Wreszcie zakończyły się prace nad wyczekiwaną nowelizacją kodeksu pracy, która reguluje szczegółowo zasady wykonywania pracy zdalnej i przeprowadzanie badania pracowników na obecność alkoholu i innych substancji w organizmie. Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw czekała w dniu zamknięcia tego numeru KIP na podpis prezydenta. Przepisy o badaniu trzeźwości wejdą w życie 14 dni po ich opublikowaniu, o pracy zdalnej zaś– dwa miesiące po opublikowaniu. Pracodawcom nie zostało więc wiele czasu na przygotowanie się do dużych zmian. Zagadnienie wyjaśniają prawnicy z kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler.

rozwiń ›
Część I. Praca zdalna
Praca zdalna to uelastyczniona i dostosowana do obecnych realiów forma świadczenia pracy spoza biura lub innego miejsca wyznaczonego przez pracodawcę. Pandemia COVID-19 pokazała, że wiele osób może świadczyć pracę z dowolnego miejsca na świecie, a warunkiem koniecznym rzetelnego wywiązywania się z obowiązków służbowych nie zawsze jest fizyczna obecność w biurze. Poprzednia regulacja dotycząca pracy spoza biura, tj. telepraca, nie była w stanie sprostać obecnym oczekiwaniom pracowników i pracodawców. Kodeksowe regulacje dotyczące telepracy były sztywne i przestarzałe. Podstawowym założeniem telepracy była np. jej regularność. Uzgadniając warunki telepracy, pracownik i pracodawca mogli określić, że praca będzie świadczona spoza biura albo w całości, albo częściowo, lecz w regularnym rytmie, np. raz w tygodniu, ale zawsze w poniedziałek. Wymóg regularności przesądził ostatecznie o stosunkowo niskiej popularności telepracy. Pracodawcom i pracownikom trudno było zdecydować się na tak mało elastyczną współpracę. Niewystarczające okazały się także przepisy znajdujące się w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2705) - tzw. specustawa covidowa. Przykładowo przepisy te w żaden sposób nie przewidywały możliwości kontroli pracownika zdalnego. Z kolei sami pracownicy narzekali na przerzucenie na nich ciężaru ponoszenia kosztów pracy, w szczególności rachunków za elektryczność.
Po około trzech latach oczekiwania ustawodawca zdecydował się przyjąć nowe przepisy umożliwiające świadczenie pracy zdalnej, a jednocześnie zrezygnować z przepisów dotyczących telepracy oraz regulacji zawartych w specustawie covidowej. Praca zdalna zgodnie z nowelizacją k.p. będzie wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Nie ma więc mowy o żadnej „regularności” jak w przypadku telepracy. Dowolnie będzie mogło zostać uregulowane miejsce świadczenia pracy zdalnej. Pracownik, w zależności od ustaleń z pracodawcą, będzie mógł pracować z każdego miejsca na Ziemi, o ile będą mu na to pozwalały warunki techniczne i lokalowe. Z perspektywy nowych przepisów nie ma zatem znaczenia, czy pracownik będzie pracował z domowego biura, ogrodowego leżaka czy sopockiej plaży. Praca za granicą będzie miała jednak znaczenie ze względów podatkowych oraz składkowych.

Rodzaje pracy

Nowelizacja k.p. przewiduje trzy „odsłony” pracy zdalnej:
▶Standardowa
Praca zdalna w tej postaci będzie mogła zostać uzgodniona przez pracodawcę i pracownika już na etapie zawarcia umowy o pracę, ale też później, czyli w trakcie zatrudnienia. W pojęciu pracy zdalnej będzie mieściła się również popularna na rynku praca hybrydowa. Zgodnie z definicją praca zdalna może być bowiem wykonywana także częściowo, np. trzy dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i dwa dni w miejscu zamieszkania pracownika.
▶Wykonywana na polecenie pracodawcy Projekt nowelizacji czerpie również z doświadczeń pandemii i regulacji pracy zdalnej na polecenie pracodawcy wprowadzonej przepisami specustawy covidowej. Choć, jak wspominamy wyżej, po wejściu w życie nowelizacji k.p. przepisy specustawy w zakresie pracy zdalnej przestaną obowiązywać, to nie oznacza to jednak, że praca na polecenie pracodawcy przestanie być możliwa. Po nowelizacji praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu, a także w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Pod pojęciem siły wyższej mamy tu przede wszystkim na myśli zjawiska wywołane działaniem sił natury, np. powodzie czy pożary lasów, jak również inne okoliczności niemożliwe do przewidzenia, które uniemożliwiają wykonywanie pracy w sposób „tradycyjny”. W takiej sytuacji warunkiem koniecznym dla rozpoczęcia pracy zdalnej będzie złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do jej wykonywania. Pracownik będzie musiał również liczyć się z tym, że w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, pracodawca niezwłocznie cofnie polecenie jej wykonywania.
Niezależnie od tego pracodawca będzie mógł cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie, uprzedzając o tym jednak pracownika z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Z założenia taki rodzaj pracy zdalnej zależny będzie od decyzji pracodawcy.
Na marginesie warto podkreślić, że obecnie w Polsce nadal obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego. Oznacza to, że do momentu wejścia w życie nowelizacji k.p. praca zdalna może być świadczona na polecenie pracodawcy w rozumieniu specustawy covidowej. Z chwilą wejścia w życie nowelizacji przepisy specustawy przestaną wprawdzie obowiązywać, jednak nie można wykluczyć, że w Polsce nadal będzie obowiązywać stan zagrożenia epidemicznego. W takiej sytuacji pracodawca wciąż będzie uprawniony do jednostronnego polecenia pracy zdalnej, tyle że polecenie to będzie odbywało się już na gruncie znowelizowanego k.p., a nie specustawy.
▶Okazjonalna
Pracę zdalna będzie można również świadczyć okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. O okazjonalną pracę zdalną będzie mógł wnioskować wyłącznie pracownik w postaci papierowej lub elektronicznej. Praca zdalna w tej formie będzie miała charakter incydentalny, podyktowany np. osobistymi potrzebami pracownika. Będzie ona także mniej sformalizowana.

jak przygotować się do wdrożenia

Mimo że pandemia COVID-19 zaczęła się już trzy lata temu, to dopiero teraz doczekaliśmy się kompleksowej regulacji dotyczącej pracy zdalnej. Przedstawiamy poniżej praktyczne wskazówki, jak się na nią przygotować.

Kultura organizacyjna firmy

W pierwszej kolejności należy zadbać o kulturę organizacyjną firmy. Choć pojęcie to na pierwszy rzut oka brzmi enigmatycznie, chodzi o to, aby każdy pracodawca sprawdził i ocenił, czy praca zdalna będzie mogła być stosowana w jego firmie, a jeśli tak, to w jakim wymiarze - całkowitym lub częściowym, a ponadto jaka grupa pracowników będzie mogła potencjalnie świadczyć pracę w formie zdalnej i ilu z tych pracowników faktycznie będzie ją wykonywać w zdalny sposób, a którzy z nich będą mogli złożyć pracodawcy wiążący wniosek o jej wykonywanie. Zasadnicze znaczenie dla sprawdzenia kultury organizacyjnej firmy ma definicja pracy zdalnej, która określa zakres badania. [tabela 1]
Tabela 1. Badanie kultury organizacyjnej
Co badamy O czym pamiętać
1. Kto będzie mógł wykonywać pracę zdalną i w jakim wymiarze? Forma pracy zdalnej: całkowita, częściowa lub okazjonalna praca zdalna.
2. Gdzie będzie wykonywana praca zdalna, co z bhp i ochroną danych oraz informacji poufnych? Miejsce wykonywania: wskazane przez pracownika, ale każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.
3. Czy praca zdalna wpłynie na efektywność i skuteczność pracownika, a także całego zespołu? Rodzaj wykonywanych zadań, środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość, czas pracy, możliwość kontroli pracy zdalnej.

Kto i kiedy będzie mógł wykonywać pracę w formie zdalnej

Uzgodnienie świadczenia pracy zdalnej będzie następować albo przy zawarciu umowy o pracę, albo już w trakcie zatrudnienia. O ile uzgodnienie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę nie powinno wzbudzać zbyt dużych wątpliwości - obydwie strony mogą działać w granicach prawa oraz zgodnie z zasadą swobody umów - o tyle sprawa wygląda inaczej przy ustaleniu wykonywania pracy w formie zdalnej w trakcie zatrudnienia. Wynika to z tego, że co do zasady każda ze stron może odmówić zgody na wykonywanie pracy w formie zdalnej. [tabela 2]
Tabela 2. Ustalenia pracy zdalnej
Przy zawieraniu umowy o pracę W trakcie zatrudnienia
Kto? Jednocześnie pracownik i pracodawca. Z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.
Czy pracodawca może odmówić? Nie dotyczy. Będzie to jeden z warunków uzgadnianych przy zatrudnieniu przez obie strony. Co do zasady tak, choć istnieją wyjątki.
Istnieje jednak pewna grupa pracowników, których wniosek o wykonywanie pracy zdalnej uzgadnianej w trakcie zatrudnienia pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić, chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. [ramka 1]

Ramka 1

Pracodawca nie może odmówić
Jeśli wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy, to pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika, który:
• jest w ciąży;
• wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• jest rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• jest rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• jest rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
•Jak zweryfikować, czyj wniosek będzie musiał być uwzględniony
Przepisy dotyczące pozyskiwania danych o pracownikach budzą niepokój u niejednego pracodawcy i słusznie. Kwestia ta jest niezwykle delikatna i wymaga od nich szczególnego podejścia. Czy jednak pracodawcy będą uprawnieni, aby zweryfikować, czy pracownica jest w ciąży, czy pracownik wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia albo o każdą inną kwestię wskazaną powyżej? Tak. W celu weryfikacji, czy pracownicy spełniają powyższe warunki, a tym samym, czy ich wnioski zasługują na bezwzględne uwzględnienie, pracodawca będzie mógł żądać przedstawienia dokumentów pozwalających potwierdzić ich spełnienie. Takie działania będą zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi danych pracownika i realizowane w granicach wyznaczonych przez RODO jako „żądanie podania innych danych osobowych z uwagi na to, że jest to niezbędne do realizacji uprawnienia”. Nie stoi temu na przeszkodzie nawet to, że część z tych danych będzie danymi szczególnej kategorii. Zarówno przepisy k.p., jak i RODO pozwalają na takie działania.
Powstaje jednak pytanie, co w sytuacji, jeżeli pracodawca mimo żądania przedłożenia odpowiednich dokumentów nie będzie miał potwierdzenia informacji o szczególnej sytuacji pracownika i w konsekwencji nie wyrazi zgody na wykonywanie przez niego pracy zdalnej? W naszej ocenie, jeżeli pracodawca, mimo podjęcia w tym celu odpowiednich działań, nie będzie mógł potwierdzić powyższych okoliczności, wówczas należy uznać, że odmawiając zgody na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika uprawnionego, nie dopuścił się wobec niego naruszenia przepisów. Natomiast jeżeli mimo powzięcia informacji o szczególnej sytuacji pracownika pracodawca bezzasadnie odmówi wyrażenia zgody na wykonywanie pracy w formie zdalnej, wówczas w szczególnych okolicznościach może narazić się nawet na zarzut ciężkiego naruszenia obowiązków względem pracownika, co z kolei stanowi samodzielną przesłankę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia przez pracownika z winy pracodawcy.

Brak zgody pracownika na pracę zdalną

Jak już wspomniano wcześniej, również pracownik może odmówić zgody na świadczenie przez niego pracy w formie zdalnej. Z tego tytułu nie powinien on jednak ponosić żadnych negatywnych konsekwencji. Intencją ustawodawcy było to, aby zapewnić pracownikowi odpowiednie zabezpieczenia jego interesów. Z przywołanej regulacji jednoznacznie wynika, że pracodawca nie będzie miał prawa żądać od pracownika, aby ten wykonywał pracę w formie zdalnej (poza nielicznymi wyjątkami), jak również „karać” go za złożenie wniosku o wykonywanie pracy zdalnej.

Uzgodnienie świadczenia pracy zdalnej

Kolejnym krokiem, jaki trzeba będzie podjąć w celu wdrożenia pracy zdalnej, będzie przygotowanie odpowiednich dokumentów potwierdzających świadczenie pracy w tej formie przez pracownika. Uzgodnienie to powinno obejmować swoim zakresem następujące informacje:
  • w jakiej formie praca zdalna będzie wykonywana - całkowitej lub częściowej, z jednoczesnym określeniem, jaką część tygodnia świadczona będzie w formie zdalnej;
  • w jakim miejscu lub miejscach będzie pracował pracownik;
  • w jakim terminie pracownik pracę w takiej formie miałby rozpocząć.
Co ciekawe, uzgodnienie dokonane w trakcie zatrudnienia będzie mogło zostać dokonane również w postaci elektronicznej, np. za pośrednictwem e-maila.

Zwrot kosztów związanych z pracą zdalną

Należy także pomyśleć o wydatkach, które czekają pracodawców. Po wejściu w życie nowych przepisów ponoszenie kosztów pracy zdalnej będzie obowiązkiem pracodawców. Ustawodawca zaproponował pracodawcom alternatywne rozwiązania w zakresie finansowania pracy zdalnej. Pierwszym rozwiązaniem jest zwracanie kosztów pracy zdalnej w wysokości rzeczywistego zużycia. Rozwiązanie to wydaje się o tyle problematyczne, że będzie wymagało od pracodawcy każdorazowego, dokładnego wyliczenia kosztów, jakie poniósł określony pracownik w danym okresie i ich odpowiedniego zwrócenia. O ile w małych firmach takie rozwiązanie może znaleźć uzasadnienie, w szczególności gdy z pracy zdalnej będzie korzystało tylko kilku pracowników, o tyle w większych przedsiębiorstwach, w których praca zdalna będzie stanowić dla znacznej grupy pracowników sposób wykonywania pracy, takie rozwiązanie może się okazać żmudne i czasochłonne, a w konsekwencji też całkowicie niepraktyczne i generujące dodatkowe koszty administracyjne.
Boczna furtka dla pracy zdalnej. Nie tylko na wyjątkowe sytuacje
Boczna furtka dla pracy zdalnej. Nie tylko na wyjątkowe sytuacje

Zobacz również
Innym rozwiązaniem jest ryczałt, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Powinien on uwzględniać normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracy, a także ceny rynkowe tego materiału, normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Z uwagi na powyższe uwarunkowania ryczałt będzie najbardziej wygodną i elastyczną formą kompensacji kosztów pracy zdalnej dla pracodawcy. Pracodawca, ustalając z góry określoną stawkę ryczałtu, będzie mógł ponadto różnicować jej wysokości w zależności od tego, czy pracownik świadczy całkowitą lub częściową pracę zdalną. [tabela 3]
Tabela 3. Jak liczyć ryczałt - praktyczne wskazówki
Internet (Część przeciętnego miesięcznego kosztu łącza internetowego (np. 1/2)/średnią liczbę dni w miesiącu [tj. 30,5]) x liczba dnia pracy zdalnej w miesiącu.
Prąd Normy zużycia energii elektrycznej urządzeń wykorzystywanych do pracy zdalnej za godzinę x liczba godzin pracy zdalnej w miesiącu x przeciętna cena rynkowa prądu za 1 h.
Co do zasady po stronie pracodawcy będzie leżał obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracownik będzie mógł jednak po uzgodnieniu z pracodawcą ustalić, że praca zdalna będzie świadczona przy użyciu urządzeń niezapewnionych przez pracodawcę, np. przy użyciu prywatnego laptopa. W takim wypadku pracownikowi przysługiwać będzie ekwiwalent pieniężny w wysokości uzgodnionej z pracodawcą.
Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowiły przychodu. Oznacza to również, że nie będą one wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
WAŻNE! W stosunku do pracowników wykonujących okazjonalną pracę zdalną pracodawca nie będzie miał obowiązku zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy w tej formie. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca przyznał pracownikom takie świadczenie.

Pamiętajmy o bhp

Do rozważenia pozostaje jeszcze kwestia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Ustawodawca przewidział podział obowiązków w tym zakresie między obydwie strony stosunku pracy. [tabela 4]
Tabela 4. Obowiązki dotyczące bhp
Obowiązki pracodawcy Obowiązki pracownika
1. Przygotowanie oceny ryzyka zawodowego lub uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk.Przy ocenie ryzyka pracodawca uwzględnia w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Zapewnienie odpowiedniej ergonomii miejsca pracy.
2. Przygotowanie na podstawie oceny ryzyka zawodowego informacji zawierającej:• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii;• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. Utrzymywanie miejsca w czystości i zdatności do pracy.
3. Realizacja ogólnego obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, przy czym ustawodawca przewidział wyjątki. Zapewnienie, że inne elementy środowiska domowego lub osoby trzecie nie będą negatywnie wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej.
Żaden przepis nie zwalnia oczywiście pracodawcy z generalnej odpowiedzialności za stan bezpieczeństwa i higieny pracy, jednak ustawodawca zaproponował, aby w zakresie pracy zdalnej zwolnić pracodawcę z niektórych obowiązków w zakresie bhp. I tak pracodawca będzie zwolniony z wykonywania obowiązków określonych w:
  • art. 208 par. 1 k.p. - obowiązek współpracy pracodawców w razie, gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców;
  • art. 2091 k.p. - obowiązek np. wyznaczania pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach;
  • art. 212 pkt 1 i 4 k.p. - obowiązek organizowania stanowiska pracy oraz dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem;
  • art. 232 k.p. - obowiązek zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych;
  • art. 233 k.p. - dotyczące zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej.
Pozostawienie ww. obowiązków po stronie pracodawcy, normalnie realizowanych przez niego w zakładzie pracy, w przypadku pracy zdalnej byłoby nieracjonalne i nieuzasadnione. W praktyce wielu pracodawców na etapie opracowywania strategii wdrażania pracy zdalnej zastanawia się nad tym, w jaki sposób sporządzić ocenę ryzyka zawodowego. Przydatne w tym zakresie pozostaje wsparcie pracowników odpowiedzialnych za bhp, którzy mając bogate doświadczenie, z łatwością zidentyfikują potencjalne zagrożenia pracy zdalnej, wskażą, jakie zachowania pozwolą na minimalizację poszczególnych ryzyk, a także jakie czynności powinny być podjęte w razie ich wystąpienia.

uzgodnienie regulaminu lub porozumienia przed rozpoczęciem świadczenia pracy zdalnej

Praca zdalna w zależności od okoliczności będzie mogła być świadczona zarówno na podstawie uzgodnień między stronami, jaki i na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy. Biorąc pod uwagę, że nowelizacja k.p. nakłada wiele obowiązków związanych z pracą zdalną, niezbędne będzie wewnętrzne uregulowanie tych zasad przez pracodawcę.

Porozumienie lub regulamin

Ustalenie zasad świadczenia pracy zdalnej ma się odbywać z udziałem pracowników. Powinny one zostać określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu ze wszystkimi organizacjami.
Oczywiste jest, że w niektórych zakładach pracy liczba zakładowych organizacji związkowych jest bardzo duża, przez co uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi może być w zasadzie niemożliwe. Ustawodawca przewidział w tym przypadku możliwość uzgodnienia treści porozumienia jedynie z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi, spośród których każda powinna zrzeszać co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Prowadzenie negocjacji w zakresie porozumienia o zasadach pracy zdalnej z wieloma podmiotami może okazać się procesem czasochłonnym. Dlatego też, jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, pracodawca będzie mógł określić zasady pracy zdalnej w regulaminie z uwzględnieniem ustaleń podjętych z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
Ustawodawca przewidział konkretne kwestie, które powinny zostać uregulowane. Wśród nich znajdują się w szczególności:
  • grupa pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  • zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  • zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
  • zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
•Co w przypadku, gdy u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe?
Jeżeli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, wówczas procedura ustalenia zasad pracy zdalnej będzie znacznie uproszczona - będzie wymagać przyjęcia regulaminu po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Pracodawcy, którzy nie mają wybranych przedstawicieli pracowników, powinni zatem w pierwszej kolejności zająć się zorganizowaniem takich wyborów.
•Czy zawsze będzie konieczne porozumienie lub regulamin?
Wykonywanie pracy zdalnej nie będzie wykluczone, nawet jeżeli pracodawca nie zawrze porozumienia z organizacjami związkowymi lub nie przyjmie regulaminu. Możemy sobie wyobrazić sytuacje, w których zapotrzebowanie na pracę zdalną powstanie u pracodawcy co do zasady niezatrudniającego pracowników pracujących zdalnie (np. ze względu na to, że większość pracowników to pracownicy produkcyjni). W takiej sytuacji pracodawca ma mniejszą potrzebę, by uregulować zasady świadczenia pracy zdalnej dla całego zakładu pracy i może je określić w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem lub poleceniu wykonywania pracy zdalnej.
W poleceniu pracy zdalnej powinny się znaleźć podobne informacje jak w porozumieniu zawartym z pracownikiem, przy czym należy pamiętać, że polecenie będzie mogło zainicjować pracę zdalną jedynie w ściśle określonych okolicznościach, takich jak stan nadzwyczajny lub stan zagrożenia epidemicznego. Polecenie będzie mogło zostać wydane nawet ustnie, jednak ze względu na konieczność ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej rekomendowaną jest forma papierowa lub elektroniczna. Praca zdalna na polecenie pracodawcy nie będzie mogła się rozpocząć bez złożenia uprzednio oświadczenia o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych przez pracownika.

