Ustawodawca nałożył na nie obowiązek pokrywania niektórych kosztów, a pracodawcom publicznym zabronił ich dofinansowania. Podmioty prywatne mogą, ale nie muszą uzupełniać KZP brakujące środki.

Autorem tekstu jest Grawit Nosiadek, trener szkoleń i ekspert ds. kas zapomogowo-pożyczkowych.
Zarządy dawnych pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych szukają w panice informacji, jak prawidłowo przeorganizować zarządzane podmioty. Napotykają na kilka rodzajów problemów, z których najpoważniejszym jest brak zabezpieczenia finansowego na wdrożenie zmian oraz brak możliwości prawnych uzyskania obowiązkowego wsparcia od pracodawcy, gdy ten nie zechce pomóc w reformie. A przypomnijmy, że czas na dokonanie zmian wymuszonych wejściem w życie ustawy z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. poz. 1666; dalej: ustawa o KZP) mija 10 kwietnia 2023 r.

Zakaz prowadzenia działalności

Ustawa o KZP zastąpiła obowiązujące do 2021 r. rozporządzenie Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy. Zmiana ta była związana z ratyfikowaniem przez Polskę konwencji międzynarodowych, które rozszerzały w wielu kwestiach ochronę pracowniczą na inne osoby zatrudnione, niebędące pracownikami etatowymi. To spowodowało konieczność zmian wielu aktów prawnych, co w efekcie doprowadziło do uchylenia rozporządzenia. Projektując ustawę o KZP, mającą zastąpić rozporządzenie, starano się także uregulować kilka problematycznych spraw.
Podczas prac nad ustawą pojawił się pomysł umożliwienia kasom prowadzenia działalności gospodarczej na wzór kas spółdzielczych, stowarzyszeń czy fundacji. Realizacja tego pomysłu okazałaby się jednak w praktyce dość skomplikowana (wymuszałaby np. pełną fiskalizację KZP, co zwiększałoby koszty obsługi), dlatego z niego zrezygnowano. KZP nie mogą więc prowadzić działalności gospodarczej - nie mogą nabyć statusu przedsiębiorcy ani instytucji pożyczkowej. Jednak jako podmioty mające zdolność prawną do zaciągania zobowiązań oraz sądową do dochodzenia swych praw lub roszczeń mogą także zatrudniać pracowników, jeśli wymagałyby tego względy organizacyjne. Trzeba jednak podkreślić, że celem działalności KZP nie może być zysk ani tworzenie miejsc pracy, a jedynie zapewnienie realizacji ustawowych i statutowych zadań. Co ważne, koszty tego działania będzie zobowiązany ponieść w całości pracodawca, na co wskazuje wprost art. 8 ust. 5 ustawy o KZP. Pracodawca weźmie na siebie w tym przypadku koszty właściwe i pośrednie, w tym VAT, którego nie może odliczyć, bo KZP nie jest jego płatnikiem. Rozszerzono zatem prawa pracowników o możliwość zrzeszenia się w organizacji samopomocowej, której koszty działalności pokryje pracodawca, ale na zasadach, na jakie obie strony (zarząd kasy i pracodawca) się zgodzą.

