Po ustaniu stanu zagrożenia epidemią praca w elastyczniejszych formach przestanie mieć oparcie w przepisach. Ma temu zapobiec nowelizacja kodeksu.
Olga Gierada-Jabłonka, radca prawny, zarządza działem prawnym w ManpowerGroup w Polsce
W połowie września wznowiono prace nad nowelizacją kodeksu pracy, które ostatecznie mają zakończyć proces wprowadzania m.in. pracy zdalnej do porządku prawnego i przyjęcia jej na stałe. Z raportu ManpowerGroup „Czego pragną pracownicy?” wynika, że zatrudnieni we wszystkich sektorach i na każdym szczeblu domagają się większej elastyczności w zakresie czasu pracy. Dotyczy to zarówno miejsca świadczenia obowiązków służbowych, jak i możliwości decydowania o godzinie rozpoczęcia czy zakończenia dnia. 93 proc. badanych zauważyło też, że elastyczność zyskana podczas pandemii poprawiła jakość ich pracy. Mając na uwadze duże trudności w pozyskiwaniu odpowiednich kandydatów, zapewnienie jej w stopniu odpowiadającym talentom może być kluczowe. Coraz częściej mówi się w Polsce o skróceniu tygodnia pracy do czterech dni, od dawna funkcjonuje już praca zdalna, znana także jako home office czy to w formule pełnej, hybrydowej (łączącej formę zdalną ze stacjonarną) czy okazjonalnej. Pomimo braku specyficznych przepisów w pewnych zakresach rynek odpowiedział więc na potrzeby, co przyniosło zmiany w przepisach prawa. Nie sposób jednak nie zwrócić uwagi na fakt, że aktualny Kodeks Pracy to ustawa uchwalona w latach 70. ubiegłego stulecia, która w zakresie podstawowych instytucji nie uległa w ostatnich latach szczególnym zmianom. To sprawia, że przepisy nie zawsze odnoszą się do aktualnej sytuacji na rynku pracy.
Skrócenie tygodnia pracy
Jeżeli chodzi o skrócony tydzień pracy, to doświadczenia z tym aspektem mamy w Polsce już od kilku lat. Niektóre firmy zdecydowały się na skrócenie dnia w piątki przy zachowaniu prawa do pełnego wynagrodzenia, inne wprowadziły skrócenie czasu pracy o 2–4 godziny miesięcznie, dając zatrudnionym osobom dowolność w ich wykorzystaniu. Dane z innych krajów pokazują wiele korzyści także dla pracodawców, przy czym oczywiście na uwadze trzeba mieć i to, że nie każda organizacja może taki system u siebie wprowadzić. Z perspektywy przepisów, co do zasady czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy (art. 129 par. 1 kodeksu pracy, dalej: k.p.). Nie dotyczy to jednak m.in. następujących sytuacji:
- system skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.) czy
- równoważny czas pracy (art. 135 par. 1 k.p.).
Ten drugi jest ustalany przez pracodawcę, zaś pierwszy następuje na wniosek pracownika. Czy jest potrzeba zmiany przepisów w tym zakresie? Jeżeli rozważamy na poważnie czterodniowy tydzień pracy, to niewątpliwie tak, by możliwe było ustalenie dogodnego systemu czasu pracy bez wniosku zatrudnionego i konieczności wykazywania, że jest to uzasadnione rodzajem pracy czy organizacji i aby nie powodowało to konieczności stosowania wielu różnych systemów czasu pracy przez pracodawców, jeżeli nie wynika to akurat z działalności prowadzonej przez firmę. Nieuzasadnione wprowadzenie innego systemu czasu pracy stanowi wykroczenie w rozumieniu kodeksu pracy, dlatego uelastycznienie możliwości wprowadzenia tego systemu z pewnością byłoby potrzebne, by móc na szeroką skalę stosować to rozwiązanie. Mankamentem systemu skróconego tygodnia jest to, że może nastąpić wyłącznie na wniosek zatrudnionej osoby, co oznacza, że pracodawca musi być przygotowany na różne systemy rozliczeniowe – odzwierciedlone w umowie o pracę.
