Termin na wdrożenie zmian upłynie 10 kwietnia 2023 r. Ustawodawca nałożył ten obowiązek nie tylko na zarząd KZP, lecz także m.in. na pracowników, pracodawców i związki zawodowe - pisze Grawit Nosiadek, ekspert ds. kas zapomogowo-pożyczkowych.
Obowiązki związane z nowymi przepisami wprowadzonymi ustawą z 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. poz. 1666) ciążą na wszystkich: zarządzie kasy zapomogowo-pożyczkowej (KZP), komisji rewizyjnej, delegatach na walne zgromadzenie, pracownikach (nie tylko wykonujących czynności na rzecz kasy), związkach zawodowych, radach pracowników, osobach, które zostały wybrane do reprezentowania załogi, jeśli u pracodawcy nie działa związek zawodowy ani rada pracowników, a nawet na samych członkach i osobach przez nich upoważnionych. Przyjrzyjmy się po kolei tym obowiązkom.
Członkowie
Każdy członek KZP został zobowiązany m.in. do złożenia oświadczenia zawierającego zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez KZP, a także do utrzymania ich w ciągłej aktualności. Zatem dotychczasowe deklaracje członkowskie oczywiście zachowują ważność jedynie pod warunkiem, że zawierają odpowiednie informacje i oświadczenia, a same dane osobowe w nich zawarte są aktualne. Treść deklaracji członkowskiej nie musi już zawierać m.in. imion rodziców lub miejsca urodzenia, ale powinna zawierać: imiona, nazwiska, numer PESEL, a także wynikające z tego numeru informacje, takie właśnie jak płeć lub data urodzenia. W przypadku gdy numer PESEL nie został nadany, to zamiast niego podaje się numer użytego do identyfikacji dokumentu tożsamości, jego rodzaj i kraj wydania. KZP musi zgromadzić także pozostałe aktualne informacje: adresy korespondencyjny i poczty elektronicznej (e-mail), numer telefonu oraz dane osoby lub osób wskazanych do otrzymania, po śmierci członka, zgromadzonych przez niego wkładów. Co ważne, te dane wynikają bezpośrednio z ustawy i nie można ich pominąć, podobnie jak obowiązku identyfikowania każdego członka czy osoby chcącej uczestniczyć w walnym zebraniu. Kasa może przyjąć, że będzie przetwarzać również inne dodatkowe dane, które będą niezbędne do uzyskania lub utrzymania członkostwa, a wynikają nie tylko z samej ustawy o KZP lub przepisów innych ustaw. Chodzi m.in. o kwestie nabycia statusu emeryta czy rencisty, oraz związane z tym daty, a także takie dane jak: wysokość wynagrodzenia, termin i rodzaj zatrudnienia, wielkość zajęć otrzymywanych wypłat, liczba członków gospodarstwa rodzinnego, ustrój majątkowy, stan cywilny czy zdarzenia dotyczące zdrowia. Warto pamiętać, że to nie pracodawca przetwarza te dane tylko KZP. Zatem to nie pracodawca decyduje, co może lub nie może być przetwarzane, ale najwyższy organ kasy, czyli właśnie walne zebranie.
Pełny katalog danych zależy od wielu czynników. Należy jednak pamiętać, że dane osobowe zapisane w dokumentach KZP muszą pozostawać aktualne i to członkowie muszą o to zadbać. A w przypadku ich zmiany nieokreślony termin aktualizacji oznacza bezzwłocznie, tj. do 7 dni. Chyba że w statucie KZP zostanie zapisany nieco dłuższy termin, np. raz do roku, ale wtedy ryzyko związane z posługiwaniem się nieprawidłowymi danymi spada na kasę. Warto więc zadbać, by przy zapisaniu do kasy, jak i przy realizowania wszelkich usług (zmiana wysokości deponowanej składki, zaciąganie lub poręczanie pożyczek, zawieszanie wpłat rat lub składek itd.) potwierdzić ich aktualność z odpowiednimi dokumentami, a nie jedynie poprzez oświadczenie.
Obowiązkowo członkowie KZP muszą oświadczyć, że znany jest im statut kasy, przepisy powszechne i wewnętrzne, które ich dotyczą, a także, że je akceptują oraz że się im podporządkowują. Kolejne oświadczenie zawierane często w treści samej deklaracji dotyczy obowiązkowego regularnego opłacania zadeklarowanego przez siebie wkładu, czyli składki miesięcznej. Dotyczy to całego okresu członkostwa, w tym także dotychczas wyłączanych okresów, z których członek będzie korzystał w przyszłości, tj. z urlopów wychowawczych, bezpłatnych, ale także wtedy, gdy przejdzie już na emeryturę lub rentę. Według nowej ustawy nie ma znaczenia, czy składki otrzymywane są od pracodawcy, czy wpłacane bezpośrednio na konto kasy przez członka lub czy też zostały przedpłacone. Dotychczas, jeśli pracodawca wstrzymywał wypłatę, obniżał jej kwotę, czym uniemożliwiał potrącenia, pieniądze z wynagrodzenia lub zasiłków po prostu nie były przekazywane do KZP. Obecnie wszyscy członkowie, w tym emeryci i renciści, osoby na urlopach bezpłatnych itd., co miesiąc zgadzają się opłacić przynajmniej minimalny, ustalony przez walne zebranie wkład. W przypadku braku potrącenia i tak zawsze muszą dokonać wpłaty własnej lub przelewu tej składki. Ponieważ prowadzona jest pełna księgowość, łatwo będzie natomiast nadpłacić za pewien okres do przodu lub wycofać nadpłaconą kwotę wkładu, która nie jest obowiązkowa. Szczegóły i sposób realizacji wpłat i wypłat, czyli zasady dotyczące wkładu nienaruszalnego lub jego braku, zasady wypłaty w czasie członkostwa oraz po jego ustaniu ustala jak dotychczas walne zebranie i obowiązkowo zapisuje je w statucie.