Zagrożony fundusz rezerwowy

Warto zwrócić uwagę na jedyną sytuację, w której koszty działalności będą obciążały samą kasę, a nie pracodawcę. Chodzi o koszty związane z obsługą rachunków bankowych. Zgodnie z art. 110 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. ‒ Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2324; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 180) banki pobierają opłaty i prowizje poprzez potrącanie tych kwot z rachunków płatniczych klientów, dla których je prowadzą, bez konieczności wystawiania dodatkowych dokumentów rozliczeniowych i oczywiście pod warunkiem ich ustandaryzowania w cenniku lub umowie. Taki sam mechanizm będzie stosowany w przypadku obsługi rachunku należącego do KZP. Co ciekawe, dotychczas powszechną praktyką było refinansowanie przez pracodawcę również i tych kosztów. Jednak skoro nowe przepisy nakładają te koszty na KZP, to pracodawcy publiczni nie będą już mogli ich pokrywać. Inaczej jest w przypadku pracodawców prywatnych. Ich dotychczasowa praktyka wspierania KZP kwotami na opłaty bankowe nie musi ulegać zmianie, choć pracodawca nie ma obowiązku pokrywać tych kosztów.
Sprawa z pozoru wygląda niewinnie, jednak w istocie narusza bezpieczeństwo działania samych kas, bo sprawia, że posiadany przez nie fundusz rezerwowy (zabezpieczający pożyczki), z którego te opłaty mają być pokrywane, stał się funduszem deficytowym. Środki finansowe obowiązkowo i co miesiąc wpływające do KZP jako składki mają zasilić dwa fundusze. Pierwszym jest fundusz kapitałowy nazywany „funduszem oszczędnościowo-pożyczkowym”. To na nim są gromadzone comiesięcznie wpłacane wkłady członków (składki), a więc środki, z których udzielane są pożyczki. Drugim jest fundusz zabezpieczenia nazwany właśnie „funduszem rezerwowym”. Jego podstawową funkcją było dotychczas obniżenie ryzyka i zabezpieczenie spłaty udzielanych pożyczek przez zbudowanie kapitału pozwalającego na pokrycie zobowiązań w momencie ich powstania lub przy wystąpieniu innej szkody; tak, by nie zostały obciążone wkłady zdeponowane przez członków. To rozwiązanie byłoby wręcz modelowe, gdyby nie szczegóły rozwiązania przyjętego w ustawie o KZP. Fundusz ten wskazano jako źródło pokrywania kosztów obsługi rachunków płatniczych, z których prowadzenia KZP nie może zrezygnować. Innymi słowy - obciążono ten fundusz stałym wydatkiem.
Dodatkowo z tego samego funduszu mają być dokonywane odpisy na kolejny obowiązkowy fundusz zapomogowy, z którego KZP udziela zapomóg, tj. bezzwrotnej pomocy finansowej świadczonej tylko w przypadku takiego zdarzenia losowego, jak klęska żywiołowa, wypadek, śmierć, choroba itd. Owszem, KZP może tworzyć jeszcze dodatkowe fundusze adekwatnie do potrzeb, zapisując je w statucie, jednak domyślny podział dochodów i kosztów powoduje, że w praktyce fundusz rezerwowy, zasilany jednorazowo przez każdego z członków stosunkowo niewielką opłatą wpisowego, jest funduszem deficytowym. Zaraz po powstaniu KZP i opłaceniu przez wszystkich członków wpisowego osiągnie wartość najwyższą, ale w miarę upływu czasu dochody z wpisowego lub odsetek od lokat z kapitału nie będą w stanie zrównoważyć kosztów operacji związanych z obsługą rosnącej liczby transakcji dla rosnącej liczby członków.
Co ciekawe, na ten problem zwrócono uwagę już podczas prac nad ustawą o KZP. Dlatego w jednej z wersji ustawy (z 16 czerwca 2020 r.) znalazł się przepis, który miał pozwolić na zasilanie funduszu rezerwowego środkami pieniężnymi pochodzącymi z dotacji otrzymywanych według zasad określonych w odrębnych przepisach. Takie rozwiązanie wymagałoby albo potraktowania wszystkich uczestników KZP (członków) jako beneficjentów pomocy de minimis, albo uznania KZP za przedsiębiorcę. Oznaczałoby też konieczność określenia po stronie budżetu państwa kosztów tej pomocy oraz kosztów jej obsługi przez instytucje, które te dotacje byłyby uprawnione przydzielać. Ostatecznie cały ten punkt został z projektu usunięty, co kasom grozi powiększającą się dziurą w ich budżetach. ©℗

Konieczny rachunek przepływów pieniężnych

Ciekawostką jest, że na gruncie obecnych przepisów ta dziura w budżecie może nie być łatwo zauważalna. KZP, jako jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, niebędąca podatnikiem podatku od towarów i usług, niezatrudniająca, niebędąca podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i nieprowadząca działalności gospodarczej ani działalności odpłatnej, na podstawie art. 49 ustawy o KZP jest zobowiązana do stosowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; dalej: u.r.) i sporządzania rocznego sprawozdania finansowego zgodnie z tą ustawą. Jeśli jednak KZP podejmie stosowną uchwałę, to może nie sporządzać jedynego dokumentu, który tę dziurę mógłby ujawnić, tj. rachunku przepływów pieniężnych. Samo sprawozdanie tego nie wykaże. Jak czytamy bowiem w katalogu obowiązkowych załączników do sprawozdania, są to:
  • bilans,
  • informacja dodatkowa,
  • rachunek zysków i strat, który dla KZP nie jest miarodajny, bo kasa dąży do bycia zero-bilansową, a straty bilansowe mają miejsce jedynie w przypadkach zaistnienia zdarzenia losowego lub zawinionej szkody.
Zatem KZP, która uprościła swą rachunkowość, może nigdy nie zdiagnozować powstania dziury w budżecie, co pewnego dnia doprowadzi kasę do finansowego upadku. Można temu zapobiec, sporządzając wspomniany rachunek przepływów pieniężnych, dzięki czemu da się przewidzieć termin ostatecznego wyczerpania się środków funduszy dodatkowych, głównie funduszu rezerwowego. Tego jednak trudno oczekiwać od nieświadomych zagrożeń zarządów KZP. Już sam koszt zatrudnienia księgowej, która będzie umiała prowadzić rachunkowość dla KZP, stanowi wyzwanie finansowe dla pracodawcy, zwłaszcza jeśli ten sam dla siebie prowadzi rachunkowość uproszczoną. Chodzi tu bowiem o prowadzenie tzw. pełnej księgowości, co wymaga stworzenia polityki rachunkowości, określenia planu kont, rejestracji chronologicznie wszystkich dowodów księgowych w dzienniku, prowadzenia księgi głównej, w której znajdą się zapisy na kontach syntetycznych, uszczegóławiania zapisów tych kont w rachunkowości analitycznej adekwatnie do realizowanych usług czy rodzajów przychodów, dochodów, wydatków i kosztów, a także zwieńczenia corocznie swojej bieżącej pracy prawidłowo sporządzonym sprawozdaniem finansowym, a nie jedynie bilansem.

