Problem
Pracownik w wieku poniżej 50 lat zachorował w kwietniu br. Jest to jego pierwsza w tym roku niezdolność do pracy. Ma prawo do wynagrodzenia chorobowego za 5 dni zwolnienia lekarskiego. Jego wynagrodzenie tworzą: pensja zasadnicza 3400 zł, premia miesięczna w wysokości 15 proc. wynagrodzenia za czas przepracowany oraz nagroda roczna w wysokości od 3 do 7 proc. wypłaconego zasadniczego wynagrodzenia za pracę. W lutym 2015 r. wypłacono nagrodę za 2014 r. w kwocie 1780 zł. Jednak od 1 lipca 2014 r. pracownik przeszedł z 1/2 etatu na 3/4 (wcześniej zarabiał 2600 zł). Jak obliczyć podstawę wymiaru i wysokość wynagrodzenia chorobowego?
ODPOWIEDŹ
Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za kwiecień będzie stanowiła suma przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za okres od lipca 2014 r. do marca 2015 r., tj. po zmianie etatu, oraz 1/6 kwoty nagrody rocznej w kwocie przypadającej za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca do grudnia 2014 r.
Pracownikowi, który nie osiągnął wieku 50 lat, łącznie za 33 dni choroby w roku kalendarzowym przysługuje wynagrodzenie w wysokości 80 proc. (wynagrodzenie chorobowe), płatne przez pracodawcę i finansowane z jego środków. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego oblicza się w ten sam sposób jak podstawę zasiłków z ubezpieczenia społecznego – stanowi ona przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Podstawa może być ustalona z okresu krótszego, np. gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia z tytułu stosunku pracy. Wtedy bazę zasiłkową wyznacza się, przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe tego zatrudnienia. Przez wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego rozumie się przychód pracownika, od którego naliczane są składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potraconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowane ze środków pracownika. Jest to kwota odpowiadająca 13,71 proc. tej podstawy. Podstawę wynagrodzenia/zasiłku chorobowego oblicza się, przyjmując te składniki wynagrodzenia, które:
wpodlegają obłożeniu składkami na ubezpieczenia społeczne,
wnie przysługują za okresy niezdolności do pracy.
Zatem a contrario przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego nie uwzględnia się tych składników wynagrodzenia, które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi, np. regulaminem wynagradzania albo umowami o pracę – jeśli pracodawca takiego regulaminu nie wprowadził (nie ma takiego obowiązku), przysługują za okres pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego. W razie braku takich postanowień należy przyjąć, że składnik ten nie przysługuje za rzeczony okres i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru. Jeżeli jednak przepisy wewnętrzne nie mają odpowiednich postanowień, a pracodawca udokumentuje, że składnik wynagrodzenia jest pracownikowi wypłacany za okres otrzymywania wynagrodzenia/zasiłku, to składnika tego nie uwzględnia się w podstawie jego wymiaru.
Ze stanu faktycznego wynika, że zarówno premia miesięczna, jak i roczna nie przysługują za okresy niezdolności do pracy, gdyż są ustalane od wynagrodzenia za czas przepracowany. A to oznacza, że podlegają wliczeniu do podstawy wynagrodzenia chorobowego za kwiecień. Należy teraz przeanalizować, w jakiej wysokości powinny być przyjęte, biorąc jednocześnie pod uwagę zmianę wymiaru czasu pracy w poprzednim roku, za który została wypłacona nagroda roczna.
Składniki roczne – w 1/12
Co do zasady premie i inne składniki wynagrodzenia podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku bądź chorobowego, przysługujące za okresy miesięczne, wlicza się do podstawy jego wymiaru średniej w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do jej ustalenia. Z kolei premie, nagrody oraz inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania świadczeń zasiłkowych, uwzględnia się w podstawie wymiaru w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność´ do pracy. [przykład 1]
Inna wielkość etatu
Jednakże rachunki będą inne, gdy u pracownika zmienia się wielkość etatu. W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku (wynagrodzenia) chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których liczona jest podstawa (art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; dalej ustawa zasiłkowa).
Zatem gdyby pracownik nie otrzymywał składnika rocznego, podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za kwiecień 2015 r. stanowiłoby średnie miesięczne wynagrodzenie za okres od lipca 2014 r. do marca 2015 r. (a nie od kwietnia 2014 r. do marca 2015 r.).
Jeśli chodzi o sposób wliczenia nagrody rocznej w takiej sytuacji, to panuje zasada, że jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie roku poprzedzającego niezdolność, składnik roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność. Innymi słowy, obliczamy stosunek liczby etatów w miesiącach po zmianie do łącznej liczby wszystkich etatów w roku poprzednim i mnożymy wynik przez roczną kwotę nagrody. Następnie ustalamy nagrodę za jeden miesiąc po zmianie. [przykład 2]
Jeśli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po zakończeniu roku poprzedzającego tę niezdolność, składnik roczny przyjmuje się w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. A jeżeli do zmian w wielkości etatu dochodziło częściej, np. jeżeli jednak zmiana miała miejsce w okresie roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność oraz kolejna modyfikacja zaszła po zakończeniu po zakończeniu roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność, to należy obliczyć średni współczynnik wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym i składnik roczny przyjąć w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. [przykłady 3 i 4]
Krótki odstęp między zwolnieniami
Podstawy wymiaru zasiłku/wynagrodzenia przysługującego u tego samego pracodawcy nie oblicza się na nowo, jeżeli w pobieraniu wynagrodzenia za okres choroby i zasiłków – bez względu na ich rodzaj – nie było przerwy lub przerwa trwała krócej niż trzy miesiące kalendarzowe. Zasada ta nie ma jednak zastosowania, jeżeli między poszczególnymi okresami pobierania świadczeń zasiłkowych miała miejsce zmiana wymiaru czasu pracy. [przykłady 5 i 6]
PRZYKŁAD 1
Roczna premia
Pracownik zachorował w kwietniu 2015 r. Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przyjęto miesięczne wynagrodzenie za okres od kwietnia 2014 r. do marca 2015 r. Za rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, tj. za 2014 r., pracownik otrzymał w lutym 2015 r. roczną premię, do której nie zachowuje prawa w okresie pobierania zarówno zasiłku, jak i wynagrodzenia chorobowego (stanowi ona odsetek przychodu pracownika za poprzedni rok). Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres kwiecień–marzec dolicza się 1/12 kwoty premii rocznej za poprzedni rok kalendarzowy.
PRZYKŁAD 2
Poprzedni rok
Pracownik do 30 czerwca 2014 r. był zatrudniony w wymiarze 1/2 (0,5) etatu, od 1 lipca 2014 r. jest zatrudniony w wymiarze 3/4 (0,75) etatu. W kwietniu 2015 r. przez 5 dni chorował. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego w wysokości 3400 zł ma także prawo do premii miesięcznej – 510 zł (3400 zł x 15 proc.) oraz nagrody rocznej, do której nie zachowuje prawa za okresy orzeczonej niezdolności do pracy. Podstawę wymiaru należnego pracownikowi świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca 2014 r. do marca 2015 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ten okres należy jeszcze doliczyć 1/6 nagrody rocznej w kwocie przypadającej za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od lipca do grudnia poprzedniego roku. Pracownik otrzymał nagrodę roczną za rok poprzedni w kwocie 1780 zł. Kwota nagrody rocznej przypadająca na okres od lipca do grudnia poprzedniego roku wynosi 1068 zł i została obliczona następująco:
[6 x 0,75 / (6 x 0,5 + 6 x 0,75)] x 1780 zł = 1068 zł (nagroda za okres od zmiany etatu)
Do wynagrodzenia chorobowego należy wliczyć 178 zł, tj. 1/6 kwoty nagrody, a po odliczeniu części składkowej – 153,60 zł. Podstawa wymiaru i wysokość wynagrodzenia chorobowego wynoszą:
1) (3400 zł + 510 zł) x 13,71 proc. = 536,06 zł; (3400 zł + 510 zł) – 536,06 zł = 3373,94 zł + 153,60 zł = 3527,54 zł
2) 3527,54 zł : 30 = 117,58 zł x 80 proc. = 94,06 zł x 5 dni = 470,30 zł
PRZYKŁAD 3
Trzynastka
Pracownik do 28 lutego 2015 r. był zatrudniony w połowie wymiaru czasu pracy (0,5), a od 1 marca pracuje już w pełnym wymiarze czasu pracy. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki). Załóżmy, że pracownik zachoruje we wrześniu 2015 r. Przy ustalaniu podstawy wymiaru danego świadczenia chorobowego zostanie uwzględnione wynagrodzenie pracownika za okres po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. od marca do sierpnia 2015 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy dodać trzynastkę w wysokości 1/12 kwoty otrzymanej za rok poprzedni, ale po pomnożeniu jej kwoty przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (1 etat) do poprzedniego wymiaru czasu pracy (0,5). Współczynnik ten wynosi 2, co wynika z wyliczenia 1 : 0,5 = 2.
