Publiczny i całkowicie elektroniczny system umożliwi zawarcie online umowy z pracownikiem, zleceniobiorcą, nianią czy cudzoziemcem. Rozliczy składki i podatki od ich pensji i zarchiwizuje dokumenty kadrowe.
Obsługa kadrowo-księgowa milionów mikroprzedsiębiorców
Z informacji DGP wynika, że w najbliższych dniach rząd powinien zaakceptować autorski projekt przygotowany w Ministerstwie Rodziny, który już niedługo może zrewolucjonizować obsługę kadrowo-księgową milionów mikroprzedsiębiorców. Zatrudniający do dziewięciu pracowników, rolnicy czy rodzice pragnący zatrudnić nianię do opieki nad dzieckiem zyskają bezpłatną pomoc przy obsłudze tych umów.
- Rozwiązanie to dotyczy mikoprzedsiębiorców i jest bardzo korzystne. W przyszłości powinny być tym objęte małe i średnie firmy - komentuje Adam Abramowicz, rzecznik małych i średnich przedsiębiorców.
Publicznych system elektroniczny. Wystarczy konto w banku i telefon
Na mocy ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie Ministerstwo Rodziny ma stworzyć finansowany z pieniędzy publicznych system elektroniczny, w którym znajdą się typowe umowy dotyczące zatrudnienia: na etacie, zleceniu, zawieranej przez rodziców z nianią. Nowy system ma też wesprzeć przedsiębiorców przy zatrudnianiu cudzoziemców. Po uzupełnieniu dostępnych online formularzy danymi zatrudnionego i pracodawcy będzie je można podpisać elektronicznie. Resort przewiduje tu nie tylko możliwość skorzystania z podpisu kwalifikowanego, ale także profilu zaufanego, czyli potwierdzenia tożsamości stron przy wykorzystaniu bankowości internetowej. Obecnie w Polsce takie profile ma już 13 mln osób, będzie to więc powszechnie dostępna forma legalizowania zatrudnienia. Jak wynika z uzasadnienia do nowych przepisów, przy korzystaniu z takiego profilu do podpisania umowy w formie elektronicznej wystarczy numer PESEL, adres e-mail i telefon komórkowy.
System automatycznie zgłosi umowę do ZUS, rozliczy składki na ubezpieczenia i podatki
Po zawarciu umowy system automatycznie zgłosi ją do ZUS, rozliczy składki na ubezpieczenia społeczne i podatki. Pomoże przypilnować wymiaru urlopu wypoczynkowego do wykorzystania w ciągu roku. Wszystkie umowy zawarte w sposób elektroniczny będzie można zmieniać za pośrednictwem systemu, a także je wypowiedzieć. Wtedy system wystawi świadectwo pracy i zarchiwizuje dokumenty kadrowe na okres 10 lat, czyli tyle, ile w przypadku zatrudnienia na etacie wymagają przepisy. O każdej zmianie umowy jej strony zostaną poinformowane e-mailem, a na przypisany do umowy numer telefonu komórkowego zostanie wysłany SMS informujący o wysłanej wiadomości. O rozwiązaniu umowy zostanie poinformowany też urząd pracy, który będzie mógł zaproponować takiej osobie wsparcie w szukaniu nowego zatrudnienia.
Ograniczenie szarej strefy
Poza ułatwieniami w zawieraniu typowych umów nowy system, zdaniem Ministerstwa Rodziny, ograniczy szarą strefę w zatrudnieniu. Wynika to z założenia, że nie wszyscy unikają płacenia podatków i składek, ale część tego typu umów jest zawierana nieformalnie ze względu na liczne skomplikowane i ciągle zmieniające się obowiązki pracodawcy czy zleceniodawcy. W przypadku małych podmiotów wymaga to korzystania z odpłatnej obsługi i rodzi ryzyko niezamierzonych błędów, które mogą stać się podstawą do nakładania kar przez państwowych kontrolerów i korygowania dokumentów po latach, nierzadko z koniecznością dopłaty zaległych danin publicznych. Będzie to miało szczególne znaczenie przy zatrudnieniu cudzoziemców, w przypadku których zastosowanie mają także dodatkowe przepisy regulujące zasady migracji na teren Polski pracowników zza granicy. Dlatego też nowy system ma być zintegrowany z portalem praca.gov.pl i punktami informacji dla przedsiębiorcy działającymi w ramach Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Kamień milowy. Wejście w życie zmian od nowego roku
Wdrożenie tego systemu stanowi realizację kamienia milowego nr A51G dla reformy A4.1 Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy zapisanej w Krajowym Planie Odbudowy i Wzmacniania Odporności, zaakceptowanym przez Radę UE w czerwcu tego roku. Zapewnia to temu projektowi sprawną ścieżkę legislacyjną. Oznacza to też, że mikroprzedsiębiorcy mogą spodziewać się wejścia w życie tych zmian od nowego roku, tak jak przewiduje obecnie ten projekt.
Co ważne, zmiana ma dotyczyć tylko zawierania umów dotyczących zatrudnienia. W sprawach kadrowych czy pozostałych rozliczeń podatkowych mikrobiznes nadal będzie musiał polegać na systemach kadrowo-księgowych, obejmujących całość prowadzonej przez niego działalności. ©℗
OPINIA
Zawarcie umowy będzie prostsze
Staramy się jak najbardziej ułatwiać życie przedsiębiorcom oraz pracownikom. Chcemy, by skupiali się nie na biurokracji, ale na zadaniach, które przynoszą im zysk i rozwój. Chcemy budować nowoczesną administrację. Dlatego też przygotowaliśmy rozwiązania, które uproszczą zawieranie najbardziej popularnych rodzajów umów dotyczących wykonywania pracy. Mikroprzedsiębiorcy i firmy zatrudniające do dziewięciu osób, rolnicy oraz osoby fizyczne będą mogli skorzystać ze specjalnego systemu IT. W aplikacji internetowej dostępne będą wzory standardowych umów oraz funkcjonalności pozwalające m.in. odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy. Nie trzeba będzie samodzielnie konstruować umowy ani wykonywać wielu czynności, które wynikają z różnych obowiązków. To kolejny dowód na to, że państwo nie tylko tworzy regulacje, ale również ułatwia ich realizację. Tym posunięciem z jednej strony zmniejszamy obciążenia, na które narzekają zwłaszcza mikroprzedsiębiorcy, i ograniczamy szarą strefę, a z drugiej - zwiększamy ochronę praw osób wykonujących czasowe i proste prace. ©℗