Rozwiązywanie umów z pracownikami to proces, z którym w praktyce spotyka się każdy pracodawca i każdy pracownik HR. Przeprowadzenie go bez odpowiedniego przygotowania i wsparcia może się wiązać z poważnymi konsekwencjami, w szczególności w postaci roszczeń pracowników oraz długotrwałych i kosztownych procesów sądowych. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę planującego zwolnienie pracownika wiele obowiązków, których niedopełnienie może skutkować odwołaniem do sądu pracy, a w konsekwencji również uznaniem rozwiązania umowy za bezskuteczne. By tego się ustrzec, trzeba pamiętać nie tylko o szczególnej ochronie przysługującej pracownikom czy konsultacji związkowej, lecz także wymogach dotyczących formy i treści oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Do tego dochodzą kwestie praktyczne, takie jak odpowiednie przeprowadzenie rozmowy dotyczącej rozwiązania umowy o pracę, kwestie dowodowe czy doręczenie pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Przy tak wielu elementach łatwo jest popełnić kosztowny błąd. Opierając się na naszych doświadczeniach, podpowiadamy, na co pracodawcy powinni zwracać szczególną uwagę oraz jakich zachowań i działań powinni się wystrzegać, aby skutecznie zakończyć współpracę z pracownikiem, nie narażając się na ryzyko przegranej przed sądem.

rozwiń ›
Autorami publikacji są: Sławomir Paruch radca prawny, partner w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler, Robert Stępień radca prawny, partner w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler, Agnieszka Nicińska-Chudy radca prawny, prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler oraz Kinga Krzysztofik prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler

błąd 1. brak odpowiedniego przygotowania

Jednym z najczęstszych błędów, jakie w praktyce popełniają pracodawcy decydujący się na zakończenie współpracy z pracownikiem, jest brak odpowiedniego przygotowania do przeprowadzenia zwolnienia. Profesjonalne przygotowanie, zarówno pod względem formalnym, jak i merytorycznym, może w znacznym stopniu zmniejszyć ryzyko związane z procesem, a także – na ile to możliwe – ograniczyć pojawiające się po obu stronach negatywne emocje związane ze zwolnieniami. Rozwiązaniem, po które pracodawcy powinni sięgać zdecydowanie częściej, jest przeprowadzenie kompleksowego postępowania wyjaśniającego, które pozwoli na rzetelne i wszechstronne ustalenie całokształtu okoliczności stojących za podjętą decyzją o zakończeniu z pracownikiem współpracy. Co istotne, dokładne zbadanie problemu przez pracodawcę w istotny sposób zmniejsza również ryzyko ewentualnego przegrania procesu sądowego. W toku postępowania wyjaśniającego pracodawca ma bowiem szansę ustalić rodzaj i skalę naruszeń, których w rzeczywistości dopuścił się pracownik, oraz skutki, jakie miały one dla firmy bądź współpracowników. Proces ten może jednak doprowadzić pracodawcę do zgoła innych wniosków – zarzuty stawiane wobec pracownika mogą okazać się wyolbrzymione lub po prostu nieprawdziwe. Wnikliwa kontrola nie tylko jest kluczowa, aby zapewnić HR compliance w firmie, lecz wydaje się niezbędna także dla zachowania przez pracodawcę odpowiedniego poziomu staranności oczekiwanego od niego przy podejmowaniu tego typu decyzji.
Kolejnym elementem składającym się na omawiane niedostateczne przygotowanie pracodawcy do rozwiązania umowy o pracę jest brak udokumentowanych naruszeń bądź innych okoliczności stanowiących podstawę zwolnienia konkretnego pracownika. Niejednokrotnie jest tak, że pracodawca ma zastrzeżenia do pracownika, lecz nie potrafi ich udowodnić. A jeszcze dodatkowo pracownik przez ostatnie lata regularnie otrzymywał dobre oceny i premie. Właśnie brak wcześniejszych zastrzeżeń do pracy, upomnień czy rozmów dyscyplinujących jest jednym z najczęściej podnoszonych przez pracowników argumentów, który ma świadczyć o bezpodstawności dokonanego zwolnienia. Chociaż argument ten nie znajduje bezpośredniego poparcia ani w przepisach kodeksu pracy, ani w orzecznictwie sądów – możliwość zwolnienia pracownika nie jest bowiem uzależniona w jakikolwiek sposób od wcześniejszego sięgnięcia przez pracodawcę po łagodniejsze środki dyscyplinujące – to jednak brak jakiejkolwiek reakcji na pojawiające się już wcześniej naruszenia pracownika może mieć wpływ na ocenę przez sąd późniejszej decyzji pracodawcy o rozwiązaniu umowy, a w konsekwencji również rozstrzygnięcie sprawy. W tym kontekście warto odnieść się do stanowiska Sądu Najwyższego, który stwierdził, że chociaż niezastosowanie w przeszłości wobec pracownika kar porządkowych nie jest przeszkodą w rozwiązaniu umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym bez wypowiedzenia, to jednak jeśli naruszenia obowiązków pracowniczych trwają przez długi czas i są wiadome pracodawcy, brak reakcji z jego strony może świadczyć o tym, że nie przywiązuje szczególnej wagi do tych uchybień. To natomiast w istotny sposób może ograniczyć stopień winy, jaka zostanie stwierdzona u pracownika, a w konsekwencji – przesądzić o tym, czy rozwiązanie umowy o pracę zostanie uznane za uzasadnione, czy nie.

błąd 2. brak uprzedniej weryfikacji, czy pracownik korzysta z ochrony przed zwolnieniem

