Jeśli pracodawca nie przekazuje pisemnych rozkładów czasu pracy dla pracowników wykonujących zadania w godzinach 6.00-14.00, 14.00-22.00 i 22.00-6.00, popełnia wykroczenie, za które grozi grzywna. Zaniedbanie to powoduje również poważne konsekwencje w zakresie rozliczania nadgodzin
TEMAT NA ZAMÓWIENIE
Wiele firm produkcyjnych zatrudnia pracowników w podstawowym czasie pracy na trzy zmiany, obejmujące zwykle godziny 6.00-14.00, 14.00-22.00 i 22.00-6.00 przeważnie w ramach 3- lub 4-miesięcznego okresu rozliczeniowego. Pracodawca powinien stworzyć dla nich harmonogram, chyba że w regulaminie pracy (układzie zbiorowym) przyjmie stałą sekwencję zmian, np. 3-2-1 lub 1-2-3, gdyż taki przepis należy uznać za sztywny rozkład czasu pracy zwalniający z obowiązku tworzenia grafików na poszczególne miesiące.
Problem pojawia się w sytuacji, gdy pracownicy nie wykonują zadań na podstawie pisemnych rozkładów, lecz są ustnie informowani pod koniec każdego tygodnia o tym, na której zmianie będą pracować w kolejnym tygodniu.
Podstawowym problemem jest formalny brak rozkładów czasu pracy, z których wynikałyby godziny rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególnych dniach (od poniedziałku do piątku), określone np. poprzez wskazanie zmiany. Sporządzanie grafików jest obowiązkiem pracodawców, którzy nie są w stanie ustalić ich w sztywnej formie w regulaminie pracy. Grafiki mogą mieć formę pisemną lub elektroniczną i nie muszą obejmować całego okresu rozliczeniowego, minimalny czas, na jaki trzeba je sporządzać, to jeden miesiąc. Pracodawca jest zobowiązany przekazać grafiki pracownikom co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem ujętego w nich okresu (art. 129 par. 3 ustawy – Kodeks pracy z 26 czerwca 1974 r.; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej: k.p.).
Ustne informowanie pracowników o zmianie, na której będą wykonywać zadania w kolejnym tygodniu, stanowi jawne naruszenie przepisów. Grozi za to pracodawcy lub osobie odpowiedzialnej mandat w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (art. 281 pkt 5 k.p.).
Innym efektem braku grafików są trudności z określeniem godzin trwania doby pracowniczej, której początek ustawodawca wiąże z godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z obowiązującego pracownika rozkładu (art. 128 par. 3 pkt 1 k.p.). To przekłada się na problemy z rozstrzygnięciem – czy naruszają dobową czy przeciętną tygodniową normę czasu pracy (art. 1511 par. 1 i 2 k.p.). Nie zmienia to jednak faktu, że w razie kontroli inspektor pracy nie będzie się domyślał, jakie godziny pracy zaplanowano podwładnym w poszczególnych dobach, lecz zażąda tych informacji od pracodawcy oraz będzie przesłuchiwał na tę okoliczność pracowników. W przypadku podawania grafików wyłącznie w formie ustnej może się to wiązać ze znacznymi utrudnieniami, gdyż interesujące inspektora dane zawsze będą dotyczyć zamkniętych okresów rozliczeniowych.
Te komplikacje nie zmieniają zasad rozliczania czasu pracy nakazujących odnoszenie się do wewnętrznych przepisów o czasie pracy obowiązujących w danym zakładzie. Określenie w nich konkretnych godzin trwania poszczególnych zmian wyklucza możliwość zaplanowania rozpoczęcia pracy o 1.00, 2.00, 18.00 czy 20.00, skoro planowana praca musi zaczynać się o 6.00, 14.00 lub 22.00. Zaplanowanie początku pracy w taki sposób, że godziny jej świadczenia przypadają na przełomie dwóch zmian, powoduje, że o rozliczeniu tej pracy powinien zdecydować grafik, a w jego braku możliwe do przyjęcia są dwa warianty.
PRZYKŁAD
Możliwe dwa warianty
Pracownik został wezwany do pracy w godzinach 18.00 – 6.00. Przy braku grafiku jego zadania można przypisać:
Wariant 1. Do drugiej zmiany (14.00–22.00)
Przyjęcie tego rozwiązania powoduje, że dniówka zaczyna się od 4 godzin pozostawania w gotowości do świadczenia pracy (14.00–18.00), następnie pracownik przez 4 godziny wykonuje pracę zgodnie z rozkładem (18.00–22.00), a potem wypracowuje 8 nadgodzin dobowych w porze nocnej (22.00–6.00). Za pierwsze 4 godziny ma prawo do wynagrodzenia wynikającego z jego osobistego zaszeregowania (art. 81 par. 1 k.p.), kolejne 4 to praca w ramach wymiaru, a 8 nadgodzin rodzi po jego stronie prawo do 100 proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia (art. 1511 par. 1 pkt 1 lit. a k.p.).
Wariant 2. Do trzeciej zmiany (22.00–6.00)
Przyjęcie, że pracownik miał pracować na trzeciej zmianie, powoduje, że dochodzi do polecenia pracy przed planowaną w grafiku godziną jej rozpoczęcia. O charakterze tych nadgodzin decyduje to, czy przypadają w ramach poprzedniej doby pracowniczej, czy też uległa ona zakończeniu przed rozpoczęciem tej dodatkowej pracy. Jeśli w poprzedniej dniówce pracownik miał zgodnie z planem pracować od godziny 22.00 do 6.00, doba pracownicza trwa do 22.00 następnego dnia. W takim przypadku godziny pracy od 18.00 do 22.00 przypadają w ramach tej doby, a skoro występują w porze dziennej, uprawniają pracownika do 50 proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia za pracę (art. 1511 par. 1 pkt 2 k.p.). Inaczej zostaną one rozliczone w przypadku, gdy wystąpiły bezpośrednio po dniu wolnym. Wezwanie pracownika na godzinę 18.00 w poniedziałek powoduje, że nadgodzin tych nie można zaliczyć do doby niedzielnej, która zakończyła się o 6.00 w poniedziałek, ani poniedziałkowej, która rozpoczyna się dopiero o 22.00. Nadgodziny te występują w ramach tzw. czarnej dziury między dobami pracowniczymi i jako naruszające przeciętną normę tygodniową uprawniają pracownika do 100 proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia (art. 1511 par. 2 k.p.).
Rada
W omawianym przypadku korzystniejsze dla pracodawcy okazało się przyjęcie, że podwładny miał pracować na trzeciej zmianie, gdyż zamiast 8 nadgodzin ze 100-proc. dodatkiem musi zapłacić za 4 nadgodziny, a ponadto unika wypłaty wynagrodzenia za pozostawanie w gotowości do wykonywania pracy. Z tego względu w dalszych rozliczeniach przyjmowana będzie korzystniejsza dla pracodawcy metoda. Warto jednak pamiętać, że w przypadku braku grafików decydujące znaczenie dla weryfikacji rozliczenia czasu pracy w razie kontroli PIP lub sporu sądowego mają zeznania pracodawcy i pracowników dotyczące planowanej na dany tydzień godziny rozpoczęcia pracy.
Pogląd o rozliczaniu nadgodzin występujących w tzw. czarnych dziurach między dobami jako przekroczeń przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy poparło Biuro Promocji i Mediów Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w wyjaśnieniach z 13 września 2013 r. w sprawie godzin nadliczbowych przypadających pomiędzy dwiema dobami pracowniczymi. W piśmie tym uznano, że jeśli praca wykonywana w określonych godzinach nie może być zakwalifikowana jako nadgodziny w dobie, lecz występujące między kolejnymi dobami pracowniczymi, powinna być rozliczona jako wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. W efekcie za każdą taką nadgodzinę pracownik ma roszczenie o normalne wynagrodzenie uzupełnione o 100-proc. dodatek zgodnie z art. 1511 par. 1 k.p.
SCENARIUSZ 1. JEDEN DZIEŃ NA INNEJ ZMIANIE
Wezwanie podwładnego do pracy w ramach innej zmiany niż zaplanowana w obowiązującym go grafiku może mieć różne skutki. Jeśli ma to miejsce po dniu pracy, a pracownik cały tydzień pracuje na jedną zmianę, spowoduje to przekroczenie normy dobowej. Możliwość naruszenia przeciętnej normy tygodniowej po dniu pracy występuje jedynie wobec tych pracodawców, którzy planują różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach tygodnia, np. wobec przejścia na inną zmianę.
Jeszcze inne skutki powoduje wezwanie pracownika do wykonywania pracy bezpośrednio po dniu wolnym. Jeśli ma to miejsce w ramach doby niedzielnej, musi być kwalifikowane jako polecenie pracy w dniu wolnym, co wymaga udzielenia innego dnia wolnego lub wypłaty 100-proc. dodatków za wszystkie godziny pracy. Podobny skutek wystąpi, jeśli pracownik zostanie wezwany do pracy w ramach tzw. czarnej dziury między dobami, gdyż występujące w takich przypadkach nadgodziny średniotygodniowe rekompensuje się 100-proc. dodatkiem do normalnego wynagrodzenia.
PRZYKŁAD
W omawianym przypadku większość godzin pracy przypadających od wtorku do piątku mieści się w ramach trzeciej zmiany, więc do rozliczenia należy przyjąć ten wariant. To zaś oznacza, że praca między 6.00 a 14.00 w poniedziałek przypada w całości w ramach tzw. czarnej dziury między dobami pracowniczymi. Niedzielna doba zakończyła się o 6.00, a poniedziałkowa rozpoczyna zgodnie z planem o 22.00. W efekcie 8 godzin pracy powoduje przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej i rodzi prawo do 100-proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia. Pracownik nie wykonywał w poniedziałek pracy w godzinach wynikających z rozkładu, ale można przyjąć, że był do niej gotowy. Tym samym za 8 godzin przypadających między 22.00 a 6.00 powinien otrzymać wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określone stawką godzinową lub miesięczną.
W pozostałych dniówkach (wtorek – piątek) dochodzi do podjęcia pracy 4 godziny przed planowaną godziną jej rozpoczęcia. Są to typowe nadgodziny dobowe przypadające w porze dziennej, więc za 4 dodatkowe godziny pracy każdego z tych 4 dni pracownik ma roszczenie o normalne wynagrodzenie i 50-proc. dodatek. W środę podwładny wykonywał pracę do 5.00, czyli o godzinę krócej, niż wynika z rozkładu, a w czwartek do godziny 4.00, czyli o dwie godziny krócej, niż założono w ustnym grafiku. Oznacza to konieczność wypłaty wynagrodzenia za czas gotowości do pracy za jedną godzinę od 5.00 do 6.00 w środę i za 2 godziny gotowości do pracy w czwartek. Łącznie w skali tygodnia podwładny przepracował 8 nadgodzin średniotygodniowych (100-proc. dodatek) oraz 16 nadgodzin dobowych (50-proc. dodatek) i ma prawo do wynagrodzenia za 11 godzin pozostawania w gotowości do pracy.
SCENARIUSZ 2. WZYWANIE PRZED GODZINĄ ROZPOCZĘCIA PRACY
Ingerencje w grafik mogą skutkować nadgodzinami dobowymi, jeśli pracownik wykonujący przez cały tydzień pracę na jednej zmianie jest regularnie wzywany do pracy przed godziną jej rozpoczęcia. W takim przypadku dodatkowa praca przypada w całości na poprzednią dobę pracowniczą.
PRZYKŁAD
W tym przypadku należy przyjąć, że pracownik przez cały tydzień miał wykonywać zadania na trzeciej zmianie, a pracodawca 4 razy wezwał go do pracy przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy. Każdy z tych przypadków występuje w ramach poprzedniej doby pracowniczej, obejmującej godziny 22.00–6.00, więc praca od 18.00 do 22.00 to nadgodziny dobowe przypadające w porze dziennej, rodzące prawo do 50-proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia.
SCENARIUSZ 3. NADGODZINY W PORZE NOCNEJ I W SOBOTY
To, że w przypadku planowania jednej zmiany przez cały tydzień wcześniejsze wezwanie do pracy nie spowoduje przekroczenia normy tygodniowej, nie oznacza, że pracownik nie nabędzie za te nadgodziny prawa do 100-proc. dodatku. Tak będzie, gdy w ramach wezwania do pracy podwładny wypracuje nadgodziny przypadające na porę nocną.
PRZYKŁAD
Podwładny miał wykonywać zadania na pierwszej zmianie, ale 4 razy został wezwany do pracy przed godziną jej rozpoczęcia wynikającą z rozkładu. Godziny pracy od 2.00 do 6.00 przypadają w ramach poprzedniej doby pracowniczej, ale równocześnie występują w porze nocnej, więc za każdą z 16 nadgodzin dobowych podwładny ma roszczenie o 100-proc. dodatek do normalnego wynagrodzenia.
Wezwania podwładnego do pracy przed planowaną godziną jej rozpoczęcia nie równoważy wcześniejsze zwolnienie go do domu, nawet jeśli ma miejsce w tej samej dniówce. Takie działanie pozostaje bez wpływu na roszczenia płacowe, gdyż wystarczy by podwładny stwierdził, że był gotów do wykonywania pracy w godzinach wynikających z rozkładu, by uzyskał za ten okres prawo do wynagrodzenia zasadniczego. Przypadki wykonywania pracy przed planową godziną jej rozpoczęcia występują przeważnie w zakładach produkcyjnych w przypadku nieobecności pracownika wcześniejszej zmiany i konieczności zorganizowania zastępstwa. Dla przykładu, jeśli nieobecny jest pracownik zmiany nocnej (22.00–6.00) rozwiązaniem problemu może być zobowiązanie podwładnego z drugiej zmiany do pozostania w pracy o 4 godziny dłużej oraz jednocześnie wezwania pracownika pierwszej zmiany do pracy o 4 godziny wcześniej.
PRZYKŁAD
W omawianym przypadku nie ulega wątpliwości, że pracownik miał wykonywać zadania na pierwszej zmianie, w godzinach 6.00–14.00, ale z uwagi na nieobecność pracownika trzeciej zmiany w okresie od wtorku do piątku był wzywany do pracy o 4 godziny wcześniej. Nadgodziny te mieszczą się w ramach poprzedniej doby pracowniczej, trwającej do 6.00, ale skoro przypadają na porę nocną uprawniają pracownika do 100 proc. dodatku. Pracownik miał planowo wykonywać obowiązki do 14.00, ale dwukrotnie został zwolniony do domu o 10.00. W obu przypadkach ma on roszczenie o wynagrodzenie za 4 godziny pozostawania w gotowości do wykonywania pracy, czyli stawki godzinowej z wynagrodzenia zasadniczego, chyba że złożył na piśmie wniosek o oddanie czasu wolnego.
Podwładny został ponadto wezwany do pracy w sobotę, będącą dla niego dniem wolnym wynikającym z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach. W zamian za to pracodawca powinien udzielić mu innego dnia wolnego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem, przypadającym przed końcem okresu rozliczeniowego (art. 1513 k.p). W przeciwnym razie działanie to może być uznane za wykroczenie, jeśli nieudzielenie dnia wolnego pracownikowi będzie zawinione (art. 281 pkt 5 k.p.). Jeśli jednak pracodawca nie udzieli podwładnemu innego dnia wolnego, 8 godzin pracy w sobotę spowoduje naruszenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, za które należy wypłacić 100-proc. dodatki do normalnego wynagrodzenia (art. 1511 par. 2 k.p.).
