Jestem kadrową w dużym zakładzie pracy z terenowymi jednostkami na obszarze całego kraju. Przewodniczący związku zawodowego działającego w naszej firmie zwrócił się do mnie z prośbą o przekazanie wykazu osób, za które odprowadzane są składki związkowe. Chce dokonać weryfikacji i aktualizacji członków związku. Nasz inspektor ochrony danych osobowych zwrócił mi uwagę, że dane te zgodnie z RODO należą do danych osobowych szczególnej kategorii. Czy w związku z tym mogę udostępnić związkowi zawodowemu wykaz pracowników, którzy przystąpili do związków zawodowych i wyrazili zgodę na potrącanie z wynagrodzenia składki członkowskiej, oraz informacje o kwotach potrącanych składek członkowskich?
Dane dotyczące przynależności do związków zawodowych należą zgodnie z RODO, tj. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, do danych osobowych szczególnej kategorii, których przetwarzanie jest możliwe pod określonymi warunkami. Przetwarzane są one zarówno przez związki zawodowe, jak i przez pracodawców, co może wiązać się ze zwiększonym ryzykiem naruszenia przez pracodawcę praw podmiotów danych.
Wyjątki określone w RODO
Przejawem szczególnej ochrony danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, jest generalny zakaz ich przetwarzania, od którego przewidzianych zostało w art. 9 ust. 2 RODO wiele wyjątków. Dane dotyczące m.in. przynależności do związków zawodowych mogą być przetwarzane na następujących, wyjątkowych podstawach:
- osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego przewidują, iż osoba, której dane dotyczą, nie może uchylić zakazu, o którym mowa w art. 9 ust. 1 RODO – zgoda pracownika będzie podstawą przetwarzania danych pozyskanych przez pracodawcę m.in. w związku z opłacaniem składki członkowskiej (art. 9 ust. 2 lit. a RODO);
- przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą – w praktyce przesłanka ta znajdzie zastosowanie np. do legalizacji udostępniania danych dotyczących działaczy związkowych w sytuacji korzystania z uprawnień określonych w ustawie o związkach zawodowych na wniosek organizacji związkowej czy też legalizacji udostępniania danych w celu wywiązywania się organizacji związkowej z obowiązków statutowych/ustawowych (art. 9 ust. 2 lit. b RODO);
- przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych, pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie członków lub byłych członków tego podmiotu lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty w związku z jego celami oraz że dane osobowe nie są ujawniane poza tym podmiotem bez zgody osób, których dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. d RODO).
Związek zawodowy może przekazać pracodawcy dane osobowe swoich członków za ich wyraźną i dobrowolną zgodą w konkretnym celu (np. potrącenia składek). Na administratorze natomiast, takim jak pracodawca, ciąży obowiązek zapewnienia, aby przetwarzanie danych osobowych, w tym ich pozyskanie i gromadzenie, było zgodne z celem przetwarzania. Zgodnie z art. 331 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych pracodawca na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą osoby wykonującej pracę zarobkową jest zobowiązany pobierać z wynagrodzenia tej osoby składkę związkową w zadeklarowanej przez nią wysokości. Realizując wskazany obowiązek, pracodawca przetwarza dane ujawniające informacje o przynależności związkowej, przy czym zakres przetwarzania jest wyraźnie określony celem wskazanym w ustawie (potrącenie składki).
Nie konkretne kwoty
Zatem wykaz osób, za które aktualnie odprowadzane są składki, może zostać przekazany przez pracodawcę na podstawie przesłanki określonej w art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Organizacja związkowa jest bowiem uprawniona do tego, aby uzyskać od pracodawcy na jej wniosek informację, od których pracowników jest pobierana składka związkowa. Przeciwny tok rozumowania doprowadziłby do uniemożliwienia organizacji monitorowania wywiązywania się jej członków z obowiązków statutowych z uwagi na stosowaną np. praktykę zbiorczych przelewów. Dostęp do tych danych powinien jednak odbywać się na zasadach określonych w art. 28 ustawy o związkach zawodowych. Należy przy tym pamiętać, że organizacja związkowa nie jest jednak uprawniona do uzyskania informacji o konkretnych kwotach, które są potrącane z wynagrodzenia, a jedynie do uzyskania informacji o tym, że składka jest pobierana (tak np. w „Ochrona danych osobowych”, seria Meritum, Wolters Kluwer, Warszawa 2020, s. 830). ©℗
Podstawa prawna
• art. 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), RODO; (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1)
• art. 28, art. 331 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. poz. 854)
