Kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy reguluje ustawa z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700). Wymienia chociażby dane, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy. Z kolei zasady ich przechowywania, w tym okres, przez jaki można to robić, określa rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; RODO). Nie wszystkie reguły są jednak oczywiste, a ponadto z interpretacją niektórych przepisów nie zgadzają się pracodawcy i eksperci.
Jedną z takich spornych spraw rozstrzygnął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w na razie nieprawomocnym wyroku z 4 sierpnia 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 542/22. Sąd uchylił decyzję prezesa UODO, w której udzielił on upomnienia pracodawcy za przechowywanie danych kandydatów po skończonej rekrutacji. Tym samym podważył wykładnię prezesa UODO, która była niekorzystna dla pracodawców. Na razie wyrok jest nieprawomocny, ale prawnicy mają nadzieję, że Naczelny Sąd Administracyjny podzieli stanowisko sądu wojewódzkiego. Zdaniem UODO pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata, z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji. Dostrzega on również, że wydłużenie okresu przechowywania może mieć miejsce, ale jest wyjątkiem od reguły i powinno być szczególnie uzasadnione. Zdaniem WSA to jednak zbyt wąska interpretacja prawnie usprawiedliwionego celu administratora (pracodawcy), nieuwzględniająca też interesów innych osób biorących udział w rekrutacji. To pierwsze orzeczenie z takim rozstrzygnięciem. [ramka]