- W przepisach dokładnie wskazano, jakie dane mogą być gromadzone, co obejmuje kontrola trzeźwości oraz jakie przypadki uznaje się za obecność lub brak obecności alkoholu w organizmie. Pozyskiwanie i przetwarzanie innych danych może zostać uznane za nadmiarowe i zbytnio wkraczające w sferę prywatności badanego - mówi Monika Krasińska

Najprawdopodobniej już na początku lutego 2023 r. w życie wejdą przepisy dające pracodawcom możliwość prewencyjnego badania trzeźwości. Nowe regulacje budzą duże emocje, bo pozwolą na powszechne badanie pracowników, zleceniobiorców czy prowadzących działalność gospodarczą na obecność nie tylko alkoholu w ich organizmie, lecz także narkotyków. Jak przedsiębiorcy powinni prowadzić takie badania, aby nie narazić się na zarzut naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych?
Myślę, że na prowadzenie tego typu badań przez pracodawców trzeba patrzeć w szerszym kontekście. Ich celem jest bowiem zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz ochrona życia i zdrowia innych osób. Dlatego stosowanie nowych regulacji w pierwszej kolejności powinna oceniać Państwowa Inspekcja Pracy, która będzie kontrolowała przepisy wewnętrzne wprowadzone w firmach prowadzących prewencyjne badania trzeźwości. Właściwe w tym zakresie jest także Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej. Jako autor nowelizacji może przedstawić intencje, jakie stoją za tymi zmianami przepisów. A to może mieć także wpływ na ich stosowanie w praktyce.
Jednocześnie jest oczywiste, że badanie trzeźwości pracowników musi być prowadzone z poszanowaniem zasad ochrony danych osobowych i prywatności zatrudnionych. Ten temat nie jest dla nas nowy, bo od lat do UODO trafia mnóstwo pytań w tej sprawie, zarówno od administratorów i inspektorów ochrony danych, jak i od pracowników. A naszą rolą jest dbanie o ochronę prywatności osób poddawanych badaniu i przeciwdziałanie przypadkom nadmiarowego pobierania i dalszego przetwarzania danych. Od dawna staliśmy na stanowisku, że dotychczasowe przepisy nie uprawniają pracodawców do samodzielnego wyrywkowego czy prewencyjnego badania pracowników alkomatem. Dlatego zabiegaliśmy o te zmiany, które teraz zostaną wprowadzone do kodeksu pracy. Wiele naszych postulatów zostało uwzględnionych. Korzyścią z tej regulacji jest to, że wskazano, kiedy i na jakich zasadach można wprowadzać kontrole trzeźwości pracowników. Projektodawca nie uniknął jednak nieprecyzyjności.
Jakie wątpliwości ma Pani na myśli? Może nierozstrzygnięty do tej pory problem, czy można badać trzeźwość na nowych zasadach od pierwszego dnia obowiązywania nowych przepisów, czy dopiero po upływie co najmniej 14 dni, czyli terminu na zapoznanie się z nowymi regulacjami przez pracowników? Są pracodawcy, którzy już teraz, bez czekania na zmianę przepisów, modyfikują swoje regulacje wewnętrzne, by zapoznać z nimi zatrudnionych z 14-dniowym wyprzedzeniem (jak wymaga nowelizacja), tak by nowe zasady zaczęły obowiązywać w tych firmach z dniem wejścia w życie zmian w kodeksie pracy. Czy to możliwe?
Godne pochwały jest przygotowanie się przez przedsiębiorców do wdrożenia nowych regulacji, jednak ustawodawca wprost wskazał, że przepisy o badaniu trzeźwości i przeprowadzaniu narkotestów wejdą w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Zatem dopiero po rozpoczęciu ich obowiązywania pracodawcy będą mogli ogłaszać przygotowane wcześniej zmiany w obwieszczeniach, regulaminach pracy czy układach zbiorowych i od ogłoszenia tych zmian będzie liczył się 14-dniowy okres na zapoznanie się z tymi regulacjami przez zatrudnionych. Nie oznacza to jednak, że w tym czasie będzie można prowadzić wyrywkowe kontrole trzeźwości pracowników.
Co mają robić pracodawcy w okresie oczekiwania na zapoznanie się pracowników z nowymi regulacjami, gdy nie będą mogli prowadzić badań prewencyjnych? Wydaje się, że nie będą mogli także prowadzić takich badań nawet wtedy, gdy pracownik będzie pod wyraźnym wpływem alkoholu. Wraz z wejściem w życie noweli kodeksu pracy zmieni się bowiem ustawa o wychowaniu w trzeźwości, która do tej pory dawała podstawę do takich badań.
