Dobrze przygotowany plan działania z uwzględnieniem szkoleń oraz szeroko zakrojonej kampanii informacyjnej na temat PPK może zaowocować wysoką partycypacją zatrudnionych w Pracowniczych Planach Kapitałowych. O szczegółach wdrożenia PPK w firmie oraz o odbiorze programu przez pracowników mówią Paweł Kopeć, wiceprezes zarządu Poczta Polska Dystrybucja SA, oraz Małgorzata Wejss, kierownik działu kadr i płac w spółce.
Poczta Polska Dystrybucja SA znalazła się wśród podmiotów nagrodzonych przez PFR w konkursie „Odpowiedzialny i Przyjazny Pracodawca” PPK. Jaki odsetek pracowników firmy partycypuje w Pracowniczych Planach Kapitałowych?
PK: Obecnie w programie uczestniczy blisko 70 proc. naszych pracowników, czyli ponad 200 osób. Ciekawostką jest to, że zaczynaliśmy od 10 chętnych z 26. Nasza spółka w ciągu ostatniego roku mocno się rozrosła. Przyłączyliśmy się do programu w ostatniej turze zgłoszeń, a mimo to udało nam się zrealizować plan.
Jak udało się przekonać tylu pracowników do udziału w PPK? Jaką strategię przyjęliście, aby zachęcić ich do dodatkowego oszczędzania na emeryturę?
MW: Wszystko jest zasługą odpowiednio przygotowanego planu. Kierowaliśmy się opracowanym wcześniej harmonogramem wdrożenia PPK w spółce. Proces wdrożenia PPK odbywał się kilkuetapowo. W pierwszym etapie ustaliliśmy termin rozpoczęcia stosowania przepisów ustawy o PPK oraz liczbę osób zatrudnionych objętych ustawą o PPK. Wyznaczyliśmy termin wykonania tego etapu na 31 grudnia 2019 r. Następnie przeszliśmy do drugiego etapu, w którym przygotowywaliśmy spółkę do utworzenia PPK. Składał się on z trzech części. W pierwszej weryfikowaliśmy osoby zatrudnione w spółce, objęte ustawą o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Następnie przygotowywaliśmy budżet do wypłaty środków, a później były podejmowane decyzje w przedmiocie wpłaty dodatkowej. W tym celu musiały zostać zatwierdzone przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki listy pracowników objętych ustawą.
Czyli powstała lista osób, które kwalifikują się do PPK. Co było dalej?
MW: Następnie musieliśmy zarezerwować środki na wpłaty do PPK, przy założeniu wpłat podstawowych po stronie pracodawcy na poziomie 1,5 proc. wynagrodzenia uczestników oraz ewentualnych wpłat dodatkowych pracodawcy maksymalnie do 2,5 proc. wynagrodzenia. Spółka zadeklarowała dodatkową kwotę w wysokości 2 proc. Takie były założenia, ostatecznie zostaliśmy jednak przy wpłacie podstawowej, na co wpływ miał kryzys związany z wybuchem pandemii koronawirusa. Wdrożenie PPK poprzedziła również kontrola wewnętrznych procesów pod kątem przygotowania spółki do spełnienia obowiązków ustawowych, w tym gotowości systemu kadrowo-płacowego do obsługi PPK, wyznaczenia osób odpowiedzialnych za wdrożenie i obsługę programu czy zapewnienia infrastruktury IT. Na cały ten drugi etap założyliśmy w harmonogramie okres od 1 września do 31 października 2020 r. Od 1 listopada przystąpiliśmy zaś do kolejnego etapu, który polegał na wyłonieniu przedstawicieli osób zatrudnionych, którzy współuczestniczyli w wyborze instytucji finansowej.
Pracownicy byli więc bezpośrednio włączeni w wybór instytucji finansowej oferującej PPK.
MW: Zgadza się. Opracowaliśmy regulamin wyborów przedstawicieli pracowników i przeprowadziliśmy takie wybory. Te osoby wraz z przedstawicielami pracodawcy zdecydowały o tym, która instytucja finansowa będzie obsługiwać PPK spółki. To już etap czwarty, który realizowaliśmy w grudniu 2020 r. W tym celu trzeba było również opracować procedurę, tym razem wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, oraz zapoznać się z ofertami instytucji finansowych dostępnych na Portalu PPK z zastosowaniem kryteriów wyboru wskazanych w ustawie o PPK.
Jakiego partnera szukaliście dla spółki? Co oprócz ustawowych kryteriów brano pod uwagę?
PK: Zwracaliśmy uwagę na wyniki finansowe instytucji, na to, gdzie i jak lokuje ona pieniądze oraz jak jest usytuowana na tle innych podmiotów na rynku. Mieliśmy też doświadczenia z niektórymi instytucjami finansowymi w zaprzyjaźnionych spółkach naszej grupy kapitałowej, ponieważ Poczta Polska wdrażała Pracownicze Plany Kapitałowe prawie dwa lata wcześniej niż nasza spółka.