Zmieniona informacja dodatkowa dla nowych pracowników

W stosunku do nowych pracowników, z którymi dojdzie do uzgodnienia pracy zdalnej w chwili rozpoczęcia przez nich zatrudnienia, konieczne będzie rozbudowanie informacji dodatkowej przekazywanej pracownikom. W zasadach pracy zdalnej niezbędne będzie określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika, a także osoby odpowiedzialnej za współpracę z pracownikiem oraz upoważnionej do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Pracownikom będącym już w trakcie zatrudnienia lub świadczącym pracę zdalną na polecenie pracodawcy wskazane informacje będą musiały natomiast zostać przekazane najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej.

Zasady ochrony danych osobowych i informacji

Nie należy zapominać również o kwestiach związanych z ochroną danych osobowych i innych informacji. Ma to o tyle istotne znaczenie, że wykonując pracę w formie zdalnej, pracownik nie korzysta z infrastruktury zapewnianej przez pracodawcę, a tym samym ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych lub innych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, jest wyższe. Dlatego też nowe przepisy wymagają, aby pracodawca określił procedurę ochrony danych oraz w miarę możliwości przeprowadził odpowiednie szkolenie pracowników. Trzeba przy tym przypomnieć, że za naruszenie ochrony danych osobowych przed prezesem UODO odpowiada pracodawca jako administrator danych osobowych.

kontrola pracownika zdalnego

Wiele osób zastanawia się nad tym, jak kontrola pracownika zdalnego będzie wyglądała w praktyce, w szczególności gdy praca zdalna będzie wykonywana w miejscu zamieszkania. Czy pracodawca faktycznie będzie miał możliwość udać się do mieszkania pracownika, aby go skontrolować? Czy kontrola będzie miała sens, jeżeli pracownik będzie o niej uprzedzony i zdąży się na nią przygotować? A także co zrobić w sytuacji, gdy pracownik będzie uporczywie sprzeciwiać się przeprowadzeniu takiej kontroli?

Kontrola pracy zdalnej - podstawowe informacje

Niezależnie od tego, czy pracownicy będą wykonywać pracę w formie całkowitej lub częściowej pracy zdalnej, wszyscy oni będą mogli zostać skontrolowani przez pracodawcę. Co więcej, taką kontrolą będą mogli zostać również objęci pracownicy korzystający z okazjonalnej pracy zdalnej. Nowe przepisy przewidują, że pracodawca będzie miał prawo przeprowadzić kontrolę:
  • wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,
  • w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub
  • przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych
- na zasadach określonych w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, w regulaminie, poleceniu albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
▶Kontrola wykonywania pracy zdalnej
Kontrola ta będzie dotyczyć przede wszystkim tego, czy pracownik zdalny podjął pracę danego dnia. Uważamy, że niewystarczające będzie samo potwierdzenie obecności przez pracownika. To, jaki sposób zostanie wykorzystany do kontroli wykonywania pracy zdalnej, zależy od rodzaju zleconej pracy. Oczywiście, pracownik, który otrzymuje stałe i krótkie zadania, jak np. sporządzenie raportu lub analizy, jest stale rozliczany z efektów swojej pracy. Inaczej jest, jeśli pracownik pracuje zdalnie nad większym projektem (np. współpracuje nad nim w ramach zespołu), wówczas pracodawca może nie otrzymywać żadnych wymiernych efektów pracy pracownika nawet przez kilka dni. Rekomendujemy w takiej sytuacji zastosowanie np. formularzy, w których pracownik będzie informował o wykonanych danego dnia zadaniach.
W praktyce kontrola ta będzie ograniczona prawem pracownika do prywatności. Oznacza to, że możliwe będzie kontrolowanie pracownika za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się (telefonicznie, e-mailowo, poprzez czat) lub w miejscu świadczenia pracy zdalnej po uprzednim porozumieniu się z pracownikiem.
Zwracamy jednak uwagę, że przesłanka ta nie ogranicza się tylko do kontroli wykonywania pracy lub jej efektów. W naszej ocenie będzie możliwe również kontrolowanie samego sposobu i warunków wykonywania pracy zdalnej, w tym chociażby trzeźwości pracownika, o czym szerzej w dalszej części poradnika.
▶Kontrola bhp
Praca zdalna, podobnie jak praca stacjonarna, musi się odbywać w bezpiecznych i higienicznych warunkach pracy. W odróżnieniu jednak od pracy stacjonarnej pracownik zdalny będzie mógł wykonywać pracę w każdym innym miejscu niż zakład pracy, w tym w miejscu zamieszkania, o ile ustalił je z pracodawcą. Z uwagi zatem na nieobecność pracownika zdalnego w siedzibie pracodawcy pracodawca nie będzie mógł faktycznie wykonać części obowiązków z zakresu bhp. Pracodawca nie będzie już zobowiązany m.in. do organizacji stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych lub dostarczania środków higieny osobistej. Tym samym to pracownik będzie zobowiązany m.in. do zapewnienia czystości w miejscu wykonywania pracy zdalnej, a także odpowiedzialny za to, że inne elementy środowiska lub osoby trzecie nie będą negatywnie wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej.
Nie sposób również zapomnieć o zagwarantowaniu odpowiedniej ergonomii miejsca pracy, w tym o odpowiednim wyposażeniu biurowym, tj. biurku, krześle, oświetleniu, wentylacji lub nawet hałasie. Przygotowanie takiego stanowiska pracy będzie odbywało się oczywiście w porozumieniu z pracodawcą, którego rola w tym zakresie będzie sprowadzała się przede wszystkim do poinstruowania pracownika o tym, jak powinno wyglądać stanowisko pracy, a następnie do skontrolowania, czy pracownik je zapewnił i faktycznie przestrzega tych wymagań.
▶Bezpieczeństwo ochrony informacji
W celu prawidłowego zabezpieczenia informacji, w tym danych osobowych, nowe przepisy przewidują obowiązki, które w większości zwyczajowo pracodawcy realizowali już w stosunku do swoich stacjonarnych pracowników, telepracowników i tych, którzy wybierali się na kilkudniowy home office. Wyszczególnienie poszczególnych działań pracodawców w zakresie ochrony danych można potraktować zatem jako pewnego rodzaju check listę, którą każdy, zarówno pracodawca, jak i pracownik, powinien podjąć przed udaniem się z komputerem służbowym do domu. [tabela 5]
Tabela 5. Ochrona danych przy pracy zdalnej
Obowiązki pracodawcy Obowiązki pracownika
1. Wprowadzenie wewnętrznych procedur ochrony danych oraz informacji poufnych podczas pracy zdalnej. Podłączanie się do sieci tylko za pośrednictwem bezpiecznego łącza internetowego lub VPN.
2. Przeszkolenie pracowników z zakresu ww. procedur i polityk. Niekorzystanie z publicznie udostępnianych sieci wi-fi lub hotspotów.
3. Instalacja programów antywirusowych oraz innych platform uniemożlwiających kradzież lub wyciek danych lub informacji poufnych. Ustalenie indywidualnego loginu i hasła, zmienianego cyklicznie w celu wzmożenia ochrony.
4. Wprowadzenie dodatkowego szyfrowania dokumentów, podwójnego uwierzytelniania dostępów do serwerów, a w celu komunikacji wewnątrzzakładowej - korzystanie wyłącznie z platform wskazanych przez pracodawcę. Zapewnienie w miejscu wykonywania pracy zdalnej takich warunków, które zniwelują lub w znacznym stopniu zminimalizują ryzyko dostępu osób trzecich do danych pracodawcy.
5. Ustalenie zasad pracy z dokumentami w wersji papierowej oraz z elektronicznymi nośnikami danych. Zabezpieczenie dokumentów papierowych, zakaz korzystania z prywatnych niezabezpieczonych nośników danych.
Kontrola w zakresie przestrzegania ochrony danych może polegać zatem na sprawdzeniu wielu okoliczności, począwszy od odpowiedniego logowania się do komputera służbowego, przez ustawienia wygaszacza ekranu wraz z dodatkowym uwierzytelnieniem, po ostateczne zrobienie back-upu danych po zakończeniu pracy i wylogowanie się ze służbowych serwerów.

Kontrola krok po kroku

Pierwszym krokiem, jaki należy podjąć, jest oczywiście ustalenie zasad kontroli pracy zdalnej w porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej. Ponadto taka kontrola może zostać przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem - dotyczy to przede wszystkim ustalenia miejsca i terminu kontroli. Oznacza to, że co do zasady pracodawca nie może jednostronnie zdecydować, kiedy zamierza przeprowadzić kontrolę pracownika zdalnego i narzucić mu swojej woli. Wynika to m.in. z obowiązku poszanowania prawa własności oraz prywatności pracownika, ale także poszanowania prywatności innych osób zamieszkujących z pracownikiem. Istotne z punktu widzenia pracodawcy będzie również to, aby przeprowadzając kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej, nie utrudniał zarówno pracownikowi, jaki i jego domownikowi korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Inną kwestią, choć nie mniej ważną, jest to, aby kontrola pracy zdalnej odbywała się w godzinach pracy danego pracownika. W przeciwnym razie pracodawca może narazić się na zarzut pracy w godzinach nadliczbowych. W końcu w tym czasie pracownik będzie pozostawał do dyspozycji pracodawcy, znajdował się pod jego kierownictwem i wykonywał czynności wchodzące w zakres świadczonej pracy, a to z kolei może rodzić po stronie pracodawcy określone obowiązki o charakterze finansowym. Z punktu widzenia pracodawcy zawarcie takiego porozumieniu jest zatem nie tylko furtką do przeprowadzenia kontroli, lecz także wentylem bezpieczeństwa, który pozwoli mu na przeprowadzenie kontroli w zakresie ustalonym zgodnie z pracownikiem bez narażania się na niepotrzebne zarzuty lub ryzyka, w tym o charakterze finansowym.

