Wiele firm nie zaczęło jeszcze wdrażać przepisów o trzeźwości i pracy zdalnej. A te zaczną obowiązywać już za kilka tygodni – alarmują eksperci. Zachęcają pracodawców do działań jeszcze przed wejściem w życie noweli kodeksu pracy.
Sejm zakończył prace nad największą od lat nowelizacją kodeksu pracy, przewidującą nowe zasady badania trzeźwości pracowników, przeprowadzania narkotestów i wdrażania pracy zdalnej. W myśl przepisów przejściowych zasady badania pracowników mogą zmienić się już za dwa tygodnie, bo tyle wynosi vacatio legis tych przepisów - od momentu ich opublikowania w Dzienniku Ustaw. Po upływie dwóch miesięcy od tej daty w życie wejdą zaś nowe regulacje dotyczące nawet ok. 1 mln pracowników zatrudnionych zdalnie. Wszystko wskazuje na to, że może to nastąpić już w połowie marca.
Najpierw badania…
- Większość pracodawców jeszcze nie zaczęła wdrażać nowych przepisów, bo wyszli z założenia, że wolą pracować na ostatecznej wersji nowelizacji, aby później nie zmieniać przyjętych rozwiązań - komentuje Katarzyna Sarek-Sadurska, partner w kancelarii Deloitte Legal. Wskazuje, że tempo implementacji regulacji dotyczących badań trzeźwości zależy od tego, czy w danym zakładzie funkcjonuje związek zawodowy. - W takim przypadku można się bowiem spodziewać, że podczas negocjowania zmian, w przepisach wewnętrznych może chcieć uzgadniać dodatkowe kwestie dotyczące np. inflacyjnej podwyżki wynagrodzeń. W ten sposób negocjacje mogą się przeciągnąć. Inaczej jest w firmach, w których zmiany trzeba uzgadniać z przedstawicielami pracowników. Takie rozmowy powinny pójść znacznie szybciej - zauważa mec. Sarek-Sadurska.
- Przedsiębiorcy rozpoczynający prace nad wdrożeniem nowych zasad badania trzeźwości czy wykonywania narkotestów powinni przede wszystkim pamiętać o właściwym upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych badanych osób - mówi Bartosz Tomanek, adwokat, partner Zarządzający Zespołem PCS | Littler w Gdańsku. - Z mojego doświadczenia wynika, że pracodawcy dość powszechnie zapominają, że takie upoważnienie nie może dotyczyć np. zewnętrznego podmiotu - firmy ochroniarskiej, której zlecono prowadzenie testów na bramie wejściowej do zakładu pracy - ale musi być ono wystawione na konkretną osobę, która takie badania będzie prowadziła - radzi mec. Tomanek.
2 tygodnie po takim czasie od publikacji wejdą w życie przepisy dotyczące badania trzeźwości
2 miesiące po takim czasie od publikacji wejdą w życie regulacje dotyczące pracy zdalnej
Trzeba też pamiętać, że w myśl nowych przepisów zmiany w regulaminie pracy w zakresie badania trzeźwości wejdą w życie dopiero po upływie 14 dni od ich ogłoszenia. - Realnie pracodawcy, u których funkcjonują regulaminy pracy lub zmiany są ogłaszane obwieszczeniem, mogą już teraz wprowadzić nowe zasady badania. Wejdą w życie po pływie 14 dni, czyli razem z wejściem w życie nowelizacji kodeksu. W związku z tym będą mogli badać trzeźwość pracowników na nowych zasadach od pierwszego dnia obowiązywania nowych przepisów - podpowiada Bartosz Tomanek.
Ekspert zaleca też wprowadzenie możliwości badania trzeźwości w firmach zatrudniających wyłącznie biurowych pracowników. - Takie badania nie muszą być później prowadzone. Warto jednak je przygotować i wprowadzić do regulaminów pracy, aby wysłać do zatrudnionych sygnał, że w każdej chwili mogą być przebadani. Wtedy pracownik, który nie czuje się zbyt pewnie po wydarzeniach poprzedniego wieczora, zastanowi się dwa razy, czy może przyjść do pracy, czy nie lepiej by było, żeby wziął urlop na żądanie albo złożył wniosek o możliwość pracy z domu. Może to być doskonałą formą prewencji w takich przypadkach - mówi mec. Tomanek.
