W błędzie są ci, którzy sądzą, że zawsze trzeba go zaakceptować, jeśli pracownik jest w grupie uprzywilejowanej. Kobiecie w ciąży lub rodzicowi dziecka z niepełnosprawnością też można powiedzieć „nie”, jeśli odmowę uzasadnia organizacja bądź rodzaj wykonywanej pracy
Zgodnie z ogólną zasadą, która wynika z przepisów o pracy zdalnej wchodzących w życie 7 kwietnia 2023 r., wykonywanie pracy w formie zdalnej podlega uzgodnieniu przez pracodawcę i pracownika. Jednak nowo dodany art. 6719 par. 6 kodeksu pracy posługuje się wyrażeniem „pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika”, wymieniając kategorie uprzywilejowanych pracowników, mogących taki wniosek złożyć. Kategorie te obejmują pracownika, który:
- jest w ciąży;
- wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- jest rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
- jest rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
- jest rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
- sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Wiele osób na podstawie tego przepisu wyciąga mylny wniosek – jakoby pracodawca nie miał wyjścia i w wymienionych wyżej przypadkach musiał wniosek o pracę zdalną uwzględnić. Tak nie jest. Przepis w dalszej części wprowadza bowiem uszczegółowienie, zgodnie z którym pracodawca nie musi uwzględniać wniosku, jeżeli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Takie sformułowanie oznacza, że obowiązek pracodawcy zezwolenia na pracę zdalną nawet tej grupy pracowników nie będzie bezwzględny, a uprzywilejowanie pracowników będzie miało granice. Przy czym nałożenie takich granic pracodawca będzie musiał uzasadnić.
Konieczne obiektywne kryterium
Pracodawca jest uprawniony do określenia na poziomie wewnątrzzakładowym grupy lub grup pracowników, w stosunku do których praca zdalna będzie mogła być stosowana. Możliwe jest zatem wyodrębnienie przez pracodawcę na podstawie obiektywnego kryterium takiej grupy pracowników, która będzie wykonywała pracę zdalną, co jednocześnie przesądzi o tym, które grupy pracowników nie będą do tego uprawnione. Takim obiektywnym kryterium jest właśnie wspomniana wcześniej organizacja pracy lub jej rodzaj. Choć pojęcia te nie zostały zdefiniowane w przepisach, to uznać należy, że oceny w tym zakresie należy dokonywać w odniesieniu do indywidualnych przypadków, przy poszanowaniu zasady równego traktowania i niedyskryminacji. W ujęciu ogólnym przez organizację pracy należy rozumieć odpowiednie rozplanowanie procesu świadczenia pracy, zapewniające jej optymalizację i największą efektywność. Ustalenie organizacji pracy należy rozpatrywać w wymiarze osobowym i technicznym. Najlepszy przykład obrazujący zapewnienie właściwej organizacji pracy można zauważyć w sektorach produkcyjnych, gdzie praca musi być wykonywana w ruchu ciągłym, a pracodawca w tym celu poleca pracownikom jej wykonywanie w systemie zmianowym. Przy takiej organizacji pracy nie będzie możliwe jakiekolwiek jej wykonywanie w formie zdalnej. Kryterium wykluczającym w tym przypadku będzie właśnie organizacja pracy danych pracowników. Można zatem wyobrazić sobie sytuację, w której pracownik uprzywilejowany będzie z góry pozbawiony prawa do wykonywania pracy zdalnej, np. w regulaminie pracy zdalnej, z uwagi na obiektywne kryterium, jakim będzie organizacja pracy (przykład podany powyżej). W takiej sytuacji pracownik uprzywilejowany nie będzie w ogóle uprawniony do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej, a nawet w przypadku jego złożenia pracodawca nie będzie zobowiązany do jego zaakceptowania. Istotne jest jednak, aby pracodawca, mimo formalnego braku uprawnienia pracownika uprzywilejowanego do złożenia wniosku o wykonywanie pracy w formie zdalnej, uzasadnił jego odmowę w terminie siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
W jakim wymiarze
Określenie, jaka grupa lub jakie grupy pracowników będą uprawnione do wykonywania pracy w formie zdalnej, a tym samym złożenia w tym zakresie wniosku, nie jest jedynym ograniczeniem, jakie może spotkać pracowników uprzywilejowanych. Pracodawca może określić również z góry, w jakim wymiarze praca zdalna będzie mogła być wykonywana w danych grupach. Za przykład można podać sytuację, w której pracodawca określi w regulaminie pracy zdalnej, że w danym dziale praca zdalna będzie mogła być wykonywana hybrydowo, tj. trzy dni w biurze i dwa dni z miejsca wykonywania pracy zdalnej. Przy założeniu, że pracownicy uprzywilejowani będą w grupie pracowników uprawnionych do wykonywania pracy w formie zdalnej, ograniczenia w zakresie wymiaru wykonywania pracy zdalnej będą dotyczyć również ich. W powyższym przykładzie wniosek pracownika uprzywilejowanego uprawnionego do wykonywania pracy w formie zdalnej będzie zatem dla pracodawcy wiążący w wymiarze dwóch dni roboczych. Wnioskowanie o pracę zdalną ponad wymiar określony z góry przez pracodawcę nie będzie dla niego wiążący. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie musi uzasadniać odmowy uwzględnienia wniosku powyżej określonego limitu. Powinno to nastąpić zgodnie z wcześniej opisaną procedurą.
