PROBLEM Jestem pracownikiem zatrudnionym na stanowisku przedstawiciela handlowego i mam przydzielony do stałego użytku samochód służbowy, który wykorzystuję głównie w celach służbowych, a w razie potrzeby także w celach prywatnych, nie ponosząc z tego tytułu odpłatności. Samochód garażuję na własnej posesji. Od stycznia pracodawca potrąca część mojego wynagrodzenia na poczet podatku i składek od rzekomego użytkowania przeze mnie samochodu służbowego w celach prywatnych. Czy ma do tego prawo? W jaki sposób pracodawca powinien ustalić należną mi wartość do wypłaty? Oprócz stałej płacy miesięcznej 5000 zł otrzymuję dodatek stażowy o wartości 500 zł miesięcznie? Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana ostatniego dnia miesiąca. Dodatkowo pracodawca potrąca z pensji składkę na pracownicze ubezpieczenie NW (60 zł).
ODPOWIEDŹ
Pracodawca ma nie tylko prawo, lecz także obowiązek pobierać z wynagrodzenia zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od przychodu, jaki pracownik otrzymuje z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego w celach prywatnych. Obowiązek ten ciążył na pracodawcy również przed 1 stycznia 2015 r., tyle że z tą datą zmieniły się podatkowe zasady ustalania przychodu z omawianego tytułu.
Po nowemu
Zgodnie z art. 12 ust. 1 i 2a–2c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa PIT) za przychody ze stosunku pracy uważa się m.in. wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Obecnie, tj. od 1 stycznia 2015 r., wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
● 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;
● 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
Jednocześnie w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot.
Częściowa odpłatność
Gdy świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne (pracownik płaci jakąś kwotę pracodawcy), to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną przez ustawodawcę (250 zł lub 400 zł) i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi z kolei przychód w rozumieniu ustawy PIT uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).
Od 1 stycznia 2015 r. nie zmieniły się zasady ustalania wartości pieniężnej świadczeń w naturze dla celów ZUS. Ustala się ją na podstawie par. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tj. w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku według:
● cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy, jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy,
● cen ich zakupu, jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę.
Przywołane przepisy mają odpowiednie zastosowanie dla celów ustalania wartości udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych. Rekomendowanym rozwiązaniem wydaje się zatem ustalenie w przepisach płacowych obowiązujących u pracodawcy wartości ekwiwalentu pieniężnego z omawianego tytułu według tych samych poziomów i na takich samych zasadach, jakie ustawodawca wprowadził w ustawie PIT.
Szczegółowe rachunki
Odnosząc się do pytania czytelnika, przyjmijmy, że w styczniu przez cały miesiąc miał do swojej dyspozycji samochód służbowy (o pojemności silnika powyżej 1600 cm3), z którego korzystał również w celach prywatnych. Od 1 stycznia pracodawca ustalił w regulaminie wynagradzania wartość ekwiwalentu z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego dla celów prywatnych na potrzeby wyceny wartości świadczenia dla celów składkowych, na poziomie i według zasad analogicznych jak dla celów podatkowych.
Dokonując rozliczenia pracownika za styczeń, pracodawca powinien wypłacić mu 3716,91 zł. Jeżeli czytelnik przed 1 stycznia 2015 r. nie ponosił obciążenia z tytułu używania samochodu służbowego na prywatne potrzeby, to różnica w kwocie do wypłaty dla niego, pomiędzy np. grudniem 2014 r. a poszczególnymi miesiącami 2015 r., wynosi 121,90 zł [3838,81 zł (kwota do wypłaty w np. grudniu 2014) – 3716,91 zł (kwota do wypłaty w styczniu 2015 r.) = 121,90 zł].
W celu ustalenia wartości do wypłaty należnej w styczniu 2015 r., zatrudniający dokonuje następujących wyliczeń:
Krok 1. Ustala podstawę wymiaru składek i oblicza składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika:
● podstawa wymiaru składek: 5900 zł [5000 zł (wynagrodzenie) + 500 zł (dodatek stażowy) + 400 zł (przychód z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych) = 5900 zł]
● składki na ubezpieczenia społeczne: 808,89 zł [(5900 zł x 9,76 proc.) + (5900 zł x 1,5 proc.) + (5900 zł x 2,45 proc.) = 808,89 zł]
Krok 2. Ustala podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i oblicza składkę:
● podstawa wymiaru składki: 5091,11 zł [5900 zł (podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) – 808,89 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) = 5091,11 zł],
● składka na ubezpieczenie zdrowotne: 458,20 zł [(5091,11 zł x 9 proc. = 458,20 zł); z czego odliczeniu od podatku podlega 7,75 proc. podstawy wymiaru tj. 394,56 zł].