PRZYKŁAD
Podobnie jak w poprzednim przypadku należy założyć, że podwładny miał pracować na pierwszej zmianie. W wykonaniu występuje więc 16 nadgodzin dobowych przypadających w porze nocnej. Również w tym przypadku za 8 godzin pracy w sobotę, w przypadku nieudzielenia innego dnia wolnego podwładny ma roszczenie o 100-proc. dodatek do normalnego wynagrodzenia z tytułu przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej. Różnica polega na tym, że we wtorek pracownik wykonywał pracę do 10.00, czyli o 4 godziny krócej niż powinien zgodnie z grafikiem, w środę do 12.00 (2 godziny krócej), a w piątek do 13.00 (godzinę krócej). Za każdą z tych 7 godzin ma on prawo do wynagrodzenia za czas pozostawania w gotowości do wykonywania pracy, chyba że sam chciał uzyskać czas wolny za nadgodziny i złożył wniosek na piśmie o jego udzielenie.
SCENARIUSZ 4. DWIE ZMIANY W JEDNYM TYGODNIU
W praktyce może się zdarzyć, że ingerencja pracodawcy w wykonanie pracy będzie tak poważna, że uniemożliwi jednoznaczne rozstrzygnięcie, na której zmianie miał pracować podwładny. Jeśli w ciągu jednego tygodnia pracownik przez dwa dni wykonywał zadania na pierwszej zmianie, dwa kolejne na drugiej zmianie i przez jeden dzień korzystał z urlopu bezpłatnego, nie sposób ustalić, którą zmianę roboczą zaplanował mu pracodawca na dany tydzień. Jeśli pracodawca i pracownik nie są zgodni co do tego, na której zmianie miała być świadczona praca, taki przypadek należy rozliczyć na dwa sposoby, przyjmując dla bezpieczeństwa wariant korzystniejszy dla pracownika.
PRZYKŁAD
W poniedziałek i środę pracownik wykonywał zadania na pierwszej zmianie, z tym że w poniedziałek pozostał o 4 godziny dłużej po zakończeniu zaplanowanej pracy, a w środę został wezwany do zakładu o 4 godziny wcześniej. Czwartek i piątek to ewidentne przykłady pracy na trzeciej zmianie, w pierwszym przypadku rozpoczynającej się od 3 godzin przestoju i zakończonej 3 nadgodzinami dobowymi, w drugim – rozpoczynającej i kończącej się dwiema nadgodzinami. Problem w tym, że pracodawca zakłada wykonywanie pracy przez cały tydzień na jednej zmianie, co rodzi konieczność wyboru którejś z nich. Jeśli przyjmiemy, że podwładny pracował w tym tygodniu na pierwszej zmianie, w poniedziałek wypracował 4 nadgodziny dobowe z prawem do 50-proc. dodatku, a w środę ma prawo do wynagrodzenia z dodatkiem 100-proc. za 4 godziny przypadające w porze nocnej (od 2.00 do 6.00). Problem zaczyna się w czwartek, gdyż pierwsze 5 godzin pracy to nadgodziny dobowe przypadające na porę nocną (zaliczane do doby środowej), następnie podwładny pracuje zgodnie z planem 3 godziny i przez pozostałe 5 godzin pozostaje w gotowości do wykonywania pracy. Jeszcze gorzej jest w piątek, gdyż praca od 20.00 do 6.00 to nadgodziny dobowe, z których 2 przypadają w ramach pory dziennej, a pozostałe 8 na porę nocną. Zgodnie z rozkładem podwładny przepracował tylko 2 godziny (od 6.00 do 8.00), więc za pozostałe 6 ma prawo do wynagrodzenia zasadniczego jak za okres pozostawania w gotowości do wykonywania pracy.
SCENARIUSZ 5. NADGODZINY W RAMACH DRUGIEJ ZMIANY
Rozpoczynanie pracy o godzinie 18.00 lub kończenie jej o 2.00 to klasyczne przykłady polecania nadgodzin zatrudnionym na drugiej zmianie w związku z zastępstwem nieobecnych pracowników ze zmiany pierwszej lub trzeciej.
