PROBLEM Zatrudniamy pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy, w podstawowym systemie (od poniedziałku do piątku, po 8 godzin). Jest wynagradzany stawką miesięczną w stałej wysokości oraz premią regulaminową w wysokości 15 proc. płacy zasadniczej i dodatkiem stażowym, który wynosi 350 zł i jest wypłacany w pełnej wysokości, niezależnie od jakichkolwiek nieobecności (zgodnie z regulaminem wynagradzania). Do 9 kwietnia był wynagradzany według stawki 3700 zł miesięcznie, a od 10 kwietnia po podwyżce zarabia 3850 zł. Pracownik w okresie od 8 do 14 kwietnia chorował (pierwsze zwolnienie w tym roku), a ponadto 29 i 30 kwietnia, tj. przez 16 godzin, był nieobecny w pracy z powodu urlopu bezpłatnego. Jak obliczyć wynagrodzenie za kwiecień?
ODPOWIEDŹ : Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń
Wynagrodzenie za kwiecień należy obliczyć zarówno z wynagrodzenia przed zmianą, jak i po niej, a następnie odpowiednio zmniejszyć je z tytułu choroby i urlopu bezpłatnego. Zmiana pensji w trakcie niezdolności do pracy nie ma wpływu na podstawę wynagrodzenia chorobowego.
Tak jak w rozporządzeniu
Zmiana warunków płacowych, szczególnie zachodząca w trakcie miesiąca, nieco komplikuje obliczenia. Jeżeli zmiany wchodzą od pierwszego dnia danego miesiąca, z naliczeniem płacy nie ma problemu. Jednak gdy dochodzi do tego w ciągu miesiąca, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę obliczone według dwóch stawek – dotychczasowej i nowej.
Niestety nie ma w kodeksie pracy ani przepisach wykonawczych sposobu obliczenia płacy w takiej sytuacji. O ile w przypadku wynagrodzenia ustalonego w stałej stawce godzinowej nie powinno być większego problemu, o tyle trudniejsze staje się obliczenie pensji ryczałtowej, czyli w stałej miesięcznej stawce. Jednak przyjmuje się, że zastosowanie ma tutaj par. 12 rozporządzenia o wynagrodzeniach. Dotyczy on co prawda sytuacji, kiedy trzeba ustalić wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, dla pracownika:
● podejmującego/kończącego zatrudnienie w ciągu miesiąca lub
● nieobecnego w tym miesiącu w pracy z innych przyczyn niż choroba, który za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
Jednak wskazana tu metoda obliczeniowa sprawdza się również np. w razie konieczności obliczenia wynagrodzenia przy zmianie wielkości etatu w ciągu miesiąca (pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r., GPP-471-4560-24/09/PE/RP), a także w omawianym przypadku zmiany wysokości wynagrodzenia w trakcie miesiąca. Wynagrodzenie za taki miesiąc to suma części pensji przysługującej za okres obowiązywania starej stawki i części wynagrodzenia obliczonego za okres po wejściu w życie niższej lub wyższej kwoty płacy zasadniczej. Poszczególne składniki tej sumy oblicza się według następującego schematu:
Krok 1. Ustalenie stawki godzinowej z wynagrodzenia sprzed zmiany.
Krok 2. Pomnożenie tej stawki przez liczbę godzin przepracowanych po zmianie wynagrodzenia i odjęcie wyniku od tej pełnej miesięcznej stawki.
Krok 3. Ustalenie stawki godzinowej z wynagrodzenia po zmianie.
Krok 4. Pomnożenie tej stawki przez liczbę godzin przepracowanych przed zmianą wynagrodzenia i odjęcie wyniku od tej pełnej miesięcznej stawki.
Krok 5. Zsumowanie obu kwot uzyskanych z pkt. 2 i 4.
Obie pensje sumujemy
W przypadku pracownika z pytania podwyżka pensji nastąpiła od 10 kwietnia, z 3700 zł do 3850 zł. Zatem najprościej obliczyć łączne wynagrodzenie za kwiecień, tak jakby pracownik go przepracował, a następnie odpowiednio pomniejszyć w związku z nieobecnościami. Nominalny czas pracy w kwietniu dla pełnego etatu to 168 godzin (21 dni x 8 godzin).
Krok 1. Obliczenie pensji za okres od 1 do 9 kwietnia (płacę podstawową sprzed zmiany dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w kwietniu):
● 3700 zł : 168 godzin = 22,02 zł – stawka godzinowa z dotychczasowej stawki wynagrodzenia
● 22,02 zł x 120 godzin (liczba godzin w okresie od 10 do 30 kwietnia) = 2642,40 zł
● 3700 zł – 2642,40 zł = 1057,60 zł
● Premia – 158,64 zł (1057,60 zł x 15 proc.)
● Razem – 1216,24 zł
Krok 2. Obliczenie pensji za okres od 10 do 30 kwietnia (wynagrodzenie zasadnicze po podwyżce dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w kwietniu):
● 3850 zł : 168 godzin = 22,97 zł – stawka godzinowa z nowej stawki wynagrodzenia
● 22,97 zł x 48 godzin (liczba godzin w okresie od 1 do 9 kwietnia) = 1102,56 zł
● 3850 zł – 1102,56 zł = 2 747,44 zł
● Premia – 412,12 zł (2 747,44 zł x 15 proc.)
