Chcemy przyjąć do pracy obywatela innego kraju Unii Europejskiej. Czy wystarczy, jeśli przyjmiemy od niego oświadczenie o obywatelstwie? Czy możemy żądać udokumentowania tego i ewentualnie jakie to mogą być dokumenty?
Udostępnienie przez kandydata do pracy w służbie cywilnej danych dotyczących jego obywatelstwa może nastąpić w drodze oświadczenia kandydata o posiadanym obywatelstwie. Pracodawca ma jednak prawo żądać od kandydata udokumentowania posiadanego obywatelstwa stosownym dokumentem urzędowym. W takim przypadku należy jednak mieć na uwadze fakt, że dokument taki nie może zawierać danych osobowych innych niż te, do pozyskiwania których jest uprawniony pracodawca. Dokumentem takim może być np. dowód osobisty lub paszport.
W zakresie możliwości kserowania dowodu osobistego kandydata do pracy stanowisko zajął generalny inspektor ochrony danych osobowych. Zdaniem GIODO, jeżeli przepisy prawa nie pozwalają pracodawcy na żądanie od osoby ubiegającej się o pracę wszystkich danych zawartych w dowodzie osobistym, to pozyskiwanie informacji o kandydacie poprzez skserowanie jego dowodu narusza ustawę o ochronie danych osobowych. Samo kserowanie jest czynnością techniczną, która nie przesądza o legalności bądź nielegalności utrwalania danych.
Zatem jeżeli pracodawca, kserując dowód osobisty kandydata do pracy, pozyskiwałby jego dane osobowe w zakresie szerszym niż ten, do pozyskania którego uprawnia go art. 221 par. 1 k.p. lub inne, szczególne przepisy prawa, to należy uznać, że takie działanie stanowiłoby naruszenie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Takie same konsekwencje wiązałyby się także z pozyskiwaniem danych osobowych kandydata do pracy z innego dokumentu urzędowego, np. paszportu, jeśli zakres danych w nim zapisanych wykraczałby poza art. 221 par. 1 k.p. W przypadku gdy dokumenty wymagane od kandydata mogłyby zawierać takie dane, pracodawca może wprowadzić zastrzeżenie, że przekazywane dokumenty powinny zostać uprzednio zanonimizowane przez kandydata, z wyraźnym wskazaniem, jakie dane powinny pozostać czytelne dla administratora danych.
Podstawa prawna
Art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).
Art. 4, art. 28 ust. 2b, art. 53 pkt 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2014 r. poz. 1111 ze zm.).
Art. 23 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.).