PRZYKŁAD
Podwładny miał pracować w godz. 14.00–22.00, czyli na drugiej zmianie. W praktyce oznacza to, że poniedziałek zaczyna się od 4 godzin pozostawania w gotowości do wykonywania pracy, następnie pracownik przez 4 godziny świadczy ją zgodnie z rozkładem (18.00–22.00), po czym wypracowuje 4 nadgodziny dobowe w porze nocnej z prawem do 100-proc. dodatku. We wtorek i środę pracownik wypracowuje rozkładowe 8 godzin, a ponadto po 4 nadgodziny w porze nocnej, podobnie jak w piątek. Jedynie w czwartek podwładny wykonuje zadania zgodnie z rozkładem przez 8 godzin. Zatem ma roszczenie o wynagrodzenie ze 100-proc. dodatkiem za 16 nadgodzin dobowych w porze nocnej oraz wynagrodzenie za 4 godziny pozostawania w gotowości do wykonywania pracy.
SCENARIUSZ 6. ROZLICZENIE NADGODZIN Z OKRESU ROZLICZENIOWEGO
Wskazanie globalnej liczby przepracowanych w skali okresu rozliczeniowego godzin z podziałem na godziny pracy zgodnie z rozkładem i nadgodziny wraz z określeniem godzin ich wystąpienia i tego, czy przypadały na porę nocną czy dzienną to zbyt mało, aby rozstrzygnąć o należnych pracownikowi dodatkach. Warto bowiem pamiętać, że o charakterze nadgodzin decyduje przede wszystkim doba pracownicza, gdyż te przekroczenia, które nie naruszają normy dobowej uprawniają pracownika do 100-proc. dodatku.
PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony w 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym wypracował we wrześniu 22 dni, w tym zgodnie z wymiarem 176 godzin, a ponadto 20 godzin nadliczbowych przypadających w godzinach 14.00–18.00. Wskazuje to, że podwładny wykonujący zadania na pierwszej zmianie był przez jeden tydzień zobowiązany do pozostawania w pracy o 4 godziny dłużej po każdym dniu pracy. Jako typowe nadgodziny dobowe każda z nich uprawnia podwładnego do 50-proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia.
W październiku przepracował on 21 dni, w tym w ramach nominału 168 godzin i 20 nadgodzin wypracowanych w godzinach 2.00–6.00. Oznacza to, że przez tydzień, w ramach którego miał świadczyć pracę na pierwszej zmianie był codziennie wzywany do pracy o 4 godziny wcześniej, niż wynika to z rozkładu. W przypadku doby poniedziałkowej praca od 2.00 do 6.00 przypada na godziny trwania niedzieli, więc podwładny ma w zamian prawo do innego dnia wolnego od pracy, a w braku takiej możliwości do 100-proc. dodatku za każdą godzinę takiej pracy.
Praca w godzinach 2.00–6.00 przypadająca od wtorku do piątku to typowe nadgodziny wynikające ze złamania doby, a skoro przypadają na porę nocną również rodzą prawo do 100-proc. dodatku do wynagrodzenia.
W listopadzie 168 godzin pracy zgodnie z wymiarem podzielono na 21 dni, a pracownik wypracował ponadto 20 godzin nadliczbowych, przypadających między 18.00 a 22.00. Oznacza to w praktyce polecanie podwładnemu przez tydzień, w którym miał wykonywać pracę na trzeciej zmianie nadgodzin przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy. W przypadku poniedziałku praca ta przypada w ramach czarnej dziury między dobami (skoro niedzielna skończyła się o 6.00 w poniedziałek, a poniedziałkowa zaczyna o 22.00), więc za te nadgodziny pracownik ma roszczenie o 100-proc. dodatek. Praca w godzinach 18.00–22.00 w dniach od wtorku do czwartku to klasyczne dobówki uprawniające podwładnego do 50-proc. dodatku. W grudniu podwładny przepracował 168 godzin w ramach 21 dni pracy, a ponadto 16 godzin nadliczbowych przypadających między 14.00 a 18.00. W tym przypadku należy założyć, że podwładny miał wykonywać pracę na pierwszej zmianie i przez 4 dni zostawał w pracy o 4 godziny dłużej, więc będą to nadgodziny dobowe uprawniające do 50-proc. dodatku. Jeśli przyjęte założenia są słuszne, w skali okresu rozliczeniowego podwładny przepracował 52 nadgodziny z prawem do 50-proc. dodatku, oraz 24 godziny nadliczbowe uprawniające do 100-proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia.