W firmie, którą obsługuje moje biuro, duża część załogi nie wykorzystała przysługującego urlopu za 2021 r. Tymczasem zbliża się 30 września, czyli dzień, do kiedy należy wybrać zaległe urlopy za ubiegły rok. Czy można zmusić pracownika do skorzystania z tego uprawnienia?

Tak, pracodawca może wysłać pracownika bez jego zgody na zaległy urlop. Zgodnie bowiem z art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 168 k.p. należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, że jeżeli pracodawca jego nie dochowa, to naruszy przepisy k.p., za co grozi mu kara grzywny od 1000 do 30 000 zł. Zatem w przypadku urlopu, gdy pracownik posiada zaległy urlop do wykorzystania, pracodawca ma prawo jednostronnego nakazania zaległego urlopu. Przykładowo SN w wyroku z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 131/07) podał, że z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Podobnie SN stwierdził w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05). Podkreślił on mianowicie, że pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Pracodawca jest zatem zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.
Nadal aktualne jest też uprawnienie do jednostronnego udzielania urlopu zaległego, przewidziane w art. 15gc specustawy o COVID-19. Zgodnie z tym przepisem w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. Urlop zaległy nie musi być łączony z urlopem bieżącym. Nie jest więc błędem zaplanowanie go w innym terminie niż urlopu bieżącego, np. urlop bieżący za 2022 r. w sierpniu, a zaległy za 2021 r. we wrześniu. Ważne jest jedynie, aby urlop zaległy z 2021 r. został rozpoczęty w terminie nie późniejszym niż 30 września 2021 r. Natomiast w okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu (art. 1671 k.p.). Obowiązek ten dotyczy zarówno urlopu bieżącego (w wymiarze proporcjonalnym do dnia ustania stosunku pracy), jak i zaległego.
Na zakończenie warto dodać, że pracodawca jest uprawniony do nałożenia na pracownika kar porządkowych przewidzianych w k.p., jeśli ten odmówi wykonania udania się na zaległy urlop wypoczynkowy. Odmowa udania się na zaległy urlop może bowiem zostać uznana za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy.
Rada dla klienta biura: Pracownik ma obowiązek wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy najpóźniej do końca III kw. następnego roku kalendarzowego. Pracodawca może jednostronnie skierować podwładnego na urlop.
Podstawa prawna:
art. 1671, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)
art. 15gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1768)
W spółce obsługiwanej przez nasze biuro zdarzają się przypadki, że pracownicy występują z wnioskiem o odpracowanie dnia lub godzin nieobecności na kilka dni przed tym zdarzeniem. Czy taka praktyka jest dopuszczalna?
Brak jest przepisów, które wprost by tego zakazywały. Niemniej praktyka ta może rodzić wątpliwości, czy pracownik „odrabiający godziny swojej przyszłej nieobecności” nie pracuje w nadgodzinach. Z tego powodu należy pracodawcę przestrzec przed wyrażaniem zgody na odrabianie przyszłej absencji. Mogą się bowiem zdarzyć sytuacje nadzwyczajne, gdy do faktycznej nieobecności nie dojdzie, gdyż pracownik w tym czasie zachoruje. Wówczas problem nadgodzin będzie bardzo realny. Podkreślić także trzeba, że wniosek pracownika nie jest dla pracodawcy wiążący. Ponadto datę i czas odpracowania – w razie przychylenia się do prośby pracownika o umożliwienie mu załatwienia prawy prywatnej w godzinach pracy – wyznacza już sam pracodawca. Strony oczywiście mogą uzgodnić termin odpracowania, ale zasadniczo jest to kompetencja władcza pracodawcy (przełożonego). Tu warto wspomnieć, że Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w wyjaśnieniach z 28 sierpnia 2013 r. w sprawie odpracowywania wyjść prywatnych wskazało, że wprowadzona na podstawie ustawy z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych w art. 151 par. 21 k.p. regulacja ustanawia wyjątek od zasady, że praca przekraczająca normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest pracę nadliczbową. Przy czym czas poświęcony na odpracowanie udzielonego wcześniej takiego zwolnienia nie może powodować, że pracownik nie wykorzysta nieprzerwanego odpoczynku dobowego w wymiarze 11 godzin i 35 godzin odpoczynku tygodniowego. „Poza wymogiem, aby udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych nastąpiło na piśmie, przepis ten nie odnosi się i nie reguluje zasad i warunków udzielania tego zwolnienia, a także zasad i warunków jego odpracowania. Kwestie te mogą być przedmiotem regulacji wewnątrzzakładowych (np. regulaminu pracy, układu zbiorowego pracy) lub też mogą być ustalane każdorazowo na mocy porozumienia między pracodawcą a pracownikiem”.