Po kontroli

Choć samo przeprowadzenie kontroli pracy zdalnej odbywającej się na zasadach określonych w porozumieniu nie powinno sprawiać pracodawcom znacznych problemów, muszą oni pamiętać o jej należytym zakończeniu. Zakończenie kontroli pracownika zdalnego powinno prowadzić do jednego z dwóch wniosków: kontrola przebiegła pozytywnie i pracownik w pełni wywiązał się ze swoich obowiązków albo kontrola przebiegła negatywnie i konieczne będą działania naprawcze.
Ustawodawca przyjął uniwersalne rozwiązanie, jeżeli chodzi o podjęcie działań naprawczych w stosunku do osób, których praca zdalna zostanie ustalona zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Niezależnie od tego, w którym momencie doszło do wdrożenia pracy zdalnej w stosunku do określonego pracownika, w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości w jego zachowaniu pracodawca będzie miał możliwość zastosowania kar porządkowych wymienionych w k.p., takich jak upomnienie, nagana lub kara pieniężna. Ponadto ustawodawca przewidział, że w stosunku do pracowników, których praca zdalna zostanie ustalona w trakcie zatrudnienia - w przypadku stwierdzenia naruszeń polegających na naruszaniu przepisów oraz zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych - pracodawca będzie mógł cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej, jeżeli pracownik w wyznaczonym terminie ich nie usunie.
•Co pracodawca powinien zrobić, jeśli pracownik uporczywie odmawia przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej lub świadomie uchyla się od zawarcia porozumienia w tym zakresie?
Zgodnie z art. 100 k.p. pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Nieuzasadniona odmowa przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej może zostać uznana za niewykonywanie poleceń służbowych. Jeżeli stanowisko pracownika nie zmieni się pomimo inicjatywy pracodawcy, wówczas takie zachowanie może zostać uznane za uporczywe, co można poczytać jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, skutkując rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.). Podobnie, jeżeli odmowa przeprowadzenia kontroli jest nieuzasadniona, a pracodawca posiada uzasadnione wątpliwości co do prawidłowości wykonywania pracy zdalnej lub przestrzegania innych obowiązków przez pracownika. W takim przypadku nawet jednorazowa odmowa może prowadzić do poniesienia negatywnych konsekwencji przez pracownika.

czy można zrezygnować z wykonywania pracy w formie zdalnej

Praca zdalna na pierwszy rzut oka wydaje się atrakcyjna dla każdego pracownika. Może się jednak okazać, że nie jest to model, do którego każdy przywyknie. Praca zdalna to konieczność wydzielenia odpowiedniej przestrzeni na pracę, zapewnienie ergonomii miejsca jej wykonywania oraz niedopuszczenie do sytuacji, w której osoby trzecie, np. małżonek, dziecko lub sąsiad, miałby dostęp do tajemnicy lub informacji poufnych pracodawcy. Powstaje zatem pytanie, czy jeśli okaże się, że praca zdalna nie sprawdza się u danego pracownika, to czy można wrócić do wykonywania pracy na poprzednich warunkach. Będzie to możliwe. Pracownikowi będzie przysługiwało prawo złożenie wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i powrót do poprzednich warunków pracy. Takie samo prawo będzie co do zasady przysługiwać również pracodawcy. [tabela 6, ramka 2]
Tabela 6. Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia
Kto może złożyć wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej? Pracownik i pracodawca
Kiedy można złożyć wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej? W każdym czasie
W jakiej formie może być złożony wniosek? Pisemnej lub elektronicznej
Jak to wygląda w praktyce? 1. Pracownik lub pracodawca składają wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków pracy.2. Pracownik i pracodawca ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia złożenia wniosku,3. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia co do terminu przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, przywrócenie nastąpi po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku przez drugą stronę.

Ramka 2

Niedopuszczalny wniosek pracodawcy
Pracodawca nie będzie mógł co do zasady złożyć wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, który:
• jest w ciąży;
• wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• jest rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• jest rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
- chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej przez tych pracowników nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

okazjonalna praca zdalna

Z uwagi na swój szczególny charakter okazjonalna praca zdalna została w nowelizacji k.p. uregulowana odmiennie w stosunku do pracy zdalnej świadczonej całkowicie lub częściowo w sposób stały. Okazjonalna praca zdalna będzie mogła być wykonywana jedynie incydentalnie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym i wyłącznie z uwagi na indywidualną potrzebę jej wykonywania przez pracownika. Wniosek o okazjonalną pracę zdalną będzie mógł złożyć zatem jedynie pracownik, inicjatywy w tym zakresie nie będzie mógł natomiast zgłosić pracodawca. Jako przykłady takiej indywidualnej potrzeby wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej ustawodawca w uzasadnieniu do projektu ustawy wskazał konieczność sprawowania doraźnej opieki nad członkiem rodziny lub wyjazdu poza stałe miejsce wykonywania pracy w celu załatwienia spraw osobistych.
Uzależnienie zastosowania okazjonalnej pracy zdalnej od indywidualnych i doraźnych potrzeb pracowników umożliwia wystąpienie z odrębnym wnioskiem o jej wykonywanie również przez pracowników pracujących hybrydowo. W ich przypadku okazjonalna praca zdalna będzie więc pewnym „dodatkiem” do pracy zdalnej świadczonej zwyczajowo przez część tygodnia. Innymi słowy, pracownik świadczący stale pracę zdalnie w każdym tygodniu od środy do piątku, będzie mógł zawnioskować o świadczenie okazjonalnej pracy zdalnej w poniedziałek i wtorek (tak długo jak nie wyczerpie limitu okazjonalnej pracy zdalnej), a tym samym świadczyć pracę zdalnie przez cały tydzień.
Należy zastanowić się również nad tym, czy pracownik będzie mógł wykorzystać cały limit okazjonalnej pracy zdalnej za jednym razem. W świetle brzmienia nowych przepisów wydaje się, że nie ma ku temu przeszkód i rozwiązanie takie jest dopuszczalne. Stanowisko to jest uzasadnione, zwłaszcza mając na uwadze wskazane w uzasadnieniu do projektu ustawy przykłady wykorzystania okazjonalnej pracy zdalnej. Można tu sobie wyobrazić chociażby konieczność zaopiekowania się dzieckiem ze złamaną nogą, co może wymagać stałej obecności pracownika w domu przez dłuższy czas, pozostającej przy tym zdarzeniem incydentalnym.
W związku ze szczególnym charakterem okazjonalnej pracy zdalnej część przepisów mających zastosowanie do pracy zdalnej na zasadach ogólnych została wyłączona. Pracodawca w stosunku do takiego pracownika nie będzie zobowiązany m.in. do przekazania dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika, zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów pracy zdalnej, a także zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy. Ewentualny zwrot kosztów pracy zdalnej będzie więc zależny jedynie od woli pracodawcy. Okazjonalnej pracy zdalnej nie trzeba będzie również uregulować w porozumieniu ze związkami zawodowymi ani w regulaminie pracy zdalnej. Zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej oraz jej kontroli będą mogły być ustalane indywidualnie z pracownikiem. Fakt wykonywania pracy zdalnej jedynie okazjonalnie nie wpłynie natomiast na obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy - te pozostaną takie same jak w przypadku pracy zdalnej na zasadach ogólnych. [tabela 7]
Tabela 7. Praca zdalna a okazjonalna praca zdalna
Praca zdalna Okazjonalna praca zdalna
Inicjatywa pracownik/pracodawca wyłącznie pracownik
Wymiar wymiar pracy zdalnej uzgodniony między stronami limit 24 dni w roku kalendarzowym
Zwrot kosztów obowiązkowy dobrowolny
Zapewnienie narzędzi pracy obowiązkowe dobrowolne
Zasady wykonywania porozumienie/regulamin ustalane indywidualnie
Możliwość kontroli pracownika Tak Tak

praca zdalna za granicą

Wielu pracodawców, wychodząc naprzeciw potrzebom pracowników, już podczas pandemii zdecydowało się wprowadzić specyficzny benefit - możliwość świadczenia pracy zdalnej z zagranicy (tzw. workation). Praca zdalna z zagranicy wiąże się z szerszym katalogiem obowiązków, które powinien spełnić pracodawca, aby nie narazić się na konsekwencje finansowe. Nowelizacja nie stoi na przeszkodzie dalszemu oferowaniu przez pracodawców takiej możliwości. Ustawodawca w żaden sposób nie wypowiedział się bowiem w tym zakresie, pozostawiając stronom stosunku pracy możliwość ustalenia, że pracownik będzie mógł w pewnym zakresie świadczyć pracę zdalną również spoza terenu kraju.
Istotne jest jednak, aby pracodawcy przed kontynuowaniem oferowania pracownikom omawianego benefitu i wyrażeniem zgody na tego rodzaju formę wykonywania pracy w należyty sposób zabezpieczyli swoje interesy oraz pamiętali o spełnieniu dodatkowych wymogów wynikających z nowych przepisów krajowych. W przeciwnym wypadku będą bowiem ryzykować poniesieniem kar, które oscylować mogą w wysokości kilkudziesięciu, kilkuset tysięcy euro, a także ewentualnymi konsekwencjami na gruncie polskiego prawa.

Weryfikacja warunków pracy za granicą

Pracodawcy przed wyrażeniem zgody na wykonywanie przez pracownika pracy z zagranicy powinni być świadomi, że ich obowiązki będą różnić się w zależności od państwa, z terenu którego pracownik będzie wykonywał tę pracę. W pierwszej kolejności powinni oni zatem zweryfikować, jakich formalności należy dopełnić, a także oszacować koszty i realną datę, w której pracownik będzie mógł rozpocząć świadczenie pracy z zagranicy. Pracodawcy powinni zweryfikować przepisy imigracyjne, a także swoje obowiązki w zakresie:
  • obowiązków podatkowych,
  • obowiązków składkowych,
  • prawa właściwego.
Po pierwsze, niezbędna jest weryfikacja kwestii imigracyjnych. Wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej z terenu konkretnego państwa może wymagać uzyskania dla niego stosownego zezwolenia. Niejednokrotnie sam fakt uzyskania przez pracownika wizy turystycznej będzie niewystarczający.
Pracodawcy muszą również pamiętać, że reguły dotyczące pracowników będących obywatelami UE co do zasady nie będą stosowały się do pracowników nieposiadających unijnego obywatelstwa. Może zatem wystąpić sytuacja, w której możliwość skorzystania przez niektórych pracowników (nieposiadających unijnego obywatelstwa) z workation w konkretnej destynacji będzie znacznie utrudnione (np. będzie wymagało to uzyskiwania dodatkowych dokumentów i zezwoleń).
Po drugie, pracodawcy muszą być świadomi kwestii podatkowych związanych z wykonywaniem przez pracowników pracy zdalnej za granicą. W przypadku gdy Polskę i kraj, w którym pracownik będzie wykonywał pracę, wiąże umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania pracownik co do zasady będzie zobowiązany do opłacania podatków wyłącznie w Polsce. Pracodawcy powinni jednak każdorazowo dokładnie weryfikować tę kwestii. Bardzo często brak obowiązku opłacania podatków w kraju destynacji będzie skorelowany z okresem świadczenia z jego terenu pracy przez pracownika. Zwolnienie z obowiązku opłacania podatków nie będzie przysługiwało chociażby wtedy, gdy pracownik zostanie uznany za rezydenta podatkowego w kraju destynacji lub też gdy wynagrodzenie pracownika wypłacane mu będzie przez zakład podatkowy pracodawcy z Polski, funkcjonujący w kraju destynacji.
Pracodawcy muszą też pamiętać o obowiązkach związanych z ubezpieczeniami społecznymi. W przypadku niektórych państw może wystąpić sytuacja, w której niezbędne będzie zarejestrowanie pracownika w zagranicznym organie rentowym i opłacanie za niego składek już od pierwszego dnia wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. W przypadku państw należących do UE co do zasady wystarczające jest uzyskanie w ZUS zaświadczenia A1, które potwierdza możliwość kontynuowania opłacania składek za pracownika w Polsce. Jest to równoznaczne z brakiem obowiązku opłacania ich za granicą. O wydanie dokumentu A1 pracownik powinien wystąpić jeszcze przed udaniem się na workation.
Pracodawcy nie mogą również zapomnieć o potrzebie dodatkowej weryfikacji warunków pracy pracownika przed udaniem się przez niego na workation. Wobec pracownika świadczącego pracę zdalną za granicą w ograniczonym zakresie stosowane będą przepisy kraju, w którym wykonywał będzie on pracę zdalną, w szczególności te dotyczące minimalnego wynagrodzenia, okresów odpoczynku, wymiaru urlopu, limitu nadgodzin lub bhp. Niezbędne jest również zbadanie, czy przepisy prawa kraju destynacji nie nakładają na pracodawcę dodatkowych obowiązków (np. związanych z ewentualnym wypadkiem przy pracy pracownika).