Elastyczny tryb pracy
W zakresie samodzielnego ustalania godzin pracy nie sposób nie posłużyć się trzema regulacjami (to nie są jedyne dające możliwość odmiennego podejścia od tego podstawowego):
- ruchomego czasu pracy (art. 1401 par. 2 k.p.), zgodnie z którym pracodawca może przewidzieć przedziały czasowe, w ramach których pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia wykonywania obowiązków służbowych;
- indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 142 k.p.) czy też
- zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.).
Mamy więc różne regulacje, którymi można się posłużyć, jednak każda z nich niesie z sobą pewne wyzwania. Indywidualny rozkład czasu pracy może być ciekawym rozwiązaniem w mniejszych organizacjach, natomiast w dużych firmach jego wprowadzenie byłoby niemałym przedsięwzięciem. Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest ruchomy czas pracy. Daje on możliwość wyboru zatrudnionym osobom godziny rozpoczęcia dnia, a pracodawca ustala wówczas na to odpowiednie widełki czasowe. Wtedy zatrudniona osoba z góry wybiera preferowaną godzinę lub ma tu dowolność, w zależności od dnia. Tu jednak trzeba zadbać o prawidłowość rozliczania czasu pracy. Na dalszym etapie elastyczność może być wprowadzona poprzez zastosowanie dodatkowej przerwy na załatwienie spraw osobistych (art. 141 k.p.) – to również jest często spotykane rozwiązanie. Ma ono jednak też swoje minusy w postaci sztywnego przedłużenia dnia, jeśli jest wprowadzona jako obowiązkowa. Można się także pokusić o odczarowanie i delikatne przeformułowanie formy zadaniowego czasu pracy. W omawianej sytuacji obiektywna przesłanka nie występuje bowiem po stronie pracodawcy, ale po stronie pracownika, któremu zależy na tym, by móc w dostosowany do swoich potrzeb sposób łączyć życie zawodowe z osobistym.
Praca zdalna
Kolejnym z omawianych tu elementów jest home office. Żeby odpowiedzieć na pytanie, czy propozycje legislacyjne dostosowują prawo do nowych wyzwań na rynku pracy, warto spojrzeć na tę kwestię całościowo, robiąc krok do tyłu. Należy bowiem mieć na uwadze, że rynkowo nie jest to rozwiązanie nowe i mimo istnienia przepisów o telepracy (które nie w każdym przypadku odpowiadają charakterowi pracy) faktycznie funkcjonowało. W czasie pandemii okazało się, że jest to możliwe w niemalże każdej branży i zarówno pracownicy, jak i firmy chcą w miarę możliwości owo rozwiązanie zaadaptować na stałe choćby w niewielkim wymiarze.
Pierwszy przepis wprowadzający pojęcie pracy zdalnej pojawił się w ustawie covidowej (ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Artykuł 3 ust. 1 nadał pracodawcom uprawnienia do polecenia pracownikom pracy w sposób zdalny, pozostawiając dużą dowolność w ułożeniu zasad realizacji obowiązków służbowych w tej formie. Jednak w momencie odwołania stanu zagrożenia epidemicznego przepis ten nie będzie mieć zastosowania. Ażeby nie powrócić do próżni w przepisach, która wcześniej panowała w tym zakresie, w pierwszej połowie 2021 r. rozpoczęto działania nad projektem ustawy zmieniającej kodeks pracy, które trwają do dziś. Trudne do pogodzenia okazują się oczekiwania organizacji związkowych z tymi postulowanymi przez pracodawców oraz stronę rządową. Niestety, wiele z projektowanych przepisów postrzeganych jest przez firmy jako zbyt sformalizowane. Fakt, że rezultatem ma być elastyczność w podejściu do wykonywania obowiązków służbowych, a przygotowanie do niej po stronie pracodawców narzuca wiele wymogów formalnych, jest sam w sobie trudny do zrozumienia. Na przykład konieczność zawierania rozbudowanych porozumień z organizacjami związkowymi czy też przedstawicielem pracowników lub z samym pracownikiem, która powoduje de facto obowiązek przygotowania kolejnego regulaminu i dołożenia kolejnych „kartek” do już niemałego stosu dokumentów zatrudnieniowych.