Jednym z kluczowych elementów składających się na proces przygotowania poprzedzający podjęcie ostatecznej decyzji o zwolnieniu pracownika powinno być dokonanie weryfikacji, czy pracownikowi nie przysługuje szczególna ochrona zatrudnienia – chodzi o to, czy wypowiedzenie jego umowy jest w ogóle dopuszczalne, a jeżeli tak, to pod jakimi warunkami. Szczególną ochroną przed zwolnieniem są objęte m.in. kobiety w okresie ciąży oraz urlopu macierzyńskiego (z wyjątkiem kobiet zatrudnionych na podstawie umowy na okres próbny nieprzekraczający miesiąca), pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym czy pracownicy w okresie przedemerytalnym. Choć mogłoby się wydawać, że tego rodzaju błędy są mało prawdopodobne, w praktyce zdarzają się one pracodawcom dość często i niejednokrotnie przesądzają o ich przegranej przed sądem pracy.
Szczególną ochroną trwałości stosunku pracy są objęci również pracownicy pełniący u pracodawcy konkretne funkcje społeczne. Mowa tu przede wszystkim o pracownikach zasiadających w zarządzie zakładowych organizacji związkowych (bądź po prostu wskazanych przez taką organizację jako osoby, którym taka ochrona ma przysługiwać), osobach pełniących funkcję społecznego inspektora pracy czy wchodzących w skład rady pracowników. I choć ochrona ta ma nieco inny charakter – nie jest związana z wyjątkową sytuacją życiową pracownika, jak ma to miejsce we wcześniejszych przypadkach, lecz ze szczególną rolą pełnioną przez pracownika, która ze swojej istoty naraża pracownika na swego rodzaju konflikt z pracodawcą – to w praktyce jednak pociąga za sobą analogiczne konsekwencje. Formalnie rzecz biorąc, pracodawca nie może zwolnić takiego pracownika – nawet dyscyplinarnie, chyba że otrzyma na to odpowiednią zgodę. Jeśli jej nie ma, pozostaje powoływanie się na ewentualne nadużycie prawa do ochrony, ale to wymaga odpowiedniego przygotowania i potwierdzenia szczególnie ciężkiego charakteru naruszeń, jakich dopuścił się pracownik.
O ile w przypadku ochrony wynikającej z pełnionych funkcji społecznych celem samego chronionego pracownika powinno być to, aby pracodawca jak najszybciej został poinformowany o tytule jego ochrony (pracownik jest bowiem chroniony od momentu, kiedy pracodawca o ochronie rzeczywiście się dowiedział), o tyle w przypadku np. ochrony przedemerytalnej pracodawca musi samodzielnie zweryfikować tę kwestię, np. potwierdzając możliwość zwolnienia danego pracownika w dziale kadr. Należy mieć na uwadze, że w razie tego rodzaju niedopatrzenia ze strony pracodawcy dokonanie pracownikowi wypowiedzenia mimo przysługującej mu ochrony wywoła co prawda zamierzony przez pracodawcę skutek – umowa ulegnie rozwiązaniu – jednak wypowiedzenie będzie formalnie wadliwe. Co za tym idzie, zwolniony pracownik będzie mógł złożyć odwołanie do sądu pracy, który nie tylko przywróci go do pracy na dotychczasowych warunkach, lecz także zasądzi wynagrodzenie za cały okres pozostawania przez pracownika bez pracy.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że szczególna ochrona zatrudnienia przysługująca niektórym grupom pracowników oznacza wyłącznie zakaz wypowiedzenia – nie zakaz rozwiązania umowy o pracę w każdym trybie. Chociaż nie w pełni samodzielna, to jednak istnieje możliwość zakończenia z takim pracownikiem współpracy. Pamiętajmy również, że stosunek pracy łączący szczególnie chronionego pracownika z pracodawcą może zostać w każdym momencie rozwiązany na skutek zawarcia przez nich porozumienia będącego wynikiem zgodnej woli obu stron. Żadna ochrona nie stoi temu na przeszkodzie.

błąd 3. wypowiedzenie w czasie nieobecności pracownika

Szczególna ochrona zatrudnienia związana z określoną sytuacją życiową/rodzinną pracownika czy pełnioną przez niego funkcją nie jest jedynym ograniczeniem przysługującej pracodawcom swobody w kształtowaniu polityki kadrowej i podejmowaniu decyzji o ewentualnych zwolnieniach. Dalsze ograniczenia, o których niekiedy zapominają pracodawcy, obejmują zakaz – poza nielicznymi wyjątkami – rozwiązania umowy z pracownikiem, który przebywa na zwolnieniu lekarskim, urlopie wypoczynkowym lub z innych usprawiedliwionych przyczyn jest nieobecny w pracy. Oczywiście zakaz ten (przy jednocześnie dość ograniczonych możliwościach pracodawcy, aby temu zapobiegać) niesie za sobą ogromne pole do nadużyć ze strony pracowników, którzy z obawy przed zwolnieniem uciekają na zwolnienie lekarskie, niemniej jednak przepisy regulujące tę kwestię oraz orzecznictwo sądów nie budzą większych wątpliwości. Rozwiązanie umowy z nieobecnym pracownikiem będzie co prawda skuteczne, jednak formalnie będzie wadliwe, a w konsekwencji sąd pracy najprawdopodobniej uzna je za niezgodne z prawem. W związku z tym jednym z niezbędnych kroków, które powinny poprzedzić doręczenie pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu z nim umowy, powinno być sprawdzenie, czy osoba ta w danym dniu świadczyła pracę. Zanim więc pracodawca dokona wypowiedzenia, powinien w pierwszej kolejności skonsultować z bezpośrednim przełożonym, kierownikiem zmiany, menedżerem zespołu, czy pracownik nie przebywa na urlopie albo czy nie korzysta ze zwolnienia lekarskiego. Co więcej, nawet jeżeli pracownik stawi się do pracy, to pracodawca nie powinien mu od razu przekazywać oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. Należy poczekać, aż pracownik faktycznie rozpocznie pracę, tak aby nie było wątpliwości, że pracownik był zdolny do pracy i nie przysługiwała mu ochrona przed wypowiedzeniem.
Podobnie jak w przypadku pracowników szczególnie chronionych, nie jest wykluczone rozwiązanie umowy z nieobecnym pracownikiem w innym trybie niż na podstawie jednostronnego wypowiedzenia umowy przez pracodawcę. Porozumienie stron zawsze jest możliwe. Możliwa jest również dyscyplinarka.

