Jeśli pracodawca zawarł z podmiotem zewnętrznym umowę na dostarczanie i czyszczenie odzieży roboczej, powinien jej treść przedstawić załodze. W przeciwnym razie nie może nakładać kar za nieoddanie ubrania
Spółka w 2013 r. zawarła umowę z przedsiębiorstwem odpowiedzialnym za dostarczenie, pranie i naprawę ubrań ochronnych. Umowa jest niedostępna dla pracowników. Firma odpowiadająca za ubrania zapewnia również szafki, osobne dla każdego pracownika, oraz tzw. brudowniki, do których wrzuca się brudne ubranie, po czym wyprane i naprawione znajduje się z powrotem w szafce. W 2013 r. okres zimowy, kiedy można było korzystać z ubrań zimowych, rozpoczął się w październiku i miał się skończyć w marcu 2014 r., ale został przedłużony do kwietnia 2014 r. Po tym okresie rzekomo (nie było żadnej informacji) od 15 do 30 kwietnia pracownicy byli zobowiązani wrzucić ubranie zimowe do brudownika, aby firma zabrała odzież do swojej siedziby na czas przechowania do następnego okresu zimowego.
W maju 2014 r. firma odpowiedzialna za ubrania przedstawiła listę pracowników, którzy nie wrzucili ubrań zimowych do brudowników, co automatycznie miało pociągać za sobą kary finansowe. W styczniu bieżącego roku pracownicy zostali ukarani kwotami po 428 zł za niewrzucenie ubrań do brudownika. Czy i na jakiej podstawie pracodawca może dokonać potrącenia z pensji?
Jeśli pracodawca zawczasu nie poinformował pracowników o obowiązujących zasadach przekazywania odzieży roboczej/ochronnej do prania i konserwacji, nie ma podstaw do potrącania im z wynagrodzenia jakichkolwiek kwot z tytułu niedopełnienia tego obowiązku. W takiej sytuacji, która nosi znamiona naruszenia przez pracodawcę obowiązujących przepisów, pracownik może złożyć na niego skargę do właściwego okręgowego inspektora Państwowej Inspekcji Pracy.
Podstawowe obowiązki
Stosownie do art. 2376 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; dalej: k.p.) do obowiązków pracodawcy należy nieodpłatne dostarczanie pracownikom środków ochrony indywidualnej, zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informowanie pracowników o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto, zgodnie z art. 2377 par. 1 k.p., pracodawca ma obowiązek dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Z kolei z art. 2378 par. 1 k.p. wynika, że pracodawca powinien ustalić rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w zw. z art. 2376 par. 1 i art. 2377 par. 1 k.p., jak również przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Dokument ten, zgodnie z art. 23711a par. 1 k.p., powinien zostać skonsultowany z przedstawicielami pracowników.
Pracodawca, który wyposaża pracowników w odzież roboczą i/lub ochronną, powinien również zapewnić jej pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie (art. 2379 par. 2 k.p.). Powyższy obowiązek można rozwiązać w dwojaki sposób – oddawać tę odzież do pralni zewnętrznej lub zapewnić urządzenia oraz środki piorące – i przeprowadzać pranie na terenie przedsiębiorstwa, we własnym zakresie. Przepisy dopuszczają również możliwość zlecenia pracownikom prania odzieży roboczej, pod warunkiem wypłacania im ekwiwalentu pieniężnego w wysokości faktycznie poniesionych kosztów. Niedopuszczalne jest jednak powierzanie pracownikom prania, konserwacji, odpylania i odkażania przedmiotów, które uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.
W opisanym przypadku pracodawca dopełnił powyższych obowiązków, bowiem zarówno zapewnił pracownikom odzież roboczą (ochronną), jak i zapewnił jej pranie i konserwację. Zaszwankował tu jednak sposób przekazywania pracownikom informacji o zasadach obowiązujących przy przekazywaniu tej odzieży podmiotowi odpowiedzialnemu za gospodarowanie tą odzieżą.
Bez konsekwencji
Brak skutecznej informacji działa na korzyść pracowników, bowiem uniemożliwia pracodawcy wyciągnięcie wobec nich konsekwencji i pociągnięcie do odpowiedzialności służbowych (np. ukaranie karą pieniężną, o której mowa w art. 108 par. 2 k.p., lub obciążenie kosztami kary umownej, nałożonej przez podmiot odpowiedzialny za dostarczenie i pranie odzieży roboczej, na podstawie przepisów o odpowiedzialności materialnej pracowników, o której mowa w przepisach art. 114–122 k.p.) za niedopełnienie obowiązku przekazania odzieży w wyznaczonym terminie.
Należy tu również zaznaczyć, że zgodnie z art. 91 par. 1 k.p. pracodawca bez zgody pracownika wyrażonej na piśmie nie może dokonywać żadnych potrąceń z wynagrodzenia pracownika z wyjątkiem:
a) sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
b) sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
c) zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
d) kar porządkowych, o których mowa w art. 108 k.p.,
e) kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
W przypadku gdy pracodawca naruszy powyższy zakaz, zgodnie z art. 282 par. 1 pkt 1 k.p. może zostać ukarany karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.
Skarga do PIP
W razie naruszenia powyższego zakazu przez pracodawcę pracownikom nie przysługuje odwołanie do właściwego okręgowego inspektora Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), natomiast mogą złożyć skargę na tego pracodawcę. Taka skarga może być złożona w formie pisemnej lub ustnej, bezpośrednio w siedzibie właściwego okręgowego inspektoratu PIP. W przypadku wybrania formy pisemnej skarga powinna zawierać nazwę i adres pracodawcy, na którego jest wnoszona, oraz okoliczności, które zdaniem pracowników naruszają ich uprawnienia. W skardze powinien być zawarty zwięzły opis sytuacji, które miały lub mają miejsce, co pozwoli inspektorowi pracy na dokładniejsze zapoznanie się z konkretnym przejawem łamania uprawnień pracowniczych w danym zakładzie pracy.
Niewątpliwie złożenie skargi spowoduje wszczęcie kontroli u pracodawcy i – w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów prawa – wyciągnięcie wobec niego odpowiednich konsekwencji.
Uważam jednak, że takie działania (donos na pracodawcę) powinny być zastosowane jedynie w ostateczności. Uprzednio warto podjąć z pracodawcą dialog w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji oraz umożliwić pracodawcy dobrowolny zwrot niesłusznie potrąconej kwoty wraz z ustawowymi odsetkami za zwłokę.
Dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia
● Dla takich potrąceń z wynagrodzenia za pracę wymagana jest zgoda pracownika wyrażona na piśmie.
● Zgoda pracownika nie może być blankietowa. Powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności. Wyrażenie bowiem zgody bez świadomości wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności jest nieważne.
● Brak zgody pracownika na dokonanie potrąceń nie może być uznane za działanie sprzeczne z zasadami współżycia społecznego szczególnie, gdy wątpliwe i sporne jest istnienie danej wierzytelności.
