Pracodawcy mają obowiązek poinformować do końca lutego 8 mln zatrudnionych na etatach i kontraktach cywilnoprawnych o tym, że od marca zaczną odkładać na przyszłość w pracowniczych planach kapitałowych.

To pierwsza tego typu operacja, która będzie przeprowadzana co cztery lata. Na początku marca wygasną wszystkie złożone dotychczas deklaracje o rezygnacji z oszczędzania w PPK. W ten sposób wszystkie osoby w wieku od 18. do 55. roku życia zatrudnione na etatach i kontraktach cywilno prawnych zaczną ponownie odkładać na przyszłość w PPK. Z szacunków Państwowego Funduszu Rozwoju wynika, że autozapis może dotyczyć nawet 8 mln osób zatrudnionych we wszystkich polskich firmach.
Co ważne, zwolnione z autozapisu do PPK jest ok. 1,5 mln osób w wieku 55 plus, które mogą oszczędzać w ten sposób, ale tylko na swój wniosek, oraz ok. 1 mln samozatrudnionych - niezatrudniających żadnych pracowników. Autozapis nie dotyczy też osób powyżej 70. roku życia, które nie mogą oszczędzać w PPK.

Trzeba poinformować

W związku z autozapisem pracodawcy mają sporo obowiązków. Pierwszy z nich dotyczy poinformowania wszystkich osób podlegających autozapisowi o tym, że w marcu ponownie zaczną oszczędzać w PPK. Wystarczy do tego prosta informacja wysłana do pracowników nawet e-mailem.
- Pracodawcy powinni pamiętać o tym, że informacja o autozapisie do PPK powinna mieć charakter neutralny, bez sugerowania, żeby osoby, których ten autozapis dotyczy, powinny złożyć rezygnację. Dotarło do nas kilka takich przykładów, warto więc tu przypomnieć, że po ostatniej nowelizacji przepisów o Państwowej Inspekcji Pracy takie przypadki mogą się spotkać z reakcją inspektorów - tłumaczy Bartosz Marczuk, wiceprezes Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR).
Co ciekawe, jeśli pracodawca nie wyśle takiej informacji w ogóle, nie ma się czego obawiać.
- W ustawie o PPK nie znajduje się jednoznaczny przepis przewidujący sankcję dla pracodawcy za niedopełnienie obowiązku poinformowania zatrudnionych o autozapisie. Jednak w tym procesie, bez udziału pracodawcy, nic się nie wydarzy. Brak tej informacji może sugerować, że pracodawca nie wie o tym obowiązku, więc nie zgłosi pracownika do PPK w wymaganym terminie, czym już narazi się na konkretne, przewidziane w przepisach sankcje. Może to oznaczać również inną sytuację, w której pracownik o tym, że został zapisany do PPK, dowie się w momencie, gdy otrzyma wypłatę pomniejszoną o 2 proc. składki do PPK finansowanej po jego stronie - mówi Łukasz Kozłowski, główny ekonomista Federacji Przedsiębiorców Polskich.
- Z ustawy o PPK nie wynikają jednak, jak mają się zachować pracodawca i pracownik w sytuacji, gdy ten pierwszy nie wykona swojego obowiązku informacyjnego wobec zatrudnionego o autozapisie, a ten drugi dopiero po kilku miesiącach zorientuje się, że dokonywane są potrącenia z jego wynagrodzenia w ramach wpłat do PPK - zastanawia się Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan. - Oszczędzanie w PPK w myśl przepisów jest dobrowolne, jednocześnie autozapis i obowiązek potrącenia wpłat z wynagrodzenia pracownika wynika z ustawy. Na pracodawców nie nałożono odrębnego obowiązku informowania pracowników o zawarciu w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK czy ponownym odprowadzaniu wpłat. W przypadku niedopełnienia obowiązku informacyjnego o autozapisie do końca lutego br. warto, aby pracodawca przekazał taką informację w marcu, ponieważ dysponuje prywatnymi środkami pracownika.

Możliwy zwrot

Procedury związane z autozapisem można znaleźć w art. 23 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U z 2023 r. poz. 46.; dalej: ustawa o PPK). Z art. 23 ust. 6 wynika, że pierwsze potrącenie z pensji pracownika nastąpi po 1 kwietnia. Składka zostanie jednak obliczona na podstawie wynagrodzenia wypłaconego w marcu. Z wyjaśnień PFR wynika, że pracownicy niezainteresowani oszczędzaniem w PPK deklaracje w sprawie rezygnacji z oszczędzania w PPK po autozapisie powinni złożyć do końca marca. Wtedy nie zapłacą żadnej składki. Wynika z tego, że jeśli zatrudniony zrezygnuje z oszczędzania w PPK dopiero w kwietniu, musi pogodzić się z tym, że składka za marzec zostanie potrącona z jego wynagrodzenia. Otrzyma ją jednak z powrotem, na zasadach określonych w ustawie o PPK, powiększoną o część wpłaconą przez pracodawcę i opłatę powitalną finansowaną z Funduszu Pracy.
Do czasu zamknięcia tego wydania nie udało się nam uzyskać stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie interpretacji ustawy o PPK i tego, jakie działania oraz zaniechania pracodawców mogą ich narażać na kary ze strony inspektorów w razie niedochowania obowiązków związanych z autozapisem. Ze strony PFR płyną jednak uspokajające sygnały.
- W procesie autozapisu nowych uczestników PPK stawiamy na otwartość i zachęty do działania, a nie kary. Przypomnę tylko, że w ostatnich miesiącach zwróciliśmy się do ok. 600 tys. firm o przedstawienie informacji o zawartych umowach o zarządzanie PPK - mówi Bartosz Marczuk. Większość odpowiedziała, że są mikrofirmami i wszystkie zatrudnione w nich osoby złożyły rezygnację z PPK i zgodnie z ustawą nie muszą podpisywać umów o zarządzanie z instytucjami finansowymi. - Kilkanaście tysięcy podmiotów, w wyniku naszego przypomnienia, zorientowało się jednak, że nie dopełniło swoich obowiązków w tym zakresie i podpisało umowy na zarządzanie PPK. Nikt nie został jednak ukarany. Zależy nam na budowaniu systemu, a nie ściganiu zapominalskich - dodaje. ©℗
ikona lupy />
Kary za błędy pracodawców / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe