Dziś dla resortu rodziny zaczyna tykać zegar odmierzający trzy lata na stworzenie narzędzia informatycznego do obsługi kadrowo-księgowej dla najmniejszych przedsiębiorców. Pracodawcy sprzyjają pomysłowi, ale nie podoba im się, że z raz powziętej decyzji o wejściu w system nie będzie się można wycofać.

23 stycznia br. wchodzi w życie zasadnicza część ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (z 16 listopada 2022 r., Dz.U. z 2022 r. poz. 2754). Przepisy te wpisują się w realizację kamienia milowego nr A51G z Krajowego Planu Odbudowy i Wzmacniania Odporności. Nowa regulacja jest podstawą do przygotowania systemu teleinformatycznego, który ma ułatwić zawieranie umów o pracę, umów zlecenia oraz umów uaktywniających - dzięki wykorzystaniu gotowych formularzy. Skorzystają z niego mikrofirmy i podmioty zatrudniające do dziewięciu osób, a także rolnicy i rodzice angażujący nianie. System pozwoli na zdalne zawarcie umowy, a także na jej zmianę, rozwiązanie i obsługę wygaśnięcia. Umożliwi on także m.in. prowadzenie dokumentacji pracowniczej, a także zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz obliczenie PIT i składek ZUS. Nowe rozwiązanie będzie zintegrowane z systemem praca.gov.pl oraz biznes.gov.pl.

Zgoda na zawsze

Sam pomysł, jak mówią przedsiębiorcy, jest dobry i ma szansę skłonić do wychodzenia z szarej strefy te firmy, dla których formalności związane z powierzaniem pracy są zbyt uciążliwe. Ma on jednak mankamenty. Jednym z nich jest to, że zgoda stron na obsługę umowy za pośrednictwem systemu nie może zostać odwołana. W uzasadnieniu do projektu ustawy tłumaczono, że dzięki temu pracodawca uniknie wzrostu kosztów obsługi umowy po rezygnacji z systemu, wskutek czego musiałby zatrudnić księgowego lub kupić program kadrowo-płacowy. - Jest to jednak dziwne rozwiązanie, które może zniechęcić do korzystania z systemu. To nie powinno działać na zasadzie przymusu, lecz wyboru. Mamy przecież swobodę prowadzenia działalności gospodarczej - zauważa Katarzyna Siemienkiewicz, ekspertka Pracodawców RP.
Zastrzeżenia wobec nieodwołalności zgody już na etapie procedowania projektu zgłaszał też m.in. Sąd Najwyższy. „Jeśli relacja prawna między stronami kształtowana w systemie informatycznym, to nie będzie dopuszczalne jej kontynuowanie w formie tradycyjnej. Nie wydaje się to trafne. Po pierwsze zupełnie niezrozumiałe jest zakazanie tego, gdyby miało dokonywać się za zgodą obu stron. Po drugie (…) należałoby raczej przyjąć dopuszczalność cofnięcia tej zgody autonomicznie przez każdą ze stron. Jeśli bowiem jedna z nich zorientuje się, że korzystanie z systemu nie tylko nie spełnia pokładanych w nim nadziei, lecz wręcz utrudnia funkcjonowanie, choćby z powodu wadliwości technicznych systemu, to wówczas niemożliwe będzie zrezygnowanie z niego. Ta regulacja może zatem zniechęcać do korzystania z systemu, zwłaszcza na początku, gdy dopiero jest wprowadzany” - wskazuje SN. Poza tym może to sprzyjać dokonywaniu zbędnych, pozornych czynności. Bo żeby wyjść z systemu, strony będą rozwiązywały w nim umowy i zawierały od razu takie same w sposób tradycyjny. „Ponadto, w praktyce z różnych względów świadczeniobiorca może zorientować się, że nie radzi sobie z obsługą systemu, więc nie powinien pozostawać jego «więźniem»” - uważa SN. Podkreśla też, że taka regulacja sprzyja wywieraniu nacisków na zawieranie umów pod warunkiem zgody na korzystanie z systemu.
Natomiast okazuje się, że brak możliwości odwołania zgody nie stanowi problemu w kontekście RODO - a w nim zasadą jest, że zgodę można odwołać w każdym czasie. Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje bowiem, że nie mamy tu do czynienia ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych, o której mowa w art. 4 pkt 11 RODO.

Przekonać wątpiących

Jednak nie tylko kwestia nieodwołalności zgody może zaważyć na powodzeniu tego przedsięwzięcia. Istotna będzie też kwestia zaufania społecznego do systemu. Pojawiają się bowiem pytania co do wykorzystania informacji z niego pochodzących. Co prawda ustawa ogranicza ich przetwarzanie tylko do celów zapewnienia prawidłowego działania systemu oraz statystycznych, ale i tak nie rozwiewa to wszystkich wątpliwości firm. Pojawiają się nawet obawy, czy nowy system nie będzie źródłem informacji dla organów kontrolnych. - Teoretycznie nie ma się czego obawiać, ale zobaczymy, jak to będzie w praktyce - mówi Katarzyna Siemienkiewicz.
Również Robert Lisicki, ekspert Konfederacji Lewiatan, wskazuje, że firmy obawiają się, że poprzez umieszczenie dokumentacji w rządowym systemie ich działalność będzie dokładniej monitorowana. - Aby zmniejszyć ewentualny opór firm przed wejściem w system, warto byłoby postawić na odpowiednią promocję tego rozwiązania, co powinno być rolą państwa we współpracy z organizacjami pracodawców - przekonuje.
Jeśli uda się pokonać tę barierę, to nowy system może okazać się atrakcyjnym rozwiązaniem. Zwłaszcza dla osób nieposiadających dużego rozeznania w przepisach i niemających wsparcia biura księgowego. - Myślę, że zainteresowani mogą być też przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy zatrudniają pracowników lub zleceniobiorców - uważa Katarzyna Siemienkiewicz.
Co ciekawe, na etapie procedowania projektu zainteresowanie systemem wykazywały również niektóre większe firmy, które żałowały, że ominie je możliwość zdalnego zawierania umów. Wykorzystanie narzędzi elektronicznych w tym zakresie to zresztą od lat postulat środowiska biznesu.

Przyjazny interfejs

O powodzeniu systemu zadecydują też rozwiązania techniczne. Jak podkreśla Związek Przedsiębiorców i Pracodawców, firmy liczą tu na przyjazny interfejs oraz łatwość obsługi.
- Korzystanie z niego powinno być intuicyjne. Należy również unikać takich rozwiązań, jak np. zamknięty katalog wyboru odpowiedzi w formularzu, z których każda może nie pasować do sytuacji faktycznej przedsiębiorcy. Warto też, by system zawierał informacje na temat cech charakterystycznych poszczególnych umów - wskazuje Katarzyna Siemienkiewicz.
- Warto byłoby wprowadzić np. prostą ankietę pomagającą dokonać wyboru najwłaściwszego rodzaju umowy - dodaje Jakub Bińkowski, ekspert ZPP. Jego zdaniem mogłaby ona obejmować takie elementy, jak np. okres i wymiar godzinowy pracy, korzystanie z narzędzia zlecającego pracę, nadzór nad jej wykonywaniem oraz to, czy liczy się konkretny rezultat, czy stałe wykonywanie czynności. - Należy też stawiać na prostotę językową systemu, biorąc pod uwagę, że adresowany jest do osób, które nie orientują się w meandrach prawa - zaznacza.©℗
Innowacyjne rozwiązanie dla wybranych / Dziennik Gazeta Prawna - wydanie cyfrowe