Czy firma zatrudniająca tylko pracowników administracyjno-biurowych musi zorganizować dla nich szatnię? Dlaczego przebieranie się w odzież roboczą nie może być wliczane do czasu pracy? Jak przygotować się na kontrolę inspektora pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy?

Nasza firma zatrudnia tylko pracowników administracyjno-biurowych. Czy w tej sytuacji musimy w budynku wygospodarować miejsce na szatnię? A jeśli tak, to czy takie pomieszczenie może być połączone z miejscem do spożywania posiłków?
Z uwagi na to, że pracownicy zatrudnieni w pomieszczeniach biurowych mogą przechowywać swoją odzież w przeznaczonych do tego miejscach w pomieszczeniach pracy, pracodawca nie ma obowiązku tworzenia dla nich odrębnej szatni. Gdyby jednak pracodawca stworzył takie pomieszczenie, to nie powinno być ono połączone z jadalnią.
Zgodnie z art. 214 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewniać pomieszczenia pracy odpowiednie do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników. Ponadto jest obowiązany utrzymywać obiekty budowlane i znajdujące się w nich pomieszczenia pracy, a także tereny i urządzenia z nimi związane, w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Przy czym szczegółowe zasady organizacji pomieszczeń i urządzeń higieniczno-sanitarnych, w tym również szatni, zostały określone w przepisach załącznika nr 3 do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zgodnie z powyższymi przepisami odzież pracowników co do zasady powinna być przechowywana w szatniach lub w pomieszczeniach zapewniających warunki higienicznego przechowywania odzieży własnej (domowej). Od tej reguły przewidziano jednak wyjątek – pracownicy zatrudnieni w pomieszczeniach biurowych mogą przechowywać swoją odzież w przeznaczonych do tego miejscach w pomieszczeniach pracy. Tym samym pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia im specjalnie przeznaczonych do tego celu pomieszczeń.
Odnosząc się natomiast do drugiego pytania, należy stwierdzić, że odzież pracownicza nie powinna być przechowywana w pomieszczeniach przeznaczonych do przygotowywania i spożywania posiłków. O ile w przypadku zakładów pracy, w których wykonywane są prace wyłącznie o charakterze biurowym, pracodawca nie ma obowiązku tworzenia pomieszczenia do spożywania posiłków (jadalni), o tyle, gdy już utworzy takie pomieszczenie, powinien zapewnić w nim przestrzeganie podstawowych zasad bhp. Dotyczy to nie tylko zapewnienia odpowiedniego oświetlenia, ogrzewania, wentylacji, dostępu do bieżącej wody, stołów i miejsc siedzących, lecz również nieprzechowywania w nich nieodpowiednich przedmiotów lub materiałów (w szczególności dokumentów, substancji chemicznych lub właśnie odzieży).
Podstawa prawna
• art. 214 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
• załącznik nr 3 do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169 poz. 1650; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2088)
Jeden z naszych pracowników zwrócił uwagę, że przebieranie się ze stroju prywatnego w odzież roboczą powinno być wliczane do czasu pracy, bo taka odzież jest wymogiem pracodawcy. Czy ma rację?
Czas poświęcony przez pracownika na przygotowanie się do wykonywania pracy (np. ubranie się w odzież roboczą) co do zasady nie jest wliczany do czasu pracy, chyba że pracodawca w regulaminie pracy postanowi inaczej.
Zgodnie z art. 128 par. 1 kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Zgodnie zaś z art. 94 pkt 2 k.p. pracodawca jest obowiązany organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, natomiast pracownik – zgodnie z art. 100 par. 1 k.p. – powinien wykonywać pracę sumienie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.
Pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy nie tylko wówczas, gdy pracodawca kieruje wykonywaniem przez niego pracy, ale również wtedy, gdy zachowuje się zgodnie z celem zawartego stosunku pracy, tj. świadczy umówioną pracę lub pozostaje w gotowości do pracy. Pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy należy rozumieć jako faktyczną gotowość do świadczenia pracy. O takiej gotowości nie można mówić, jeżeli pracownik nie znajduje się w wyznaczonym przez pracodawcę miejscu wykonywania pracy. Ale i samego przebywania pracownika w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na wykonywanie pracy, jednakże w stanie uniemożliwiającym wykonywanie pracy, nie można uznać za pozostawanie w dyspozycji pracodawcy. To ostatnie oznacza bowiem, że może on dysponować osobą pracownika, polecając wykonywanie umówionej pracy.
Ponadto należy przypomnieć, że zgodnie z art. 2379 par. 1 k.p. pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Trudno byłoby uznać, że – w określonych przypadkach – pracownik, który nie jest przygotowany do wykonywania pracy (nie jest przebrany w odzież roboczą i/lub zaopatrzony w środki ochrony indywidualnej), pozostaje do dyspozycji pracodawcy. Tym samym czas przeznaczony na przygotowanie się do pracy nie jest traktowany jako czas pracy.
W opisanej sytuacji warto jednak wprowadzić stosowne zapisy do regulaminu pracy, gdyż pozwoli to uniknąć ewentualnych sporów z pracownikami.