Rada dla klienta biura: Pracodawca ma prawo udzielić zgody pracownikowi na wcześniejsze odbrabianie przez niego przyszłych nieobecności, jednak musi pamiętać, że taka ponadnormatywna praca w niektórych sytuacjach może być potraktowana jako praca w nadgodzinach.
Podstawa prawna:
art. 151 par. 21 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)
ustawa z 12 lipca 2013 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o związkach zawodowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 896)
W przedsiębiorstwie, które jest obsługiwane przez moje biuro, na koncie zakładowego funduszu świadczeń specjalnych są nadpłaty. Ze środków funduszu, w tym z pożyczek, mogą korzystać także emeryci. Niestety w ich przypadku zwrot nadpłaty czasami jest niemożliwy z uwagi na śmierć. Co zrobić w takiej sytuacji? Czy nadpłatę należy oddać spadkobiercy? Jeśli tak, to w jakim czasie ten obowiązek się przedawnia?
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie reguluje wprost tego zagadnienia (dalej: u.z.f.ś.s.). Niemniej zwrot nadpłaty znanym spadkobiercom beneficjenta funduszu jest jednym ze sposobów rozwiązania wskazanego problemu. Można też przyjąć w regulacjach zakładowych, że poniżej określonej kwoty nadpłaty nie będą zwracane, lecz zostaną zaliczane na rachunek funduszu. Niezależnie od przyjętego sposobu rozwiązania problemu kwestie te powinny być uregulowane w regulaminie ustalanym w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Jeżeli chodzi o przedawnienie, to wskazać należy, że w tym zakresie należy stosować zasady dotyczące rozliczeń między pracodawcą i pracownikiem. Zgodnie z art. 291 k.p. roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W efekcie w omawianym przypadku przedawnienie nastąpi po trzech latach. Przy czym w momencie przedawnienia nadpłacona kwota będzie przychodem funduszu. Podstawą świadczenia na rzecz pracownika (pożyczki) były bowiem regulacje dotyczące ZFŚS, a pożyczka została sfinansowana ze środków tego funduszu. Tym samym należy uznać, iż zwrot pożyczki będzie stanowił przychód funduszu, także w kwocie nadpłaconej.
Rada dla klienta biura: Zasady postępowania z nadpłatami, np. pożyczek udzielonych ze środków ZFŚS, powinny być określone w regulaminie. W jego treści można przyjąć, że kwoty nadpłaty nie będą zwracane, lecz zostaną zaliczane na rachunek funduszu. Przedawnienie roszczeń w zakresie świadczeń z ZFŚS, w tym także roszczeń obejmujących nadpłaty, wynosi trzy lata.
Podstawa prawna:
art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 923)
art. 291 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)
Rozliczana przez moje biuro spółka zatrudniła pracownika, który przedłożył orzeczenie z 15 września 2021 r. o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Wcześniej, już po wydaniu tego dokumentu, osoba ta była zatrudniona w innej firmie. Kiedy ww. pracownik nabędzie prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego i na jakich zasadach?
Z art. 19 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wynika, że dla nabycia prawa do dodatkowego urlopu wypoczynkowego przez osobę zaliczoną do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności wymagane jest przepracowanie jednego roku po dniu zaliczenia jej do jednego z tych stopni niepełnosprawności. Pewne wątpliwości mogą powstać w związku ze sformułowaniem „po dniu zaliczenia do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności”. Otóż datą zaliczenia do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności jest data wydania orzeczenia wydanego przez zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności. Pracownik nabywa zatem po raz pierwszy prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego po roku pracy liczonym od następnego dnia po dniu wydania orzeczenia o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności. W omawianym przypadku rok pracy liczymy od 16 września 2021 r., czyli rok pracy przypada na 16 września 2022 r.
