Wszystko zależy od formy zwrotu. Inaczej będzie, kiedy pieniądze oddaje sam pracownik, a inaczej, kiedy odliczenia dokonuje pracodawca z późniejszych należności
Pracownik (36 lat) dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 10 marca do 10 kwietnia 2015 r. W celu przeprowadzenia badań miał się stawić 26 marca u lekarza orzecznika, ale tego nie zrobił. ZUS wydał decyzję, że zwolnienie lekarskie traci ważność od 27 marca do końca terminu. Decyzja dotarła do nas już po wypłacie na rzecz pracownika wynagrodzenia chorobowego za okres od 10 do 31 marca. Naszym zdaniem wynagrodzenie chorobowe za okres od 27 do 31 marca, czyli za pięć dni, było nienależne. Czy pracownik powinien zwrócić nadpłatę, a jeżeli tak, to czy lepiej, że pieniądze odda do kasy firmy, czy możemy dokonać odliczenia z pensji za kwiecień? Jak skorygować dokumenty dla ZUS? Pracownik zarabia 3000 zł miesięcznie. Wynagrodzenie za przepracowaną część marca wyniosło 800 zł, a chorobowe 1518,66 zł (powinno być 1173,51 zł).
Reklama

Reklama
Wynagrodzenie chorobowe za ostatnie pięć dni marca było faktycznie nienależne i pracownik powinien rozliczyć się z tej nadpłaty. Jednak sposób rozliczenia różnicy, zarówno pod względem podatku dochodowego, jak i składek na ZUS, zależy od formy zwrotu. Pracownik może sam dokonać zwrotu nadpłaty do kasy firmy. Jeśli tego nie zrobi, pracodawca ma prawo dokonać odliczenia, bez jego zgody, od wynagrodzenia za kwiecień. Podstawą tej operacji odzyskania nadpłaty jest art. 87 par. 7 kodeksu pracy (dalej: k.p.).
Prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich podlega kontroli, którą wykonują lekarze orzecznicy ZUS.

Kara za niestawiennictwo

W razie uniemożliwienia badania (czyli np. w razie niestawienia się przed orzecznikiem) lub niedostarczenia posiadanych wyników badań w wyznaczonym terminie zaświadczenie lekarskie traci ważność od dnia następującego po tym terminie. ZUS wydaje decyzję o braku prawa do zasiłku za okres nieważności zaświadczenia ZUS ZLA. Kopię decyzji przesyła do pracodawcy ubezpieczonego.
W przypadku pracownika z przykładu doszło do takiej sytuacji, że z powodu zignorowania wezwania ZUS uchylił ważność zwolnienia lekarskiego i odebrał pracownikowi prawo do zasiłku za część okresu, na jaki ono opiewało. Z powodu utraty ważności dokumentu, na podstawie którego wypłaca się nie tylko zasiłek chorobowy, lecz także wynagrodzenie chorobowe, ani jedno, ani drugie świadczenie nie przysługiwało za okres od 27 marca do 10 kwietnia (gdyby np. w kwietniu skończył się już limit 33 dni choroby w roku).
Należy też podkreślić, że wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, kiedy pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego (art. 92 par. 3 pkt 2 k.p.). Jeśli mimo to wynagrodzenie chorobowe zostało wypłacone za pięć dni marca, powstała nadpłata, którą pracodawca powinien odzyskać.
Wariant 1
Jeżeli pracownik sam nie zwróci pracodawcy nadpłaconej kwoty wynagrodzenia chorobowego za marzec, to pracodawca powinien dokonać korekty:
1) raportu ZUS RSA za marzec za tego pracownika, w którym obniży wysokość wynagrodzenia chorobowego o nadpłatę i pomniejszy liczbę dni zasiłkowych z 22 do 17 (tj. od 10 do 26 marca);
2) raportu ZUS RCA, w którym: podwyższy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne o nadpłatę wynagrodzenia chorobowego, czyli niejako przekwalifikuje chorobowe na wynagrodzenie za pracę, oraz jednocześnie obniży o tyle samo podstawę wymiaru składki zdrowotnej (wynagrodzenie chorobowe podlega tylko składce zdrowotnej).
W wyniku korekt powstanie niedopłata składek społecznych i jednocześnie nadpłata składki zdrowotnej.
Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi nadpłatę składki zdrowotnej, a ten z kolei powinien oddać firmie niedopłacone w swojej części składki społeczne. Otrzymany zwrot składki zdrowotnej pracownik powinien doliczyć do podatku w zeznaniu rocznym, w kwocie poprzednio odliczonej od zaliczki. Z kolei jeśli zwróci pracodawcy składki społeczne, będzie je mógł odliczyć od dochodu. Tak zostanie rozliczony marzec.
Natomiast od wynagrodzenia za kwiecień pracodawca odliczy pełną kwotę nadpłaty wynagrodzenia chorobowego zaliczonego jako nienależne za pracę. W ten sposób cały przychód za kwiecień, czyli podstawa do opodatkowania i podstawy wymiaru składek za kwiecień, będą odpowiednio niższe. [tabela]
Wynagrodzenie za przepracowaną część kwietnia należy pomniejszyć o kwotę nadpłaty, tj. 345,15 zł.
Wariant 2
W drugim wariancie, tj. gdy pracownik zdecyduje się oddać pracodawcy nadpłatę wynagrodzenia chorobowego, operacja będzie przebiegać nieco inaczej. Konieczne będzie skorygowanie też raportu ZUS RSA za marzec – w taki sam sposób jak przy pierwszej wersji. Natomiast w raporcie ZUS RCA kwota podstawy wymiaru składek społecznych pozostanie bez zmian, a obniżeniu o nadpłatę chorobowego ulegnie tylko podstawa składki zdrowotnej (o 345,15 zł). W tym momencie powstanie tylko nadpłata tej składki, którą trzeba zwrócić pracownikowi.
W sumie pracownik odda pracodawcy nadpłatę chorobowego, ale w wymiarze netto, powiększoną o nadpłatę zaliczki na podatek. Dokonany zwrot nienależnie pobranego świadczenia pracodawca odliczy pracownikowi od dochodu przy obliczaniu zaliczki za miesiąc, w którym ten zwrot miał miejsce (art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Z kolei nadpłaconą i otrzymaną składkę zdrowotną pracownik doliczy do podatku w zeznaniu rocznym.
Lista płac za marzec

Podstawa prawna
Art. 59 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2014 r. poz. 159).
Art. 41b, art. 54 ust. 3a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Art. 87 par. 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).