błąd 4. brak konsultacji związkowej

Istotnym naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów jest pominięcie przez pracodawcę obowiązku skonsultowania z zakładową organizacją związkową planowanego zwolnienia reprezentowanego przez nią pracownika. Obowiązek ten dotyczy zarówno osób należących do związku zawodowego, jak i tych, którzy co prawda nie są członkami organizacji, jednak zwrócili się do niej z wnioskiem o obronę ich praw pracowniczych w danej sprawie.
Na poprawnie przeprowadzoną konsultację związkową składają się dwa etapy. Pierwszym – wstępnym – krokiem jest ustalenie przez pracodawcę, czy pracownik należy do organizacji związkowej (albo został objęty jej ochroną). W tym celu jest on zobowiązany skierować odpowiednie zapytanie do wszystkich organizacji związkowych działających w jego firmie. Pracodawca, który w ciągu pięciu dni nie otrzyma od żadnej z organizacji związkowej potwierdzenia, że zwalniany pracownik jest objęty jej ochroną, zostaje zwolniony z obowiązku konsultacyjnego. Jeśli natomiast otrzyma w tym terminie odpowiedź twierdzącą, powinien przejść do drugiego, właściwego kroku.
Warto pamiętać, że pytanie o przynależność związkową nie jest etapem bezwzględnie koniecznym w każdym przypadku. Jeżeli pracodawca na sto procent wie o członkostwie pracownika w konkretnym związku zawodowym – np. jest jego bardzo aktywnym działaczem – może pominąć ten krok i od razu skierować do związku pismo z właściwą konsultacją. Wówczas pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika organizację związkową o planowanym zwolnieniu z podaniem przyczyny uzasadniającej rozwiązanie z pracownikiem umowy. W przypadku planowanego zwolnienia za wypowiedzeniem – organizacja związkowa ma pięć dni na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń do decyzji pracodawcy, w razie zwolnienia dyscyplinarnego – trzy dni na przedstawienie opinii.
Stanowisko reprezentującej pracownika organizacji związkowej nie jest dla pracodawcy wiążące, pracodawca nie ma również obowiązku uzgodnienia z nią treści wypowiedzenia czy też prowadzenia negocjacji w tym zakresie. Niemniej pominięcie tego etapu przez pracodawcę każdorazowo będzie stanowić istotne naruszenie przepisów, a w konsekwencji rozwiązanie umowy może zostać uznane za niezgodne z prawem.
Istotnym błędem – choć niekoniecznie skutkującym wadliwością samego oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę – jaki popełniają pracodawcy, współpracując z działającymi u nich organizacjami związkowymi, jest pomijanie pierwszego etapu konsultacji. Niestety w praktyce zdarza się, że pracodawca zamiast zwrócić się do związku zawodowego z pytaniem o przynależność pracownika, od razu wysyła informację o jego planowanym zwolnieniu wraz ze szczegółowym uzasadnieniem swojej decyzji. Tego typu sytuacje nie tylko mogą zostać zakwalifikowane jako uchybienie z zakresu ochrony danych osobowych, ale mogą być rozpatrywane również w kategorii naruszenia przysługującej pracownikowi negatywnej wolności związkowej, polegającej na prawie pozostawania poza związkiem zawodowym oraz nieingerowania przez związek w jego sytuację pracowniczą.
Dodatkowy obowiązek spoczywa na pracodawcy planującym zakończenie współpracy z pracownikiem objętym szczególną ochroną. W tych wyjątkowych przypadkach możliwość zwolnienia chronionego pracownika jest uzależniona od uzyskania wyraźnej zgody od organizacji związkowej (bądź też rady pracowników), w której strukturach pracownik ten prowadzi swoją działalność. Ta natomiast w praktyce w zasadzie się nie zdarza.
W tym miejscu należy jednak podkreślić, że prawo działacza związkowego do ochrony trwałości stosunku pracy nie ma charakteru bezwzględnego, a w konkretnych okolicznościach sprawy można nawet stwierdzić, że ochrona taka nie przysługuje. Nie ulega bowiem wątpliwości, że szczególna ochrona przysługująca z tytułu pełnienia niektórych funkcji społecznych nie powinna przerodzić się w nieuzasadniony obiektywnymi powodami przywilej albo pretekst do uprzywilejowania w sferach niedotyczących bezpośrednio działalności związkowej. Co za tym idzie, ponieważ pracodawca nie ma bezpośredniej możliwości zweryfikować, czy przysługująca pracownikowi ochrona jest obiektywnie uzasadniona, czy nie, to w przypadkach gdy pracodawca podejmie decyzję o zwolnieniu pracownika chronionego mimo nieuzyskania stosownej zgody, sąd rozpoznający roszczenie o przywrócenie do pracy działacza związkowego nie powinien uwzględniać go automatycznie, wyłącznie opierając się na przysługującej mu formalnie ochronie, lecz po zbadaniu wszystkich okoliczności danej sprawy.

błąd 5. wcześniejsza komunikacja prowadząca do ucieczki na l4

Szczególnie niekorzystnym z perspektywy pracodawców zjawiskiem jest ucieczka pracownika przed wypowiedzeniem na zwolnienie lekarskie, podczas którego pracodawca nie może z nimi w zwykłym trybie rozwiązać umowy o pracę. Pomimo przysługujących pracodawcom i ZUS-owi uprawnień kontrolnych w zakresie poprawności korzystania ze zwolnień lekarskich oraz wprowadzanych co jakiś czas zmian w przepisach regulujących tę kwestię, rozwiązanie to zdaje się nie tracić na popularności wśród pracowników chcących uniknąć utraty pracy.
Ze szczególnym ryzykiem ucieczki pracownika na zwolnienie lekarskie wiąże się obowiązek skonsultowania zamiaru złożenia pracownikowi wypowiedzenia z reprezentującą go organizacją związkową. Należy mieć na uwadze, że przypadki te nie dotyczą wyłącznie członków związku zawodowego – z samego zapytania o przynależność związkową pracownika można bowiem wywnioskować zamiary pracodawcy względem tej osoby, a tego typu informacje zazwyczaj przekazywane są wyjątkowo szybko zainteresowanym pracownikom. Związki zawodowe swoją popularność wśród pracowników budują m.in. na tym, że pierwsze wiedzą o zamiarze ich zwolnienia. Można temu zapobiec – zamiast zaczynać proces zwolnienia od zapytania do związku, lepiej w pierwszej kolejności porozmawiać z pracownikiem. Zawarcie porozumienia nie wymaga bowiem angażowania związku zawodowego w jakikolwiek sposób. I choć nie daje to pewności, że uda się zapobiec ucieczce na L4, dajemy sobie przynajmniej szansę, że pracownik tego nie zrobi. Jeżeli o zamiarze zwolnienia dowie się od związkowca, a nie od pracodawcy, z pewnością bardziej go to zestresuje i ryzyko takiej ucieczki istotnie wzrasta.
Czasami ucieczka na zwolnienie lekarskie bywa konsekwencją błędów popełnianych przez samego pracodawcę. Podstawowym błędem zwiększającym ryzyko w tym zakresie jest mniej lub bardziej bezpośrednie poinformowanie pracownika o rozważanej przez pracodawcę możliwości zakończenia z nim współpracy. W praktyce zdarzają się również przypadki, kiedy o planach pracodawcy dowiadują się inne zatrudnione osoby i „w tajemnicy” przekazują informacje na ten temat. Ucieczka na zwolnienie lekarskie bywa również konsekwencją nieprawidłowo przeprowadzonej rozmowy z pracownikiem, podczas której pracodawca informuje go o zwolnieniu i możliwości zawarcia porozumienia, dając czas na zastanowienie. Nie rekomendujemy takiego działania – jeżeli już odbywamy z pracownikiem rozmowę w sprawie rozwiązania umowy, pamiętajmy, że pracownik powinien wyjść z takiego spotkania z jednym dokumentem: porozumieniem lub wypowiedzeniem/rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia.