Co ważne, przepracowanie jednego roku po dniu wydania orzeczenia nie musi mieć miejsca u jednego pracodawcy, a także nie musi być zachowana ciągłość zatrudnienia. Pogląd ten wynika z zasady nabycia i ustalenia wymiaru „zwykłego” urlopu wypoczynkowego. Skoro wliczamy do niego wszystkie okresy dotychczasowego zatrudnienia, bez względu na wymiar czasu pracy, przerwy w zatrudnieniu, przyczyny i tryb ustania stosunku pracy, to zasady te stosujemy także w omawianym przypadku.
Upływ roku pracy liczonego od następnego dnia po dniu wydania orzeczenia o stosownym stopniu niepełnosprawności może nastąpić w trakcie roku kalendarzowego – w takim przypadku stosuje się zasady dotyczące urlopu uzupełniającego (art. 158 k.p.). Oznacza to, że nie będzie on podlegał proporcjonalnemu obniżeniu do okresu, w którym pracownik nie miał do niego prawa. Nawet jeżeli pracownik niepełnosprawny uzyska prawo do dodatkowego urlopu w grudniu, bo w tym miesiącu upłynie rok zatrudnienia po dniu zaliczenia do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, to nabywa on prawo do pełnych 10 dni dodatkowego urlopu. Prawo do kolejnego urlopu dodatkowego uprawniony pracownik niepełnosprawny nabywa 1 stycznia każdego roku kalendarzowego. Osoba niepełnosprawna, która raz nabyła prawo do dodatkowego urlopu, zachowuje do niego prawo, nawet gdy zmieni pracodawcę. Przy czym należy pamiętać, że urlop dodatkowy nie przysługuje, gdy pracownik niepełnosprawny ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów (dotyczy to np. urlopów przysługujących sędziom, kuratorom sądowym, pracownikom socjalnym). Ponadto łączny wymiar dodatkowego urlopu wypoczynkowego i zwolnienia od pracy w celu uczestniczenia w turnusie rehabilitacyjnym nie może przekraczać 21 dni roboczych w roku kalendarzowym.
Zgodnie z art. 154 k.p. co do zasady wymiar urlopu wypoczynkowego pracowników wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, lub 26 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Wymiar wypoczynku przysługującego pracownikowi uzależniony jest więc od ogólnego stażu pracownika. Wlicza się do niego wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu i sposób ustania stosunku pracy. Posiadanie przez pracownika niepełnosprawnego orzeczenia o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności zwiększa wymiar urlopu wypoczynkowego z 20 dni do 30 dni albo z 26 dni do 36 dni w zależności od posiadanego stażu warunkującego wymiar urlopu.
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy uprawnionego do dodatkowego urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy (art. 154 par. 2 k.p.). Tak więc ustalając wymiar wypoczynku niepełnoetatowca, wymiary urlopu podstawowego i dodatkowego należy obliczać oddzielnie. Nie powinno się sumować urlopu podstawowego z dodatkowym, i dopiero od osiągniętego wyniku ustalać wymiar proporcjonalnie do etatu. A zatem np. dla pracownika pracującego w niepełnym wymiarze czasu pracy (1/2) najpierw należy obliczyć wymiar urlopu podstawowego – jako iloczyn wymiaru etatu i liczby dni urlopu podstawowego (1/2 × 26/20 dni, co daje 13 albo 10 dni urlopu) – a później, proporcjonalnie do etatu, obliczyć dodatkowy urlop jako iloczyn wymiaru etatu i liczby dni dodatkowego urlopu (1/2 × 10 dni dodatkowego urlopu, co daje 5 dni dodatkowego urlopu). Zgodnie z art. 154 par. 2 k.p. w razie osiągnięcia przy obliczeniach niepełnego dnia urlopu zaokrąglamy go w górę do pełnego dnia.
Rada dla klienta biura: Osoba niepełnosprawna nabywa po raz pierwszy prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego po roku pracy liczonego od następnego dnia po dniu wydania orzeczenia o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
Podstawa prawna:
art. 19 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 573; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 558)
art. 154 par. 2, art. 158 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)