Zgodnie z zasadą praworządności stare przepisy obowiązują do czasu wejścia w życie nowych. W sytuacji, o którą pan pyta, o ile sygnalizowane są wątpliwości, należy je w pierwszej kolejności zgłaszać projektodawcy. Odpowiada on bowiem za zapobieganie powstawania ewentualnych luk prawnych i za kształtowanie norm prawnych w taki sposób, aby były one zarówno przejrzyste dla ich wykonawców, jak i by eliminowały ryzyko niewłaściwej ich interpretacji. Wydaje się jednak, że zastosowanie będzie miał tu art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości w dotychczasowym brzmieniu. Kształtowanie tej regulacji pokazuje, jak bardzo ważne przed wprowadzeniem określonych nowych reguł postępowania z danymi osobowymi jest przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych, tj. wpływu projektowanych rozwiązań na prawo do prywatności oraz prawo do ochrony danych osobowych. To instrument, o stosowaniu którego nieustannie przypominamy podczas prac legislacyjnych. Warto go stosować, by uniknąć tego rodzaju wątpliwości.
Może rozwiązaniem tego problemu będzie wzywanie policji do badania trzeźwości pracowników w początkowym okresie po zmianach? Ale tu też mam wątpliwości co do treści nowych przepisów. Nowelizacja mówi w art. 22 1d par. 9, że przebieg tych badań „dokumentuje się”, bez wskazania, kto będzie przetwarzał dane o wynikach tych testów ani na jakiej zasadzie będą one przekazywane pracodawcy, który w razie negatywnego wyniku dopuści taką osobę do pracy, a pozytywnego - wyciągnie konsekwencje służbowe. Dopiero w kolejnym paragrafie jest mowa o informacji dla pracodawcy. Ale nie ma w nim odwołania do art. 22 1d par. 9 k.p. Kto zatem będzie dokumentował przebieg tego badania? Jak to powinno wyglądać w praktyce?
Przy prawidłowo przeprowadzonej ocenie skutków dla ochrony danych, dokonanej przed wejściem w życie regulacji, taki przepis wzbudziłby wątpliwości, kto jest administratorem tych danych. Niestety, takiej oceny nie przeprowadzono. Teraz możemy to jedynie oceniać na podstawie tego, czyje cele przetwarzania są realizowane podczas takiego badania. Na tej podstawie możemy uznać, że to pracodawca będzie się zajmował dokumentowaniem tych badań w zakresie informacji przekazanych mu przez organ przeprowadzający badanie. Należy też pamiętać, że organy przeprowadzające badania mają także własne przepisy szczególne, nakładające na nich określone obowiązki związane z realizacją ich ustawowych zadań. Przepisy te także będą musiały podlegać analizie przy określaniu podstaw prawnych kształtujących ich prawa i obowiązki związane z dokumentowaniem przeprowadzanych czynności i przetwarzaniem danych. Istotne będą także przepisy wykonawcze do wprowadzanej regulacji ustawowej, które powinny także doprecyzowywać metodykę badań. Trzeba tu zastosować ponadto zasadę rozliczalności, matkę wszystkich zasad - określoną w art. 5 ust. 2 RODO. Nakłada ona na administratorów nie tylko obowiązek stosowania przepisów, lecz także dokumentowania wdrożenia określonych w RODO instrumentów, by w każdej chwili mogli wykazać ich stosowanie. Dlatego z takimi wątpliwościami będziemy sobie radzić także na podstawie ogólnych zasad RODO.
Z informacji DGP wynika, że część pracodawców, by uniknąć wątpliwości ze stosowaniem RODO przy badaniu trzeźwości pracowników, planuje badania przesiewowe, ale bez gromadzenia danych osobowych. Na wejściu do wielu firm są już bowiem ustawione bramki anonimowo badające przechodzących pracowników. Dopiero gdy zapali się czerwona lampka, taka osoba jest proszona na badanie alkomatem, do którego będą miały zastosowanie nowe przepisy. Czy to możliwe?
