Dotychczas była wątpliwość, czy w razie wniosku o udostępnienie części dokumentacji pracowniczej trzeba przekazać całą tę część w rozumieniu formalnym. Zdaniem resortu rodziny nie ma takiej potrzeby.
Łukasz Prasołek, były pracownik PIP i SN, ekspert z zakresu prawa pracy
Od 2019 r. jest w kodeksie pracy przepis uprawniający pracowników oraz byłych pracowników do wystąpienia z wnioskiem o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. W praktyce pojawiła się wątpliwość, czy zwrot „część dokumentacji” należy wiązać z formalnym podziałem dokumentacji, czyli częściami A, B, C oraz D akt osobowych oraz formalnymi częściami pozostałej dokumentacji pracowniczej, wynikającymi z par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie). A może część dokumentacji może być dowolnie określona przez pracownika w składanym przez niego wniosku i może on wybrać dowolne dokumenty?
Przypomnijmy, że rozporządzenie określa, jakie dokumenty należy umieścić w danej części akt osobowych. I tak:
- w części A powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 par. 1 pkt 1, par. 11 i 12 k.p.;
- w części B ‒ oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.:
‒ oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
‒ umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej ‒ potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
- w części C ‒ oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in.
‒ oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
‒ wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
- w części D ‒ odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Z kolei pozostała dokumentacja pracownicza dzieli się na:
- związaną z ewidencją czasu pracy,
- związaną z ubieganiem się i udzielaniem urlopów wypoczynkowych,
- listy płac oraz wnioski o wypłatę do rąk własnych,
- karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
W stanowisku z 26 października br. resort rodziny wskazał wprost, że wniosek o kopię może dotyczyć dowolnie wskazanej grupy dokumentów, np. zaświadczenia ze szkoleń odbytych przez pracownika. Powyższe stanowisko jest bardzo praktyczne, bo nie będzie utrudniało współpracy na linii pracownik-dział kadr i nie będzie wymuszało występowania o większe zbiory, gdy pracownik potrzebuje kilku konkretnych dokumentów. Takie podejście z pewnością przyspieszy wydawanie kopii pracownikom, bo nie trzeba będzie powielać całych zbiorów dokumentów, lecz tylko wybrane dokumenty wskazane przez pracownika. W praktyce pracownicy najczęściej występują o kopie świadectw pracy, które zgubili, a są im potrzebne do wykazania stażu pracy na potrzeby innych świadczeń, np. emerytalnych. W takim przypadku nie trzeba wydawać kopii całej części C akt osobowych, można wydać kopie jednego czy dwóch świadectw pracy. Takie rozumienie terminu „część dokumentacji” jest zatem bardzo praktyczne i zarazem zgodne z dotychczasową praktyką działów kadr.©℗
Stanowisko MRiPS z 26 października 2022 r. w sprawie wydawania pracownikom kopii dokumentacji pracowniczej
Czy wniosek o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej wynikający z art. 9412 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700) może dotyczyć dowolnie wskazanej grupy dokumentów, np. pięciu zaświadczeń ze szkoleń, czy odnosi się on do wydzielonych części dokumentacji, czyli np. część A lub B akt osobowych?
Zgodnie z art. 9412 k.p. pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo uprawnionych osób, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Dokumentację pracowniczą tworzy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Akta osobowe składają się z czterech części: A, B, C, D (par. 3 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej; Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
W związku z powyższym pracownik może złożyć wniosek o wydanie dokumentacji, a pracodawca ma obowiązek ten wniosek uwzględnić. We wniosku, zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, pracownik może wskazać, że jest zainteresowany uzyskaniem kopii całości swoich akt osobowych (część A, B, C i D), lub też ich części, np. poprzez wskazanie poszczególnych dokumentów. Zatem wniosek o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej może dotyczyć także dowolnie wskazanej grupy dokumentów, np. zaświadczeń ze szkoleń.
Jednocześnie pragniemy zauważyć, że na podstawie par. 18 ww. rozporządzenia pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania; wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.
Informujemy również, że poglądy prawne Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej nie są wiążące m.in. dla stron konkretnych stosunków pracy, Państwowej Inspekcji Pracy oraz sądów.
