W I połowie 2022 r. do Państwowej Inspekcji Pracy wpłynęły 1003 skargi dotyczące mobbingu, II połowa 2022 r. według nieoficjalnych informacji wygląda podobnie. Z danych PIP wynika, że liczba kontroli następczych przeprowadzonych na skutek skargi dotyczącej mobbingu rośnie. Autorka jest radcą prawnym, starszym prawnikiem – opiekunem klienta w kancelarii Raczkowski sp.k.

Te liczby dotyczą tylko zgłaszanych i kontrolowanych przez PIP zarzutów dotyczących mobbingu, a przecież prócz mobbingu są też inne nieprawidłowe zachowania: molestowanie, molestowanie seksualne, dyskryminacja i nierówne traktowanie, a w tle naruszenie dóbr osobistych pracownika.

Obowiązek przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w zatrudnieniu wynika wprost z przepisów kodeksu pracy (odpowiednio art. 943 par. 1 i art. 94 par. 2b), ale każdy pracodawca chcąc prowadzić biznes w sposób transparentny, zgodny z prawem, najnowszymi trendami i budując zdrowe, inkluzywne środowisko pracy, powinien przeciwdziałać nieprawidłowym zachowaniom i wyjaśniać wszelkie zgłaszane nieprawidłowości nie tylko z powodu istnienia tych przepisów.

Wśród działań, jakie należy podejmować, by minimalizować ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, wymienia się przede wszystkim regularne szkolenia dla menedżerów i pozostałych pracowników oraz przeprowadzenia cyklicznych anonimowych ankiet. Rekomendowane jest, by pracodawca utworzył tzw. kanał dotarcia, gdzie pracownik mógłby zgłaszać potencjalne nieprawidłowości, np. infolinię albo adres e-mail przeznaczone do zgłaszania przypadków mobbingu. Ważne jest wdrożenie polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom.

Dlaczego to tak ważne, aby działania te zawczasu podjąć? W każdej organizacji prawdopodobnie nadejdzie dzień, gdy pojawi się zgłoszenie nr 1 z zarzutem np. mobbingu albo dyskryminacji w tle. Wówczas często następuje nerwowe klikanie, szukanie lub weryfikacja istniejących procedur albo poszukiwanie prawnika – eksperta prawa pracy. Spółka często staje przed podstawowym problemem, co zrobić ze złożoną skargą? Odpowiedź jest jedna: należy podjąć działania, by ją wyjaśnić, przeprowadzając wewnętrzne postępowanie wyjaśniające. Odpowiadamy na najczęstsze pytania dotyczące tego, jakie trudności mogą się pojawić podczas tego procesu i na co zwrócić uwagę.

Kto może zgłosić skargę/zarzut?

Prawo do zgłoszenia skargi, zarzutu, poinformowania o potencjalnych nieprawidłowościach ma każdy pracownik. Bez względu na stanowisko, wymiar etatu lub rodzaj umowy o pracę. To, w jakiej formie można dokonać zgłoszenia, powinno wynikać z wewnętrznych przepisów w danej firmie.

Czy pracodawca ma obowiązek odpowiedzieć na skargę/zgłoszenie pracownika?

Tak, pracodawca powinien odnieść się do każdej skargi, zgłoszenia, zapytania. W uzasadnionych przypadkach powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, powołując komisję wyjaśniającą zgłoszone nieprawidłowości.

Czy należy zawsze przeprowadzić wewnętrzne postępowanie wyjaśniające?

Takie postępowanie jest rekomendowane w każdym przypadku, gdy sprawa nie jest oczywiście bezzasadna.

Czy to, jak przeprowadzać postępowanie wyjaśniające, wynika z konkretnych przepisów?

Nie, przepisy nie precyzują, kto, kiedy i w jakiej formie powinien postępowanie wyjaśniające prowadzić. Ustalenie i opisanie tych kwestii należy do praco dawcy.

Czy w firmie powinna być stworzona procedura wyjaśniania nieprawidłowości i/lub dotycząca prowadzenia postępowań wyjaśniających?

Taki obowiązek nie wynika z przepisów prawa, ale z HR-owego i biznesowego punktu widzenia jest to rekomendowane. Procedura po pierwsze pozwoli ustrukturyzować działania, uspokaja sytuację, przewiduje, jakie działania ma podjąć pracodawca, a także jakie działania ma podjąć zgłaszający nieprawidłowości lub świadek.

Jakie są wymogi formalne pisma z odpowiedzią?

Odpowiedź dla zgłaszającego nie musi być na piśmie, ale rekomendujemy takie działanie. W piśmie pracodawca nie musi powoływać się na artykuły i paragrafy, ale pismo powinno być konkretne, zwięzłe, z powołaniem się na fakty, nie na zasłyszane, np. korytarzowe plotki. Pracodawca powinien odnieść się do każdego ze zgłoszonych zarzutów, tak aby zgłaszający miał jasną informację, że pracodawca przeanalizował rzetelnie sprawę.

Czy pracodawca musi odnosić się do anonimowych zgłoszeń?

Nie, o ile takiej zasady nie wprowadził w swojej procedurze (rekomendujemy weryfikację swoich procedur) lub nie da się w łatwy sposób ustalić, w jakim zespole i jakich osób sprawa dotyczy, lub też zgłoszenie nie dotyczy sprawy „w oczywisty sposób wiadomej”. W pozostałych przypadkach rekomendowana jest wzmożona czujność i obserwowanie sytuacji w potencjalnych konfliktogennych obszarach.

