W okresie przedświątecznym firmy obdarowują swoich pracowników upominkami, kartami zakupowymi czy paczkami. Zgodnie z przepisami mogą to robić, ale muszą przestrzegać pewnych reguł, które przypomina dr Magdalena Rycak, radca prawny w Rycak Kancelarii Prawa Pracy i HR.

Jak więc dawać prezenty, żeby nie narazić się na łamanie przepisów? Tych zasad warto się trzymać:

1. Prezenty można finansować z pieniędzy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Ale trzeba zachować ostrożność. Pracodawcy nie mogą dysponować tymi pieniędzmi na zasadzie „wszystkim po równo”. Za każdym razem powinni przeanalizować indywidualną sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników, do których prezenty mają trafić. Wynika to z art. 16 kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Powyższy obowiązek skonkretyzowany został w art. 94 pkt 8 k.p. (pracodawca jest obowiązany zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników).

2. Aktem prawnym rangi szczególnej, który dotyczy tego, jak wydawać i na co pieniądze z tego specjalnego funduszu, jest ustawa z 4 marca 1994 r. o ZFŚS (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r., poz. 746). Zgodnie z nią działalność socjalna to usługi świadczone przez zakłady pracy na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Definicja działalności socjalnej daje pracodawcy możliwość wręczania ze środków funduszu m.in. świadczeń

Dr Magdalena Rycak, radca prawny w Rycak Kancelarii Prawa Pracy i HR. / Źródło zewnętrzne

pieniężnych finansowych z okazji Świąt Bożego Narodzenia z tytułu zwiększonych wydatków w tym okresie.

3. Aby przyznanie takich dodatkowych świadczeń (w formie prezentów na święta) było możliwe, musi to jasno wynikać z zapisów regulaminu funduszu. Pracodawca musi taki regulamin mieć. Tam wpisuje formy i tryb przyznawania prezentów swoim pracownikom.

4. Ustawa o ZFŚS nie nakazuje pracodawcy formułowania określonych kryteriów, nie formułuje też procedury dysponowania pieniędzmi z funduszu pozostawiając te kwestie dobrowolnej decyzji pracodawcy. Stawia jedynie wymóg uzależniania świadczeń z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz wymóg określenia zasad i warunków korzystania ze środków funduszu.

5. Pracodawca nie ma obowiązku przyznawania swoim pracownikom świadczeń socjalnych (dotyczy to tym samym również prezentów świątecznych) w takiej samej wysokości. Mówi o tym art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Przepis ten wyraźnie określa związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia, a łącznie rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 3 września 2015 r.,III AUa 679/14).

6. I na koniec warto pamiętać, że ZUS często nakazuje pracodawcy zapłatę zaległych składek od świadczeń pochodzących z ZFŚS, przyznanych uprawnionym w równej wartości, bez analizy ich indywidualnej sytuacji życiowej.