Wdrożenie wewnętrznej procedury

Pracodawcy powinni tym samym rozważyć wdrożenie w swoich organizacjach procedur związanych z udzielaniem zgód na świadczenie pracy zdalnej z zagranicy. Dobrym rozwiązaniem będzie uzupełnienie regulaminu pracy zdalnej (lub porozumienia) o te kwestie. W uporządkowaniu zasad korzystania z omawianego benefitu pomoże na pewno wdrożenie w organizacji regulaminu pracy zdalnej z zagranicy. W takim dokumencie pracodawcy powinni m.in.:
  • wskazać, w jaki sposób pracownicy powinni wnioskować o wykonywanie pracy z zagranicy oraz poinformować o sposobie i terminie rozpoznania wniosku;
  • uregulować kwestię zasad korzystania ze sprzętu służbowego;
  • określić zasady porozumiewania się z pracownikiem oraz potwierdzania jego obecności na stanowisku pracy w razie pracy z zagranicy;
  • określić procedurę ochrony danych osobowych oraz sposób odebrania od pracownika potwierdzenia zapoznania się z jej treścią;
  • określić odrębnie procedurę dotyczącą rozliczenia kosztów pracy zdalnej.
Warto również upewnić się, że na pracowników, którzy świadczą pracę zdalną, wykonując ją za granicą, został nałożony obowiązek wskazania pracodawcy konkretnego adresu, pod którym przebywają. Jest to ważne nie tylko ze względu na istnienie takiego wymogu w nowych przepisach, ale również z uwagi na to, że pracodawca powinien o tym wiedzieć chociażby na potrzeby postępowania po wypadku przy pracy.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Pracodawcy szczególną uwagę powinni poświęcić kwestiom związanym z bezpieczeństwem i higieną pracy. Tak jak w przypadku „standardowej” pracy zdalnej w wewnętrznych dokumentach odnoszących się do pracy zdalnej z zagranicy pracodawcy powinni zobowiązać pracowników do zorganizowania stanowiska pracy z uwzględnieniem przedstawionych im wymagań ergonomii, a także do dbania we własnym zakresie o przestrzeganie zasad bhp w miejscu świadczenia przez niego pracy zdalnej.
Pracodawcy muszą ponadto pamiętać, że przed dopuszczeniem pracownika do świadczenia pracy zdalnej z zagranicy powinni odebrać od niego oświadczenie, w którym potwierdzi on zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiąże się do ich przestrzegania.

Ubezpieczenie pracownika

Uważamy, że pracodawca, który umożliwia pracownikom wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy, powinien zadbać o to, aby posiadali oni ubezpieczenie, które pokryje koszty leczenia oraz ewentualnej hospitalizacji w kraju, z terenu którego wykonują lub będą wykonywać pracę zdalną. Takie rozwiązanie warto wdrożyć w szczególności w sytuacji, gdy pracownik wyjechał lub wyjedzie do kraju znajdującego się poza Unią Europejską (a więc takiego, w przypadku którego uzyskanie karty EKUZ nie będzie możliwe).
W każdym przypadku warto jednak, aby pracownik, który świadczy lub ma zamiar świadczyć pracę zdalną z zagranicy, posiadał kompleksowe ubezpieczenie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca zobowiązał tych pracowników do wykupienia takiego ubezpieczenia na własny koszt.

Okazjonalna praca zdalna z zagranicy

Nowelizacja przepisów, jak już wspominaliśmy, wprowadza również w życie tzw. okazjonalną pracę zdalną, którą pracownicy mogą wykonywać maksymalnie do 24 dni w ciągu roku kalendarzowego. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku m.in. pokrywać kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych poniesionych przez pracownika, a także innych ewentualnych kosztów.
Pracodawcy, zachęceni wizją możliwości niemal bezkosztowego zaoferowania pracownikom benefitu, zastanawiają się, czy pracownicy będą mogli wykonywać pracę zdalną z zagranicy w formie pracy zdalnej okazjonalnej. W naszej ocenie tego rodzaju rozwiązanie jest dopuszczalne, o ile pracodawca faktycznie będzie kontrolował przestrzeganie przez pracowników maksymalnych dopuszczalnych terminów świadczenia pracy zdalnej w tej formie. Nawet jednak okazjonalna praca zdalna nie zwolni pracodawców z ww. obowiązków dotyczących bhp.
Część II. Badania pracowników na obecność alkoholu i innych substancji w organizmie
Przeprowadzanie kontroli trzeźwości przez pracodawców stanowiło dotychczas przedmiot szerokiej dyskusji. Głównym powodem wątpliwości było stanowisko prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z którym przeprowadzanie kontroli trzeźwości przez pracodawcę naruszałoby przepisy o ochronie danych osobowych. Stanowisko to budzi wiele wątpliwości, przede wszystkim ze względu na ryzyko, jakie niesie za sobą dopuszczenie do pracy osoby nietrzeźwej lub będącej pod wpływem środków odurzających. Takie zachowanie stanowiłoby bowiem bez wątpienia naruszenie przez pracodawcę obowiązków z zakresu bhp, w szczególności także wobec pozostałej części załogi.
Jednoznacznie wątpliwości rozwiewa dopiero nowelizacja k.p., która wprowadza bezpośrednie uprawnienia pracodawców w zakresie kontroli pracowników. Nowe przepisy, które wejdą w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, zakładają jednak konieczność uregulowania zasad przeprowadzania kontroli trzeźwości w przepisach wewnętrznych.
Możliwość wprowadzenia kontroli trzeźwości wynika z konieczności zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników oraz innych osób lub ochrony mienia. Mimo że nowe regulacje nie przewidują bezwzględnego obowiązku jej wprowadzenia, będzie ona stanowiła niewątpliwie ważne narzędzie do zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Przepisy wskazują również, że kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Pracodawcy powinni też pamiętać, by kontrole nie miały charakteru dyskryminacyjnego, tj. że nie należy ich stosować jedynie np. wobec starszych pracowników lub jedynie wobec członków związku zawodowego.

Zasady przeprowadzania kontroli trzeźwości

Zasady przeprowadzania kontroli trzeźwości kompleksowo opisane w nowych przepisach gwarantują pracodawcom pewną swobodę organizacyjną, co pozwoli im dopasować procedurę kontroli trzeźwości do specyfiki własnego zakładu pracy. Pracodawcy muszą przy tym pamiętać o bezwzględnych, z góry narzuconych obowiązkach, np. odnoszących się do metod przeprowadzania kontroli trzeźwości.
W pierwszej kolejności należy wskazać, że zasady kontroli trzeźwości powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do utworzenia regulaminu pracy.
W przepisach wewnętrznych pracodawca powinien wskazać:
  • grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości,
  • sposób przeprowadzania kontroli, w tym rodzaj urządzenia,
  • czas oraz częstotliwość jej przeprowadzania.
Pierwszym z wymaganych elementów jest grupa lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości. Pracodawca powinien zatem ustalić, jakie grupy pracowników występują w jego zakładzie pracy i wskazać je w regulacji. Niewątpliwie pomocnym elementem będzie tu ustalona struktura organizacyjna u pracodawcy. Nie należy również wykluczać wyraźnego wskazania, że kontrolą trzeźwości są objęci wszyscy pracownicy, tj. wszystkie grupy pracowników. Nie ma bowiem przekonujących argumentów przemawiających za wyłączeniem jakiejś grupy z kontroli trzeźwości. Bez względu na rodzaj wykonywanej pracy wykonywanie jej pod wpływem alkoholu zawsze będzie potęgowało ryzyko wypadku czy też innych negatywnych skutków. Na marginesie należy również zauważyć, że stawienie się do pracy lub jej wykonywanie pod wpływem alkoholu stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych, a pracodawca ma prawo wyciągnąć z tego tytułu konsekwencje, o czym w dalszej części poradnika.
Drugim wymaganym elementem jest sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym wskazanie rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli. Niewątpliwie odnosi się to do zasad organizacyjnych zawierających informacje o osobach uprawnionych do przeprowadzania badania, procedury jej przeprowadzania i innych jej aspektów podyktowanych specyfiką zakładu pracy. W naszej ocenie nie ma konieczności wskazywania konkretnego modelu wykorzystywanego urządzenia. Wystarczające będzie wskazanie, że jest to urządzenie analizujące wydychane powietrze bez konieczności użycia metod laboratoryjnych. Ponadto powinno się określić, czy testy przeprowadzane są jednoetapowo przy użyciu urządzenia wskazującego konkretny wynik, czy dwuetapowo (korzystając z urządzenia wskazującego jedynie na wynik pozytywny lub negatywny, w razie wyniku pozytywnego konieczne będzie ponowne przeprowadzenie badania urządzeniem wskazującym już konkretny wynik badania).
Co ważne, pracodawcy nie będą mieli pełnej dowolności w zakresie wyboru urządzenia do kontroli. Będą oni bowiem musieli stosować zasady wynikające z przepisów kodeksu pracy i - co ważniejsze - przepisów rozporządzenia ministra zdrowia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika (projekt rozporządzenia został już ogłoszony, ale nadal trwają prace nad jego ostatecznym brzmieniem). Zgodnie z nowymi przepisami kontrola trzeźwości obejmie badanie niewymagające badań laboratoryjnych za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie. Warto podkreślić, że brak takiego dokumentu będzie mógł stanowić podstawę do kwestionowania wyników badań. Przepisy wskazują, że badanie polega na stwierdzeniu braku obecności alkoholu w organizmie pracownika albo obecności wskazującej na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. Za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika będą uznane przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu. Zgodnie z projektowanymi przepisami wykonawczymi badania na obecność alkoholu obejmują badanie wydychanego powietrza lub badanie krwi. Pracodawcy będą mogli jednak skorzystać jedynie z pierwszego rozwiązania, ponieważ badanie krwi może być zlecone jedynie przez organy powołane do ochrony porządku publicznego - np. policję lub na żądanie badanej osoby - i przeprowadzone przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe (w praktyce więc odpowiednie służby medyczne). Szczegóły ujęte w przepisach wykonawczych zostaną omówione w dalszej części poświęconej wymogom związanym z przeprowadzaniem kontroli.
Jeśli chodzi o czas i częstotliwość badań, to pracodawcy nie muszą wskazywać konkretnych dni, w których będą przeprowadzane badania. W miarę możliwości należy jednak wskazać moment, w którym prewencyjne kontrole będą przeprowadzane, np. przed rozpoczęciem pracy, w trakcie jej wykonywania lub w momencie powzięcia podejrzeń co do stanu trzeźwości pracownika.
Omawiane zagadnienia w znacznej mierze dotyczą kontroli prewencyjnych lub wyrywkowych. Niemniej jednak warto również pamiętać o zastrzeżeniu możliwości przeprowadzania badań nieplanowanych, tj. będących skutkiem wątpliwości co do stanu trzeźwości pracownika. Zastrzegamy jednak, że nieuregulowanie tej kwestii w przepisach wewnętrznych pracodawcy nie powinno stanowić przeszkody do przebadania pracownika, którego stan wzbudza wątpliwości. Przyjęcie przeciwnego stanowiska wypaczałoby istotę kontroli trzeźwości, której głównym celem jest ochrona życia, zdrowia oraz mienia.

