufany wciąż nie wystarczy, by podpisać umowę. Niestety też w ostatnich nowelizacjach k.p. nie zdecydowano się na to, aby choć częściowo odejść od formy pisemnej dla umów o pracę i dopuścić postać elektroniczną. Pracodawcom doskwiera to, że również wiele innych dokumentów musi być opatrzonych własnoręcznymi podpisami.

MK: Przykładowo także wniosek o zarejestrowanie dziecka w ZUS w dalszym ciągu trzeba wydrukować i dostarczyć na piśmie do pracodawcy. Niestety indywidualne login i hasło w wewnętrznym systemie pracodawcy nadal nie są do tego wystarczające. Gdyby nie takie bariery prawne, obciążenia po stronie pracodawców, zwłaszcza dla działów HR, byłyby mniejsze. Mam jednak obawę, czy ustawodawcy uda się nadążyć za potrzebami rynku.

TC: Osobną kwestią jest udostępnianie dokumentacji pracowniczej instytucjom zewnętrznym, np. sądom, komornikom czy inspekcji pracy. Do komorników są przekazywane dziesiątki czy nawet setki dokumentów w celu egzekucji z wynagrodzenia i świadczeń ze stosunku pracy. Nie ma przy tym jednego standardu przekazywania takich dokumentów. Problemem jest też to, że niekiedy zabezpieczenia po stronie organów państwowych dla transferu i przechowywania dokumentacji elektronicznej pracowników są niewystraczające. Tymczasem taka dokumentacja musi być specjalnie zabezpieczona. W czasie transferu powinna być zaszyfrowana i w ten sposób chroniona przed dostępem osób nieuprawnionych. Poza tym serwery organu też muszą gwarantować określony poziom bezpieczeństwa, a ich zabezpieczenia powinny być poddawane okresowym ocenom. Trzeba też mieć na uwadze, że są tu przekazywane dokumenty i dane osobowe, niejednokrotnie wrażliwe, dotyczące np. przynależności do związku zawodowego czy stanu zdrowia. ©℗