Już za tydzień zmiany w dokumentacji pracowniczej

Regulacje przewidujące nowe zasady przechowywania dokumentów z kontroli na obecność alkoholu i narkotyków w organizmach pracowników wejdą w życie 21 marca 2023 r. – a więc miesiąc po tym, gdy zaczęły obowiązywać przepisy kodeksu pracy dotyczące takich badań. Natomiast na dostosowanie dotychczasowej dokumentacji do nowych reguł firmy mają czas do 4 kwietnia br.

Takie terminy wynikają z rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej z 6 marca 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 471).

Nowelizacja ta przewiduje, że cała dokumentacja związana ze sprawdzaniem pracowników na obecność alkoholu i narkotyków trafi do nowej, piątej części akt osobowych pracownika, oznaczonej literą „E”. Znajdą się tam informacje dotyczące przeprowadzania alko- i narkotestów zarówno przez samego pracodawcę, jak i przez policję.

Nowe przepisy wskazują też na konieczność uzupełnienia katalogu dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych. Należy tam umieścić potwierdzenie, że nowo zatrudniony pracownik został poinformowany o wprowadzeniu kontroli na obecność alkoholu lub narkotyków, a także o grupie lub grupach zatrudnionych nią objętych i sposobie jej przeprowadzania. Do części B akt osobowych trafią również dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. O kontrowersjach związanych z taką lokalizacją tego rodzaju dokumentacji informowaliśmy w ubiegłym tygodniu („Praca zdalna a dokumenty pracownicze… papierowe” – DGP nr 48/2023). Wskazywaliśmy wówczas, że przechowywanie tych dokumentów poza aktami osobowymi, tj. w ramach tzw. dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, byłoby rozwiązaniem wychodzącym naprzeciw oczekiwaniom i praktyce firm.

Jak wspomniano, 21 marca wejdą w życie przepisy dotyczące miejsca przechowywania dokumentów z kontroli trzeźwości i na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Jednak dokumentację z kontroli prowadzonych na nowych zasadach firmy gromadzą już co najmniej od 8 marca (a niektóre zaczęły nawet wcześniej). Stąd też konieczny był przepis przejściowy, który mówi o tym, co zrobić z dotychczas zebraną dokumentacją. Wynika z niego, że sposób przechowywania tych dokumentów trzeba dostosować do nowych wymogów w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie nowelizacji, czyli do 4 kwietnia 2023 r. Natomiast przepisy odnoszące się do miejsca przechowywania dokumentów dotyczących pracy zdalnej wejdą w życie dopiero 7 kwietnia 2023 r., czyli równocześnie ze zmianami ustawowymi w tym zakresie. ©℗