Ponadto członek KZP w przypadku wskazania więcej niż jednej osoby upoważnionej po swojej śmierci może dowolnie określić procentowy udział każdej z osób. Jeśli tego nie uczyni, to ustawodawca określił, że każda z upoważnionych osób otrzyma część równą oczywiście po rozliczeniu ewentualnego zadłużenia.
Osoby uprawnione
Co istotne, również osoby wskazane przez członka muszą samodzielnie wyrazić zgodę poprzez złożenie stosownego oświadczenia, aby KZP mogła ich dane przetwarzać zgodnie z przepisami RODO. Należy pamiętać, że na gruncie RODO żadnej organizacji nie wolno przetwarzać danych osób fizycznych, jeżeli te nie wyraziły wcześniej celowej zgody na to przetwarzanie, chyba że umożliwia to stosowny przepis. Dane, które KZP będzie przetwarzała o osobie uprawnionej, to również minimum: imiona, nazwiska, numer PESEL lub dane dokumentu tożsamości podobnie jak w przypadku członka, ale tylko gdy ten nie dysponuje numerem PESEL, adres korespondencyjny, adres poczty elektronicznej (e-mail) lub numer telefonu. KZP, która została uznana zgodnie z dotychczasową doktryną za administratora danych osobowych (ADO), będzie musiała dostarczyć każdemu, kto przekazuje jej swoje dane, dokument identyfikujący KZP. Będzie zobowiązana zapewnić prawa wynikające z samego RODO, w tym prawo dostępu do swoich danych, ich poprawy, aktualizacji, zastrzeżenia lub usunięcia.
Zarząd KZP i pracodawca
Najwięcej zadań ustawa nakłada na zarząd i pracodawcę, trudno nawet wymienić je w sposób zwarty. Najbezpieczniej jest wskazać jedynie główne obszary.
▶Prawny – dotyczący samostanowienia organizacji, głębokiej korekty statutu (praktycznie napisanie go od początku), obowiązkowej rejestracji w GUS i uzyskania numeru REGON, wytworzenia, uporządkowania i przechowywania odpowiedniej dokumentacji normatywnej (protokoły, uchwały organów, sprawozdania itd.), właściwej organizacji procesów wyborczych organów i delegatów, opcjonalnego wprowadzenia obsługi zdalnej lub świadczenia usług elektronicznie, redukcji liczby kas do jednej działającej u jednego pracodawcy, korekty typu międzyzakładowej KZP lub KZP odpowiednio do liczby obejmowanych pracodawców itd.
▶Finansowo-rachunkowy – dotyczący wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, obiegu dokumentów powiązanych z bieżącym prowadzeniem księgowości (dowody księgowe, raporty, umowy itd.) i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z zasadami pełnej rachunkowości wynikającymi z odpowiedniej ustawy, właściwego zabezpieczenia danych finansowych, ale też określenia zdolności samej kasy do rodzajów i kwot świadczonej pomocy (urealnienia kwot pożyczek, czasu spłaty), wartości pomocy świadczonej poprzez zapomogi, kwestie składek, wpłat, funduszy dodatkowych itd.
▶Ochrona danych osobowych – w większości kas ochrona powinna już być prawidłowo wdrożona, ale jeśli nie, to trzeba przypomnieć o nadaniu przez zarząd upoważnień osobom, które mogą mieć dostęp, tj. przetwarzać dane osobowe, o ewentualnym wyznaczeniu pełnomocnika zarządu ds. RODO i inspektora ochrony danych, ustaleniu w umowie zasad współadministrowania danymi z pracodawcą itd.
▶Organizacyjny – dotyczący głównie współdziałania z pracodawcą lub w przypadku kasy międzyzakładowej z pracodawcami, tj. zawarcia odpowiedniej umowy lub umów w celu określenia specjalistów świadczących pomoc kasie w realizacji wszystkich procesów w niej obecnych. W tym miejscu należy wymienić: prowadzenie ewidencji członkowskiej, zabezpieczenie archiwum, organizację i świadczenie pomocy prawnej, księgowej, informatycznej, kasowej itd., które mogą być też realizowane opcjonalnie poprzez powierzenie wybranych zadań podmiotom zewnętrznych (outsourcing). Niezbędne jest również zapewnienie siedziby (miejsca na dokumenty), lokalu na posiedzenia, środków komunikacji elektronicznej i zasobów teleinformatycznych, serwerów na pliki i bazy danych, adresu i nienaruszalności korespondencji, obsługi poczty wychodzącej itd.
