Ustawa wprowadzająca pracę zdalną do kodeksu pracy została podpisana przez Prezydenta RP dnia 30 stycznia 2023 r. Nowe przepisy dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej za moment wejdą w życie (7 kwietnia 2023 r.).

Czego dotyczą zmiany. Uchylono regulacje dotyczące telepracy, przy czym dotychczasowe regulacje będą mogły być stosowane jeszcze przez 6 miesięcy.

Nowelizacja określa konieczność uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej:

a) w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami;

b) w regulaminie, jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia;

c) jeżeli nie zostało zawarte porozumienie ani nie został wydany regulamin pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;

Jakie kwestie należy uregulować:

  • grupy lub grup pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów świadczenia pracy w formie zdalnej; 
  • zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
  • zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy
  • zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  • zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Należy uaktualnić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Pracodawcy muszą także przeprowadzić oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną oraz opracowanie na jej podstawie informacji zawierającej: a) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii; b) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej; c) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej; d) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy. Kwestia rodzaju narzędzi, które pracodawca musi zapewnić pracownikom wykonującym pracę w trybie zdalnym zależy od konkretnej sytuacji i rodzaju pracy. Niemniej zgodnie z art. 6731 § 8 KP to pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Nadto, pracownik może przystąpić do wykonywania pracy zdalnej wyłącznie, gdy złoży oświadczenie potwierdzające, że na stanowisku w miejscu pracy wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Jako niezbędne materiały i narzędzia pracy należy uznać sprzęt techniczny i materiały związane ściśle z wypełnianiem obowiązków służbowych, czyli przede wszystkim komputer (parametry zależą od rodzaju wykonywanej pracy, wymogów pracodawcy np. konieczność korzystania z pewnego rodzaju oprogramowania będzie determinowała parametry techniczne komputera), dostęp do łącza internetowego, papier do wydruków (jeśli pracownik będzie rozsyłał samodzielnie pisma), telefon służbowy (jeśli zasadnicza część realizacji obowiązków służbowych wiąże się z koniecznością posiadania telefonu).

W przypadku braku możliwości zapewnienia narzędzi pracownik i pracodawca mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania techniczne. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługiwać będzie ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obligatoryjne są tylko koszty energii i usług telekomunikacyjnych, natomiast pracodawca nie ma obowiązku pokrywać np. kosztów zużycia wody w trakcie pracy zdalnej (może oczywiście ustalić pokrycie innych kosztów poza obligatoryjnymi w akcie wewnętrznym).

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu obowiązkowe jest wzięcie pod uwagę norm zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i cen rynkowych tego materiału.

Pracodawca ma prawo do przeprowadzenia kontroli BHP pracy zdalnej. Zasady przeprowadzania kontroli muszą być ustalone w regulaminie wydanym przez pracodawcę (lub odpowiednio w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową czy organizacjami związkowymi albo poleceniu pracy zdalnej). Taka kontrola będzie musiała spełniać pewne wymogi. Nie może być nagła i bez uprzedzenia pracownika, musi być w porozumieniu z pracownikiem, poszanowaniem jego prawa do prywatności i w godzinach pracy.

Pracodawca powinien sporządzić i przechowywać stosowną dokumentację w postaci podpisanych oświadczeń pracowników o:

  • posiadaniu warunków technicznych i lokalowych do wykonywania pracy zdalnej,
  • zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych poza miejscem pracy i zobowiązaniu się do ich przestrzegania,
  • zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy, którą pracodawca jest obowiązany sporządzić i przedstawić pracownikowi oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązanie się do ich przestrzegania.

Przewidziana została pewna grupa uprzywilejowanych pracowników, wobec których pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną. Są to m.in.: pracownica w ciąży, rodzic dziecka z niepełnosprawnością, pracownik sprawujący opiekę nad najbliższymi. Odmówić takiemu pracownikowi będzie można, tylko gdy wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe z uwagi na rodzaj pracy lub jej organizacje. Powody odmowy powinny zostać wskazane pisemnie.

Zgodnie z nowelizacją pracownikowi, na jego wniosek, będą przysługiwały w roku kalendarzowym 24 dni pracy zdalnej. Z wnioskiem o pracę zdalną okazjonalną może wystąpić wyłącznie pracownik. Potrzebę wprowadzenia instytucji pracy zdalnej okazjonalnej ustawodawca uzasadnił interesem pracownika, który ze względu na szczególne okoliczności nie może wykonywać pracy w stałym miejscu (jako przykładowe okoliczności wymienił konieczność opieki nad członkiem rodziny czy wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych).

Renata Bugiel, adwokat GKR Legal