Jaki powinien być skład komisji wyjaśniającej skargę?

Decyzja o składzie komisji należy do pracodawcy, z praktycznego punktu widzenia rekomendowane jest, aby w komisji zasiadał specjalista, prawnik z zewnątrz. Gwarantuje on obiektywność, tzw. chłodny osąd sytuacji, ponadto jego obowiązkiem będzie ustrukturyzowanie procesu wyjaśniania zgłoszenia i procesowanie zgodnie z przepisami prawa pracy.

W praktyce w komisji zasiada często prawnik wewnętrzny (in house lawyer) lub przedstawiciel zespołu HR. Niektóre firmy decydują się również na udział w pracach takiego zespołu przedstawiciela pracowników. Decydując się na takie rozwiązanie, koniecznie należy przygotować dla takiej osoby dokumenty dotyczące przetwarzania danych osobowych, a także stosowne zobowiązanie do zachowania poufności. Niezbędne jest również wstępne ustalenie, czy skarga nie dotyczy tego przedstawiciela. W przypadku pozostałych osób należy zweryfikować, w jakim zakresie są uprawnione do przetwarzania danych osobowych.

Jakie działania podjąć, gdy skarga nie przestawia jasnego obrazu sytuacji?

Gdy pojawia się skarga, rekomendowane jest dalsze wyjaśnienie zarzutów, usystematyzowanie lub uzupełnienie ich podczas spotkania ze zgłaszającym. W praktyce ta pierwsza skarga często jest niepełna lub pojawiają się pewne wątpliwości, dlatego spotkanie ze zgłaszającym jest rekomendowane.

Czy każdy pracownik musi się stawić przed komisją?

Tak, każdy pracownik ma obowiązek wykonywać polecenia pracodawcy, o ile nie są niezgodne z prawem. W tym przypadku o żadnej niezgodności z prawem nie ma mowy.

Czy komisja może zaprosić na spotkanie pracownika, który przebywa na zwolnieniu lekarskim?

Tak, w naszej ocenie może taką osobę zaprosić. Udział w posiedzeniu nie jest stricte wykonywaniem pracy, nie powinien więc wpłynąć na wydłużenie czasu rekonwalescencji lub jej utrudnienie. Nie mówimy tu o sytuacji choroby obłożnej, związanej z ciążą czy zakaźnej. Oczywiście pracownik może odmówić, powołując się na chorobę.

Czy można zakończyć postępowanie wyjaśniające, nie rozmawiając z „potencjalnym naruszycielem”?

Tak, w praktyce takie sytuacje zdarzają się często. Rekomendujemy jednak dołożyć wszelkich starań, by osobę, w stosunku do której kierowane są zarzuty, wysłuchać, pozwolić przedstawić jej swoje stanowisko.

Czy istotne jest to, w jakiej kolejności komisja spotyka się ze świadkami

Nie, natomiast logiczne jest, że spotkania powinny nastąpić najpierw z osobami wprost powołanymi w skardze/zgłoszeniu, a następnie z osobami, które zostaną „wywołane do tablicy” w trakcie postępowania wyjaśniającego.

To, kiedy powinna być wysłuchana osoba obarczona zarzutami, zależy od przyjętej przez komisję procedury. W tej sytuacji bardzo istotne jest doświadczenie prawnika biorącego udział w posiedzeniu komisji, a także struktura firmy zespołu, w którym ta osoba pracuje. Nie można pozwolić na mataczenie i wpływanie na świadków, ale jednocześnie osobie wskazanej w skardze należy zapewnić realne prawo do obrony, odniesienia się do zarzutów.

Czy można prowadzić postępowania wyjaśniające zdalnie? Na co zwrócić uwagę, przeprowadzając je w tej formie?

Postępowania wyjaśniające mogą być zdalne, dopuszczalne są przecież rozprawy zdalne. Tę kwestie warto uregulować wcześniej, spisując zasady takiego spotkania. Główny nacisk należy położyć na zachowanie poufności. Można, a wręcz jest rekomendowane, by zobowiązać osoby biorące udział w spotkaniu z komisją do używania słuchawek, włączenia kamery i wyłączenia tła, a także okazania przed rozpoczęciem rozmowy całego pomieszczenia, w którym znajduje się świadek, zgłaszający lub też osoba, w stosunku do której kierowane są zarzuty.

Co zyskuje pracodawca, przeprowadzając takie postępowania wyjaśniające?

Po pierwsze, możliwość zgłaszania naruszeń (o ile występują) i następczo realne działania podejmowane przez pracodawców (powołanie komisji wyjaśniającej) mogą być jednym z elementów polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom. Po drugie, powołując komisję – w szczególności z udziałem zewnętrznego, profesjonalnego eksperta – pracodawca wykazuje należytą staranność i pokazuje, że prawidłowe kształtowanie atmosfery w środowisku pracy jest dla niego priorytetem. Po trzecie, jest to rozwiązanie, które pozwala firmie oszczędzić koszty związane z prowadzeniem potencjalnego sporu sądowego i nie utracić budowanego wizerunku. Często się zdarza, że niewyjaśnione prawidłowo lub zignorowane zarzuty finalnie „lądują” w sądzie. To, czy zarzut jest zasadny, jest już inną kwestią. ©℗