Obowiązek informacyjny

Uregulowanie zasad przeprowadzania kontroli trzeźwości w przepisach wewnętrznych nie stanowi jedynego wymogu formalnego. O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca będzie musiał poinformować swoich pracowników nie później niż dwa tygodnie przed rozpoczęciem jej stosowania. Informacja ta powinna zostać wskazana „w sposób przyjęty u danego pracodawcy”. Pracodawcy powinni zatem przekazać pracownikom stosowną informację z wykorzystaniem standardowo wykorzystywanych metod komunikacji, w tym np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń itp. Zasady te będą się jednak odnosić do obecnych pracowników. W przypadku nowych, zatrudnianych już po ogłoszeniu zasad przeprowadzania kontroli trzeźwości, informacja ta powinna zostać im przekazana w postaci papierowej lub elektronicznej przed dopuszczeniem do pracy. Podobny obowiązek dotyczy obecnie również kwestii monitoringu czy regulaminu pracy. W istocie informacja o kontrolach trzeźwości będzie kolejnym dokumentem przekazywanym nowym pracownikom w ramach tzw. pakietu startowego.

Stwierdzenie nietrzeźwości pracownika

Bezwzględnym skutkiem stwierdzenia, że pracownik jest nietrzeźwy, jest niedopuszczenie go do pracy. Skutek ten będzie miał miejsce, jeżeli kontrola wykaże obecność alkoholu we krwi, tj. stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. Należy zauważyć, że pracodawca już teraz ma obowiązek nie dopuścić pracownika do pracy także wtedy, gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik jest pod wpływem alkoholu, o czym świadczyć może specyficzny zapach lub bełkotliwa mowa pracownika. Informację o niedopuszczeniu pracownika do pracy przekazuje się pracownikowi do wiadomości. W przypadku niedopuszczenia do pracy na żądanie pracodawcy lub pracownika badanie stanu trzeźwości przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Konieczne będzie zatem wezwanie policji lub straży miejskiej. Badanie jest przeprowadzane na tych samych zasadach, tj. z użyciem analizatora wydechu, a w szczególnych przypadkach może okazać się konieczne przeprowadzenie badania krwi.
Przepisy regulują również sytuację, gdy wynik badania nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości pracownika. W takiej sytuacji okres niedopuszczenia pracownika do pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Badanie na obecność innych substancji

Pracodawcy będą mogli przeprowadzać badania na obecność w organizmie „środków działających podobnie do alkoholu”. Katalog takich środków został przedstawiony w projekcie ww. rozporządzenia, przy czym projektowany przepis w tym zakresie wskazuje niektóre substancje bezpośrednio, a część z nich została oznaczona w sposób zbiorczy. Są to:
  • opioidy,
  • amfetamina i jej analogi,
  • kokaina,
  • tetrahydrokannabinole,
  • benzodiazepiny.
Uważamy wskazywanie takiego zamkniętego katalogu za błąd ustawodawcy, gdyż stale pojawiają się nowe odmiany substancji zakazanych (czego najlepszym przykładem są różne rodzaje tzw. dopalaczy).
Szczegółowe zasady odnoszące się do zasad przeprowadzania przez pracodawców badań na obecność wskazanych powyżej substancji zostaną omówione w dalszej części. W tym miejscu warto jednak podkreślić, że pracodawcy, przygotowując regulacje wewnętrzne, powinni uwzględnić również tę kwestię i nie ograniczać wewnętrznych przepisów jedynie do kontroli na obecność alkoholu w organizmie.

kontrola trzeźwości w czasie pracy zdalnej

Jedną z istotnych cech pracy zdalnej, szczególnie cenioną przez pracowników, jest swoboda wykonywania pracy i brak bieżącego nadzoru przełożonych nad tym, jak pracownik wykonuje pracę. Może to jednak prowadzić do nadużyć. Z doświadczenia wiemy, że pracodawcy bardzo często spotykają się z sytuacjami, które budzą ich poważne wątpliwości, czy pracownicy świadczący pracę w formie zdalnej na pewno stosują się do reguł obowiązujących w zakładzie pracy, a w szczególności - czy respektują obowiązek zachowania trzeźwości. Pracodawcy zastanawiają się zatem, czy dopuszczalne jest przeprowadzanie przez nich kontroli trzeźwości pracowników świadczących pracę w formie zdalnej.

Obowiązek zachowania trzeźwości i dopuszczalność kontroli

Chociaż obowiązek zachowania trzeźwości przez pracownika świadczącego pracę w formie zdalnej wydaje się oczywisty, z praktyki wiemy, że pracownicy niejednokrotnie mają wątpliwości co do bezwzględnej potrzeby jego przestrzegania. Pozostają w błędnym przekonaniu, że zasadami dotyczącymi zachowania trzeźwości mogą być związani wyłącznie wtedy, gdy przebywają na terenie zakładu pracy, a nie wtedy, gdy świadczą pracę z innego miejsca, jak np. miejsce zamieszkania.
Należy zatem wyraźnie wskazać, że sam fakt zmiany miejsca wykonywania przez pracownika pracy nie wpływa na obowiązek przestrzegania przez niego obowiązku zachowania trzeźwości. Przyjęcie przeciwnego poglądu byłoby absolutnie niecelowe i naruszałoby obowiązek pracodawcy niedopuszczenia do pracy pracownika, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu lub spożywał alkohol w czasie pracy. Co więcej, mogłoby ono prowadzić do uzasadnionych wątpliwości w zakresie równego traktowania pracowników świadczących pracę z biura oraz z innego miejsca (jak np. miejsce zamieszkania, strefa coworkingowa). Należy więc pamiętać, że obowiązek trzeźwości pracowniczej jest obowiązkiem bezwzględnym, którego przestrzegać muszą wszyscy pracownicy, bez względu na formę wykonywania pracy.
WAŻNE! Pracownik ma obowiązek zachowania trzeźwości także wtedy, gdy świadczy pracę zdalnie, w tym z miejsca swojego zamieszkania. Nie ma podstaw, aby obowiązek ten ograniczać tylko do przebywania na terenie zakładu pracy.
Mimo jasności co do obowiązku zachowania trzeźwości przez pracowników podczas wykonywania pracy zdalnej, wciąż istnieją poważne zastrzeżenia w zakresie możliwości egzekwowania tego obowiązku. Znowelizowane przepisy nie rozwiewają bowiem jednoznacznie wątpliwości co do możliwości dokonywania tego rodzaju kontroli podczas pracy zdalnej. Brak jasnych stanowisk oraz wytycznych organów państwowych w tym zakresie wpływa na niepewność pracodawców co do możliwości przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników świadczących pracę w formie zdalnej.
Od dłuższego czasu stoimy na stanowisku, że pracodawcy mają pełne prawo do przeprowadzania kontroli trzeźwości wśród pracowników wykonujących pracę w formie zdalnej. Znowelizowane przepisy w żaden sposób nie przeczą temu twierdzeniu. Uznanie, że pracodawcy nie mają możliwości przeprowadzania omawianych kontroli sprawiałoby, że pracownicy świadczący pracę w formie zdalnej nie podlegaliby w rzeczywistości przepisom odnoszącym się do obowiązku zachowania przez nich trzeźwości (a więc jednocześnie zasadom bhp).
Jedna z częstszych wątpliwości dotyczących możliwości przeprowadzania kontroli trzeźwości przez pracodawców wynika z obawy ewentualnego naruszenia miru domowego pracownika. W naszej ocenie obawa ta jest jednak bezzasadna. Skoro ustawodawca wprost przewidział możliwość dokonywania kontroli wykonywania pracy zdalnej, kontroli w zakresie przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, a w szczególności kontroli w zakresie bhp, dopuścić należy również możliwość przeprowadzania kontroli trzeźwości. Jest to tym bardziej uzasadnione, że nowe przepisy dotyczące kontroli trzeźwości będą obowiązywać pracowników i nie będą one ograniczone przez przepisy dotyczące pracy zdalnej. Istotne jest, aby odpowiednie zasady zostały wprost uregulowane w zasadach kontroli trzeźwości - poprzez wskazanie, że również pracownicy zdalni mogą zostać objęci taką kontrolą. Pracodawca, o ile uregulował odpowiednio to w wewnętrznych przepisach, ma również prawo wezwać pracownika do stawiennictwa w biurze.

Sposób przeprowadzania kontroli

Pracodawcy, którzy zdecydują się wprowadzić kontrole trzeźwości pracowników świadczących pracę w formie zdalnej, co do zasady powinni stosować się do ogólnych reguł dotyczących tej kontroli (m.in. przeprowadzać je za pomocą urządzeń zgodnych z normami). Muszą również podjąć właściwe działania w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników. Mając na uwadze specyfikę kontroli trzeźwości wśród pracowników świadczących pracę w formie zdalnej, muszą pamiętać w szczególności o kilku dodatkowych kwestiach.
Po pierwsze, uważamy, że pracodawcy regulując kwestię kontroli trzeźwości w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, powinni jednoznacznie wskazać, że zachowują prawo do przeprowadzania jej również względem pracowników świadczących pracę w formie zdalnej.
Po drugie, pracodawcy powinni określić szczegółowe zasady dotyczące przeprowadzania kontroli trzeźwości wśród pracowników świadczących pracę w formie zdalnej w wewnętrznych regulacjach dotyczących pracy zdalnej (np. w regulaminie pracy zdalnej). Takie działanie pozwoli im uzyskać pewność, że pracownicy, którzy będą wykonywali pracę spoza biura, będą świadomi swojego obowiązku zachowania trzeźwości, a także będą liczyli się z ewentualną kontrolą. Warto również rozważyć odebranie od pracowników potwierdzenia zapoznania się z regulacjami dotyczącymi kontroli trzeźwości podczas pracy zdalnej. Jeżeli w organizacji zgodnie z nowymi przepisami nie dojdzie do wprowadzenia w życie regulaminu pracy zdalnej, kwestie związane z kontrolą trzeźwości powinny zostać ujęte w porozumieniu zawieranym z pracownikiem przed rozpoczęciem świadczenia przez niego pracy w formie zdalnej.
Badanie trzeźwości pracowników. Zmiany w kodeksie pracy na wyłączne ryzyko pracodawców
Badanie trzeźwości pracowników. Zmiany w kodeksie pracy na wyłączne ryzyko pracodawców

