Takie stanowisko zajął Główny Inspektorat Pracy. Dlatego praktykę pracodawców, którzy udostępniają do tego celu platformy elektroniczne, należy uznać za nieprawidłową - pisze Łukasz Prasołek, specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP i SN.

Zgodnie z przepisami prawa pracy dotyczącymi wynagrodzeń wyróżniamy dwa rodzaje potrąceń - obligatoryjne oraz dobrowolne. Te pierwsze są dokonywane przez działy płacowe z mocy prawa, ale jest to wąski i zamknięty katalog przypadków. Wszystkie pozostałe należności, które nie zostały wymienione w katalogu z art. 87 kodeksu pracy (dalej: k.p.), mogą być z kolei potrącone tylko za zgodą pracownika. I w tym zakresie z art. 91 k.p. wynika, że zgoda taka powinna zostać udzielona „na piśmie”. Pojawia się więc pytanie, czy jest to forma pisemna czy dokumentowa w rozumieniu kodeksu cywilnego (dalej: k.c.)?

Odpowiedzi na to pytanie udzielił pod koniec 2022 r. Główny Inspektorat Pracy, wskazując w swoim stanowisku z 9 listopada, że zwrot „na piśmie” oznacza formę pisemną, a nie dokumentową. Powyższe stanowisko nie budzi wątpliwości, bo zwrot „na piśmie” został wykorzystany w kodeksie pracy wielokrotnie, np.:

  • w art. 29 par. 2 dotyczącym formy umowy o pracę,
  • w art. 30 par. 3 dotyczącym formy wypowiedzenia umowy o pracę,
  • w art. 38 par. 1 dotyczącym konsultacji wypowiedzenia ze związkiem zawodowym.

W odniesieniu do wymienionych przepisów nie jest kwestionowane, że wprowadzono w ten sposób formę pisemną w rozumieniu prawa cywilnego, a więc nie można twierdzić również, że w przypadku dobrowolnego potrącenia jest inaczej. Zatem zgody na potrącenia dobrowolne wymagają bezwzględnie formy pisemnej, a dokonanie ich bez zachowania tej formy naraża pracodawcę na ryzyko popełnienia wykroczenia z art. 282 par. 1 k.p. Możliwe jest bowiem uznanie, że w takim przypadku dojdzie do bezpodstawnego potrącenia z wynagrodzenia.

Nowe przepisy o pracy zdalnej, które mają zostać dodane do kodeksu pracy, przewidują wyjątek od formy pisemnej dla niektórych dokumentów składanych przez pracowników pracujących zdalnie. Zgodnie bowiem z mającym wejść w życie art. 6732 k.p. w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, będą mogły być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Powyższy przepis dotyczy jednak tylko wniosków składanych przez pracowników, a więc nie obejmie swoim zakresem zgody na dobrowolne potrącenie, która nadal w takim przypadku będzie musiała być złożona na piśmie. Wyjątek ten dotyczył będzie np. wniosków o urlop bezpłatny, wyjście prywatne lub odbiór czasu wolnego za godziny nadliczbowe, dla których k.p. nadal wymaga złożenia na piśmie. Tak więc niestety również pracownicy wykonujący pracę zdalną będą musieli składać pisemnie zgody dotyczące potraceń z ich wynagrodzenia. ©℗

Stanowisko Biura Informacji Głównego Inspektoratu Pracy z 9 listopada 2022 r. w sprawie formy pisemnej zgody na potrącenia

nieznane

UNP:GIP-22-64985

GIP-GBI.0701.138.2022.3

Ważne

Zgodnie z art. 91 k.p. należności inne niż wymienione w art. 87 par. 1 i 7 mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.

Zwrot „na piśmie” użyty przez ustawodawcę w art. 91 k.p. oznacza formę pisemną, o której mowa w art. 78 k.c., nie zaś formę dokumentową, przewidzianą w art. 772 k.c.

Stosownie do przepisu art. 78 par. 1 k.c. do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Należy zauważyć, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 781 par. 2 k.c.). Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 781 par. 1 k.c.).

Podstawa prawna

• art. 29 par. 2, art. 30 par. 3. art. 38 par. 1. art. 87, art. 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)