Podstawa prawna
• art. pkt 2, art. 100 par. 1, art. 128 par. 1 i art. 2379 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
Do sekretariatu naszej firmy zadzwonił inspektor pracy, że w przyszłym tygodniu zgłosi się do nas na kontrolę bhp. W jaki sposób należy przygotować się na jego przybycie?
Pracodawca, który spodziewa się kontroli stanu bhp ze strony inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: PIP), powinien dokonać przeglądu zasad bhp i ich stosowania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, usunąć stwierdzone nieprawidłowości i przygotować niezbędną dokumentację.
Przypomnijmy, PIP jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy. Do zadań PIP należy także m.in. ściganie wykroczeń, o których mowa w art. 106–108 o pracowniczych planach kapitałowych, oraz udział w postępowaniu w sprawach dotyczących tych wykroczeń w charakterze oskarżyciela publicznego, jak również ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika określonych w kodeksie pracy oraz wykroczeń, o których mowa w art. 119–123 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, a także innych wykroczeń, gdy ustawy tak stanowią oraz udział w postępowaniu w tych sprawach w charakterze oskarżyciela publicznego. Można się więc spodziewać kontroli także w tym zakresie.
Mimo że zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bhp, oraz kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, to jednak często zapowiadają swoje wizyty. Takie postępowanie daje kontrolowanemu pracodawcy możliwość wygospodarowania niezbędnego czasu, a także przygotowania wszystkich dokumentów, które potencjalnie mogą zainteresować kontrolującego. Z pytania co prawda nie wynika, w jakiej branży działa pracodawca, jednak w większości przypadków przedmiotem zainteresowania inspektorów pracy przeprowadzających kontrolę stanu bhp są stanowiska pracy oraz dokumentacja.
Pracodawca może się zatem spodziewać, że inspektor pracy będzie chciał zrobić obchód po wszystkich lub przypadkowo wybranych stanowiskach pracy. A jeśli kontrola będzie dotyczyć stanowisk administracyjno-biurowych, to z pewnością będzie weryfikował zgodność organizacji tych stanowisk z przepisami zawartymi w załączniku do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, a w szczególności na zapewnienie odpowiednich dojść do stanowiska pracy, ustawienie monitorów, zapewnienie wymaganego oświetlenia, odpowiednich krzeseł czy też zapewnienie wolnej przestrzeni przypadającej na każdego pracownika.
Natomiast w przypadku stanowisk robotniczych kontrolujący zwróci uwagę na przestrzeń pracy (wysokość pomieszczeń, ich powierzchnię, kubaturę), oświetlenie, obsługiwane maszyny i urządzenia (ich zgodność z wymogami bhp), przechorowywanie i magazynowanie stosowanych substancji chemicznych i ich mieszanin, wentylację tych pomieszczeń, drogi transportowe itp. W każdym przypadku można spodziewać się weryfikacji zapewnienia odpowiednich pomieszczeń higieniczno-sanitarnych (odpowiedniej liczby toalet, pomieszczeń socjalnych, szatni itp.), o których mowa w przepisach rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Przedmiotem zainteresowania inspektora z pewnością będą też akta osobowe wszystkich lub wybranych pracowników, a w nich orzeczenia lekarskie dopuszczające pracownika do pracy oraz zaświadczenia ze szkoleń z zakresu bhp. Ponadto należy spodziewać się pytań o dokumentację oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy, instrukcje bhp, pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia, pomiary instalacji elektrycznej itp. Podczas takiej kontroli inspektorzy pracy weryfikują również prawidłowość realizacji zadań służby bhp, a więc sprawdzają, czy pracodawca utworzył taką służbę, zlecił wykonywanie jej zadań specjaliście spoza zakładu pracy lub też realizuje je we własnym zakresie, posiadając do tego niezbędne kwalifikacje.
Pracodawca, który otrzymał informację, że w najbliższym czasie odwiedzi go inspektor pracy, powinien, jak już wskazywałem wcześniej, dokonać szybkiego przeglądu stanu bhp i uzupełnić stwierdzone niedociągnięcia lub nieprawidłowości. W tym celu może posiłkować się opracowaniami (w szczególności listami kontrolnymi), które znajdują się na stronach internetowych okręgowych inspektoratów pracy, i na tej podstawie dokonać samokontroli. Takie postępowanie pozwoli nie tylko zidentyfikować zaniedbane obszary w dziedzinie bhp, lecz może również uchronić pracodawcę przed karami przewidzianymi przepisami prawa, jakie może na niego nałożyć inspektor pracy (zgodnie z art. 283 może on nałożyć grzywnę w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł).
Warto również pamiętać, że kontrolowany podmiot ma obowiązek:
  • zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały;
  • zapewnić inspektorowi pracy terminowe udzielanie informacji od pracowników lub innych osób, które są lub były zatrudnione albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy;
  • udostępnić inspektorowi pracy urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.
Udaremnianie lub utrudnianie przeprowadzenia czynności kontrolnych inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy, zgodnie z art. 225 par. 2 kodeksu karnego, stanowi przestępstwo zagrożone karą pozbawienia wolności nawet do 3 lat. ©℗
Podstawa prawna
• art. 24 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1614)
• art. 283 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700)
• art. 225 par. 2 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1138; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1726)
• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973)
• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2088)
• art. 106–108 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079
• art. 119-123 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 690; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561)