Domyślna strata

Oceniając skutki finansowe reformy, można więc zauważyć, że ustawodawca doprowadził do tego, iż KZP domyślnie będzie generować stratę. Dodatkowo pozbawił pracodawców publicznych (opierających się na środkach publicznych) możliwości pokrywania tej straty. Nieco lepiej wygląda sytuacja w przypadku pracodawców prywatnych, którzy mogą przeznaczyć część swoich dochodów nie tylko na pomoc rzeczową, lecz także na gotówkowe wsparcie funduszy KZP i zasypanie ewentualnej dziury w budżecie. Zwolnienie KZP z podatku dochodowego od osób prawnych ma swoje konsekwencje również w odniesieniu do tej pomocy. Należy bowiem jasno podkreślić, że gdyby nie to podmiotowe zwolnienie zapisane w art. 58 ustawy o KZP (a właściwie w art. 6 ust. 1 pkt 23 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 185), to każda świadczona przez pracodawcę pomoc ‒ zarówno bezpłatne użyczenie lokalu, wykonywanie usług poprzez oddelegowanych pracowników, jak i zakup choćby długopisu ‒ musiałaby zostać oszacowana pod względem realnej wartości rynkowej, a następnie opodatkowana tym podatkiem.
Podobnie wyglądałaby sprawa w przypadku usług podlegających opodatkowaniu VAT. Na szczęście ustawodawca już wcześniej zauważył, że katalog usług, które są wolne lub nie podlegają tym podatkom, zawierają wszystkie usługi KZP, zarówno te podstawowe, jak gromadzenie wkładów członków podmiotu niebędącego osobą prawną, udzielanie nieoprocentowanych pożyczek swym członkom, udzielanie zapomóg (bezzwrotnych świadczeń pieniężnych w sytuacji zdarzenia losowego), jak i te dodatkowe, wynikające z fakultatywnych zapisów w statucie, np. prowadzenie funduszu wzajemnego ubezpieczenia na życie, czyli udzielanie świadczeń pieniężnych z tzw. funduszu pośmiertnego lub pogrzebowego. Oczywiście zwolnienia nie dotyczą jedynie samej usługi, ale również wszystkich kosztów obsługi.
!Dotychczas powszechną praktyką było refinansowanie przez pracodawcę kosztów obsługi rachunków bankowych. Jednak skoro nowe przepisy nakładają te koszty na KZP, to pracodawcy publiczni nie będą już mogli ich pokrywać. Inaczej jest w przypadku pracodawców prywatnych. Ich dotychczasowa praktyka wspierania KZP kwotami na opłaty bankowe nie musi ulegać zmianie.
Projektodawca ustawy przyjął, że w odniesieniu do podmiotów publicznych działalność KZP będzie stanowiła dodatkowy koszt dla budżetu państwa lub samorządów, a w odniesieniu do podmiotów prywatnych - głównie dla przedsiębiorców. Ponieważ niestety nie był w stanie określić wysokości tych kosztów, to przedstawiając w uzasadnieniu do ustawy ocenę skutków regulacji, w tabelach odnoszących się do kosztów reformy zarówno w budżetówce, jak i u przedsiębiorców odpowiednie miejsca pozostawił puste. Pod tabelami znalazła się jedynie uwaga, że brak wskazanego kosztu nie oznacza, że takowy nie wystąpi, ani tego, że pozostanie na podobnym poziomie co wcześniej, ani też, że istotnie nie wzrośnie. Nie badając przewidywanych kosztów dostosowania KZP do nowych przepisów, ustawodawca przyjął, że przy uniknięciu przekazywania dotacji działalność tego typu organizacji nie będzie obciążała państwa. Nie zweryfikował jednak, czy nie pojawią się koszty dla samej KZP, lub czy nie wzrosną koszty obsługi dla jej patrona, którym jednoznacznie uczynił pracodawcę. Ponadto ustawa, wprowadzając zakaz działalności gospodarczej, sprawiła, że KZP nie może już próbować finansować samodzielnie reformy lub nowych nakładanych obowiązków, czego najczęściej nieprawnie oczekują pracodawcy. ©℗