Zobacz również
Co istotne, pracodawcy przeprowadzający kontrolę trzeźwości podczas pracy zdalnej powinni dostosować sposób ich przeprowadzenia do miejsca wykonywania pracy zdalnej oraz jej rodzaju. W szczególności czynności kontrolne nie powinny naruszać prywatności pracownika oraz utrudniać mu korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem (np. nie można siłą uniemożliwić pracownikowi opuszczenia pomieszczenia w sytuacji, gdy nie chce on poddać się kontroli, blokować mu wyjścia z mieszkania itp.).
Jeżeli zatem pracownik odmawia poddania się kontroli lub nawet nie chce wpuścić przedstawicieli pracodawcy do miejsca zamieszkania, właściwym działaniem będzie sporządzenie notatki służbowej z zaistniałej sytuacji oraz następcze wyjaśnienie tej kwestii z pracownikiem lub nawet podjęcie działań dyscyplinujących.

konsekwencje prawne nietrzeźwości w pracy

Podstawową konsekwencją nietrzeźwości pracownika jest niedopuszczenie go do pracy. Nietrzeźwy pracownik nie jest bowiem gotowy do wykonywania pracy. Wiąże się to ze zbyt dużym ryzykiem po stronie pracodawcy, m.in. z uwagi na jego obowiązek zapewnienia bhp w zakładzie pracy. Przypomnijmy, że pracodawca, który nie organizuje pracy w sposób zgodny z bhp, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i naraża się na grzywnę w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Utrata prawa do wynagrodzenia

Oczywistą konsekwencją stawienia się w pracy w stanie nietrzeźwości jest utrata przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas, w którym nie został on dopuszczony do świadczenia pracy. W razie niedopuszczenia do pracy pracownik nie jest bezbronny. Na jego żądanie badanie stanu trzeźwości przeprowadzi bowiem uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, np. policja. Jeżeli okaże się, że wynik tego badania nie wskaże na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości pracownika, okres niedopuszczenia pracownika do pracy będzie okresem, za który pracownik zachowa prawo do wynagrodzenia.

Inne konsekwencje

Warto pamiętać także o możliwych konsekwencjach niewynikających bezpośrednio z nowelizacji k.p. Nowe przepisy zdecydowanie ułatwiają pracodawcom sprawowanie kontroli nad pracownikami w zakresie trzeźwości. Możliwość samodzielnego testowania trzeźwości przez pracodawcę bez konieczności każdorazowego wzywania policji niewątpliwie przełoży się na częstotliwość prowadzonych kontroli. W tak ukształtowanym stanie prawnym pracodawca będzie w stanie wychwycić w zasadzie każdy przypadek nietrzeźwości i wówczas będzie mógł wyciągnąć wobec pracownika konsekwencje, m.in. zastosować karę upomnienia lub nagany; zastosować karę pieniężną (przy czym kara za jedno przekroczenie nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającemu pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń). Najpoważniejszymi konsekwencjami pozostanie wypowiedzenie umowy o pracę z przyczyn leżących po stronie pracownika, a nawet rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika - stwierdzone stawienie się do pracy pod wpływem stanowi bowiem ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Pojawienie się w pracy w stanie nietrzeźwości może wiązać się ze szczególnymi konsekwencjami w razie wypadku przy pracy. Jeżeli bowiem okaże się, że nietrzeźwy pracownik w znacznym stopniu przyczynił się do powstania wypadku, zostanie on pozbawiony prawa do świadczeń z tytułu wypadku przy pracy.
Analogiczną regulację ustawodawca przewidział w przypadku innych środków działających podobnie do alkoholu, a zatem substancji psychotropowych i środków psychoaktywnych, takich jak narkotyki czy dopalacze. [ramka 3]

Ramka 3

SN: praca pod wpływem alkoholu może skutkować rozwiązaniem umowy
Pracownica stawiła się do pracy po wypiciu szklanki wina wzmocnionego spirytusem. Po powzięciu przez pracodawcę informacji, że pracownica może znajdować się pod wpływem alkoholu, policja przeprowadziła za zgodą pracownicy badanie trzeźwości, które wykazało, że jest ona nietrzeźwa. Pracodawca jeszcze tego samego dnia wręczył pracownicy oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych: przebywania w czasie wykonywania obowiązków na stanowisku pracy w stanie po użyciu alkoholu.
Sąd Najwyższy zauważył, że świadczenie przez pracownika pracy w stanie nietrzeźwości z reguły jest bezprawne i zawinione, a więc powinno być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. SN potwierdził tym samym prawidłowość i dopuszczalność rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, który świadczył pracę pod wpływem alkoholu (wyrok SN z 9 lipca 2015 r., sygn. akt I PK 247/14).

wymogi kontroli na obecność alkoholu lub innych podobnych środków

Wyżej omówiliśmy wymogi formalne związane z wprowadzeniem kontroli trzeźwości, tj. kontroli na obecność alkoholu lub innych środków o podobnym działaniu, w zakładzie pracy przez pracodawców. Ich głównym celem jest zapewnienie transparentności względem pracowników poprzez wyraźne poinformowanie ich o możliwości przeprowadzania kontroli przez pracodawcę. Innym kluczowym aspektem będzie stosowanie się przez pracodawców do wymogów technicznych, w tym w szczególności do przeprowadzania kontroli z wykorzystaniem właściwych urządzeń oraz zgodnie z określną w przepisach rozporządzenia procedurą. Nieprawidłowości w tym zakresie - jak już wcześnie sygnalizowaliśmy - mogą wpłynąć na podważenie wyniku badania, a w rezultacie stanowić podstawę kwestionowania zastosowanych konsekwencji dyscyplinarnych.

Poszanowanie dóbr osobistych

Pracodawcy muszą pamiętać, że kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Wymóg ten ma charakter ogólny, niemniej wyznacza on granice, których pracodawcy nie powinni przekraczać. Bez względu na charakter przewinienia, jakim jest stawienie się do pracy lub jej wykonywanie pod wpływem alkoholu czy innych substancji, sama kontrola trzeźwości nie powinna narażać pracownika na dodatkowe szykany. W szczególności że w momencie przeprowadzania kontroli jej wynik nie jest jeszcze znany. W takich sytuacjach należy zatem zadbać o prywatność pracownika i nie przeprowadzać indywidualnego badania w obecności zbędnych osób lub publicznie ogłaszać wyników badania. Odstępstwem będzie badanie pracowników przybierające formę prewencyjnej kontroli, tj. weryfikacja stanu trzeźwości przed wejściem do zakładu pracy, polegająca na zbadaniu każdego wchodzącego pracownika. Niemniej w sytuacji gdy wynik badania wskaże na obecność alkoholu lub innych środków, dalsze czynności nie powinny odbywać się w miejscu ogólnie dostępnym. Dla celów dowodowych warto jednak zadbać, aby w tych czynnościach ze strony pracodawcy brały udział co najmniej dwie osoby, np. przedstawiciel działu HR i przełożony kontrolowanego. Oczywiście tego rodzaju sytuacje będą podlegać każdorazowo indywidualnej ocenie, a wpływ na całokształt może mieć także zachowanie samego pracownika.

Badanie na obecność alkoholu

Zgodnie z nowymi przepisami badanie na obecność alkoholu pracodawca może przeprowadzać przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie. Dodatkowo badanie to polega na stwierdzeniu braku obecności alkoholu w organizmie pracownika albo obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. [tabela 8]
Tabela 8. Ważne definicje
Stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do: • stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo• obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.
Stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do: • stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo• obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.
Jednocześnie za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika uznaje się przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu.
Badanie trzeźwości przeprowadzane przez pracodawców będzie się ograniczało do wykorzystania metod niewymagających badania laboratoryjnego, tj. badania wydychanego powietrza. Badanie to przeprowadza się przy użyciu urządzenia elektronicznego dokonującego pomiaru stężenia alkoholu w wydychanym powietrzu, z użyciem ustnika, metodą spektrometrii w podczerwieni lub metodą utleniania elektrochemicznego (analizatory wydechu). Zgodnie z powyższym badanie przeprowadza się przy użyciu ustnika, który podlega każdorazowej wymianie przed przeprowadzeniem pomiaru i który musi zostać otwarty w obecności osoby badanej.
Wyjątkiem będą jednak urządzenia, których producent dopuszcza korzystanie z nich bez korzystania z ustnika. Projektowane rozporządzenie wskazuje, że pracodawca może skorzystać z analizatora wydechu niewyposażonego w cyfrową prezentację wyniku pomiaru. Korzystanie z tego rodzaju urządzeń nie będzie jednak wystarczające, ponieważ w przypadku gdy wynik będzie wskazywał na obecność alkoholu, konieczne będzie skorzystanie z ww. analizatorów. Innymi słowy, urządzenia tego typu będą mogły być użyte w ramach prewencyjnej kontroli szerszej grupy pracowników, jednak gdy tego rodzaju badanie wykaże obecność alkoholu w wydychanym powietrzu, trzeba będzie niezwłocznie ponowić badanie analizatorem wydechu umożliwiającym weryfikację wyniku.
Przepisy projektowanego rozporządzenia wykonawczego ustalają również szczegółowe zasady dotyczące procedury samego badania. Część z nich jest podyktowana rodzajem wybranego urządzenia. Są one następujące:
1) badania analizatorem wydechu nie przeprowadza się przed upływem 15 min od chwili zakończenia spożywania alkoholu, palenia wyrobów tytoniowych, w tym palenia nowatorskich wyrobów tytoniowych, palenia papierosów elektronicznych lub używania wyrobów tytoniowych bezdymnych przez osobę badaną;
2) w przypadku dokonania pomiaru analizatorem wydechu wykorzystującym metodę spektrometrii w podczerwieni po uzyskaniu wyniku ponad 0,00 mg/dm3 dokonuje się niezwłocznie drugiego pomiaru;
3) w przypadku dokonania pomiaru analizatorem wydechu wykorzystującym metodę utleniania elektrochemicznego po uzyskaniu wyniku ponad 0,00 mg/dm3 dokonuje się drugiego pomiaru po upływie 15 min;
4) na żądanie osoby badanej analizatorem wydechu wykorzystującym metodę utleniania elektrochemicznego wynik ponad 0,00 mg/dm3 należy zweryfikować badaniem analizatorem wydechu wykorzystującym metodę spektrometrii w podczerwieni przez dokonanie dwóch pomiarów; drugiego pomiaru dokonuje się niezwłocznie po dokonaniu pierwszego pomiaru;
5) w przypadku dokonania pierwszego pomiaru i uzyskania wyniku równego lub większego od 0,10 mg/dm3, a w drugim pomiarze wyniku 0,00 mg/dm3 dokonuje się niezwłocznie trzeciego pomiaru tym samym analizatorem wydechu; jeżeli wynik trzeciego pomiaru wynosi 0,00 mg/dm3, to badanie nie wykazuje na stan po użyciu alkoholu.
Omówienie zasad przeprowadzania badania krwi nie wydaje się konieczne. Pracodawca nie będzie miał wpływu na przebieg takiego badania, w związku z czym przepisy te skierowane są wyłącznie do odpowiednich organów, np. policji.