błąd 6. nieprawidłowa forma oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę

Jednym z podstawowych obowiązków o charakterze formalnym, które ciążą na pracodawcy w przypadku podjęcia decyzji o zwolnieniu pracownika, jest złożenie mu pisemnego oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Kodeksowy wymóg zachowania formy pisemnej obowiązuje przy tym bez względu na rodzaj rozwiązywanej umowy o pracę (czy była ona zawarta na czas określony, nieokreślony, czy może na okres próbny) i bez względu na tryb zwolnienia (zarówno w przypadku rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, jak i bez). Pracodawca – który pomimo wyraźnie sformułowanego obowiązku – informuje pracownika o zwolnieniu w innej formie (ustnie, e-mailowo, telefonicznie – możliwości jest wiele), powinien liczyć się z istotnymi konsekwencjami, które może nieść za sobą to uchybienie.
Oświadczenie pracodawcy złożone pracownikowi w każdej innej formie niż wymagana forma pisemna będzie wprawdzie skuteczne, jednak wadliwe. W przypadku przekazania pracownikowi informacji o zwolnieniu np. ustnie, tego typu oświadczenie pracodawcy wywoła zamierzony przez pracodawcę skutek – umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu, jednak pracownik najpewniej wygra sprawę przed sądem. W przypadku wniesienia przez pracownika odwołania od rozwiązania z nim umowy o pracę (czy to za wypowiedzeniem, czy też dyscyplinarnego) niedochowanie przez pracodawcę wymaganej przez kodeks pracy formy pisemnej może przesądzić o stwierdzeniu przez sąd, że rozwiązanie umowy nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, a w konsekwencji o uznaniu wypowiedzenia za bezskuteczne, a co za tym idzie – sąd może nakazać pracodawcy przywrócenie pracownika do pracy lub przynajmniej wypłacić mu odszkodowanie.
Nie oznacza to jednak, że pracodawcy nie mają do dyspozycji żadnego innego sposobu zakomunikowania pracownikowi decyzji o zakończeniu z nim współpracy niż forma pisemna. Równoważny oświadczeniu złożonemu w tradycyjnej formie pisemnej z własnoręcznym podpisem będzie dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES) osoby upoważnionej do działania w imieniu pracodawcy. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na kolejny często popełniany w praktyce błąd, który – choć pozornie błahy – może nieść za sobą poważne konsekwencje dla pracodawcy. Oświadczenie sporządzone w formie elektronicznej będzie poprawne wyłącznie w przypadku opatrzenia go wspomnianym wyżej kwalifikowanym podpisem elektronicznym; skorzystanie ze zwykłego podpisu elektronicznego czy podpisu zaufanego również doprowadzi do wadliwości oświadczenia.

błąd 7. nieskuteczne doręczenie oświadczenia pracownikowi

W ścisłym związku z omówionym wcześniej wymogiem formy pisemnej pozostaje kwestia skutecznego doręczenia pracownikowi oświadczenia o rozwiązaniu z nim umowy o pracę, co może przesądzić nawet o wyniku ewentualnego sporu z pracownikiem. Otóż oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia zostaje skuteczne złożone z chwilą, gdy pracownik mógł zapoznać się z jego treścią, nie zaś kiedy rzeczywiście to zrobił. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik przeczyta pismo o rozwiązaniu umowy, czy zabierze je ze sobą lub czy podpisze jego odbiór. Tak ukształtowane zasady dotyczące doręczeń pozwalają ograniczyć ryzyko związane z podejmowanymi niekiedy przez pracowników próbami unikania kontaktu ze strony pracodawcy.
Stosunkowo często popełnianym przez pracodawców błędem przy doręczeniach jest poleganie na tzw. podwójnym awizo jako potwierdzeniu skutecznego doręczenia pracownikowi przesyłki. Obowiązujące dotychczas domniemanie zostało zniesione w czasie pandemii, na skutek czego niepodjęcie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego bądź epidemii przesyłki w ciągu 14 dni od pierwszej próby jej doręczenia nie jest równoznaczne ze skutecznym jej doręczeniem. Do czasu całkowitego zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii wysyłanie oświadczenia o rozwiązaniu z pracownikiem stosunku pracy pocztą jest zatem obarczone dodatkowym ryzykiem. Podwójne awizowanie przesyłki zawierającej oświadczenie nie wywoła bowiem dotychczasowych skutków prawnych, a w konsekwencji stosunek pracy nie ulega rozwiązaniu i trwa nadal ze wszystkimi jego skutkami. Niezależnie od tego i stanu zagrożenia epidemicznego domniemanie związane z podwójnym awizo łatwo obalić, jeżeli pracownik udowodni, że mimo dwukrotnego awizowania pisma nie miał możliwości jego odebrania i zapoznania się z nim. Pamiętajmy, że pismo o rozwiązaniu umowy o pracę nie jest pismem urzędowym i tutaj podwójne awizo nie jest równoznaczne ze skutecznym doręczeniem.
Równie ryzykowne jest powierzenie doręczenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy firmom kurierskim, co właśnie w okresie pandemii zdarzało się pracodawcom szczególnie często. Pomimo tego, że firmy te oferują profesjonalne usługi i gwarantują bezpieczne doręczenie przesyłki do adresata – nawet tego samego dnia, pracodawca decydujący się na wsparcie kuriera nie może mieć pewności, czy oświadczenie zostało rzeczywiście doręczone i komu. To z kolei powoduje wątpliwości co do samej skuteczności doręczenia, jak i co do jego terminu.
Znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest doręczenie takiej przesyłki przez pracownika pracodawcy. W większości przypadków wyznaczony w tym celu pracownik zna osobę, której wręcza dokument w imieniu pracodawcy, dzięki czemu pracodawca ma szansę zminimalizować ryzyko ewentualnej pomyłki, co byłoby niemożliwe w przypadku doręczenia przez kuriera. O ile w przypadku, gdy wypowiedzenie lub oświadczenie o rozwiązaniu umowy ze skutkiem natychmiastowym zostanie wysłane do pracownika pocztą, udowodnienie doręczenia mu przesyłki zasadniczo nie powinno napotykać szczególnych trudności, o tyle w przypadku przekazania pracownikowi oświadczenia osobiście pracodawca powinien przygotować się w taki sposób, aby móc to przed sądem wykazać. Przede wszystkim pracodawca decydujący się wręczyć pracownikowi wypowiedzenie lub dyscyplinarkę osobiście powinien wyznaczyć w tym celu dwie osoby (właśnie do celów dowodowych).
Pracodawca powinien poprosić pracownika przyjmującego oświadczenie o rozwiązaniu umowy o potwierdzenie tego faktu własnoręcznym podpisem. Powinien być jednak przygotowany, że pracownik może odmawiać przyjęcia pisma albo nawet unikać spotkania z osobami wyznaczonymi do działania w jego imieniu. W takiej sytuacji warto pamiętać o tym, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy może zostać skutecznie doręczone również pod nieobecność zwalnianej osoby. Dopuszczalne jest bowiem wręczenie dokumentów innemu dorosłemu domownikowi – np. małżonkowi pracownika – przy zobowiązaniu go do niezwłocznego przekazania ich rzeczywistemu odbiorcy. Na piśmie powinny zostać utrwalone również przypadki, gdy pracownik odmówi odbioru oświadczenia. Ponadto podstawowym sposobem zabezpieczenia swoich interesów przez pracodawcę jest sporządzenie dokładnej notatki służbowej, która streści przebieg spotkania. Rozwiązanie to – choć podstawowe i dość łatwe do wcielenia w życie – może mieć istotne znaczenie z perspektywy dowodowej w razie ewentualnego procesu sądowego z pracownikiem.