● Razem – 3159,56 zł
Krok 3. Zsumowanie obu pensji, wraz z premiami, za obie części miesiąca:
● 1216,24 zł + 3159,56 zł = 4375,80 zł
Stara i nowa stawka
W kwietniu pracownik chorował przez 7 dni i w tym czasie doszło do zmiany wysokości wynagrodzenia. W związku z tym wynagrodzenie podlega zmniejszeniu i tu również należy zwrócić uwagę, aby przy tej czynności wziąć pod uwagę starą stawkę pensji i nową. Zmniejszenia dokonuje się o 1/30 za każdy dzień niezdolności do pracy. W przypadku nieobecności spowodowanej chorobą lub inną przyczyną, za której okres przysługują świadczenia zasiłkowe określone w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej za przepracowaną część miesiąca ustala się:
Krok 1. Dzielimy tę stawkę wynagrodzenia przez 30.
Krok 2. Otrzymaną kwotę mnożymy przez liczbę dni z zaświadczenia lekarskiego.
Krok 3. Otrzymany wynik odejmujemy od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Taki wzór wynika z par. 11 rozporządzenia o wynagrodzeniach. Wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4375,80 zł obniżamy więc o:
● 1/30 z 3700 zł za każdy dzień choroby w okresie przed podwyżką (od 8 do 9 kwietnia), tj. łącznie o 246,66 zł (3700 zł : 30 = 123,33 zł; 123,33 zł x 2 dni = 246,66 zł),
● 1/30 z 3850 zł za każdy dzień choroby po podwyżce (od 10 do 14 kwietnia), tj. łącznie o 641,65 zł (3850 zł : 30 = 128,33 zł; 128,33 zł x 5 dni = 641,65 zł).
To nie koniec pomniejszeń, gdyż w kwietniu pracownik przebywał jeszcze 2 dni (16 godzin) na urlopie bezpłatnym. Dlatego należy dokonać kolejnego zmniejszenia, tym razem znowu na podstawie par. 12 rozporządzenia o wynagrodzeniach, czyli o 16 stawek godzinowych obliczonych z wynagrodzenia po podwyżce, bo urlop przypadł na tę część kwietnia, kiedy już obowiązywało wyższe wynagrodzenie:
3850 zł : 168 godz. = 22,97 zł x 16 godz. = 367,52 zł
Pracownik za kwiecień 2015 r. powinien otrzymać: wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 3119,97 zł [4375,80 zł – (246,66 zł + 641,65 zł + 367,52 zł)] oraz premię w wysokości 468 zł (3119,97 zł x 15 proc.) i dodatek stażowy 350 zł, bez pomniejszenia. Ponadto przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe za 7 dni.
Co z chorobowym
Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem wskazanego okresu, podstawę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Zmiana wysokości wynagrodzenia ma wpływ na ustalanie podstawy, o ile jest związana ze zmianą wymiaru czasu pracy i zmiana ta wystąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których jest ustalana podstawa.
Wynagrodzenie po zmianie podlegałoby uwzględnieniu w podstawie chorobowego, gdyby miesiąc, za który zostało wypłacone, był jednym z poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, a prawo do niego nie powstało po przerwie trwającej krócej niż 3 miesiące kalendarzowe. Jednak tu podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi średnia miesięczna kwota wynagrodzenia wypłaconego za okres od kwietnia 2014 r. do marca 2015 r., ale bez dodatku stażowego, który przysługuje również za okresy chorobowe. Wynagrodzenie chorobowe za 7 dni wynosi:
1) podstawa wymiaru: [(3700 zł + 555 zł, tj. 15-proc. premia) – 13,71 proc.] = 3671,64 zł,
2) 3671,64 zł : 30 = 122,39 zł x 80 proc. = 97,91 zł x 7 dni = 685,37 zł.
Dodatek stażowy z ZUS
Wśród przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są m.in. składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.
Nie ma problemu z zastosowaniem zwolnienia przy całomiesięcznej nieobecności, za którą wypłacono wynagrodzenie chorobowe czy zasiłek. Wówczas wypłacony składnik wynagrodzenia w całości nie podlega oskładkowaniu. Jeśli jednak pracownik przez część miesiąca pobierał chorobowe, a przez resztę pracował i za cały miesiąc otrzymał składnik niepomniejszony, to zwolniony ze składek pozostaje tylko ułamek przypadający na okres poboru chorobowego. W przepisach ubezpieczeniowych brakuje jednak wzoru, który miałby zastosowanie w tym przypadku. Przyjęło się więc, by wysokość składnika podzielić przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca, pomnożyć przez liczbę dni pobierania wynagrodzenia chorobowego, a następnie od wartości pełnego dodatku odliczyć otrzymany wynik. Za kwiecień oskładkowaniu podlega dodatek w wysokości:
350 zł : 30 dni kwietnia x 7 dni zwolnienia = 81,67 zł
350 zł – 81,67 zł = 268,33 zł
Podsumowanie
Jeśli w trakcie miesiąca wystąpiła zmiana wynagrodzenia, choroba i inna nieobecność niepłatna, to należy:
● ustalić część wynagrodzenia z dotychczasowej stawki za okres sprzed zmiany i analogicznie część wynagrodzenia po podwyżce/obniżce – za okres po tej zmianie;
● zsumować obie części wynagrodzenia;
● pomniejszyć wynagrodzenie o 1/30 za każdy dzień choroby przypadający w okresie, kiedy obowiązywała dana stawka wynagrodzenia;
● pomniejszyć wynagrodzenie o stawkę godzinową za każdą godzinę nieobecności niepłatnej, innej niż choroba.
Lista płac za kwiecień (podstawowe koszty uzyskania przychodów, prawo do kwoty zmniejszającej podatek)
Podstawa prawna
Par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).
Art. 36 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1991 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).
Par. 10 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