PRZYKŁAD 4
Dwa lata
Pracownik do 30 czerwca 2014 r. był zatrudniony w połowie wymiaru etatu (0,5), od 1 lipca 2014 r. do 28 lutego 2015 r. podwyższono mu wymiar do 3/4 (0,75), a od 1 marca 2015 r. jest zatrudniony już w pełnym wymiarze czasu pracy. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastka). Pracownik stał się niezdolny do pracy w maju 2015 r. Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego uwzględnia się wynagrodzenie miesięczne pracownika za okres po drugiej zmianie wymiaru czasu pracy, tj. od marca do kwietnia bieżącego roku. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy dodać trzynastkę w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za poprzedni rok kalendarzowy, po jej pomnożeniu przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy (1 etat) do średniego wymiaru czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym, który wyniósł 0,63 i został obliczony następująco: (0,5 x 6 + 0,75 x 6) : 12 = 0,63. Współczynnik ten wynosi 1,45 i został obliczony następująco: 1 : 0,63 = 1,59.
PRZYKŁAD 5
Nowa podstawa
Pracownik chorował w kwietniu 2015 r. i pobrał wynagrodzenie chorobowe za 8 dni. Podstawa wymiaru przysługującego mu wynagrodzenia chorobowego została ustalona z uwzględnieniem wynagrodzenia za okres od kwietnia 2014 r. do marca 2015 r. W czerwcu 2015 r. pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z tytułu opieki nad chorym dzieckiem. Do 30 kwietnia pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a od 1 maja – na 7/8. Mimo że przerwa między okresami pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku opiekuńczego była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe, ze względu na zmianę wymiaru czasu pracy podstawa wymiaru zasiłku przysługującego za czerwiec powinna być ustalona na nowo. Stanowić ją będzie miesięczne wynagrodzenie za maj, tj. po zmianie wymiaru czasu pracy.
PRZYKŁAD 6
Pełne miesiące kalendarzowe
Pracownik do 10 grudnia 2014 r. był zatrudniony w wymiarze 1/4 (0,25) etatu, natomiast od 11 grudnia 2014 r., po podpisaniu porozumienia stron, pracuje w wymiarze 1/2 (0,5) etatu. Stał się niezdolny do pracy w okresie od 20 do 30 kwietnia 2015 r. Pracownik oprócz wynagrodzenia miesięcznego ma także prawo do nagrody rocznej, do której nie zachowuje prawa za okresy pobierania zasiłków. Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od stycznia do marca 2015 r. (grudzień 2014 r. pomijamy, gdyż nie jest pełnym kalendarzowym miesiącem ubezpieczenia).
Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ten okres należy jeszcze doliczyć wypłaconą nagrodę roczna za 2014 r., w kwocie przypadającej po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od 11 do 31 grudnia poprzedniego roku, ale po jej uzupełnieniu do pełnej miesięcznej kwoty.
Podstawa prawna
Art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1 i 2, art. 40, art. 41 ust. 1, art. 42 ust. 1 i 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).
