Wydany przez ZUS informator zawiera ponad 200 zasad, reguł oraz wyjątków, jakimi trzeba się kierować, ustalając pobory za czas niezdolności do pracy. A im więcej składników wynagrodzeń, tym więcej może być komplikacji
Obliczanie wynagrodzenia chorobowego opiera się na zasadach analogicznych jak przy obliczaniu zasiłków z tytułu choroby, opieki czy rodzicielstwa. Aby obliczyć wynagrodzenie chorobowe pracownika za jeden dzień, należy najpierw ustalić podstawę wymiaru z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania, którą w dalszej kolejności dzieli się przez 30 (niezależnie od faktycznej liczby dni w miesiącu), a następnie mnoży przez odpowiedni wskaźnik procentowy oraz przez liczbę dni choroby. Wskaźnik procentowy dla wynagrodzenia chorobowego ma wartość:
w100 proc. podstawy wymiaru – jeśli choroba przypada w okresie ciąży, jest następstwem wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz gdy niezdolność do pracy powstała wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów (lub poddania się zabiegowi ich pobrania);
w80 proc. podstawy wymiaru – w pozostałych przypadkach.
Dokumentem usprawiedliwiającym nieobecność pracownika z powodu choroby i jednocześnie pozwalającym na wypłatę wynagrodzenia chorobowego jest zaświadczenie lekarskie wystawione na druku ZUS ZLA. Tylko prawidłowo wystawione zaświadczenie zawierające kompletne dane jest podstawą do wypłaty świadczenia z tytułu choroby. Zaświadczenie z błędami lub brakami musi zostać zwrócone pracownikowi w celu jego poprawienia przez lekarza, który je wystawił.
Dokumenty dodatkowe, uprawniające do wyższego świadczenia, to: zaświadczenie stwierdzające stan ciąży (jeśli nie ma kodu B na zwolnieniu lekarskim), zaświadczenie o poddaniu się niezbędnym badaniom dla kandydatów na dawców komórek i narządów, wystawione na dodatkowym druku przez lekarza lub dokumentacja potwierdzająca uznanie zdarzenia za wypadek w drodze do lub z pracy.
Podstawa wymiaru
Podstawę wymiaru stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc choroby. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia wchodzą co do zasady wszystkie składniki, które stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Są to przede wszystkim: płaca zasadnicza, premie i nagrody uzależnione od indywidualnych wyników, dodatki funkcyjne i stażowe, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne, wynagrodzenie za urlop (ale nie ekwiwalent za niewykorzystany urlop, pomimo że stanowi on podstawę wymiaru składek).
Wszystkie te składniki należy pomniejszyć o składkę na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe finansowaną przez pracownika. Innymi słowy – odjąć od kwoty brutto 13,71 proc., czyli wymienione wyżej składki. Dopiero po pomniejszeniu będą one stanowić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego.
Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie wchodzą składniki, które nie stanowią podstawy wymiaru składek, czyli np. świadczenia z ZFŚS, nagrody jubileuszowe, świadczenia urlopowe, większość odpraw i odszkodowań oraz inne, które zostały wymienione w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Co się wyłącza
Z podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy wyłączyć niektóre składniki. Są to składniki niezależne od oceny pracy pracownika, które otrzymuje mimo pobierania wynagrodzenia chorobowego. Innymi słowy, jeśli dany składnik wynagrodzenia pracodawca wypłaca pomimo tego, że pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, to tego składnika nie należy wliczać do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Chodzi o:
jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie,
wartość szczepień ochronnych pracowników finansowanych przez pracodawcę,
wartość badań mammograficznych lub innych nieodpłatnych badań pracowników,
nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów),
koszt wynajmu przez pracownika mieszkania, sfinansowany lub dofinansowany przez pracodawcę,
wartość dodatkowego ubezpieczenia pracownika wyjeżdżającego w delegację zagraniczną,
dopłatę pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika z tytułu różnych ryzyk, w tej kategorii mieszczą się ubezpieczenia grupowe,
bony lub wypłaty w gotówce, przyznawane w jednakowej wysokości lub zgodnie z jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,
jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika.
Z podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego wyłącza się także składniki niezależne od indywidualnego wkładu pracy, ale zależne od wyników pracy grupy pracowników, wypłacane niezależnie od absencji pracownika. Co ciekawe, wszystkie składniki wyłączane z podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego w trakcie trwania stosunku pracy po jego ustaniu będą mu wliczone do podstawy wymiaru. Wobec tego, wypełniając zaświadczenie ZUS-Z3 po ustaniu zatrudnienia, należy wykazać wszystkie te składniki.
Z podstawy wymiaru wyłącza się także te składniki wynagrodzenia, które zgodnie z zapisami umowy o pracę lub innego aktu przysługiwały do określonego terminu. Zatem jeśli w roku 2014 pracodawca wypłacał dodatek funkcyjny i zaprzestał jego wypłaty w 2015 roku, to przy obliczaniu wynagrodzenia chorobowego za 2015 rok należy wyłączyć ten dodatek z obliczeń.
Miesięcznie, kwartalnie, rocznie
Składniki przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru w kwocie wypłaconej pracownikowi za dany miesiąc. Inaczej jest ze składnikami kwartalnymi i rocznymi.