Krok 3. Ustala przychód, a następnie podstawę opodatkowania i oblicza zaliczkę na podatek dochodowy:
● przychód: 5900 zł [(5000 zł wynagrodzenie zasadnicze) + (500 zł dodatek stażowy) + (400 zł przychód z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych)],
● podstawa opodatkowania: 4980 zł [5900 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) – 808,89 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) = 4980 zł po zaokrągleniu do pełnych złotych],
● zaliczka na podatek: 850,07 zł [4980 zł (podstawa opodatkowania) x 18 proc. (stopa procentowa podatku) – 46,33 zł (ulga podatkowa) = 850,07 zł],
● zaliczka na podatek do urzędu skarbowego: 456 zł [850,07 zł (zaliczka na podatek dochodowy) – 394,56 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru) = 456 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)].
Krok 4. Ustala wartość wynagrodzenia netto:
● kwota netto: 3776,91 zł [5000 zł (wynagrodzenie) + 500 zł (dodatek stażowy) – 808,89 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) – 458,20 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne – 9 proc.) – 456 zł (podatek do US) = 3776,91 zł].
Krok 5. Ustala kwotę do wypłaty:
● do wypłaty: 3716,91 zł [3776,91 zł (wynagrodzenie netto) – 60 zł (wartość potrąceń dobrowolnych) = 3716,91 zł].
Większe narzuty
Warto dodać, że zwiększenie kosztów dotyczy nie tylko pracownika, lecz także pracodawcy. Całkowity koszt płacowy dla pracodawcy z tytułu wynagrodzenia pracownika to jego płaca brutto (w omawianym przypadku 5500 zł) oraz suma składek na ubezpieczenia społeczne oraz na Fundusz Pracy i FGŚP, finansowanych ze środków pracodawcy. W odniesieniu do analizowanej sytuacji (przyjmując założenie, że składka na ubezpieczenie wypadkowe, obowiązująca pracodawcę wynosi np. 2,26 proc.) wartość łącznych miesięcznych kosztów pracodawcy wynosi:
● w styczniu 2015 r.: 6743,13 zł (5500 zł + suma składek finansowanych przez pracodawcę 1243,13 zł),
● w grudniu 2014 r.: 6658,85 zł (5500 zł + suma składek finansowanych przez pracodawcę 1158,85 zł).
Zatem wzrosła w 2015 r. o 84,28 zł miesięcznie (6743,13 zł – 6658,85 zł) w porównaniu do roku poprzedniego.
Za niepełny miesiąc
W kontekście ustalania przychodu za niepełny miesiąc, w sytuacji gdy pracownik korzysta z samochodu służbowego w prywatnych celach tylko przez część miesiąca, przychód ten ustala się jako 1/30 ustawowych kwot (1/30 z kwoty 250 lub 400 zł) za każdy dzień używania służbowego auta w celach prywatnych.
Sytuacja się komplikuje, gdy pracownik ma na stałe przydzielony samochód służbowy (garażuje go we własnym garażu czy na posesji, gdyż bezpośrednio z domu wyrusza do pracy np. w terenie), a jednocześnie korzysta z niego w celach prywatnych tylko przez część miesiąca. Trudno w takich sytuacjach udokumentować, w które dni pracownik korzystał, a w które nie ze służbowego auta w swoich prywatnych celach. Niewątpliwie najprostszym rozwiązaniem dla pracodawcy jest doliczanie do przychodu pracownika pełnej kwoty określonego przez ustawodawcę przychodu. Ustalanie przychodu tylko za niektóre dni (w których pracownik korzystał z auta na prywatne potrzeby) rodzi dodatkowe komplikacje i wymaga precyzyjnego uregulowania zasad obowiązujących w tym zakresie, np. poprzez stworzenie polityki samochodowej i zobowiązanie pracowników do sporządzania szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, na podstawie której można by określić liczbę dni wykorzystywania samochodu na prywatne cele przez pracownika.
W kontekście omawianego problemu pojawia się wątpliwość, czy we wskazanych limitach mieszczą się również koszty paliwa zużytego podczas wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, pokryte przez pracodawcę. Zdaniem części autorów – nie. Oznacza to, iż nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, polegające na umożliwieniu wykorzystania paliwa zakupionego przez pracodawcę do celów prywatnych, jest odrębnym świadczeniem, którego wartość należy określić, stosując cenę zakupu paliwa poniesioną przez pracodawcę. Prezentowany pogląd oznacza w praktyce dodatkowe komplikacje dla zatrudniającego i wydaje się sprzeczny z celem ustawodawcy zmierzającym do uproszczenia zasad ustalania przychodu z omawianego tytułu.
Listy płac za grudzień 2014 r. i za styczeń 2015 r.

Podstawa prawna
Art. 12 ust. 1 i 2a–2c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121).
Art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).