Badanie na obecność innych substancji

Podobnie jak w przypadku badania na obecność alkoholu, pracodawcy będą mogli przeprowadzać badania na obecność substancji działających podobnie do alkoholu wyłącznie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego. Zatem przeprowadzanie badań krwi oraz badań moczu będzie zastrzeżone wyłącznie dla właściwych organów porządku publicznego.
Badanie z wykorzystaniem metod niewymagających badania laboratoryjnego polega na nieinwazyjnym pobraniu próbek śliny i umieszczeniu ich w urządzeniu do oznaczania metodą immunologiczną środków działających podobnie do alkoholu, zgodnie z instrukcją obsługi tego urządzenia. Do próbek tych nie dodaje się innych substancji, poza znajdującymi się w zestawie urządzenia do oznaczania metodą immunologiczną środków działających podobnie do alkoholu. Na tym w istocie kończą się wytyczne zawarte w projektowanym rozporządzeniu. W rezultacie pracodawcy będą musieli stosować się do wyraźnych instrukcji załączonych do stosowanych urządzeń, które dodatkowo muszą posiadać stosowne certyfikaty gwarantujące prawidłowość wyników. Warto zatem zapoznać się wcześniej także z instrukcją obsługi samego urządzenia, aby nie popełnić błędów mogących wpłynąć na wynik pomiarów.

kontrola trzeźwości wobec osoby niebędącej pracownikiem

Zasady przeprowadzania kontroli trzeźwości uregulowane w przepisach kodeksu pracy mają odpowiednie zastosowanie również do osób niebędących pracownikami, których praca jest organizowana „przez pracodawców”. Dodatkowo nowelizacja wprowadziła również przepis o zbliżonej treści w ustawie z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1119; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185), który legalizuje przeprowadzanie kontroli trzeźwości przez przedsiębiorców również względem innych osób niż pracownicy.

Kogo mogą kontrolować pracodawcy

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawcy będą mogli kontrolować trzeźwość zarówno pracowników, jak i:
  • osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, oraz
  • osób fizycznych prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców.
Przepisy te będą miały zastosowanie m.in. do osób zatrudnionych na podstawie umów zlecenia, umów o świadczenie usług, kontraktach menedżerskich, umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, jak również prowadzących własną działalność gospodarczą, jeżeli ich praca jest organizowana przez inny podmiot.
W tym miejscu warto zwrócić uwagę na podmioty uprawnione do przeprowadzania takiej kontroli. Nowe przepisy mówią bowiem o „pracodawcach”, a status ten jest uzależniony od zatrudnienia przynajmniej jednego pracownika. Nie możemy jednak wykluczyć, że dany podmiot pomimo współpracy z wieloma osobami, nie zatrudnia nikogo na podstawie stosunku pracy, w związku z czym nie posiada statusu pracodawcy. W tym zakresie z pomocą przychodzą przepisy wprowadzone do wspomnianej wcześniej ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Przyznają one bowiem uprawnienie do przeprowadzania kontroli trzeźwości osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy również przedsiębiorcom. W rezultacie posiadanie statusu pracodawcy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy będzie warunkiem przeprowadzania kontroli trzeźwości.

Zasady przeprowadzania kontroli

Zgodnie z nowymi przepisami przeprowadzanie kontroli trzeźwości osób zatrudnionych na innej podstawie, obejmujące badanie na obecność alkoholu lub innych środków działających podobnie do alkoholu, powinno się odbywać na tożsamych zasadach jak w przypadku pracowników. W rezultacie przedsiębiorcy, którzy zechcą przeprowadzać kontrole trzeźwości, powinni pamiętać o uregulowaniu zasad w przepisach wewnętrznych oraz powinni korzystać z certyfikowanych urządzeń.
Odmiennie będą natomiast kształtować się kwestie konsekwencji dyscyplinarnych, ponieważ do osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy nie mają zastosowania przepisy kodeksu pracy, w tym dotyczące rozwiązywania umów czy stosowania kar porządkowych. Zastosowanie w tym przypadku znajdą przede wszystkim przepisy kodeksu cywilnego, jak również treść samej umowy zawartej między stronami. Niezależnie jednak od treści takiej umowy przedsiębiorca nie może dopuścić osoby będącej pod wpływem alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu do realizacji powierzonych jej zadań, co może przekładać się na kwestie rozliczeń pomiędzy stronami, jak również odpowiedzialność osoby, która miała wykonać określone w umowie zadanie.

przetwarzanie danych osobowych

Nowelizacja przepisów poza uregulowaniem zasad przeprowadzania kontroli trzeźwości da pracodawcom i przedsiębiorcom przede wszystkim wyraźną podstawę do przetwarzania danych osobowych w ramach przeprowadzanych kontroli. Dotychczas możliwość ta wywoływała wiele kontrowersji z uwagi na charakter danych przetwarzanych w związku z kontrolą trzeźwości. Taka kontrola wiąże się bowiem z przetwarzaniem danych dotyczących zdrowia, które należą do grupy tzw. danych szczególnej kategorii. Nie ma zatem potrzeby kontynuowania dyskusji o legalności kontroli trzeźwości, gdzie jednym z kluczowych argumentów przeciwników takiej możliwości były właśnie względy ochrony danych osobowych.

Dokumentowanie kontroli trzeźwości

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawcy, przeprowadzając kontrolę trzeźwości, będą przetwarzać informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości. Wskazany zakres informacji wyznaczy zatem treść protokołu sporządzanego z przeprowadzonego badania, tj. danych, które będą musiały się w nim znaleźć. Dobrą praktyką, która ułatwi w przyszłości posługiwanie się protokołem, w tym w szczególności w przypadku sporu sądowego, będzie również wskazanie w nim osoby przeprowadzającej badanie. Pomoże to w przyszłości ustalić osoby, które były obecne przy badaniu i które będą znały w szczególności okoliczności badania. Oczywiste jest również wskazanie w protokole danych osoby badanej - w przeciwnym razie taki protokół byłby bezcelowy.
Przepisy zastrzegają, że przetwarzanie ww. informacji może mieć miejsce wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Zastrzeżenie to nie może być jednak traktowane jako ograniczenie wyłączające prawo pracodawcy do przetwarzania danych osobowych w związku z kontrolą trzeźwości. W istocie każde badanie będzie podyktowane potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i zakładu pracy. Ogranicza to jedynie możliwość wykorzystania informacji do celów niezwiązanych z wykonywaną przez pracownika pracą. Nie wyłączy to jednak możliwości wykorzystania tych danych do wyciągnięcia konsekwencji dyscyplinarnych, ponieważ stanowią one reakcję na naruszenie jednego z podstawowych obowiązków pracownika z zakresu bhp.
Warto również zwrócić uwagę na inną kwestię. Zasady przechowywania wyników badania odnoszą się bowiem do sytuacji, w której mamy do czynienia z wynikiem wskazującym na stan nietrzeźwości pracownika. W rezultacie pracodawcy nie powinni przechowywać wyników badań, które nie stwierdziły nietrzeźwości pracownika, chyba że jest to niezbędne w konkretnej sytuacji (np. badanie przeprowadzono w związku z wypadkiem przy pracy).
Należy również pamiętać o obowiązku upoważnienia do przetwarzania danych każdej osoby, która będzie miała dostęp do danych uzyskanych z kontroli (a więc zarówno osoby przeprowadzające kontrolę, jak i pracownicy HR, którzy mają dostęp do tych danych). Co więcej, nowe przepisy wymagają, aby były to upoważnienia pisemne wydane przez osobę upoważnioną do działania w imieniu pracodawcy.

Okres przechowywania danych osobowych

Poza katalogiem danych osobowych przetwarzanych w związku z kontrolą trzeźwości nowe przepisy określają również okres przechowywania zgromadzonych danych. Zgodnie z ogólną zasadą informacje o wynikach kontroli, która potwierdziła nietrzeźwość pracownika, pracodawcy przechowują w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku.
Okres ten może ulec zmianie w przypadku zastosowania kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej, wówczas pracodawca przechowuje takie informacje w aktach osobowych do czasu uznania kary za niebyłą zgodnie z art. 113 k.p. Zgodnie z przyjętą w tym przepisie zasadą karę uważa się za niebyłą po roku nienagannej pracy lub wcześniej na podstawie decyzji pracodawcy. W rezultacie okres przechowywania może zostać wydłużony w przypadku nałożenia innych kar w okresie roku lub skrócony, jeżeli pracodawca wcześniej uchyli nałożoną na pracownika karę.
Kolejną sytuacją, która może wpłynąć na okres przechowywania danych, jest możliwość wykorzystania informacji o wynikach badania jako dowodu w postępowaniu prowadzonym „na podstawie prawa”, gdy pracodawca będzie stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. W takim przypadku okres przechowywania danych osobowych ulegnie przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Przepis ten będzie miał zatem zastosowanie zarówno w przypadku sporów między pracodawcą a pracownikiem, ale również w przypadku postępowań prowadzonych przez organy państwowe.

Kontrola przeprowadzona przez organy państwowe

Przeprowadzanie kontroli trzeźwości w praktyce może okazać się dużo trudniejsze. Pracodawca nie będzie miał możliwości fizycznego zmuszenia pracownika do poddania się badaniu. Jeżeli pracownik odmówi poddania się badaniu, pracodawcy będą jednak mieli możliwość wezwania organów odpowiedzialnych za porządek publiczny. Przepisy odrębnie regulują zasady dokumentowania badania przeprowadzonego przez takie organy. Nie oznacza to jednak, że pracodawcy nie otrzymają informacji zwrotnej o jej wynikach.
Zgodnie z przepisami organ przeprowadzający badanie przekaże pracodawcy i pracownikowi informację w formie pisemnej, obejmującą imię i nazwisko osoby badanej oraz jej numer PESEL, a w przypadku jego braku - serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, datę, godzinę oraz minutę przeprowadzonego badania, a także jego wynik. W przypadku przeprowadzenia kilku pomiarów organ przeprowadzający badanie przekaże informację o czasie przeprowadzenia pomiarów i wyniku każdego z nich. Do przetwarzania danych osobowych otrzymanych od organu będą miały odpowiednie zastosowanie opisane powyżej zasady dotyczące dokumentowania badania trzeźwości przeprowadzanego przez pracodawcę.
Warto jednak zaznaczyć, że to organ będzie obowiązany do przekazania pracodawcy ww. informacji. Pracodawcy nie będą zatem musieli występować z wnioskiem lub w innej formie ubiegać się o wydanie im informacji o wynikach. Niezależnie od tego dobrą praktyką pracodawców będzie zwrócenie się do organu o ww. informacje, jeżeli ten zaniecha realizacji swojego obowiązku. Pozwoli to na zachowanie porządku organizacyjnego, jak również podjęcie ewentualnych kroków w związku ze stwierdzeniem nieprawidłowości.
poleca