błąd 8. braki formalne oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę

Kolejnym błędem, którego pracodawcy powinni się stanowczo wystrzegać, są braki formalne w przygotowywanej przez nich dokumentacji – przede wszystkim w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy z pracownikiem. Oprócz wymogu formy pisemnej przepisy kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek – po pierwsze – wskazania przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy oraz – po drugie – zawarcia pouczenia o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy. O ile uzasadnienie musi pojawić się tylko w ściśle określonych przypadkach (tzn. w razie wypowiedzenia umowy bezterminowej oraz rozwiązania umowy bez wypowiedzenia), o tyle pouczenie pracownika dotyczy każdego trybu rozwiązania wszystkich typów umów. Nie bez znaczenia pozostaje również sama treść pouczenia. Konstruując je, pracodawcy zapominają, że pouczenie – wbrew dosłownemu brzmieniu przepisów – nie jest wyłącznie informacją o tym, że pracodawcy przysługuje prawo złożenia odwołania. Każdorazowo powinno ono wskazywać termin na wniesienie odwołania przez pracownika, konkretnie do którego sądu może zostać wniesione oraz gdzie ten sąd się znajduje.
Brak odpowiednio sformułowanego pouczenia nie stanowi co prawda tak istotnego naruszenia jak niezachowanie formy pisemnej albo pominięcie uzasadnienia w przypadkach, gdy jest ono wymagane, niemniej może stanowić okoliczność usprawiedliwiającą dla pracownika, który złożył odwołanie do sądu po terminie. Powszechnie uznaje się, że niezamieszczenie przez pracodawcę pouczenia o prawie odwołania się do sądu pracy w piśmie rozwiązującym umowę o pracę stanowi podstawę do wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o przywrócenie 21-dniowego terminu do wniesienia odwołania.
Aby uniknąć niepotrzebnych wątpliwości i uchybień o charakterze formalnym, warto aby pracodawca zawczasu zweryfikował dokumentację pracowniczą, z której korzysta – nawet jeżeli w najbliższym czasie nie ma w planie żadnych zwolnień. Poprawnie skonstruowane i skontrolowane wzory poszczególnych dokumentów pozwolą pracodawcy zaoszczędzić dużo czasu przy sporządzaniu oświadczenia, kiedy rzeczywiście będzie ono potrzebne. Wtedy zaś pracodawca może skupić się na poprawnym skonstruowaniu przyczyn zwolnienia – tak, aby treść uzasadnienia spełniała wszystkie kodeksowe wymogi.

błąd 9. nieskonkretyzowane przyczyny zwolnienia w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy

Wynikający z kodeksu pracy wymóg wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy z pracownikiem nie zostanie również spełniony, jeżeli przyczyna ta nie zostanie zidentyfikowana i sformułowana w odpowiedni sposób. Przede wszystkim przyczynę trzeba tak zidentyfikować, aby była rzeczywista. Jeżeli pracownik ma słabe wyniki, to – choć same w sobie mogą one być przyczyną wypowiedzenia – nie rekomendujemy, aby na tym poprzestać. Te słabe wyniki są bowiem skutkiem, a nie przyczyną tego, że pracownik nie wykonuje swoich obowiązków albo wykonuje je nienależycie. I to trzeba właśnie zidentyfikować, a następnie odpowiednio opisać w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy z pracownikiem.
Kolejna kwestia to odpowiedni stopień skonkretyzowania przyczyny. Pracodawca, formułując w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy przyczyny zwolnienia, powinien określić je tak, aby jednoznacznie wskazywały, dlaczego pracownik został zwolniony. Jest to szczególnie istotne w przypadku rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym – z oświadczenia powinno jednoznacznie wynikać, na czym w opinii pracodawcy polega wina pracownika, a co za tym idzie, pracownik nie powinien mieć wątpliwości, z jakim konkretnie zachowaniem należy łączyć decyzję pracodawcy o jego zwolnieniu. Co szczególnie warte podkreślenia, nie ma istotnego znaczenia to, w jaki sposób pracodawca zdecyduje się sformułować przyczyny rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem – czy zrobi to w sposób zwięzły, czyli w kilku słowach, czy też stworzy szerokie i drobiazgowe uzasadnienie swojej decyzji. Wymóg przedstawienia przyczyny rozwiązania umowy powinien być postrzegany jako minimalistyczny warunek, który pracodawca musi spełnić, i który z formalnego punktu widzenia decyduje o ważności złożonego przez pracodawcę oświadczenia woli. W ten minimalistyczny warunek wpisuje się konieczność przedstawienia przyczyn w sposób zrozumiały i jasny – techniczna strona tej kwestii nie ma znaczenia, a zarówno jedna, jak i druga metoda formułowania uzasadnienia mogą być w pełni prawidłowe, ale tylko pod warunkiem, że uzasadnienie będzie konkretne i zrozumiałe. Istotne jest, aby pracownik wiedział, za co zostaje zwolniony. Jeżeli przyczyny są oczywiste i pracodawca jest w stanie wykazać, że pracownik o nich wie, nawet mniej konkretne sformułowanie oświadczenia o rozwiązaniu umowy nie musi przesądzać o jego wadliwości.
Odpowiednie sformułowanie przyczyn w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy o pracę jest szczególnie istotne z perspektywy potencjalnego sporu sądowego z pracownikiem. Pracodawcy często nie zdają sobie sprawy, że w razie wniesienia przez zwolnionego pracownika odwołania sprawa przed sądem pracy będzie się toczyć wyłącznie w granicach zarzutów postawionych w pisemnym oświadczeniu o rozwiązaniu stosunku pracy. W konsekwencji pracodawca nie będzie mógł powoływać się przed sądem na jakiekolwiek inne okoliczności poza tymi, które wymienił jako przyczyny zwolnienia – i to nawet te, które uzasadniałyby dyscyplinarne zwolnienie pracownika. Zatem w przypadkach, gdy za decyzją pracodawcy o zakończeniu współpracy z pracownikiem stoi wiele naruszeń, których ten się dopuścił, zasadne jest uwzględnienie ich wszystkich w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy. Wprawdzie powołanie się przed sądem na przykłady naruszeń, które nie zostały wyraźnie wskazane w piśmie o rozwiązaniu umowy, ale które mieszczą się w ramach sformułowanych w nim przyczyn jest dopuszczalne, niemniej z punktu widzenia interesu pracodawcy najbezpieczniej będzie szczegółowo opisać wszystkie naruszenia.

