Maksymalna kwota ryczałtu za zużycie energii elektrycznej dla stanowisk pracy biurowej pracowników wykonujących pracę zdalną w pełnym wymiarze czasu pracy w 2023 r. może wynieść 53,56 zł miesięcznie (przy założeniu maksymalnej ceny za 1 kW wynoszącej 0,693 zł). Obliczenia te są oparte na normie PN-EN 12464-1:2003 (U) Polskiego Komitetu Normalizacyjnego.
Zgodnie z art. 6724 par. 1 pkt 2 znowelizowanego kodeksu pracy, który wszedł w życie 7 kwietnia br. (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), pracodawca musi m.in. pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Stosownie do art. 6724 par. 4 k.p. obowiązek ten może być zastąpiony ryczałtem. W k.p. znajduje się podpowiedź, jak powinien być on kalkulowany. Zgodnie z art. 6724 par. 5 k.p. przy ustalaniu ryczałtu bierze się pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Bez dowolności
Ustalenie zasad ponoszenia ryczałtu i jego wysokość można ustalić albo w porozumieniu (jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe i dojdzie do uzgodnienia takiego porozumienia), albo w regulaminie pracy zdalnej (jeśli nie dojdzie do porozumienia ze związkami zawodowymi albo gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe), albo w porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą a pracownikiem (tryb indywidualny).
Ustalenie stosowania ryczałtu nie może być dowolne. Przy kontroli pracodawcy przez organy kontroli skarbowej i Zakład Ubezpieczeń Społecznych konieczne będzie wykazanie, w jaki sposób doszło do obliczenia jego wysokości. Chodzi o uniknięcie zarzutu, że część wynagrodzenia pracownika jest wypłacana bez uiszczenia należności publicznoprawnych (zaliczki na PIT i składek ZUS).
Oświetlenie stanowiska
Obliczenie ryczałtu w części dotyczącej zużycia energii powinno się opierać na założeniach dotyczących miejsca pracy zdalnej pracownika i tego, jak powinno być oświetlone jego stanowisko pracy. Nie można zastosować tu ogólnej reguły, ponieważ inne normy oświetlenia dotyczą typowego stanowiska pracy biurowej, a inne np. stanowisk prac montażowych i kreślarskich. Skupmy się jednak na standardowym stanowisku pracy biurowej, przy którym używa się komputera (laptopa) i monitora, a samo pomieszczenie powinno być oświetlone zgodnie z przepisami bhp.
Regulacje te znajdziemy w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 129, poz. 844). Zgodnie z nim w pomieszczeniach stałej pracy należy zapewnić oświetlenie dzienne, chyba że jest to niemożliwe lub niewskazane ze względu na technologię produkcji, a na stosowanie oświetlenia wyłącznie elektrycznego pracodawca uzyskał zgodę właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego wydaną w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy. Oświetlenie dzienne na poszczególnych stanowiskach pracy powinno być dostosowane do rodzaju wykonywanych prac i wymaganej dokładności oraz powinno spełniać wymagania określone w Polskiej Normie. Niezależnie od oświetlenia dziennego w pomieszczeniach pracy należy zapewnić oświetlenie elektryczne o parametrach zgodnych z Polskimi Normami.
Ustalenie wysokości zużycia energii elektrycznej powinno się opierać na wymaganiach dotyczących oświetlenia stanowisk pracy zawartych w normie PN-EN 12464-1:2003 (U) Polskiego Komitetu Normalizacyjnego.
Przy projektowaniu oświetlenia wewnątrz budynku zgodnie z tą normą stosuje się następujące kryteria: otoczenie świetlne, rozkład luminancji, natężenie oświetlenia, olśnienie, oświetlenie kierunkowe, aspekty barwne, migotanie strumienia świetlnego i efekt stroboskopowy, współczynnik utrzymania oraz względy energetyczne. Ich zrozumienie wymaga wiadomości specjalnych, nie zwalnia to jednak pracodawcy z wymogu stosowania tej normy także do obliczenia ryczałtu, który musi wynikać z parametrów zużycia energii elektrycznej obliczonych zgodnie z przedmiotową normą PN-EN 12464-1:2003 (U).
W tabeli z wymaganiami oświetleniowymi dla pomieszczeń biurowych (tablica 5.3 z normy 2) przyjęto, że dla prac polegających na pisaniu ręcznym, pisaniu na maszynie, czytaniu, obsługiwaniu klawiatury i przetwarzaniu danych, a także na stanowiskach wspomaganych komputerowo wystarczająca wartość wynosi 500 lx (luksów). Przy segregowaniu i kopiowaniu to wartość 300 lx, a przy kreśleniu 750 lx.
Wyliczenia
Zgodnie z tą normą można przyjąć, że dla typowego stanowiska pracy zużycie energii należy obliczyć, biorąc pod uwagę komputer (laptop), monitor i źródła światła, które w pomieszczeniu, w którym jest wykonywana praca zdalna, mają zapewnić wartość 500 lx.
Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać cenie tej energii, którą zużyje pracownik w ramach swojego czasu pracy (najczęściej 168 godzin w miesiącu), przy wykorzystaniu urządzeń o określonej mocy (oświetlenie przestrzeni biurowej, zasilenie komputera i ekranu). Można posłużyć się kalkulatorem, w którym przyjmie się następujące dane:
- cenę energii elektrycznej za 1 kWh,
- moc urządzeń, które są potrzebne do pracy (według naszych obliczeń jest to w przybliżeniu ok. 460 W),
- liczbę kilowatogodzin, która będzie pobrana w przepracowanym miesiącu.
Konieczne uproszczenia
Przy obliczeniu kwoty zużycia energii dla każdego pracodawcy i każdego stanowiska pracy należy stosować uproszczenia odnoszące się do rodzaju koniecznych źródeł oświetlenia pomieszczenia, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną. Z tego też powodu ustawodawca przyjął, że pracodawcy mogą ustalić miesięczny ryczałt, który pokryje koszt energii.
Ryczał jest uproszczoną metodą obliczeń zwrotu kosztów, stąd nie ma ustawowych wymagań, aby pracodawcy precyzyjnie w odniesieniu do każdego pracownika obliczali zużycie energii elektrycznej. ©℗