Jak zakwestionować
Mimo wyraźnego określenia w przepisach wewnątrzzakładowych, jaka grupa bądź grupy pracowników będą uprawnione do wykonywania pracy w formie zdalnej, pracownicy uprzywilejowani w przypadku odmowy uwzględnienia ich wniosku mogą chcieć zakwestionować decyzję pracodawców. Choć przepisy nie odnoszą się wprost do takiej sytuacji, z praktyki wiemy, że nie można wykluczyć takich scenariuszy. Określenie z góry grupy lub grup pracowników uprawnionych do wykonywania pracy zdalnej powinno odbywać się przy uwzględnieniu organizacji i rodzaju pracy oraz przy jednoczesnym poszanowaniu zasady równego traktowania i niedyskryminacji. Jeżeli pracownik uprzywilejowany miałby wątpliwości co do zasadności odmowy uwzględnienia jego wniosku, wówczas mógłby ją kwestionować, podnosząc zarzut naruszenia wobec niego zasady równego traktowania. Zgodnie z obowiązującym przepisami pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. W omawianym przykładzie odmowa uwzględnienia wniosku mogłaby być rozpatrywana w kontekście warunków zatrudnienia w odniesieniu do wybranego kryterium osobowego. Jeżeli pracownik doszedłby do przekonania, że pracodawca odmawiając uwzględnienia jego wniosku o wykonywanie pracy zdalnej, naruszył wobec niego zasadę równego traktowania, wówczas mógłby wystąpić z powództwem o odszkodowanie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Na marginesie warto jedynie wspomnieć o obowiązującej w przedmiotowym powództwie zasadzie odwróconego ciężaru dowodu, zgodnie z którą pracownik zobowiązany jest do przedstawienia faktów, z których można domniemywać istnienie dyskryminacji, zaś dla uwolnienia się od odpowiedzialności pracodawca musi udowodnić, że nie dyskryminował pracownika. Inaczej mówiąc, to pracodawca musi wykazać, że różnicując sytuację pracownika, kierował się obiektywnymi powodami, a nie wskazanymi wyżej kryteriami zakazanymi.
Możliwa weryfikacja
Wskazane wyżej granice pracy zdalnej dla pracowników uprzywilejowanych nie stanowią wobec nich ograniczeń o charakterze dyskryminującym lub naruszającym zasadę równego traktowania. Pracodawcy korzystają z przysługujących im uprawnień na podstawie obowiązujących przepisów prawa i stosują przy tym obiektywne kryteria, które są jednakowe dla danej grupy lub grup pracowników, a które sprowadzają się do organizacji lub rodzaju wykonywanej pracy.
Warto na koniec zaznaczyć, że przed uwzględnieniem wniosku pracownika uprzywilejowanego o wykonywanie pracy w formie zdalnej pracodawca jest uprawniony do zweryfikowania, czy dany pracownik faktycznie może korzystać z uprawnienia, jakim jest wiążący charakter wniosku o jej wykonywanie. Takie pozyskiwanie informacji będzie zgodne z przepisami RODO. Uznać zatem należy, że w przypadku niewykazania okoliczności uzasadniających zaliczenie pracownika do grupy pracowników uprzywilejowanych, pracodawca również będzie uprawniony do odmowy uwzględnienia jego wniosku.
Polecamy: Kodeks pracy 2023 z wyjaśnieniami ekspertów – najnowsze wydanie uwzględniające regulacje związane z pracą zdalną, kontrolą trzeźwości pracowników, umowami na czas określony, urlopami opiekuńczymi i rodzicielskimi.
Podstawa prawna
• art. 6718 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240)