błąd 10. korzystanie z pojęć prawnych mających ściśle określone znaczenia

Omawiając błędy związane z niepoprawnym formułowaniem przyczyn zwolnienia, należy również zwrócić uwagę na posługiwanie się przez pracodawców pojęciami, które – choć używane powszechnie w języku potocznym – mają swoje szczególne i bardzo konkretne znaczenie prawne, a co za tym idzie, niekoniecznie znajdą zastosowanie w danej sytuacji. Użycie przez pracodawcę słów takich jak chociażby „mobbing”, „groźba karalna”, „plagiat” czy – najbardziej klasyczne – „likwidacja stanowiska pracy” lub „redukcja zatrudnienia” przy okazji uzasadniania decyzji o zakończeniu współpracy z pracownikiem może nieść za sobą bardzo istotne skutki w przypadku procesu sądowego. Sąd podczas oceny zasadności rozwiązania umowy o pracę, a w związku z tym prawdziwości wskazanych przez pracodawcę przyczyn zwolnienia, zbada, czy wspomniane i określone w konkretny sposób przez pracodawcę zjawisko rzeczywiście miało miejsce. Odwołujący się do sądu pracownik będzie z pewnością próbował wykazać, że okoliczności, które leżały u podstaw jego zwolnienia, a które zostały nazwane przez pracodawcę np. mobbingiem, wcale jako mobbing nie mogą zostać zakwalifikowane. Potwierdzając, że konkretne określenie zostało przez pracodawcę użyte błędnie, sąd jednocześnie potwierdza, że wskazana przez pracodawcę przyczyna wcale nie miała w rzeczywistości miejsca. To natomiast w skrajnych przypadkach może doprowadzić do sytuacji, w której „odpadną” wszystkie przyczyny podjętej decyzji o zwolnieniu, a w konsekwencji rozwiązanie umowy zostanie uznane przez sąd za bezskuteczne, a pracownik zostanie przywrócony do pracy na dotychczasowych warunkach. Tymczasem przy właściwie opisanej przyczynie decyzja o rozwiązaniu umowy z pracownikiem by się obroniła.

błąd 11. rozwiązanie umowy z przekroczeniem terminu

Dodatkowe wymogi formalne spoczywają na pracodawcy w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może bowiem nastąpić po upływie miesiąca od uzyskania przez pracodawcę potwierdzonych wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie z pracownikiem umowy. Przekroczenie miesięcznego terminu przez pracodawcę skutkuje wadliwością rozwiązania umowy o pracę, a ten termin w żadnym wypadku nie może zostać przywrócony. Dlatego też dokładne określenie, kiedy upływa ostateczny termin na wręczenie pracownikowi dyscyplinarki, a także zebranie odpowiednich dowodów, dzięki którym pracodawca będzie mógł udowodnić, kiedy uzyskał wiedzę o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie umowy, ma absolutnie fundamentalne znaczenie.
W praktyce określenie dnia, od kiedy należy liczyć upływ miesięcznego terminu na zwolnienie pracownika, budzi sporo wątpliwości. Po pierwsze termin rozpoczyna bieg od dnia, kiedy informację na temat okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy uzyska osoba lub organ zarządzający zakładem pracy bądź inna osoba upoważniona do dokonywania czynności prawnych w imieniu pracownika. Nie chodzi przy tym o jakiekolwiek wiadomości czy spekulacje na temat potencjalnych naruszeń pracownika. Miesięczny termin powinien być liczony od momentu, kiedy pracodawca uzyska konkretne i dostatecznie wiarygodne informacje, aby móc stwierdzić, że pracownik dopuścił się zachowania uzasadniającego zwolnienie dyscyplinarne. Jednym z podstawowych sposobów, aby uzyskać kompletne i rzetelne informacje na temat przyczyn uzasadniających zwolnienie pracownika, jest przeprowadzenie przez pracodawcę kompleksowego postępowania wyjaśniającego.
Pojawiające się po stronie pracodawców obawy dotyczące przekroczenia miesięcznego terminu na wręczenie pracownikowi dyscyplinarki sprawiają, że tego rodzaju wewnętrzne postępowania wyjaśniające nie są przeprowadzane wystarczająco często, a w konsekwencji decyzje o zwolnieniach często są dokonywane na podstawie wybrakowanych informacji. Obawy te są jednak całkowicie bezpodstawne. Nie ulega bowiem wątpliwości, że w przypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o wszczęciu postępowania wyjaśniającego miesięczny termin na zwolnienie pracownika rozpocznie swój bieg dopiero po otrzymaniu przez pracodawcę ostatecznych wyników takiego postępowania (a nie od dnia zdarzenia będącego naruszeniem obowiązków pracowniczych).
Warto również zwrócić uwagę na szczególne zasady, które obowiązują w przypadku naruszeń o charakterze ciągłym – wówczas miesięczny termin z kodeksu pracy rozpoczyna swój bieg od ostatniego z tych zdarzeń. Jeżeli zatem zachowanie pracownika trwa nieprzerwanie, stale i niezmiennie przez dłuższy czas, upływ terminu należy liczyć osobno w stosunku do każdego kolejnego dnia utrzymującego się zachowania pracownika określanego jako czyn ciągły. Wśród przykładów naruszeń, w przypadku których termin aktualizuje się z każdym dniem, kiedy mają one miejsce, można wskazać chociażby nieusprawiedliwioną nieobecność pracownika w pracy czy prowadzenie przez niego działalności konkurencyjnej względem pracodawcy.
Na marginesie warto zwrócić uwagę na inną, często pomijaną przez pracodawców planujących zakończenie współpracy z pracownikiem kwestię, jaką jest aktualność przyczyn, na podstawie których podejmują taką decyzję. O ile bowiem w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika przepisy kodeksu pracy bezpośrednio przesądzają, po jakim czasie nie można zwolnić pracownika na podstawie danej okoliczności, o tyle w przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem rozstrzygnięcie tej kwestii nie jest tak oczywiste. Ponieważ w przepisach kodeksu pracy nie odnajdziemy konkretnego terminu, kiedy przyczyny „zwykłego” wypowiedzenia dezaktualizują się, kwestia ta powinna być rozstrzygana indywidualnie w przypadku każdego pracownika i okoliczności leżących u podstaw jego zwolnienia. Z tego też powodu nieuzasadnione byłoby również odgórne wyznaczenie „okresu przedawnienia” przyczyn wypowiedzenia – każdorazowo należy bowiem dokonać kompleksowej oceny na podstawie wielu okoliczności konkretnego przypadku.