Podstawowe pytanie, na które należy znaleźć odpowiedź, jest takie: „Co to znaczy, że przy takim badaniu nie są pozyskiwane dane osobowe?”. Każda osoba przechodząca przez bramkę z chwilą pojawienia się sygnału o podejrzeniu nietrzeźwości przestaje być anonimowa. W takim przypadku trzeba uznać, że cały proces jest nastawiony na pozyskiwanie danych osobowych pracowników. Jeśli pracodawca będzie pozyskiwał dane osobowe w ten sposób, to powinien najpierw określić zasady prowadzenia takich badań w obwieszczeniu, regulaminie pracy czy układzie zbiorowym pracy funkcjonującym w danej firmie. Jeśli tego nie zrobi, prowadzenie takich badań w nieuregulowany w przepisach wewnętrznych firmy sposób należy traktować jak ominięcie nowej regulacji.
Czy to oznacza, że po zmianach badania trzeźwości i narkotesty będą mogły być przeprowadzane wyłącznie na zasadach określonych w nowych przepisach? Niektórzy prawnicy i pracodawcy przyjmują, że będzie to możliwe także na podstawie przepisów o bhp, co potwierdził Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 13 kwietnia 2022 r. (sygn. II PSKP 87/21).
Przepisy, które znalazły się w kodeksie pracy, stanowią szczególną regulację o charakterze gwarancyjnym. To one będą podstawą przy rozważaniu zastosowania określonych przesłanek z art. 9 ust. 2 RODO (stanowiących o zasadach przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych). Z przepisów RODO wynika, że przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych jest możliwe, o ile jest to dozwolone prawem UE lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. I o te zabezpieczenia - regulowane nowymi przepisami kodeksu pracy - chodzi. Sąd Najwyższy nie odnosi się do przepisów o ochronie danych osobowych. Mamy nadzieję, że zmieni podejście i włączy RODO do swoich rozważań, tak jak to zrobił w uchwale siedmiu sędziów dotyczącej przekazywania pracodawcy imiennych list członków związku zawodowego. Naszym zdaniem ogólne przepisy o bhp nie są wystarczającą podstawą do pozyskiwania danych o stanie zdrowia pracowników podczas prewencyjnych badań trzeźwości.
Nowela kodeksu pracy w art. 22 1c par. 6 mówi, że pracodawca, o ile ureguluje to w przepisach wewnętrznych, może przetwarzać informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, czyli od 0,2 promila. A co, jeśli pracodawca wprowadzi zaostrzone kryteria, wymagając od pracowników absolutnej trzeźwości? Wtedy musiałby przetwarzać informacje o wyniku badania poniżej powszechnej normy 0,2 promila. Czy będzie miał do tego prawo, jeśli zapisze to np. w regulaminie albo w obwieszczeniu?
Prawodawca dokładnie wskazał w przepisach dane, które mogą być gromadzone, co obejmuje kontrola trzeźwości oraz na stwierdzeniu jakich okoliczności polega badanie, a także jakie przypadki uznaje się za obecność lub brak obecności alkoholu w organizmie w rozumieniu przepisów. Pozyskiwanie i przetwarzanie innych danych i niezgodnie z zasadami prawa pracy może zostać uznane za nadmiarowe i zbytnio wkraczające w sferę prywatności badanego. Rozumiejąc istotę i wagę tego pytania, najpierw chciałabym jednak uzyskać informację, czy przed zaproponowaniem obecnej regulacji została przeprowadzona ocena skutków jej wejścia w życie. Czy rozważono, w jakich przypadkach pozytywny wynik badania, jednak poniżej ustawowego limitu, może sygnalizować, że istnieje zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego, i co w takim przypadku należałoby zrobić. Warto więc zapytać projektodawcy, czy obecne rozwiązanie takie ryzyka będzie eliminować. A może warto rozważyć wprowadzenie rozwiązań szczególnych, np. branżowych, które pozwolą pracodawcom na dalej idącą ingerencję w prywatność zatrudnionych? Jeśli takich regulacji ustawowych nie będzie, a pracodawcy będą ostrzejsze normy wprowadzali w przepisach wewnętrznych, to ostatecznie sądy rozstrzygną, czy istnieje możliwość gromadzenia szerszego zakresu danych o trzeźwości zatrudnionych, jeśli jest to szczególnie uzasadnione. ©℗
Badanie trzeźwości pracowników musi być prowadzone z poszanowaniem zasad ochrony danych osobowych i prywatności. A naszą rolą jest dbanie o ochronę prywatności osób poddanych badaniu
Rozmawiał Mateusz Rzemek