Wątpliwości przedsiębiorców
Przez pracodawców są poruszane głównie aspekty związane z rekompensatą kosztów ponoszonych przez pracownika, kwestie związane z bhp czy bardzo oszczędnie przewidziany czas możliwej pracy zdalnej w postaci okazjonalnej. W kwestii rekompensaty są podnoszone od początku przede wszystkim argumenty mówiące o zrównoważeniu się po stronie pracownika dodatkowych kosztów z oszczędnościami, jakie niesie brak dojazdów do pracy. Sztywne ustalenie konieczności pokrycia wydatków bez odniesienia się do tych oszczędności nie wydaje się uzasadnione. Próbując jednak ocenić możliwości zatrudniających w zakresie rekompensowania kosztów, najbardziej burzliwym elementem rozmów jest ustalenie kwoty ryczałtu. Z projektowanego przepisu wynika, że pracodawca zobowiązany jest pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (art. 6724 par. 1 pkt 2 in fine projektu k.p.). Dalej w przepisie można przeczytać, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 6724 par. 5). Oczywiście kwoty te są inne w każdej z lokalizacji. Różnią się normy zużycia energii w zależności od posiadanego sprzętu czy wykonywanej pracy. Jak więc ustalać ryczałt, gdy pracownik wykonuje pracę w miejscu, gdzie nie ponosi kosztów zużycia energii elektrycznej, mediów etc.? Albo czy konieczne będzie wliczenie w ryczałt cen usług telekomunikacyjnych, w tym dostępu do internetu, podczas gdy pracodawca zapewnia telefon komórkowy z dostępem do sieci? Wydaje się, że firmy nie będą zobowiązane wliczać ww. pozycji, jednak przepisy w tym względzie są dość enigmatyczne. Kolejne pytania, jakie powstają, to np. czy konieczne będzie rozróżnienie terytorialne kwot bazowych? Czy ryczałt przyznawać w stawkach dziennych, czy też miesięcznych, co ma swoje przełożenie na możliwości systemowe pracodawców? Czy uwzględniać nieobecności, a jeśli tak, to wszystkie czy tylko te dłuższe? Rozwiązania systemowe przyjęte w przedsiębiorstwach są tak różne, że bardzo trudno znaleźć jedną dobrą odpowiedź. Ryczałt powinien odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Użycie liczby pojedynczej – „pracownik – powoduje wiele wątpliwości. Czy zatem można ustalić jedną kwotę ryczałtu dla jednej lub wielu grup pracowniczych, czy też pracodawca będzie zobowiązany ustalać kwotę, biorąc pod uwagę faktyczne przewidywane wydatki każdego pracownika z osobna? Oczywiście wydaje się, że to drugie rozwiązanie jest nielogiczne, jednak użycie określonych słów budzi takie wątpliwości.
Dodatkowo projektowany przepis wskazuje na konieczność udokumentowania cen rynkowych, a oczywiste jest, że ulegają one ciągłym zmianom. To może w efekcie może budzić wątpliwość, czy nieuniknione będzie wprowadzanie zmian do porozumień z pracownikami i ciągłych weryfikacji wyliczeń.
