Jak ustalić dla pracownicy samorządowej (umowa o pracę) dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2014 r., jeżeli łącznie w ubiegłym roku – od 1 stycznia chorowała przez 45 dni z powodu ciąży, z tego za 33 dni było wynagrodzenie chorobowe, a za resztę zasiłek chorobowy. Od 15 lutego przebywała na urlopie macierzyńskim i dodatkowym – razem 182 dni.
Do pracy wróciła 1 września, bo do końca sierpnia przebywała na urlopie wypoczynkowym. W grudniu skorzystała jeszcze z 2 wolnych płatnych dni na dziecko w wieku do 14 lat na podstawie art. 188 kodeksu pracy. Jej wynagrodzenie zasadnicze wynosi 2400 zł, dodatek za staż pracy – 240 zł (10 proc.). Za 4 miesiące (wrzesień – grudzień) uzyskała także premie zmienne, zgodnie z regulaminem wynagradzania, w wysokości odpowiednio: 210 zł, 230 zł, 189 zł i 200 zł. Za sierpień wynagrodzenie urlopowe wyniosło: 128 zł z premii za okres od października do grudnia 2013 r., a wynagrodzenie za pracę 1320 zł. Z kolei za grudzień wynagrodzenie za 2 dni opieki (z premii) wyniosło 21,12 zł, a stałe składniki wypłacono w całości. Jak wliczyć do trzynastki dodatek stażowy – w całości czy tylko wypłacony za czas faktycznie przepracowany?
ODPOWIEDŹ
Izabela Nowacka, ekspert od wynagrodzeń
Do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2014 r. należy wliczyć pracownicy wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek stażowy, ale uzyskane za czas faktycznie przepracowany oraz premie. Natomiast odliczeniu podlega wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy i macierzyński oraz wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy na dziecko.
Rok przepracowany
Pracownicy samorządowi mają prawo do trzynastej pensji na podstawie ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Jest to więc dodatkowy rodzaj premii, ale mający charakter obowiązkowy, czyli niezależny od uznania pracodawcy czy też postanowień regulaminów wynagradzania.
Pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, tj. od pierwszego do ostatniego dnia roboczego tego roku. O prawie do trzynastki decyduje więc odpowiednia długość okresu przepracowanego u oznaczonego pracodawcy, w danym roku kalendarzowym, za który ona przysługuje. Nie jest więc brany pod uwagę ani ogólny staż pracy, czyli u różnych pracodawców, ani cały dotychczasowy okres zatrudnienia w danej jednostce. Liczy się okres wykonywania pracy u jednego pracodawcy. Przy ustalaniu uprawnień trzynastkowych nie ma znaczenia wymiar czasu pracy czy rodzaj umowy o pracę (terminowa, bezterminowa, na zastępstwo).
Czasem wystarczy 6 miesięcy
Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy. Ten półroczny okres pracy to 180 dni, do których zalicza się:
dni faktycznie wykonywanej pracy, zgodnie z ewidencją czasu pracy,
urlopy wypoczynkowe,
niedziele i święta,
dni wolne z racji zachowania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (np. soboty), a także dni wolne udzielone w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych,
dni zwolnienia od pracy udzielone związkowcowi z tytułu udziału w zarządzie organizacji związkowej.
Należy wyjaśnić, że „okres przepracowany” to czas tylko rzeczywistej pracy, a więc realizowania przydzielonych obowiązków. Ustawa wymienia już rodzaje absencji, które traktuje się na równi z okresem pracy i jest to katalog zamknięty. Pozostałe, usprawiedliwione nieobecności nie są wliczane do minimalnego 6-miesięcznego okresu (uchwały SN: z 25 lipca 2003 r., sygn. akt II PZP 7/03, OSNP 2004/2/26; z 7 lipca 2011 r., sygn. akt III PZP3/11; OSNP 2012/1-2/3).
Przykładowe okresy nieprzepracowane, skracające okres pracy dla potrzeb dodatkowego wynagrodzenia rocznego:
okresy niezdolności do pracy spowodowane chorobą,
okresy opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat na podstawie art. 188 kodeksu pracy,
okresy pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego, w tym świadczenia rehabilitacyjnego,
urlopy: bezpłatne, szkoleniowe, okolicznościowe,
winne zwolnienia od pracy, np. krwiodawcy na oddanie krwi.
Urlopy rodzicielskie
Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym przewiduje określone okoliczności, które uprawniają do trzynastki mimo nieprzepracowania okresu 6 miesięcy. Zatem zaliczenie 180 dni pracy warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia rocznego nie jest wymagane w przypadkach m.in. korzystania z:
urlopu wychowawczego,
urlopu macierzyńskiego,
dodatkowego urlopu macierzyńskiego,
urlopu ojcowskiego,
urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
urlopu dla poratowania zdrowia,
urlopu rodzicielskiego.