Złożyliśmy ofertę przedstawicielom pracowników w zakresie wyboru instytucji finansowej ze wskazaniem tej, z którą spółka zamierza zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. W wyniku porozumienia z przedstawicielami osób zatrudnionych podpisaliśmy umowę. Cały proces zakończył się wiosną 2021 r.
Co działo się w okresie poprzedzającym start programu w spółce?
MW: Przystąpiliśmy do realizacji szkoleń wśród pracowników spółki. Ruszyły akcje informacyjne uzasadniające korzyści, jakie płyną z udziału w PPK. Przekazywaliśmy też informacje na temat warunków uczestnictwa w programie oraz o obowiązkach i uprawnieniach spółki i osób zatrudnionych.
Pojawiały się pytania od pracowników?
PK: Tak. Najczęściej zadawane pytania dotyczyły terminu objęcia programem. W szczególności pracownicy zainteresowani byli autozapisem. Pytali, kiedy się rozpocznie i jak będzie przebiegać. Inne pytania dotyczyły wysokości wpłaty podstawowej i dodatkowej, finansowanej przez pracownika i pracodawcę. Pracownicy pytali też, kiedy z ich wynagrodzenia zostaną odprowadzone pierwsze wpłaty na PPK. Interesowali się również, jak będą się gromadzić środki na ich koncie i czy będzie można je wycofać. A jeśli tak, to kiedy.
A jak wyglądała rola Polskiego Funduszu Rozwoju w drodze spółki do PPK?
PK: Bardzo pomogła nam współpraca z PFR Portal PPK. Spółka uczestniczyła w trzech szkoleniach stacjonarnych oraz w jednym spotkaniu online w marcu 2021 r. skierowanym do pracowników. Było to niezwykle pomocne, za co jesteśmy bardzo wdzięczni. Myślę, że szkolenia miały bardzo duży wpływ na podjęcie decyzji o przystąpieniu do programu przez naszych pracowników i znacznie ułatwiły wyjaśnienie wszelkich wątpliwości.
Kiedy oficjalnie spółka dołączyła do PPK?
MW: Podpisanie umowy o wprowadzenie PPK nastąpiło 6 maja 2021 r. Oczywiście proces informowania pracowników o szczegółach programu trwał jeszcze po podpisaniu umowy. Musieliśmy poinformować o ponownym zapisie raz na cztery lata oraz o możliwości przystąpienia do PPK osób pomiędzy 55 a 70 rokiem życia na ich wniosek czy o dyspozycji transferów PPK. To była dość szeroko zakrojona akcja i myślę, że miała ona wpływ na liczbę osób, które przystąpiły do PPK w naszej spółce.
Czy pojawiały się jakieś trudności? Na jakie wyzwania napotkaliście?
PK: Do trudności należy zaliczyć proces przekonania pracowników, że warto zapoznać się z programem i do niego przystąpić. Na początku było trochę sceptycyzmu i różnych pytań. Jednak dzięki otrzymanym wcześniej informacjom i szkoleniom w maju 2021 r. zapisały się pierwsze osoby ze spółki i miały one wiedzę, którą przekazywały współpracownikom. Następnym wyzwaniem było odpowiednie wdrożenie programu.
Dlaczego warto oszczędzać na emeryturę poprzez partycypację w PPK?
PK: Dla każdego pracownika plusem jest opłata powitalna i roczna, a także składka od pracodawcy. Środki zgromadzone i lokowane w funduszu pracują na siebie. Dzięki temu każdy partycypujący w PPK ma możliwość uzyskania większych oszczędności emerytalnych.
Pracownicy podzielają ten pogląd? Zastanawiam się, jaki jest odbiór PPK przez tych, którzy zdecydowali się na udział w Pracowniczych Planach Kapitałowych.
PK: Jestem zdania, że odbiór jest bardzo pozytywny. Myślę, że pracownicy mają świadomość, jak pozytywnie PPK wpływa na ich wymierne korzyści finansowe w długofalowej perspektywie.
Czy zdarzały się rezygnacje z uczestnictwa w PPK wśród osób, które pierwotnie zdecydowały się na udział w programie?
PK: Według informacji, które otrzymałem, nie mieliśmy dużej liczby rezygnacji. Powiedziałbym, że skala takich decyzji była znikoma.
Planujecie państwo dalsze kampanie promujące udział w PPK? Przed nami ważny moment, czyli autozapis do PPK w 2023 r.
MW: Naturalnie, mamy plany na dalsze działania. Informacje dotyczące autozapisu są przekazywane osobom zatrudnionym na bieżąco. Już wkrótce planujemy przeprowadzić akcję informacyjną o autozapisie do PPK na rok 2023. Tymczasem zmieniła się ustawa o PPK. Pojawiło się dużo modyfikacji, o których również chcemy poinformować pracowników. Ustawa wprowadziła możliwość zapisania pracownika do PPK już po 14 dniach zatrudnienia, pozostawiając jednocześnie maksymalny termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla osoby zatrudnionej. Uregulowała również tryb zwrotu nienależnych wpłat do PPK. Ujednoliciła terminy dokonywania wpłat do PPK i obwiązywania deklaracji składanych przez uczestników PPK. Na pewno będziemy to sygnalizować naszym pracownikom.
partner