Kwestie związane z naliczeniami wynagrodzeń w zakresie ryczałtu są w ogóle niezwykle interesującym aspektem. Wiele firm, szczególnie tych dużych, nie jest przygotowanych na to, by wprowadzić zmienny element wynagrodzenia. Takie organizacje raczej nie zastanawiają się nad pokrywaniem faktycznych kosztów, ponieważ byłoby to zadanie wymagające stworzenia wielu nowych etatów, inwestycji w dedykowane takim rozwiązaniom systemy. Może jednak okazać się, że ryczałt nie będzie o wiele lepszym rozwiązaniem. Często pojawiają się głosy, że mniejsze przedsiębiorstwa, jeżeli owo rozwiązanie zostanie wprowadzone, nie zdecydują się na pozwolenie zatrudnionym osobom na pracę zdalną, chyba że okazjonalnie. System ryczałtowy jest jednym z większych wyzwań tego projektu i w mojej ocenie powinno to być pozostawione jako opcja dla przedsiębiorstw, które mogą i chcą oferować to jako dodatkowy benefit. Przez lata pracy w formule home office wykształciły się przeróżne praktyki – część pracodawców wypłacała dodatkowe kwoty jako kolejny z benefitów, pozostali nie, z uwagi na to, że to benefit sam w sobie. Istotne jednak było, że pracownicy mieli pełną świadomość przyjętego rozwiązania i nie domagali się pokrywania wzrostu kosztów. Podnoszony przez stronę rządową argument o oszczędnościach czynionych przez pracodawców przy stosowaniu formuły zdalnej również nie jest w większości przypadków faktem. Firmy planują raczej zastosowanie częściowej pracy zdalnej, co powoduje konieczność zachowania powierzchni biurowych, a co za tym idzie – koszty działania przedsiębiorstwa nie zmienią się – chyba że w górę, bo ceny rosną.
Odnośnie do pracy okazjonalnej, niezrozumiałe dla pracodawców jest również przyjęcie dopuszczalnej liczby 24 dni w roku kalendarzowym. Dość powszechnym rozwiązaniem rynkowym była możliwość pracy z domu, często jako dzień home office był wybierany piątek. Pracownik samodzielnie decydował, czy z niego skorzysta czy nie. Ażeby móc taką możliwość zachować po ustaniu stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego, okres możliwej pracy okazjonalnej powinien zostać wydłużony do 52 dni w roku kalendarzowym. Samo wprowadzenie tego rozwiązania jest mocno odformalizowane, bowiem większość projektowanych przepisów ma do niej zastosowanie. Praca okazjonalna jest bardzo pozytywnie oceniana, jednak okres jej trwania jest stanowczo zbyt krótki.
Przez pracodawców podnoszona także kwestia związana z odpowiedzialnością za bhp. W pierwszej wersji projektowanych przepisów przyjęto nieco odmienne rozwiązanie do tego z aktualnego projektu. Mianowicie, w pierwotnej wersji to pracownik odpowiadał za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej. Aktualny projekt zakłada tylko, że zatrudniona osoba organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. W ocenie pracodawców oznacza to, że odpowiedzialność w tym zakresie spoczywa wciąż na pracodawcy, co powoduje kolejne wątpliwości – czy pracodawcy powinni kontrolować miejsce świadczenia pracy? Czy opierać się wyłącznie na oświadczeniu pracownika? Jak postępować w przypadku zatrudniania w tej formie kilku setek czy nawet tysięcy osób? Co w przypadku, gdy miejsce świadczenia pracy ulega zmianie? Pracodawcy podtrzymują swój wniosek o zmianę przepisów w tym zakresie, z uwagi na to, że faktycznie nie mają tak dużego wpływu na sposób organizacji miejsca pracy zdalnej.
Jak widać, projektowane przepisy dotyczące pracy zdalnej są w wielu miejscach zbyt sztywne i tak jak celem pracy zdalnej jest zapewnienie elastyczności, tak też powinno wyglądać prawo w tym zakresie. Wiele z projektowanych obowiązków będzie blokować niektóre firmy, a nie taki cel przyświecał wprowadzeniu tej regulacji. Jeszcze wiele z przepisami można zrobić, by tę elastyczność zapewnić obu stronom relacji stosunku pracy. ©℗