błąd 12. utrata zaufania jako przyczyna rozwiązania umowy

Chociaż sądy pracy powszechnie akceptują utratę zaufania do pracownika jako przyczynę uzasadniającą jego zwolnienie, to jednak nadużywanie tej okoliczności jako przyczyny rozwiązania umowy jest błędem – utrata zaufania do pracownika nie jest bowiem przyczyną, ale skutkiem jakichś zachowań/postawy tego pracownika. To te zachowania/postawy są rzeczywistą przyczyną rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę i to one powinny być wskazane w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy.
Aby utrata zaufania do pracownika mogła stanowić poprawną przyczynę rozwiązania z nim stosunku pracy, musi znajdować uzasadnienie w obiektywnych i racjonalnych okolicznościach danej sprawy, które dodatkowo same w sobie usprawiedliwiają wypowiedzenie. Tym samym wskazana jako przyczyna zwolnienia utrata zaufania do pracownika stanowi w zasadzie, jak już wskazano wcześniej, skutek pewnych zdarzeń, nie przyczynę samą w sobie. To natomiast oznacza konieczność wykazania przez pracodawcę dwóch kwestii – zarówno zdarzeń, które doprowadziły do zmiany jego dotychczasowego stosunku do pracownika, jak i samego faktu, że zmiana ta rzeczywiście nastąpiła i była uzasadniona.
Inną kwestią, która powinna powstrzymać pracodawców przed zbyt częstym wskazywaniem utraty zaufania jako przyczyny zwolnienia, jest jej specyficzny, subiektywny charakter. Ponieważ utrata zaufania do pracownika jest związana ze sferą emocjonalną, siłą rzeczy znacznie trudniej będzie ją udowodnić przed sądem niż obiektywnie sprawdzalne okoliczności faktyczne, np. zachowanie pracownika czy podjęte przez niego działania.
W przypadku gdy sąd stwierdzi, że utrata zaufania do pracownika nie znajduje podstaw w obiektywnych i racjonalnych przesłankach, a jest wyłącznie wynikiem arbitralnych ocen pracodawcy, zatrudniający musi spodziewać się pozytywnego dla pracownika wyroku. W przypadku odpowiedniego przygotowania się do procedury zwolnienia i opracowania odpowiedniej strategii odwoływanie się do czynników takich jak utrata zaufania czy innych okoliczności, które nie są obiektywnie sprawdzalne, nie będzie konieczne.

błąd 13. sztuczna likwidacja stanowiska

Inną okolicznością, na którą często powołują się pracodawcy, chcąc uzasadnić rozwiązanie umowy z pracownikiem, są przeprowadzane w firmie zmiany organizacyjne oraz likwidacja jego dotychczasowego stanowiska pracy. Niestety często się zdarza, że ta przyczyna– choć oczywiście może stanowić w pełni uzasadniony powód zwolnienia – ma całkowicie fikcyjny charakter i wskazywana jest nawet w sytuacjach, gdy u podstaw wręczanego pracownikowi wypowiedzenia w rzeczywistości leżą okoliczności takie jak jego efektywność, wyniki, osiągnięcia, czyli tzw. performance pracownika. Niejednokrotnie spotykamy się z sytuacją, w której pracodawca, powołując się na likwidację stanowiska jako na pozornie łatwiejszą do wykazania przyczynę, wpada w pułapkę. Pomijając bowiem oczywistą kwestię, jaką jest niedopuszczalność wskazywania niezgodnej z prawdą przyczyny, to udowodnienie, że miała miejsce likwidacja stanowiska bądź – jeszcze szerzej – zmiany organizacyjne czy restrukturyzacja zatrudnienia, przeprowadzenie skutecznego rozwiązania umowy o pracę z powodu likwidacji stanowiska pracy ma niewielką szansą na powodzenie. Co więcej, oznacza niejednokrotnie konieczność porównywania zwalnianego pracownika z innymi pracownikami, a co za tym idzie, mamy nie jedną sprawę – zwolnionego pracownika, ale kilka spraw w ramach jednej, bo musimy udowodnić, dlaczego zwolniony został Kowalski, a nie Nowak czy Nowakowska. Warto mieć również na uwadze to, że pojęcia takie jak „likwidacja stanowiska” czy „redukcja zatrudnienia” mają swoje konkretne znaczenie prawne, niekoniecznie tożsame ze znaczeniem, w jakim potocznie korzysta się z tych pojęć. To natomiast niesie za sobą dodatkowe – często niespodziewane dla pracodawców – ryzyko, o którym była już mowa. W toku sporu może bowiem się okazać, że chociaż rzeczywiście pracodawca zrezygnował ze stanowiska, na którym zatrudniony był zwolniony pracownik, to w prawnym rozumieniu likwidacja stanowiska wcale nie miała miejsca. W związku z tym szczególnie jest istotne, aby pracodawca decydujący się na zakończenie współpracy z pracownikiem z przyczyn niedotyczących bezpośrednio osoby zwalnianej zgromadził odpowiednie dowody potwierdzające, że dokonane przez niego zmiany organizacyjne miały rzeczywisty charakter. Mogą świadczyć o tym zarówno schematy przedstawiające strukturę zatrudnienia przed i po dokonanych zmianach, zmiany wprowadzane w obowiązujących w firmie regulacjach albo chociażby wewnętrzna komunikacja prowadzona z pracownikami.
Przy odpowiednim przygotowaniu się przez pracodawcę do procesu zwolnienia, zgromadzeniu odpowiednich dowodów na potwierdzenie oceny pracy wykonywanej przez pracownika, jego wyników bądź uchybień, których się dopuścił, udowodnienie zasadności wypowiedzenia na podstawie okoliczności związanych bezpośrednio z osobą pracownika, nie powinno natomiast przysporzyć nadmiernych problemów.