Podstawa
Po ustaleniu prawa do trzynastki należy przystąpić do jej obliczenia. Zasada jest taka, że podstawę dodatkowej, rocznej pensji oblicza się z wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który trzynastka przysługuje, uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
Zatem pierwszym krokiem do wyliczenia konkretnej wysokości trzynastki jest zweryfikowanie, jakie składniki przychodu pracownik uzyskał w poprzednim, tj. 2014 r. Nie wszystkie zostaną bowiem tu uwzględnione. U pracowników jednostek sfery budżetowej, do których ma zastosowanie rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, należy więc wyłączyć pozycje wymienione w par. 6, co oznacza, że do podstawy trzynastki nie wejdą, m.in.:
jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
wynagrodzenie za czas innej niż urlop wypoczynkowy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w tym wynagrodzenie chorobowe,
kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne (czyli trzynastka wypłacona na początku roku za rok poprzedni).
Zatem, poza wymienionymi wyżej wyłączeniami, podstawę wymiaru trzynastki ustala się z wynagrodzenia zasadniczego, dodatków – za wysługę lat, funkcyjnego, wyrównawczego, motywacyjnego, za nałożenie dodatkowych obowiązków, za warunki pracy, za pracę w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych itp., a także przysługujących po spełnieniu określonych wymagań premii regulaminowych.
Przykładowe przychody, których nie bierze się pod uwagę przy obliczaniu podstawy wymiaru trzynastki:
nagrody uznaniowe, wypłaty o charakterze jednorazowym, nieperiodyczne,
wynagrodzenie za dwa dni opieki nad dzieckiem do 14 lat,
wynagrodzenie za urlop okolicznościowy, za urlop szkoleniowy u pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe,
świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
zasiłki z ubezpieczenia społecznego.
Dodatek za staż pracy
Istnieją dwa stanowiska co do tego, jak wliczać do podstawy trzynastki dodatek za staż pracy, który pracownikom samorządowym przysługuje za okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, a także zasiłków chorobowych i opiekuńczych. Tym pracownikom dodatek wypłaca się niejako obok świadczenia chorobowego, czyli pomniejszania za okresy niezdolności.
Są eksperci, którzy popierają stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 20 stycznia 2010 r., w którym resort opowiada się za wliczeniem do trzynastki dodatku stażowego w pełnej wysokości, a więc również w części przypadającej na okresy chorobowe. Resort traktuje ten dodatek jako składnik określony w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Jednak przeciwnicy tej teorii uważają, że ta część dodatku, która przysługuje również za okresy usprawiedliwionych nieobecności, w tym okresy choroby czy płatnych zwolnień od pracy, powinna być wyłączona przy obliczaniu trzynastki, bo jest to składnik wynagrodzenia pomijany w podstawie ekwiwalentu za urlop, a tym samym również i w podstawie trzynastki.
U czytelnika
Pracownica w ubiegłym roku praktycznie nie przepracowała całego roku kalendarzowego ani nawet 6 miesięcy. Jednak ten brak minimalnego okresu przepracowanego był uzasadniony korzystaniem z urlopu macierzyńskiego w łącznym wymiarze 26 tygodni (182 dni). Zatem nabyła ona prawo do trzynastki za 2014 r. Pracownica chorowała nieprzerwanie od 1 stycznia do 14 lutego 2014 r., 15 lutego urodziła dziecko, a do pracy wróciła 1 września. Od 18 do 31 sierpnia przebywała na urlopie wypoczynkowym. W związku z tym do podstawy wymiaru trzynastki należy przyjąć następujące wynagrodzenia:
wynagrodzenie za sierpień wraz z urlopowym – 1448 zł
wynagrodzenie za okres wrzesień – listopad, wraz z dodatkiem za staż i premiami – 8 549 zł [(2640 zł x 3 m-ce) + 210 zł + 230 zł + 189 zł]
wynagrodzenie za grudzień, tylko za przepracowaną część wraz z premią (bez wynagrodzenia za 16 godz. opieki) – 2588,64 zł; z tego kwota wynagrodzenia za pracę wraz z dodatkiem wynosi 2388,64 zł (pomniejszona o 2 dni zwolnienia)
2640 zł : 168 godz. (nominał czasu pracy w grudniu) = 15,71 zł/godz.
15,71 zł x 16 godz. = 251,36 zł
2640 zł – 251,36 zł = 2388,64 zł
Do podstawy trzynastki nie przyjmujemy dodatku stażowego za styczeń i za część lutego, bo przysługiwał on za okres pobierania świadczeń chorobowych, z kolei za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego nie jest wypłacany. Po weryfikacji świadczeń ze stosunku pracy uzyskanych w ubiegłym roku kalendarzowym i odrzuceniu opisanych wyłączeń należy dodać składniki wynagrodzenia. Wysokość trzynastki to 8,5 proc. sumy tego wynagrodzenia.
Suma wynagrodzenia wynosi: 12 585,64 zł
Kwota trzynastki – 1069,78 zł (12 585,64 zł x 8,5 proc.)
Lista płac za luty (podstawowe koszty uzyskania przychodów, prawo do kwoty zmniejszającej podatek, premia za luty – 215 zł)

Przy wypłacie dodatkowego wynagrodzenia rocznego pamiętaj, że:
● przysługuje także pracownikom korzystającym w poprzednim roku z urlopów na dzieci
● podlega egzekucji komorniczej bądź administracyjnej na zasadach określonych w przepisach kodeksu pracy
● termin wypłaty przypada najpóźniej na ostatni dzień marca, tj. do 31 marca 2015 r. w przypadku trzynastek za 2014 r.
● jest przychodem ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu
Podstawa prawna
Art. 2, art. 4 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1144).
Art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).