Nowe regulacje pozwalające firmom na kontrolowanie, czy ich pracownicy są trzeźwi i nie pozostają pod wpływem narkotyków, już obowiązują. Eksperci zwracają uwagę na konieczność przygotowania wzorów dokumentów i zapewnienia odpowiednich warunków do testów. Trzeba też zadbać o upoważnienia do przetwarzania danych
Nowe zasady wprowadziła nowelizacja kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), a szczegółowy sposób badania rozporządzenie ministra zdrowia z 16 lutego 2023 r. (Dz.U. poz. 317). Do tych kontroli pracodawcy muszą się odpowiednio przygotować.
Najpierw trzeba zabezpieczyć podstawy…
Podstawową kwestią jest stworzenie odpowiednich regulacji wewnętrznych (w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu) i poinformowanie o nich pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy – nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem przeprowadzania kontroli.
Zanim firmy przystąpią do badań, muszą m.in. ustalić odpowiednie miejsce do ich prowadzenia. Czynności te nie powinny się bowiem odbywać na oczach osób postronnych, by nie narażać badanego na naruszenie dóbr osobistych.
– Zwłaszcza gdy badamy na obecność narkotyków, a więc pobieramy ślinę, konieczne jest zapewnienie osobnego pomieszczenia. Tego typu badanie nie może się odbywać np. w holu lub bramie – uważa dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski.
Istotne jest też zapewnienie właściwego obiegu dokumentów. – Należy ustalić, kto jest zawiadamiany, gdy wynik jest pozytywny. Poza tym osoby, które będą przetwarzać dane o pozytywnym wyniku badania, trzeba wyposażyć w odpowiednie upoważnienia – wskazuje dr Magdalena Rycak, radca prawny w Rycak Kancelaria Prawa Pracy i HR.
Dominika Dörre-Kolasa tłumaczy, że kontrole mogą przeprowadzać np. pracownicy bhp danego pracodawcy, ale też osoby zatrudnione przez firmy zewnętrzne (ochrona). W tym drugim przypadku można ustalić, że pracownicy podmiotu zewnętrznego tylko przeprowadzają badania, a w razie gdy wynik jest pozytywny, zawiadamiają wytypowaną u pracodawcy osobę i to ona wypełnia dokumenty. Może jednak być też tak, że cały ten proces jest przeprowadzany przez podmiot zewnętrzny.
Polecamy!
– Obydwa modele są dopuszczalne, ale w obu trzeba zadbać o kwestie ochrony przetwarzania danych – wskazuje ekspertka.
Jej zdaniem dobrym pomysłem jest stworzenie księgi dobrych praktyk dla osób przeprowadzających badania zawierającej wskazówki, jak i gdzie przeprowadzać badania oraz co zrobić w trudnych sytuacjach.
Dominika Dörre-Kolasa zauważa też, że choć przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji z kontroli trzeźwości i na obecność narkotyków są wciąż na etapie projektu rozporządzenia, to już dziś warto przy prowadzeniu kontroli sukcesywnie zakładać część E akt osobowych, w której docelowo ta dokumentacja ma się znaleźć. – To rozwiązanie przewidziane w projekcie nie powinno się raczej zmienić – mówi ekspertka.
…potem przygotować wzory dokumentów…
W ocenie ekspertów bardzo ważne jest też przygotowanie gotowych wzorów dokumentów na potrzeby prowadzenia kontroli.
– Trzeba stworzyć wzory, np. oświadczenia pracownika o odmowie poddania się badaniu oraz oświadczenia składanego przez osobę wykonującą badania lub osobę, w której obecności się one odbywają, dotyczącego okoliczności jego przeprowadzenia w sytuacji, gdy pracownik odmawia poddania się temu badaniu– podpowiada Magdalena Rycak.
Zdaniem Dominiki Dörre-Kolasy warto przygotować wzór protokołu obejmujący takie dane jak data, godzina i minuta badania oraz wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. – Dane te powinny trafić do akt osobowych pracownika, rekomenduję więc, by utrwalić je w formie protokołu z badania. Powinien on obejmować kilka pozycji. Już we wzorze warto zawrzeć m.in. informację o pouczeniu pracownika, że badania nie przeprowadza się przed upływem 15 minut od zakończenia spożywania alkoholu i palenia wyrobów tytoniowych – zaleca prawniczka.
Dodaje, że wzór protokołu powinien zawierać też okienko dotyczące zbadania pracownika na jego żądanie urządzeniem wykorzystującym metodę spektrometrii w podczerwieni. – W protokole warto wpisać, czy pracownik zażądał pomiaru takim sprzętem. Jeśli pracodawca zdecydował się na jego zakup, to tworząc wzór protokołu, trzeba przewidzieć miejsce na zapis dwóch pomiarów z jego użyciem. Jeśli firma nie nabyła tego kosztownego alkometru, a pracownik kwestionuje badanie, trzeba określić w protokole, że w takim przypadku jest wzywana policja. Jeśli nie gwarantuje ona przyjazdu w czasie np. do 15 minut, pracownik zostanie przewieziony na posterunek – wskazuje Dominika Dörre-Kolasa.
Zwraca uwagę, że funkcjonariusze na własne potrzeby sporządzają rozbudowane protokoły, ale do pracodawcy powinna trafić ograniczona ich wersja. – Zanim więc włożymy do akt taki dokument, trzeba sprawdzić, czy nie ma w nim nadmiarowych danych – przestrzega.
…oraz opracować właściwe procedury
Magdalena Rycak przekonuje, że w procedurach wewnętrznych pracodawca powinien zawrzeć obowiązek zawiadomienia pogotowia, gdy stan pracownika wskazuje na to, że może być konieczna interwencja medyczna.
– Procedury nie mogą być ukierunkowane tylko na zbieranie dowodów w celu zwolnienia nietrzeźwego zatrudnionego. Powinny też mieć na względzie uratowanie życia i zdrowia człowieka – wskazuje.
Ekspertka podkreśla, że wyraźnie należy w nich wskazać (i przestrzegać tego zapisu), że zanim pracodawca wezwie policję, musi w sposób jednoznaczny nie dopuścić zatrudnionego do pracy i poinformować go o przyczynach tego niedopuszczenia. ©℗