błąd 14. błędy związane z zawarciem porozumienia

Kolejne nieprawidłowości można zaobserwować w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron. Choć jest to najmniej konfliktowy – a w konsekwencji również najbardziej pożądany – sposób zakończenia współpracy z pracownikiem, warto zwrócić uwagę na to, w jakich okolicznościach prowadzone są negocjacje oraz na jakich warunkach zawierane są tego rodzaju porozumienia. Niejednokrotnie zdarza się, że pracodawca zaprasza pracownika, z którym chce zakończyć współpracę, na spotkanie i od razu proponuje zawarcie porozumienia. Choć taki scenariusz na pozór może nie budzić większych wątpliwości, w rzeczywistości jest jednym z podstawowych błędów popełnianym przez firmy. Propozycja podpisania porozumienia i pozostawienie pracownikowi dłuższego terminu na zastanowienie się w większości przypadków kończy się ucieczką pracownika na zwolnienie lekarskie, a w konsekwencji skutecznym uniemożliwieniem zwolnienia pracownika. Opracowanie odpowiedniej strategii na spotkanie, na którym pracodawca wychodzi z propozycją ugodowego zakończenia stosunku pracy, jest niezbędne, aby w odpowiedni sposób zabezpieczyć swoje interesy.
Drugim dostrzeganym przez nas problemem są w praktyce znacząco wygórowane kwoty, jakie pracodawcy przyznają pracownikom w ramach rekompensaty za rozwiązanie umowy na podstawie porozumienia. Choć jak mogłoby się wydawać, kwoty te powinny być zbliżone do wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymałby w okresie wypowiedzenia umowy (zatem maksymalnie równowartość wynagrodzenia za trzy miesiące), to jednak standardy rynkowe są zgoła inne, stając się w ostatnim czasie rażąco wygórowane. Bywa bowiem, że kwoty przyznawane pracownikom na mocy porozumień sięgają nawet kilku- lub kilkunastokrotności wynagrodzenia. To natomiast stanowi niebezpieczny precedens i zachętę dla innych pracowników, aby do zawarcia takiego porozumienia – mniej lub bardziej akceptowalnymi sposobami – doprowadzić.

błąd 15. brak wiedzy o roszczeniach pracownika

Zamiar zawarcia rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron wymaga od pracodawcy odpowiedniego przygotowania – nie tylko od strony formalnej. Kolejnym poważnym błędem popełnianym przez pracodawców przy zawarciu porozumienia jest brak wiedzy na temat potencjalnych roszczeń konkretnego pracownika. Mowa tu przede wszystkim o sytuacjach, w których osoba zawierająca w imieniu pracodawcy porozumienie z pracownikiem nie wie o przysługujących pracownikowi nagrodach, dodatkach bądź bonusach. I chociaż zawarcie porozumienia w założeniu miało na celu zapobiec procesom sądowym z pracownikiem, błąd w tym zakresie spowoduje, że sprawa i tak trafi pod rozstrzygnięcie sądu na skutek pozwu o zapłatę.
Natomiast wraz z zawarciem porozumienia pracodawca powinien wypłacić pracownikowi wszystkie należne mu kwoty – wynagrodzenie, nagrody, dodatki i ekwiwalenty. Jeżeli którąkolwiek z należnych mu kwot pracodawca pominie, pracownik mimo rozwiązania z nim stosunku pracy będzie mógł żądać ich zapłaty. Sposobem, z którego często korzystają pracodawcy, aby uniknąć tego typu sytuacji, jest zawarcie w porozumieniu klauzuli, na podstawie której pracownik zrzeka się wszelkich roszczeń. Jednak tego rodzaju postanowienie jest nieważne i nie wywołuje zamierzonych przez pracodawcę skutków, a co za tym idzie, pracownik może skutecznie wystąpić do pracodawcy ze wszystkimi przysługującymi mu roszczeniami.

błąd 16. źle przeprowadzona rozmowa z pracownikiem

Pozostając jeszcze przy temacie rozmów z pracownikami, należy podkreślić, że źle przeprowadzona rozmowa, podczas której pracodawca zakomunikuje podwładnemu zwolnienie, może przynieść równie dużo szkód co pozostałe opisane przez nas błędy. Choć oczywiście dla większości osób przekazanie pracownikowi informacji o zwolnieniu jest szczególnie wymagające, to jednak odpowiednie przygotowanie i wsparcie profesjonalistów zmniejszy ryzyko popełnienia istotnych błędów, które mogą rzutować na dalszy spór z pracownikiem – w tym na drodze sądowej.
Mówiąc o źle przeprowadzonej rozmowie z pracownikiem, mamy na myśli w szczególności rozmowę, podczas której nie zostaną dopełnione wszystkie formalności, w szczególności zaś nie zostaną pracownikowi wyjaśnione przyczyny jego zwolnienia. Należy również unikać sytuacji, w której spotkanie z pracownikiem przeprowadza wyłącznie jedna osoba bądź osoba nieprzygotowana do tego rodzaju rozmów. W razie braków kadrowych albo jakiegokolwiek rodzaju wątpliwości pracodawca zawsze ma do dyspozycji jeszcze jedną możliwość, to znaczy wsparcie osoby z zewnątrz, np. prawnika, którego udział w spotkaniu może zapobiec wielu błędom. Istotne, aby mieć co najmniej dwóch świadków takiej rozmowy – tak, aby w przypadku sporu sądowego nie było to „słowo przeciwko słowu” (tj. słowo przedstawiciela pracodawcy przeciwko słowu pracownika).
Innym błędem, który wyjątkowo często zdarza się pracodawcom, jest brak świadomości, że pracownicy decydują się na nagranie takiej rozmowy bez wiedzy osoby, która prowadzi spotkanie. Ponieważ tego typu zachowaniu w praktyce trudno jest skutecznie zapobiec, warto przygotować się i dostosować przebieg rozmowy, aby nie mogła budzić zastrzeżeń ze strony pracownika – również w razie jej nagrania.
Równie istotne jest, aby pracodawca miał na uwadze psychologiczne znaczenie tego typu rozmowy. Rozmowa przeprowadzona w sposób profesjonalny i empatyczny, z szacunkiem do pracownika, z którym pracodawca podjął decyzję o rozstaniu, znacznie ułatwia szybkie, efektywne i polubowne zakończenie współpracy.