Premie kwartalne wlicza się w wysokości 1/12 premii wypłacanych za cztery poprzednie kwartały. Przykładowo jeśli premie kwartalne pracownika wyniosły odpowiednio 600 zł, 200 zł, 0 zł i 400 zł, czyli łącznie 1200 zł za cztery poprzednie kwartały, to do podstawy wymiaru wlicza się 1/12 tej kwoty, czyli 100 zł. Oczywiście należy pamiętać o zasadzie, że wlicza się wyłącznie składniki pomniejszane za okres choroby, bowiem jeśli w myśl obowiązujących u pracodawcy przepisów premia kwartalna przysługuje w pełnej wysokości pomimo przebywania na zwolnieniu lekarskim, to tego składnika nie należy uwzględniać przy obliczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego.
Analogicznie postępuje się z premiami rocznymi – należy je wliczyć do podstawy wymiaru w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedni.
Dopełnianie składników
Niektóre ze składników przyjmowanych do podstawy wymiaru należy dopełnić, czyli obliczyć wartość takiego składnika za pełny przepracowany miesiąc. Przykładowo pracownikowi wypłaca się dodatek funkcyjny, który jest pomniejszany kwotowo lub procentowo za każdy dzień nieobecności. Taki dodatek przy obliczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy dopełnić, czyli obliczyć, jakiej wartości dodatek pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały miesiąc.
Nie dopełnia się natomiast wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, nagród uznaniowych, czyli niewynikających z regulaminu premiowania. Te składniki przyjmuje się w kwocie faktycznie wypłaconej oraz, oczywiście, po pomniejszeniu o 13,71 proc. obowiązkowych składek pracownika.
Za czas przepracowany
Płacąc za czas zwolnienia lekarskiego nalicza się wynagrodzenie chorobowe za każdy dzień objęty zwolnieniem, także za soboty, niedziele oraz inne dni wolne od pracy. Natomiast wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca ustala się następująco: płacę zasadniczą należy podzielić przez 30, następnie pomnożyć przez liczbę dni kalendarzowych zwolnienia lekarskiego, a otrzymany wynik odjąć od płacy zasadniczej. Otrzymana w ten sposób różnica to wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca. Przy obliczaniu płacy zasadniczej za przepracowaną część miesiąca zawsze dzieli się ją przez 30, niezależnie od faktycznej liczby dni kalendarzowych w miesiącu. [przykład]
Ważne
Składniki, które są pomniejszane za chorobę, lecz nie w sposób proporcjonalny do okresu tej nieobecności, należy wliczyć do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego w kwocie faktycznie wypłaconej (również jeśli brak jest jednoznacznych przepisów płacowych o sposobie pomniejszania ich za chorobę)
Jakie różnice
Wynagrodzenie chorobowe przysługuje w myśl art. 92 kodeksu pracy za pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym (w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, jest to 14 dni). Jeśli po tym czasie niezdolność do pracy trwa nadal – pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego. Zasady naliczania obu tych świadczeń są niemal identyczne, różnic jest jednak kilka.
● Przede wszystkim wynagrodzenia chorobowego nie można pomniejszyć, jeśli pracownik spóźni się z dostarczeniem zwolnienia lekarskiego pracodawcy w terminie 7 dni od jego wystawienia. Zasiłek chorobowy można natomiast zmniejszyć o 25 proc. za każdy dzień spóźnienia, czyli od 8. dnia do dnia dostarczenia dokumentu.
● Inne są także zasady wypłaty świadczenia za okres przebywania w szpitalu, gdyż wynagrodzenie chorobowe wypłaca się zawsze w wysokości 80 proc. lub więcej, natomiast zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu to 70 proc. podstawy wymiaru.
● Kolejna różnica to opodatkowanie i oskładkowanie tych świadczeń: podatek dochodowy odprowadza się zarówno od zasiłku chorobowego, jak i od wypłaconego wynagrodzenia za chorobę, dodatkowo przy wynagrodzeniu chorobowym należy obliczyć i odprowadzić składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
● Różnica jest też przy stosowaniu kosztów uzyskania przychodu – jeśli pracownik za cały miesiąc otrzymał w związku z chorobą wyłącznie wynagrodzenie chorobowe, to należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu – wynagrodzenie chorobowe jest traktowane jak przychód pracownika. Kiedy za cały miesiąc pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy – kosztów uzyskania przychodu się nie uwzględnia.
PRZYKŁAD
Przy pierwszym zwolnieniu w roku
Pracownik przedłożył zwolnienie lekarskie za okres od 15 do 23 stycznia 2015 r., czyli za 9 dni kalendarzowych. Jest to pierwsze zwolnienie w roku kalendarzowym, a z dokumentu wynika, że powinno być odpłatne w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru. Wynagrodzenie z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania przedstawia tabela poniżej.

Dodatkowo pracownikowi wypłacono premie kwartalne za cztery poprzednie kwartały w łącznej wysokości 1500 zł, wobec czego do podstawy wymiaru zasiłku należy dodać 1/12 sumy nagród kwartalnych, po ich pomniejszeniu o składki ZUS, finansowane przez pracownika, czyli 1500 zł – 13,71 proc. = 1294,35 zł / 12 = 107,86 zł.
Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi 1915,11 zł + 107,86 zł = 2022,97 zł.
Krok 1. Obliczamy wynagrodzenie za 9 dni choroby:
2022,97 zł : 30 = 67,43 zł
67,43 zł x 80 proc. = 53,94 zł za dzień
53,94 zł x 9 dni = 485,46 zł brutto
Krok 2. Obliczamy wynagrodzenie za pozostałą (przepracowaną) część miesiąca:
Płaca zasadnicza: 2000 zł
2000 zł : 30 x 9 dni zwolnienia = 600 zł
Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca = 2000 zł – 600 zł = 1400 zł brutto.
Podstawa prawna
Art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).
Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).