Przygotowując się do tzw. ponownego autozapisu, zauważyliśmy, że obejmie on dwie grupy pracowników – tych, którzy zostali „zapisani” do PPK, a potem złożyli deklaracje o rezygnacji, oraz tych, którzy taką deklarację złożyli przed zawarciem w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, przez co nie mogli zostać zgłoszeni do tego programu. Od którego wynagrodzenia powinniśmy naliczyć - dla tych dwóch grup pracowników - wpłaty do PPK? Czy jeśli będą to różne terminy – nie narazimy się na zarzut dyskryminacji w zatrudnieniu?
Wszystkie deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK - zarówno te złożone przez pracowników przed „zapisaniem” ich do PPK, jak i te złożone przez uczestników PPK - obowiązują do końca lutego roku bieżącego roku. Oznacza to, że jeśli uczestnik PPK nie złoży ponownie - najwcześniej 1 marca 2023 r. - deklaracji o rezygnacji, pracodawca ma obowiązek od pierwszego wypłaconego mu wynagrodzenia obliczyć i pobrać wpłaty do PPK.
Natomiast przed obliczeniem i pobraniem wpłat do PPK z wynagrodzenia pracownika niebędącego jeszcze uczestnikiem PPK, pracodawca zobowiązany jest zawrzeć - w jego imieniu i na jego rzecz - umowę o prowadzenie PPK. Może to spowodować różnice w terminie obliczenia i pobrania wpłat do PPK, po tzw. ponownym autozapisie, w odniesieniu do tych dwóch grup pracowników. Nie naruszy to obowiązku równego traktowania pracowników, jeśli umowa o prowadzenie PPK - w imieniu pracownika, niemającego jeszcze tej umowy - zostanie zawarta przez pracodawcę niezwłocznie.
Obliczenie i pobranie wpłat do PPK
W przypadku uczestników PPK, objętych tzw. ponownym autozapisem, pracodawca ma zatem obowiązek od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego im w marcu 2023 roku obliczyć i pobrać wpłaty do PPK, a następnie - od 1 do 17 kwietnia 2023 r. - przekazać te wpłaty do instytucji finansowej. W imieniu pracowników niezgłoszonych jeszcze do PPK, czyli w imieniu których nie została jeszcze zawarta umowa o prowadzenie PPK - przed obliczeniem i pobraniem wpłat do PPK - konieczne jest zawarcie tej umowy. Jeśli pracownik ma już wymagany okres zatrudnienia, pracodawca powinien „zapisać” go do PPK niezwłocznie. Należy przy tym zwrócić uwagę, że niezwłocznie nie oznacza „natychmiast”.
Umowa o prowadzenie PPK powinna zostać zawarta w realnym terminie, uwzględniającym okoliczności miejsca i czasu. Pracodawca powinien móc wykazać, że umowa o prowadzenie PPK w imieniu pracownika została zawarta „niezwłocznie”. W tym przypadku wszystko zależy więc od terminu wypłaty wynagrodzeń u danego pracodawcy. Jeśli nie jest ono wypłacane z góry, a np. dopiero pod koniec miesiąca – termin, w jakim pracodawca obliczy wpłaty do PPK, będzie ten sam dla obu grup pracowników, o których mowa.
Ważne: Jeżeli pracodawca obliczy i pobierze wpłaty do PPK z wynagrodzenia uczestnika PPK, a ten przed przekazaniem tych wpłat do instytucji finansowej złoży mu deklarację o rezygnacji, pracodawca będzie miał obowiązek zwrócić pracownikowi wpłaty pobrane z jego wynagrodzenia (pracodawca dokona korekty listy płac). Od momentu złożenia przez uczestnika deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK pracodawca nie powinien już przekazać do instytucji finansowej żadnej wpłaty za tego uczestnika PPK. [koniec Ważne]
Terminy różne, ale to nie dyskryminacja
Inaczej może być, jeśli wynagrodzenie wpłacane jest przez pracodawcę np. pierwszego dnia miesiąca. W takim przypadku, jeżeli pracodawca nie zdąży zawrzeć umowy o prowadzenie PPK w imieniu osób niebędących jeszcze uczestnikami przed wypłatą im wynagrodzenia 1 marca 2023 r., to pierwsze wpłaty do PPK obliczy i pobierze dopiero z wynagrodzenia wypłaconego im po zawarciu tej umowy. Takie zróżnicowanie sytuacji obu grup pracowników, o których mowa w pytaniu, nie jest jednak naruszeniem przez pracodawcę zasady równego traktowania, lecz skutkiem decyzji samych pracowników w odniesieniu do oszczędzania w PPK – pracownicy z pierwszej grupy zostali uczestnikami PPK przed tzw. ponownym autozapisem, a pracownicy z drugiej grupy będą nimi dopiero w wyniku tzw. ponownego autozapisu.
Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia, dot. m.in. tzw. ponownego autozapisu do PPK, można zapisać się tutaj.
Podstawa prawna:
ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 46).