▶Bezpieczeństwa i kontroli ‒ polegający głównie na ustaleniu zasad dostępu i udzieleniu dostępu do dokumentów, danych lub też zasad współdziałania i kontroli wewnętrznej możliwej do realizowania przez każdego członka, komisję rewizyjną. Ponadto trzeba zwrócić uwagę na konieczność wykluczenia z zarządu i komisji rewizyjnej osób skazanych za przestępstwa ścigane z urzędu lub przestępstwa skarbowe, a także ustalenie podmiotu kontrolującego i zakresu współdziałania z osobą reprezentującą ten podmiot (kontrolera KZP), zwłaszcza ustalenie sposobu udostępniania danych, dokumentów księgowych, protokołów organów, uchwał itd. Stało się niedopuszczalne bezkrytyczne przekazywanie dokumentów z KZP zawierających dane osobowe do innej organizacji np. związku zawodowego, bez odpowiedniego upoważnienia konkretnych z niej osób. Nie można zapominać również o uzgodnieniu z pracodawcą zasad prowadzenia wewnętrznej lub delegowanej kontroli nad pracownikami, którzy realizują czynności na rzecz KZP, chodzi np. o menedżera KZP, księgową KZP, informatyka KZP, prawnika KZP, IOD KZP itd.
Podmiot kontrolujący
Związek zawodowy, czyli formalnie organizacja związkowa działająca na terenie pracodawcy, wspólne przedstawicielstwo porozumienia wielu organizacji związkowych działających u pracodawcy, rada pracownicza, gdy związki zawodowe nie działają u pracodawcy, lub wybrana u pracodawcy reprezentacja spośród pracowników ‒ te podmioty zostały w ustawie określone wspólnym mianem podmiotu kontrolującego. Uprawnienia kontrolne wobec KZP mogą jednak należeć tylko do konkretnej osoby fizycznej na piśmie upoważnionej przez powyższe gremia. Podmiot ten musi zatem zidentyfikować siebie jako uprawnionego do kontroli, a następnie podjąć współdziałanie z zarządem KZP w celu ustalenia sposobu realizacji uprawnień. Bez upoważnienia konkretnej osoby fizycznej dokumenty wymienione w ustawie ‒ jak protokoły, uchwały lub sprawozdania ‒ nie będą mogły zostać udostępnione do czasu formalizacji dostępu, ponieważ zawierają różne dane, w tym dane finansowe powiązane z danymi osobowymi. Zarząd KZP poza upoważnieniem do przetwarzania danych odbierze oświadczenie o zachowaniu uzyskiwanych danych w poufności nie tylko w okresie sprawowania funkcji kontrolnej, lecz także później.
Pracodawca, u którego nie działa KZP
Co ciekawe, także pracodawcy, u których KZP do tej pory nie było, muszą przygotować się do działania i to bez względu na liczbę pracowników i formę ich zatrudnienia. Pracodawcy zostali bowiem ustawowo zobowiązani do świadczenia pomocy już od samego początku, czyli również w sytuacji, gdyby co najmniej dziesięciu spośród zatrudnionych zapragnęło utworzyć nową KZP. A nawet jeśli byłoby to mniej niż dziesięć osób, ale chcących dołączyć do kasy międzyzakładowej. Co ważne, prawo zorganizowania kasy jest obecnie jednym z nowych praw pracowniczych, opisanych nawet odrębną ustawą. Zatem pracodawca samodzielnie kasy nie może utworzyć, przekształcić lub zlikwidować, bo takie uprawnienia należą wyłącznie do walnego zebrania członków/delegatów lub walnego zebrania założycielskiego. Czynności, które jednak musi on wykonać, to przede wszystkim poznanie zasad organizacji i wspierania; pomoc w utworzeniu dokumentacji, procedur, ale też nieodpłatne oddelegowanie własnych pracowników do realizacji czynności na rzecz KZP lub zakupienie dla nich usług zewnętrznych. Pracodawca musi też dostosować swój system naliczania płac do stosowania potrąceń na rzecz KZP, a samej kasie zapewnić odrębną pełną księgowość, nawet gdy sam korzysta z uproszczonej. Może się też okazać, że poza działaniami własnymi będzie zobowiązany do podpisania wielostronnej umowy z innymi pracodawcami i na jej podstawie do partycypacji w kosztach działania międzyzakładowej KZP, gdyby pracownicy woleli zostać objęci działaniem istniejącej już większej kasy międzyzakładowej, a ta się na to zgodzi i ich przyjmie. Warto również wiedzieć, że ustawa ogranicza liczbę działających KZP u jednego pracodawcy do jednej tego typu organizacji. ©℗
Zapraszamy do zadawania pytań