…później praca zdalna
Zdaniem ekspertów pracodawcy muszą uważać na zmiany w zasadach pracy zdalnej. - Najważniejszy aspekt wprowadzenia nowych przepisów dotyczy kwestii finansowych. Wiele firm nie zaplanowało w tegorocznych budżetach pieniędzy na wypłatę ryczałtów za pracę zdalną. Będą więc musieli znaleźć na to środki, ograniczając inne wydatki, albo po zmianach wezwą pracowników do powrotu do biur - zaznacza mec. Sarek-Sadurska. Zwraca uwagę, że z badania przeprowadzonego przez Deloitte wynika jednak, że aż 37 proc. zatrudnionych zdalnie deklaruje, że szybciej zmieni pracę, niż zgodzi się na zwiększenie dni pracy z biura. - Pracodawcy powinni wziąć to pod uwagę. A także to, że ryczałt dla pracujących z domu nie może być za niski, co będzie kontrolowała Państwowa Inspekcja Pracy, ani za wysoki, co będzie przedmiotem zainteresowania administracji skarbowej i kontrolerów ZUS. Ryczałt jest bowiem zwolniony z podatku i składek, a jego zawyżenie może być zakwestionowane jako ukryte wynagrodzenie, wypłacone bez należnych danin - przypomina ekspertka.
- Moim zdaniem dwa miesiące vacatio legis, jakie ustawodawca przyjął dla wejścia w życie nowych przepisów o pracy zdalnej, to wymagający, lecz wykonalny termin na wdrożenie jej praktycznie w każdej firmie - ocenia mec. Tomanek. Jak jednak dodaje, warto, by pracodawcy nie tylko przepisali do przepisów wewnętrznych regulacje zawarte w kodeksie, ale uzupełnili je o dodatkowe bardzo ważne kwestie. Ekspert podkreśla, że można i trzeba uregulować zasady ochrony danych osobowych przetwarzanych w czasie pracy z domu i zasady poufności, ważne jest także uregulowanie czasu pracy zdalnej, zgłaszania obecności, przerw i końca takiej pracy, co ma znaczenie dla rozliczania nadgodzin. - Pracodawca ma także prawo oczekiwać od zdalnego pracownika, aby włączył kamerkę w czasie spotkań organizowanych online, co było nawet przedmiotem niedawnego wyroku w Holandii. Nie można jednak żądać od pracownika, aby ta kamerka była włączona przez cały czas pracy zdalnej, bo to mogłoby oznaczać naruszenie prywatności zatrudnionego - zastrzega mec. Tomanek. ©℗
opinia
Jedna nowela kodeksu uchwalona, a druga już czeka w kolejce
Przed pracodawcami w najbliższym czasie wiele wyzwań. W momencie gdy duża nowelizacja kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej i badania trzeźwości została przyjęta przez Sejm, kolejna obszerna i wielowątkowa nowela właśnie do niego trafiła. Można się spodziewać, że w najbliższych tygodniach zostanie uchwalona. Nowe rozwiązania mają wejść po 21 dniach od opublikowania ustawy. Będziemy zabiegali o wydłużenie tego terminu, by nie kumulować obciążeń pracodawców.
Zmiany, którymi zajmie się Sejm, wynikają z konieczności wdrożenia dwóch dyrektyw: 2019/1152 w sprawie przewidywalnych warunków zatrudnienia oraz 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Pierwsza dyrektywa była pisana w kontekście szczególnych przypadków umów o pracę występujących w niektórych krajach, takich jak umowy „zero godzin” czy pracy na żądanie. Stąd tak rozbudowane obowiązki informacyjne. W naszym przypadku już teraz obowiązują wysokie standardy informowania pracowników na etatach, a nowe instytucje spowodują tylko wzrost administracyjnych obowiązków po stronie pracodawców.
Druga z dyrektyw, potocznie zwana work-life balance, ma na celu zachęcenie ojców do większego wykorzystywania uprawnień rodzicielskich. To pozytywnie oceniana przez nas inicjatywa. W Polsce jej wyrazem będzie uprawnienie do dodatkowego dziewięciotygodniowego urlopu rodzicielskiego. Przepisy implementujące unijne regulacje przewidują wiele dodatkowych uprawnień po stronie pracowników, np. do elastycznej organizacji pracy czy znaczące poszerzenie grupy uprawnionych do odmowy pracy w nadgodzinach, porze nocnej czy w podróży służbowej, co może utrudnić organizację pracy. W tym zakresie trzeba dać czas pracodawcom na przygotowanie nowych wniosków i dostosowanie systemów informacyjnych do ich obsługi i rozliczania. ©℗